Come condurre interviste in uscita

Capitalizzare pienamente questa pratica HR sottoutilizzata

Nel mondo delle risorse umane, l’attenzione è sempre su un inizio forte. Dalla ricerca del candidato perfetto alla conduzione di un’intervista perfetta, è tutta una questione di inizio. Tuttavia, le pratiche HR forti non riguardano solo la prima fase o l’assunzione.

Inevitabilmente i dipendenti si licenziano, il che dà il via al processo di concludere le cose e condurre un colloquio di uscita. Per molte aziende, il colloquio di uscita dei dipendenti è un ripensamento.

Tuttavia, il colloquio di uscita è uno strumento potente per evolvere e ottimizzare costantemente le prestazioni e la cultura aziendale. Il colloquio di uscita è una rara opportunità per ottenere un feedback onesto e crudo sull’efficacia di un’organizzazione in molte aree, da quanto strettamente un ruolo corrispondeva ai reali doveri di un lavoro, a quanto bene la leadership conduce.

In questa guida, ti spiegheremo esattamente come condurre un colloquio di uscita che fornirà un feedback prezioso alla tua organizzazione.

Step 1: Determinare il formato del colloquio di uscita

Il formato di un colloquio di uscita è importante. I due formati più comuni per le interviste in uscita sono la persona o il questionario. Ogni formato ha pro e contro.

Intervista d’uscita con questionario

Il vantaggio ovvio di un’intervista d’uscita basata su un questionario è che un dipendente può farlo nel proprio tempo. Quando un dipendente è nelle ultime due settimane di un ruolo, di solito sono abbastanza occupati nella transizione del lavoro, quindi questo potrebbe essere più conveniente.

Tuttavia, un’intervista di uscita tramite questionario può cadere nel dimenticatoio perché il dipendente è così occupato durante il tratto finale. Inoltre, in uno scenario da questionario, un dipendente potrebbe non sentirsi obbligato a divulgare un feedback ricco e onesto. Inoltre molte persone semplicemente non amano scrivere risposte lunghe, quindi si corre il rischio di ricevere risposte di una sola frase, con poche informazioni utilizzabili.

Face-to-Face Exit Interview

Il colloquio di uscita faccia a faccia offre alcuni vantaggi distinti. Si termina il lavoro nello stesso modo in cui è iniziato, con l’attenzione di un colloquio che dimostra professionalità e classe. Con un colloquio di uscita formale di persona si riceve anche un feedback più tridimensionale. Le persone sono spesso più aperte durante la conversazione e i dettagli forniti sono molto più utili.

Lo svantaggio di un colloquio di uscita di persona è che può sembrare un obbligo, il che potrebbe colorare negativamente il feedback fornito. Inoltre, quando il feedback viene dato durante la conversazione, è più difficile da tracciare, quindi è necessario considerare un modo per registrare o catturare il contenuto dell’intervista per un’analisi successiva.

Step 2: Selezionare l’intervistatore

Se si decide per un’intervista in uscita faccia a faccia, è necessario decidere la persona che amministrerà l’intervista.

Determina chi sarà l’intervistatore (manager, HR, ecc.)

Step 3: Creare una lista di domande &Cosa NON chiedere

Per un colloquio di uscita efficace, avrai bisogno di una lista preparata di domande. Questo aiuterà ad organizzare il colloquio e a risparmiare tempo prezioso sia per l’intervistatore che per il dipendente in uscita.

Aprire il colloquio con una spiegazione di cosa sia un colloquio di uscita. Mentre il termine “exit interview” è ampiamente compreso nel settore delle risorse umane, molti impiegati non sanno cosa sia o il significato dell’exit interview.

Una volta condiviso che le risposte di un intervistato aiuteranno direttamente l’organizzazione, questo li farà sentire apprezzati e ispirati ad offrire un feedback genuino e utile.

Alcune delle principali domande per l’exit interview da considerare:

1. Descrivi la tua esperienza con l’azienda.
2. Perché stai andando avanti?
3. Quali sono state le parti migliori del tuo lavoro qui?
4. Cosa potrebbe essere migliorato nella nostra azienda?
5. Quanto il tuo ruolo corrispondeva alla descrizione iniziale del lavoro?
6. Com’è stato lavorare con la leadership dell’azienda? Come avrebbe potuto essere migliorata?
7. C’è stato qualche leader o collega che ti ha aiutato in modo particolare?
8. Che consiglio daresti al prossimo impiegato in questo ruolo?

Domande da evitare per il colloquio di uscita

1. Saresti disposto a rimanere?

   A questo punto è troppo tardi per questa domanda.

2. Con quali colleghi o manager è stato peggio lavorare?

   Anche se è importante ottenere un feedback costruttivo, individuare persone specifiche in un’organizzazione non è utile. Concentrati su temi più ampi.

3. Perché non ti è piaciuto lavorare qui?

   Questo è troppo specifico e potrebbe portare la conversazione in un territorio emotivo. Invece di chiedere direttamente perché non gli è piaciuta l’organizzazione, concentrarsi su domande più ampie sui modi per migliorare genererà informazioni migliori.

Step 3: Utilizzare i dati del colloquio di uscita per migliorare

I dati sono la valuta più calda nel business, e il feedback del colloquio di uscita è una miniera di dati. Per capitalizzare veramente un’intervista in uscita, dovresti applicare i principi dell’analitica dei dati.

Prima di tutto assicurati che la raccolta dei dati sia coerente, ecco perché è importante condurre le interviste allo stesso modo ogni volta. Questo vale per il modo in cui l’intervista viene condotta (di persona o tramite questionario) e per i tipi di domande. Naturalmente, ci saranno eccezioni a questa regola, ma più si applica la coerenza alle interviste in uscita, migliori saranno gli approfondimenti.

In seguito, si dovrebbe creare un processo di analisi. Non è sufficiente raccogliere le informazioni dell’intervista di uscita. Dovete effettivamente esaminarle, trovare i temi chiave, identificare gli elementi di azione e implementarli. Se non avete un processo per la raccolta e l’analisi del feedback delle interviste in uscita, pensate a sfruttare i vostri esperti di dati interni. Probabilmente hanno solide strutture e metodi per l’analisi dei dati.

Infine, dovreste agire. Man mano che si scoprono intuizioni dalle interviste in uscita, condividete formalmente le informazioni con gli stakeholder e i responsabili delle decisioni. Per esempio, se ricevete un feedback che indica che l’inserimento dei dipendenti non è abbastanza approfondito, condividetelo con i manager e la leadership. Formulate un piano per migliorare i materiali di onboarding.

Fate del colloquio di uscita la vostra arma segreta

Il dipartimento HR che mette tanta attenzione nella fase di assunzione quanta ne mette nelle ultime due settimane di un dipendente è in grande vantaggio. Tuttavia, come discusso, molte organizzazioni si addormentano sull’opportunità di sfruttare appieno questo passo nel toolkit delle risorse umane.

Quando pianifichi le tue iniziative per il prossimo trimestre e il prossimo anno, aggiungi una voce per analizzare i tuoi attuali processi di colloquio di uscita. Alcune semplici modifiche potrebbero portare a miglioramenti misurabili nella vostra cultura aziendale.