Introduzione al registro degli stakeholder
Uno stakeholder è qualsiasi persona o entità che può influenzare il successo di un progetto in modo negativo o positivo. Un registro degli stakeholder è un documento che contiene una lista di stakeholder esterni e interni al progetto. Il registro tipicamente affronta le seguenti domande:
- Quali sono i nomi degli stakeholder, le informazioni di contatto, la designazione, il nome della società?
- Quali sono le aspettative, gli interessi, l’impatto e i requisiti degli stakeholder?
- Quali stakeholder sono critici per l’intero progetto e quali sono più attivi per fasi specifiche del progetto?
- Quanto spesso gli stakeholder richiedono comunicazione e qual è il metodo di comunicazione preferito?
- Quale tipo di comunicazione è richiesta?
- C’è una relazione di reporting tra gli stakeholder?
Queste sono alcune delle domande che un registro degli stakeholder affronta. Potete personalizzare questa lista secondo i vostri requisiti di comunicazione del progetto. L’atto di ottenere risposte a queste domande è chiamato Analisi degli Stakeholder. Nell’analisi degli stakeholder, tipicamente crei una lista di tutti gli stakeholder del progetto e poi determini le loro aspettative, l’impatto e l’influenza sul progetto. La griglia Potere/Interesse e la griglia Influenza/Impatto sono utili durante l’analisi degli stakeholder. Nota: uno stakeholder può anche essere un’entità, come un’organizzazione. Prima di spiegare questo modulo in modo più dettagliato, potete scaricarlo dal seguente link: Template for Basic Stakeholder Register.
Registro Template
Un registro degli stakeholder è buono solo quanto le domande a cui riesce a rispondere. Pertanto, è abbastanza importante avere le domande in mente prima di creare un registro degli stakeholder. Il trucco è avere abbastanza informazioni per renderlo utile e non troppe che lo rendano ingombrante. Il registro degli stakeholder è un documento che viene condiviso con gli stakeholder del progetto. Pertanto, non dovrebbe mai contenere informazioni dannose o che possono essere interpretate in modo negativo. Ecco un modello di esempio:
Image Credit: Rupen Sharma Come potete vedere, il modello del registro degli stakeholder ha colonne che affrontano domande specifiche. Potete aggiungere e rimuovere colonne come ritenete adatto al vostro progetto. Fate attenzione a non renderlo un documento ingombrante.
Esempio di registro
Ora, vediamo come viene popolato il registro. Dopo aver condotto l’analisi degli stakeholder, si ottengono le risposte alle domande elencate sopra. Queste risposte vengono poi inserite in un registro degli stakeholder. Un esempio di registro degli stakeholder può essere visto qui sotto.
Image Credit: Rupen Sharma Come si può vedere nell’immagine mostrata sopra, ci sono due stakeholder esterni e uno interno. Gli stakeholder esterni richiedono una comunicazione settimanale tramite videoconferenza. Questo probabilmente perché il team di sviluppo non si trova nella stessa geografia dello stakeholder. Uno stakeholder può influenzare il progetto in molti modi, ci sono generalmente quattro categorie: Influencer positivo, Influencer negativo, Sostenitore e Blocco stradale. In questo esempio, Mandy Ali è un sostenitore. Questo probabilmente perché il progetto fa parte di un’iniziativa più grande, di cui lei è responsabile. Il valore di un registro degli stakeholder dipende dall’analisi degli stakeholder. Assicurati di dedicare del tempo a questo e di usare strumenti appropriati, come il Modello di Salienza per la Gestione degli Stakeholder. Se stai cercando altri moduli di esempio e modelli scaricabili, controlla la guida alle risorse di Bright Hub: Oltre 50 modelli di gestione del progetto gratuiti e moduli di esempio.