Per iniziare, riconosci che c’è un motivo per cui non ti sto dando un approccio a misura di biscotto, e spero che ti asterrai dal creare un sistema a misura di biscotto e costringerlo ai tuoi dipendenti. Anche se alcuni elementi delle pause del team possono essere necessari per tutti, devono essere concordati non solo volentieri ma con entusiasmo, altrimenti sembreranno solo altro lavoro.
Se stai leggendo questo articolo per il tuo bene, sii gentile con te stesso! Ricorda che la tua pausa è il tuo tempo. Strutturarla leggermente può ottimizzare quel tempo, ma è importante che tu te la goda e non ti senta oppresso da nulla in essa.
Per esempio, potrebbe sembrare una grande idea fare 5 minuti di pulizia durante la tua pausa di 15 minuti, ma potrebbe non sembrare una grande idea quando sei esausto e hai bisogno di rinfrescarti per continuare a lavorare.
Lavora pensando alla tua pausa
Non voglio dire di fissare l’orologio e sognare ad occhi aperti, voglio dire di non lavorare così a lungo da esaurirti. Assicurati che la quantità di tempo e di energia che va in ogni periodo di lavoro permetta il recupero durante una pausa di 15 minuti. In altre parole, lavorare per tratti di più ore non è l’ideale.
Secondo uno studio di Desktime.com, i lavoratori più produttivi passano una media di 52 minuti lavorando e poi fanno pause di circa 17 minuti.
“Le persone più produttive lavorano per 52 minuti, poi fanno una pausa di 17 minuti.”
Questo non significa che devi programmare rigidamente cicli di lavoro di 52 minuti con pause di 17 minuti (niente taglierini, ricordi?). Tuttavia, ci sono molte ricerche che indicano che lavorare per periodi di 40-80 minuti seguiti da 10-30 minuti di pausa è l’ideale.
Lo studio Desktime non è affatto un outlier; infatti, è solo una fonte che ho trovato per sostenere questo fatto dopo averlo pianificato nell’articolo. Ho sentito citare questo fatto in diversi corsi online in passato, e ha messo radici nel mio sistema personale.
Come implementare questo principio:
Uno dei modi più semplici per assicurarsi di non lavorare troppo a lungo in una sessione è avere un timer visibile. Ci sono molte estensioni del browser che possono tracciare il tuo tempo mentre lavori online, così come le applicazioni desktop che possono fare lo stesso. Avere un timer visibile da guardare può servire a due scopi; ti impedisce di lavorare troppo a lungo, e ti motiva a fare di più prima che il tuo “sprint di lavoro” finisca.
Se trovi che lavori ancora troppo a lungo anche con il timer, prova a sostituire un allarme che suona dopo 80-90 minuti. Alcune persone hanno una resistenza maggiore di altre, ma la maggior parte beneficerà di pause più frequenti, specialmente pause che osservano i seguenti principi.
Fai muovere i tuoi muscoli e il tuo sangue
Alcuni ti diranno che devi fare esercizio – non è il mio stile. Ma se stai lavorando seduto, rinfrescare il tuo corpo e il tuo cervello richiederà almeno un po’ di movimento. La cosa peggiore che puoi fare è rimanere seduto nello stesso posto durante la tua pausa. Prova a fare una breve passeggiata, anche se è solo intorno alla casa. Fai stretching, fai stretching, tira qualche pugno, fai finta di ballare il valzer con la regina – semplicemente rilassati. Il tuo corpo e il tuo cervello ti ringrazieranno.
Come applicare questo principio:
Un metodo popolare è il Workout of the Day, un termine reso popolare dal Crossfit. Mentre le versioni proposte dalla maggior parte delle palestre di Crossfit possono essere troppo estreme per la maggior parte delle persone, ci sono molti siti web e mailing list che vi daranno dei WoD gratuiti che quasi tutti possono eseguire. Ecco una lista di 31 applicazioni di allenamento gratuite da Glamour.com, la maggior parte delle quali sono ricche di idee di allenamento.
Un altro metodo per incoraggiare l’attività fisica durante le pause è quello di monitorare il tempo di cammino. Se passate 2 minuti a camminare per casa ogni volta che fate una pausa, questo potrebbe significare 10 minuti o più al giorno. Se gestisci un team, prendi in considerazione l’idea di fare in modo che tutti tengano traccia del loro tempo e contino verso un obiettivo collaborativo.
Utilizza il tuo sistema digestivo
Un aspetto spiacevole dei lavori che mettono le persone dietro le scrivanie per ore e ore è che possono reprimere il flusso naturale del tuo sistema digestivo. Quando si fa una pausa ogni ora circa, si ha la possibilità di mangiare, bere e usare il bagno. Se si lavora per 3-4 ore alla volta o più a lungo senza alzarsi, è probabile che si stia reprimendo almeno uno di questi bisogni naturali.
Non si tratta solo di comodità (anche se essere più comodi può certamente aiutare a lavorare in modo più costante). Molti studi hanno indicato che rimanere idratati migliora la concentrazione, ma anche che fare uno spuntino nelle pause può portare a una maggiore produttività e ridurre la probabilità di un “crollo” a fine giornata. Anche mangiare spuntini sani può essere importante, ma questo è tutto un altro discorso.
Come attuare questo principio:
Finché i primi due principi sono rispettati – ti prendi almeno 15 minuti di pausa dopo un massimo di 90 minuti di lavoro e ti muovi – l’utilizzo del tuo sistema digestivo avverrà automaticamente. Potresti essere sorpreso di quanto spesso vorrai prendere un po’ d’acqua o uno spuntino leggero (o usare il bagno) quando non costringerai il tuo corpo a ignorare i suoi bisogni.
Per incoraggiare questo principio tra i tuoi lavoratori, comunica con loro l’importanza di rimanere idratati, e considera di inviare via e-mail ricette sane o idee di spuntini una volta alla settimana. Si può anche essere creativi inventando giochi o cacce al tesoro a cui (facoltativamente) partecipare durante la pausa.
Riquadrare il prossimo compito
Questo è un passo importante, ma è probabilmente quello che avrà la più grande variazione a seconda di chi sta riquadrando quale compito. Per alcune persone questo potrebbe significare dare un’occhiata al loro programma o calendario prima e dopo aver lasciato la loro postazione di lavoro. Per altri, potrebbe essere dare o ricevere un rapido discorso d’incoraggiamento o meditare per cinque minuti.
Il principio qui è che se sei frustrato, bloccato, stanco o confuso alla fine di uno sprint di lavoro, non vuoi portarlo avanti alla prossima sessione. D’altra parte, se sei eccitato o entusiasta alla fine di uno sprint, vuoi portare avanti queste sensazioni. In entrambi i casi, la soluzione è quella di inquadrare consapevolmente (o ri-inquadrare) il prossimo compito sulla vostra lista.
Avere una sorta di innesco è estremamente utile, come negli esempi di guardare un programma o dare/ricevere un discorso. Puoi anche usare spunti visivi come qualcosa che vedi quando ti alzi dalla tua postazione di lavoro, o anche lo spunto aromatico del tuo caffè o snack.
Come attuare questo principio:
Piani, calendari e quaderni funzionano bene per alcune persone. App per la produttività, allenatori o semplice comunicazione possono aiutare altri. Per voi, potrebbe essere una combinazione di questi fattori o qualcosa di completamente diverso. Per incoraggiare i vostri dipendenti a praticare questo principio, assicuratevi che abbiano accesso al software di produttività, e considerate l’offerta di pagare per la loro scelta di diari o calendari entro una certa fascia di prezzo.