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Sei costantemente a corto di tempo? Ti sembra che non ci siano mai abbastanza ore nella giornata per realizzare tutto quello che vuoi? Si stressa cercando di trovare il tempo per completare tutti i compiti sulla sua lista? Se è così, non sei solo. Per molte persone, questo è un problema ricorrente che degrada la qualità della loro vita.
Il tempo è il bene più prezioso che ci è stato dato. Perché? Perché una volta perso, è andato per sempre. Non possiamo prenderlo in prestito o comprarne altro a nessun prezzo. A differenza di molti beni, il tempo non può essere salvato per un uso futuro. È una risorsa finita che è fugace. Non sappiamo davvero quanto ne avremo a disposizione, poiché il futuro è incerto.
Pensate a questo: cosa hanno in comune Warren Buffet, Bill Gates, Jeff Bezos, Oprah Winfrey, il Dalai Lama e tutti noi? Ognuno di noi ha 24 ore in un giorno e non un secondo in più. Nessuna quantità di denaro, fama, influenza o potere può cambiare questo fatto. È l’unico dono che tutti noi abbiamo ricevuto in modo equo. Il tempo è l’ultimo campo da gioco alla pari.
Esaminiamo il tempo più da vicino: poiché tutti noi abbiamo 24 ore in un giorno, ciò equivale a 168 ore alla settimana (24 ore x 7 giorni). Fortunatamente, quando dividiamo 168 ore per 3, otteniamo un numero tondo di 56 ore. Perché ho diviso per 3? Perché il nostro tempo può essere fondamentalmente suddiviso in 3 categorie di base che hanno senso per la maggior parte di noi: sonno, lavoro e tutto il resto.
I tre secchi del tempo di 56 ore
Pensate ad ogni categoria come un secchio separato di tempo. Abbiamo il nostro secchio del sonno, il nostro secchio del lavoro e un secchio per tutto il resto. La maggior parte degli adulti ha bisogno di 8 ore di sonno al giorno. Questo significa che passiamo un terzo del nostro tempo (56 ore a settimana) a dormire, o 1 secchio.
Il secondo secchio è destinato al lavoro. Poiché la maggior parte di noi lavora almeno 8 ore al giorno, 5 giorni alla settimana, questo equivale a 40 ore ogni settimana. Le carriere di molte persone spesso richiedono più di 40 ore ogni settimana e hanno anche l’onere aggiunto del tempo di percorrenza da e per il posto di lavoro. Per semplicità, assumiamo che la maggior parte delle persone trascorra un terzo del proprio tempo lavorando e facendo il pendolare per andare al lavoro, il che significa 56 ore alla settimana, o 1 secchio.
Questo ci lascia 1 secchio rimanente di tempo a nostra disposizione per tutto il resto. È il tempo che usiamo per i compiti quotidiani come preparare il cibo, mangiare i pasti, lavarsi i denti, fare la doccia, pulirsi, scegliere cosa indossare, pulire i piatti, fare esercizio, meditare, ecc. Questo è anche il secchio del tempo a cui attingiamo per attività di svago come leggere, fare un’escursione, guardare la TV o un film, passare del tempo con i nostri figli e goderci dei momenti con il nostro partner. Il tempo nel nostro secchio “tutto il resto” viene anche assegnato per compiti non quotidiani e occasionali, ma essenziali, come fare la spesa, fare il bucato, pulire la casa, lavare l’auto o fare il cambio dell’olio, ecc.
Perché il tempo è un bene limitato, ed è gestito al meglio assegnandolo in questi 3 secchi, diventa imperativo rendere l’assegnazione il più efficace ed efficiente possibile. Come possiamo gestire le nostre 168 ore nel modo più efficace?
Decidere cosa è importante
Per determinare quali compiti e attività sono degni del nostro tempo prezioso e quindi hanno guadagnato l’assegnazione in uno dei nostri bucket, dobbiamo valutarli. Prima di poter eseguire correttamente questa valutazione, dobbiamo prima determinare le nostre (1) competenze fondamentali, (2) valori, (3) obiettivi e (4) fonti di felicità.
1. Competenze fondamentali
Le nostre competenze fondamentali sono le nostre capacità distintive che ci fanno distinguere dalla massa. Sono le abilità che abbiamo sviluppato e che ci permettono di raggiungere i nostri obiettivi. Sono i talenti che ci permettono di dare il massimo valore a ciò che facciamo.
