Come prenotare un tour per la tua band in 7 passi

https://youtu.be/NzfeH9Ak93Y

Perché e quando andare in tour

Se hai già costruito un seguito in un certo mercato, allora potrebbe essere il momento di espandersi oltre quel mercato.

Generalmente, gli artisti vanno in tour per aiutare a supportare e commercializzare un album di recente pubblicazione o a volte anche un singolo che potrebbe ottenere una massiccia trazione alla radio o sulle piattaforme di streaming. In questo modo, i fan esistenti possono vederti dal vivo dopo aver già ascoltato la tua nuova musica, e i nuovi fan possono scoprirti assistendo agli spettacoli nelle loro città con i loro amici.

Diciamo a questo punto:

A) Hai già costruito un seguito nella tua città, e ora sei pronto ad esibirti nelle città vicine.

E/o

B) Ti sei costruito un seguito in tutta la tua provincia/stato, e ora sei pronto ad esibirti nelle province/stati circostanti.

Spesso è importante suonare prima nei tuoi mercati locali, e poi farti strada nel tuo paese – ma per alcuni artisti finisce per funzionare meglio per loro fare un tour in un altro paese, guadagnarsi una reputazione lì, e poi tornare a casa. Questo dipende dal tuo genere, da dove sono i tuoi fan e da quali culture e mercati tendono a raccogliere le tue vibrazioni.

Nonostante, questo seguito “locale” è misurato dalla quantità di biglietti che vendi agli spettacoli dal vivo che hai già fatto. Ma può essere dimostrato anche controllando le tue statistiche online. Controlla Facebook, Spotify, Google Analytics e qualsiasi altro tipo di statistiche geografiche che puoi trovare sui tuoi fan. Una volta che sei consapevole di avere fan nei mercati circostanti, allora potrebbe essere il momento di prenotarti un tour!

Chi prenota il tour

Quando hai un agente di booking, questo prenota il tour con la guida e l’approvazione del manager e dell’artista. Quando non hai un agente, il manager prenota il tour con la guida e l’approvazione dell’artista. E quando non hai un manager, l’artista prenota il tour da solo. Tutto questo dipende anche dalle relazioni tra le tre parti. A volte gli artisti sono molto partecipi e a volte no. Dipende da te come sviluppi i rapporti di lavoro con il tuo team.

Come prenotare il tuo tour

Passo 1: cercare locali e promotori

Prima di tutto, non cercare di reinventare la ruota. Ci sono molti artisti e gruppi prima di te che hanno fatto esattamente quello che stai cercando di fare. Approfittane. Sono sicuro che sei a conoscenza di altri artisti che possono riferirsi al tuo sound, vero? Controlla dove sono andati in tour o si sono esibiti di recente per avere un’idea di quali luoghi potrebbero funzionare per il tuo sound. Bandsintown è un ottimo posto per iniziare. Controlla gli itinerari dei tuoi artisti simili al tuo suono sui loro account di Bandsintown. Se non riesci a trovare molte informazioni da altri percorsi di band mettiti al lavoro su Google.

Crea un foglio excel, a meno che tu non abbia un vero e proprio sistema di database, e riempilo con nomi, nomi di locali/promotori, luoghi, email, link ai moduli di contatto dal sito web se non vengono date email, e una lista di date ideali che ti piacerebbe essere in ogni luogo. Se non hai subito i loro nomi, assicurati di aggiungerli nel documento quando rispondono alla tua email. È importante ricordare i nomi delle persone per costruire un rapporto con loro. Cerca di conoscere queste persone – parla con loro al telefono, visita le loro sedi e incontrale di persona, aggiungile su LinkedIn, ecc. Ricorda sempre che questo è un business di relazioni.

Promotori e locali 101: I promotori sono le persone che ingaggiano la tua band per uno spettacolo, e poi la promuovono ai loro contatti/al pubblico in quella zona. A volte, i promotori possiedono i locali, a volte li affittano. Se non hai a che fare con un promoter, dovrai cercare di trattare con chi prenota/acquista i locali o con i proprietari dei locali.

Step 2: Scopri dove sono i tuoi fan

Analytics baby! Controlla le tue statistiche di Facebook, le statistiche di Spotify, le statistiche di Instagram (se hai un profilo aziendale – cosa che probabilmente dovresti fare se non ce l’hai), le statistiche delle liste di email (es. MailChimp), e Google analytics per capire dove si trovano i tuoi attuali fan e cerca di ottenere spettacoli in quelle aree. Ognuna di queste piattaforme ha informazioni che ti mostrano in quali città si trova il tuo pubblico. Tieni il conto, scrivilo e usalo come informazione per aiutarti a prenotare i tuoi spettacoli in quelle città.

Step 3: Abbozzare un itinerario

L’itinerario (quali città e in quale ordine) dipenderà in definitiva dalla disponibilità dei luoghi, quindi prima prenoti e migliori saranno le possibilità di ottenere ciò che vuoi. Ciononostante, vorrete comunque abbozzare un itinerario prima di contattare i locali e i promotori. Se non hanno la data che vuoi, chiedi tutte le date circostanti che sono disponibili, e ri-indirizza man mano che ricevi offerte. Per locali con una capacità di 50-500 posti, vorrete prenotare i vostri spettacoli con 2-6 mesi di anticipo e per quelli con più di 500 vorrete prenotare con 6-12 mesi di anticipo.