2. Valori
I nostri valori sono una grande parte di ciò che ci definisce come individui. Ci aiutano a guidare le nostre decisioni e ci permettono di sapere quando siamo sulla strada giusta. I nostri valori forniscono anche una solida base per i nostri obiettivi.
3. Obiettivi
I nostri obiettivi sono le ambizioni che vogliamo raggiungere nella nostra vita. Aiutano a creare una tabella di marcia con la quale viaggiamo, e lavorano con i nostri valori per guidare le nostre decisioni. I nostri obiettivi non dovrebbero essere visti solo come mete, ma anche come punti di riferimento.
4. Felicità
Le nostre fonti di felicità sono estremamente personali e individuali. Non dovremmo prendere spunto dagli altri per decidere cosa ci rende veramente felici; piuttosto dovremmo guardare nel profondo di noi stessi per scoprire le nostre vere fonti di felicità. Sapere cosa ci rende veramente felici ci renderà più facile smettere di spendere tempo in compiti e attività che non servono a questo obiettivo finale della nostra vita.
Gestire i secchi del tempo
In sostanza il primo secchio, quello del sonno, è fisso. Per il bene della nostra salute, non dovremmo prendere nessuna ora da quel primo secchio per aggiungerla agli altri due. Quindi questo ci lascia con due bucket, o 112 ore, su cui dobbiamo concentrare i nostri sforzi.
Iniziamo con il nostro bucket lavoro. Quali sono le competenze su cui vogliamo concentrarci e sviluppare nella nostra vita lavorativa? Quali sono le competenze in cui siamo più bravi? Quali competenze vogliamo sviluppare per aiutarci a raggiungere i nostri obiettivi lavorativi? Quali attività sono più in linea con i nostri valori? E quali ci rendono davvero felici? Tutti i compiti che non si allineano correttamente con questi criteri dovrebbero essere esternalizzati o delegati dove possibile.
Nel mio lavoro di creatore di questo blog, le attività che sono più allineate con i miei quattro criteri (competenze, valori, obiettivi e felicità) sono quelle che riguardano la ricerca di argomenti, la scrittura di articoli e l’interazione con i miei lettori. Questi (tra gli altri) sono compiti che consumano le 56 ore del mio secchio di lavoro settimanale. Altri compiti, come il design del sito web, l’hosting, la manutenzione dei database, non soddisfano i miei quattro criteri, quindi li delego e li esternalizzo. Questo non significa che questi compiti siano meno importanti; significa solo che non appartengono al mio secchio di lavoro, ma a quello di qualcun altro.
Prossimo guardiamo il nostro secchio ‘tutto il resto’. Allo stesso modo, dobbiamo valutare i compiti che svolgiamo regolarmente che rientrano in questa categoria e determinare se soddisfano i nostri quattro criteri. Ora, non tutto in questo secchio sarà sempre allineato con tutti e quattro i nostri criteri. Per esempio, non voglio che stirare sia una delle mie competenze principali, ma apparire ben curato è uno dei miei obiettivi, e mi sento meglio e più felice quando presento un’immagine positiva. Fare la spesa, d’altra parte, è per me un compito che soddisfa tutti e quattro i miei criteri e non prenderei mai in considerazione l’idea di delegare; conosco molte persone che non sono d’accordo e lo prenderebbero volentieri dai loro secchi.
Come spendi il tuo tempo?
La realtà è che la maggior parte di noi non ha idea di come stiamo spendendo il nostro tempo limitato e cosa stiamo effettivamente mettendo nei nostri secchi. Per determinare se stai usando i tuoi secchi nel modo più efficace possibile, ti consiglio un semplice esercizio.
Passa la prossima settimana (e preferibilmente le prossime due settimane) a scrivere tutto quello che fai, nel modo più dettagliato possibile. Più siete specifici e dettagliati, più valore otterrete da questo esercizio. Prendete nota di quanto tempo ogni compito che svolgete sta realmente prendendo. Vi garantisco che alla fine del primo giorno sarete sorpresi, e alla fine delle due settimane sarete stupiti da quanto poco sapete su come state spendendo il vostro bene più prezioso.
Questo può sembrare un esercizio scoraggiante da completare, ma il suo valore è enorme. Per renderlo più facile da realizzare, abbiamo creato per te un foglio di lavoro gratuito che suddivide la tua settimana da lunedì a domenica in intervalli di 15 minuti (ottieni ora il tuo foglio di lavoro gratuito di 168 ore). Più piccolo è l’intervallo, più accurato e, quindi, più utili saranno i tuoi dati. Per aiutarti a ricordarti di compilare regolarmente il tuo foglio di lavoro, imposta un timer per ricordarti di completarlo ogni 15 o 30 minuti; se non lo compili almeno così spesso, l’accuratezza dei tuoi dati ne risentirà.
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Dopo aver compilato i tuoi fogli di lavoro per almeno una settimana intera (ricorda, due settimane sono davvero preferibili), aggiungi le ore che hai trascorso su ogni compito come totale. Poi usa i tuoi quattro criteri (competenze fondamentali, obiettivi, valori e felicità) per valutare ognuno di questi compiti. Alla fine dell’esercizio scoprirai molto probabilmente che stai spendendo molto meno tempo di quanto vorresti per ciò che è più importante per te, e che in effetti stai sprecando molto tempo in cose che per te sono insignificanti. Ora cosa fai con questa conoscenza?
Come usare efficacemente i tuoi buchi di tempo
1. Sii ponderato e realistico
Una volta che hai completato i tuoi fogli di lavoro e determinato quali attività e compiti appartengono ai tuoi bucket, decidi quanto tempo vuoi idealmente dedicare a ciascuno di essi. Ricordate, ogni bucket ha solo 56 ore in una settimana, quindi assegnate le vostre ore in modo ponderato, ma realistico. Potresti dover fare qualche sacrificio in questo passo; determina su cosa sei o non sei disposto a scendere a compromessi.
2. Elimina gli sprechi
Tra i compiti che sono più insignificanti, determina quali puoi eliminare o ridurre e come lo farai. Diciamo per esempio che hai determinato che passi 4 ore alla settimana ad aspettare in coda. Facendo le tue operazioni bancarie online invece che in filiale, ordinando l’affrancatura invece di andare all’ufficio postale, o facendo la spesa al supermercato fuori orario, potresti essere in grado di ridurre quelle 4 ore a una sola.
3. Blocca gli spazi di tempo
Ora guarda ai tuoi compiti più importanti e significativi. Stai dedicando loro abbastanza delle tue ore limitate? Diciamo che passare del tempo con i tuoi figli è una delle tue più alte priorità nel tuo secchio “tutto il resto”. Ma dopo aver completato il vostro esercizio, scoprite che in realtà state passando molto meno tempo di quanto vorreste con loro. Fate in modo di bloccare delle fasce orarie su base settimanale (e si spera giornaliera) che dedicherete a loro. Bloccando quel tempo, impedite ad altri compiti meno significativi di invadere ciò che è veramente importante per voi. Fate lo stesso con il vostro secchio di lavoro. Quelle attività che sono più in linea con i vostri quattro criteri e che non stanno ricevendo il tempo che meritano, hanno anche bisogno di avere blocchi di tempo dedicati.
4. Pianifica in anticipo
Ricordate quei compiti occasionali, ma essenziali che ho menzionato prima? A volte questi compiti possono davvero richiedere di fare dei cambiamenti drastici nel vostro programma. Ad esempio, la stagione delle tasse, le vacanze, i matrimoni, ecc. non possono essere ignorati, e assorbono una grande quantità di tempo che deve venire da qualche altra parte. Pianificate in anticipo queste occasioni in modo da essere ben preparati e creare il minor disturbo possibile per i vostri compiti quotidiani più importanti.
5. Preparati per l’imprevisto
E infine ecco un consiglio davvero utile. Ogni giorno vi troverete inaspettatamente in una situazione inevitabile che invade il vostro tempo prezioso. Forse uno dei vostri colleghi è in ritardo per iniziare una riunione, o forse avete un’attesa insolitamente lunga allo studio del medico. Invece di lasciare che queste occasioni occupino spazio extra in uno dei vostri buchi, fate una lista mentale di piccoli, ma significativi, compiti che potete completare durante brevi intervalli di tempo libero. Crea una lista di amici e parenti a cui vorresti inviare un’e-mail, o metti tra i segnalibri gli articoli che vuoi leggere sul browser del tuo telefono. In questo modo non sarai mai colto alla sprovvista e sarai in grado di trasformare il tempo sprecato in tempo ben speso.