Ancora una volta, non cercate di reinventare la ruota. Torna alla tua lista di locali e di itinerari di artisti simili e se il loro itinerario ha senso, allora prova semplicemente a copiarlo. Stabilisci le date in cui vorresti essere in tour e quanti giorni alla settimana puoi esibirti senza esaurirti. Più spettacoli prenoti, più è probabile che tu sia in pareggio o che tu ne esca con un flusso di cassa positivo, ma devi anche includere delle pause sia per la voce che per il tempo di guida. Quindi, come regola generale, cerca di prenotare circa 5 spettacoli a settimana.

Inoltre, cerca di fare il percorso più efficiente possibile. Controlla su Google Maps quanto tempo ci vorrà per andare da un posto all’altro e pianifica di conseguenza. Cerca di non guidare avanti e indietro. Anche questo dipende dalla disponibilità dei luoghi, ma se puoi pianificare un percorso diretto, risparmierai tempo e denaro per la benzina e gli alloggi.

Passo 4: Redigi la tua e-mail di richiesta di prenotazione dello spettacolo

Soggetto: in data e luogo

: Nel corpo dell’email nota che la tua band sarà in tour per certe date selezionate, andando da una certa località all’altra, e che tu li vorresti in on e se non è disponibile a suggerire altre date.

Pacchetto: Annotate ciò che il pacchetto (performance) include, come la lunghezza del set (o dei set), il tipo di musica, qualsiasi strumento degno di nota o descrittivo, che tipo di atmosfera è, i nomi degli artisti, se c’è un atto di supporto già incluso, ecc.

Info artisti: Poi link alle informazioni sugli artisti – link al sito web, youtube e/o soundcloud, facebook, bio, recensioni. Se questo è tutto riassunto sul sito web dei manager, allora semplicemente link alla pagina delle band sul sito web della società di gestione.

Prova del pubblico: Dimostrate di avere un pubblico in quel mercato: se avete già un buon seguito, notatelo nell’email – dando numeri come la prova delle analisi, la prova della lista di email, ecc. aiuterà sicuramente.

Degno di nota: Poi includere una sezione ‘degna di nota’ – includendo ogni recente premio, concorso, finanziamento speciale o altri commenti degni di nota sugli artisti.

Post-Email Follow up: Metti una nota nel tuo calendario per seguire (al più presto) 7 giorni dopo per telefono o email se non hai il loro numero.

** ATTENZIONE: Dato che invierai essenzialmente la stessa email a tutti i locali/promotore, farai un sacco di copia e incolla e inoltra, quindi ASSICURATI di cambiare l’oggetto dell’email, e i nomi dei locali e le date all’interno dell’email. Sembrerete parzialmente (o completamente) stupidi se non lo fate. L’ho fatto. ;|

Step 5: Negoziare il tuo accordo

Gli acquirenti non possono permettersi di fare errori e perdere soldi sul tuo spettacolo, quindi se sei nuovo di zecca sul mercato non aspettarti di fare soldi. Se lavori duramente per ottenere un buon pubblico, questo ti garantisce più o meno una prenotazione di ritorno per un accordo potenzialmente migliore. Più fan hai che vengono allo spettacolo, più possibilità hai di negoziare un accordo migliore la prossima volta. Se è una ‘serata di nuova musica’ o una ‘serata senza copertura’ nel locale, a volte ti offrono soldi per la benzina, o una divisione delle vendite alla porta con tutte le band in cartellone.

Quando ricevi un’offerta dal promotore o dal locale, esaminala per accuratezza e correttezza. Come artista principiante o nuovo, puoi aspettarti di non essere pagato nulla, a parte alcuni biglietti per cibo e bevande, o puoi aspettarti di essere pagato un compenso garantito ovunque da $250 a $1500 a notte, a seconda dei tuoi standard di mercato. Alcuni locali offrono un taglio ‘potenziale’ delle vendite dei biglietti se c’è una tassa d’ingresso. Potenziale’ significa che se i biglietti superano l’importo garantito, hai la possibilità di guadagnare oltre la garanzia.

Se hai un agente, è loro responsabilità raccogliere un deposito del 50% prima dello spettacolo dal promotore/locale per assicurare la tua performance – se non hai un agente – cerca di ottenere questo deposito nell’offerta.

La maggior parte dei locali più piccoli da 50 a 500 posti (dove molto probabilmente suonerai se stai leggendo questo), permettono agli artisti di tenere il 100% delle vendite del merchandising, ma l’artista deve gestire da solo i tavoli del merchandising. Invece, i locali più grandi e importanti hanno uno staff interno per il merchandising, e possono prendere dei tagli dai tuoi profitti.

Passo 6: Redigere un budget

Una volta che sei ben consapevole delle tue garanzie di performance e hai negoziato ogni spettacolo, redigi il tuo budget. Mantieni le tue spese fisse e cerca di spendere meno del previsto.

Se vuoi uscirne vincitore, è più efficiente tagliare le spese invece di cercare di guadagnare di più. Questo perché più si guadagna, più si paga ai manager e agli agenti (se i loro accordi sono basati sulle entrate LORDE o sulle vendite lorde di biglietti). Se tagli solo le spese, ci sono più soldi nelle tue tasche (degli artisti). Come un buon manager (se sei il manager che sta leggendo questo), allora vorrai aiutare il tuo artista a mantenere le spese basse.

Cutting costs:

1. 1. • Mantenere scenografie più piccole.
      • Spendere meno in hotel e cibo. Cercate di fare schifo, pur rimanendo sani e ben riposati.
      • Meno back-tracking. Questo si ricollega ad un buon itinerario del tour – menzionato sopra.
      • Non hai bisogno di un tour manager o di un autista quando sei agli inizi, quindi non preoccuparti di assumerli questa volta fino a quando non avrai fatto molti più soldi e ci saranno molte più parti in movimento.

Abbiamo un modello di budget per il tour e tutti i documenti e fogli di calcolo per il tour di cui hai bisogno inclusi nel nostro Artist Management Toolkit.

Quando crei il tuo budget considera le fonti alternative di reddito come i finanziamenti dalla tua etichetta discografica (se ne hai una), i finanziamenti governativi (specialmente se sei in Canada), le campagne di crowd funding, e le vendite di merchandise e CD venduti agli spettacoli. Sì, i CD si vendono ancora! Anche i vinili. Infatti, nel 2018, i rapporti mostrano che le vendite di vinile sono state in crescita negli ultimi anni.

Step 7: Advance The Tour

Quando raccogli tutti i dettagli di cui avrai bisogno sul tuo spettacolo dal locale, noi lo chiamiamo “advancing the show”. Avrai bisogno di anticipare lo spettacolo, prima dello spettacolo, capito?

Alcuni locali hanno documenti standard di anticipazione che includono tutte le informazioni di cui hai bisogno, alcuni te li daranno volentieri per telefono, altri si chiedono perché stai chiedendo (di solito questi sono tipi piccoli che possiedono caffetterie o non sono molto organizzati).

Le informazioni principali che devi scoprire sono se offrono alloggi o hanno codici di sconto per gli hotel, quando è il load-in e il sound-check, gli orari del tuo set, informazioni sul parcheggio, se offrono cibo e bevande gratis o ti danno invece del denaro extra (chiamato buyout), quante persone puoi avere sulla lista degli ospiti, se possono pagarti in contanti alla fine della serata, e chi è il direttore di produzione o la persona di contatto per il tuo show. Puoi anche chiedere informazioni tecniche se ne hai bisogno.

Promuovere il tuo tour

Non entreremo nei dettagli in questo articolo, ma in breve, fai la tua pubblicità la prima volta. Fai dei poster o falli fare ad un amico, fai eventi e post su Facebook, considera gli annunci su Facebook mirati alle città del tuo tour, fai post su Instagram, manda email alla tua lista di email (dovresti assolutamente averne una), fai elencare le date del tuo tour sul tuo account Spotify e su Bandsintown (collega il tuo account Bandsintown al tuo account Facebook), contatta i giornali e le stazioni radio locali per offrire liste di ospiti, interviste, recensioni prima e dopo il tuo show, e omaggi, e prendi nota di come altre band di successo promuovono se stesse e i loro tour sui social media.

Mentre sei in tour

(Prepara queste cose prima del tour)

Liste di email: Tieni delle liste di email specifiche per ogni regione in modo da poter indirizzare le tue email quando vai in tour in una certa località la volta successiva. Usa liste di email internazionali/nazionali per email non specifiche di una certa località che includono informazioni come una nuova uscita video.

Tour Manager: se non hai un tour manager, il tuo manager abituale dovrebbe essere quello che gestisce il tour dall’ufficio. Se non hai un manager, un compagno di band dovrebbe essere incaricato di assicurarsi che tutto fili liscio mentre sei in giro.

Anche in questo caso, controlla il nostro Artist Management Toolkit, che include tutti i documenti e fogli di calcolo necessari per prenotare e gestire un tour.

Ecco una breve lista di controllo delle cose da ricordare ogni sera:

1. 1. 1. Sistema il box office – raccogli i soldi dopo lo spettacolo.
      2. Conta la casa – a seconda della tua storia con il locale o il promotore, potresti voler fare il conteggio e/o contare quante persone entrano dalla porta (se stai ricevendo una parte delle vendite).
      3. Conferma le prenotazioni dell’hotel.
      4. Conferma i voli (se prendi l’aereo).
      5. Indirizzo giornaliero – tienilo visibile (stampalo e assicurati che sia accessibile digitalmente).

E qualche spunto di riflessione finale:

1. • Prova! Rendilo speciale per il pubblico e dai loro il miglior valore per il loro dollaro (anche quando ci sono 2 persone nel pubblico)!

.