Guida all’implementazione della cartella clinica elettronica (EHR)

L’implementazione di una cartella clinica elettronica (EHR) è un processo a più fasi che avrà un impatto su tutto il personale. Come per ogni nuovo processo, c’è una curva di apprendimento. Avere un piano solido può far risparmiare ore di stress a tutti i membri del tuo team.

Qui ci sono dieci passi essenziali da fare per un’implementazione EHR di successo.

1) Costruisci il tuo team di implementazione della cartella clinica elettronica (EHR)

Quando implementerai la tua EHR, avrai bisogno di un team forte per aiutare il processo ad andare il più liscio possibile. Il team può includere membri dello staff come medici, infermieri, assistenti medici e personale amministrativo. I membri del team assisteranno il processo insegnando ai colleghi le competenze EHR e servendo come messaggeri del team di implementazione per identificare le sfide lungo il percorso.

Un superutente principale, un medico principale e un project manager sono tre ruoli essenziali da considerare mentre si costruisce il team.

Il superutente principale

Il superutente principale è l’esperto interno della EHR. Alcuni compiti possono includere la creazione di modelli e lo sviluppo di flussi di lavoro. Questa posizione può anche essere responsabile della creazione di procedure operative standard per risolvere i problemi che gli utenti incontrano quando usano il sistema.

Medico responsabile

Il ruolo del medico responsabile è quello di guidare l’organizzazione attraverso l’implementazione dell’EHR, fungendo da collegamento tra gli utenti di prima linea del sistema e lo staff tecnico. Considerate l’utilizzo di un medico esperto di tecnologia che accolga il nuovo processo come medico guida.

Project Manager

Il project manager diventerà il principale punto di contatto con il fornitore di EHR e il personale. Questa posizione aiuterà anche tutti a rimanere concentrati sulle scadenze dell’implementazione, a tracciare i progressi e a gestire i problemi degli utenti.

2) Preparare il software

Quando implementate il vostro EHR, assicuratevi che le misure di sicurezza siano rispettate per non violare l’HIPPA. La tua organizzazione potrebbe aver bisogno di condurre una valutazione del rischio HIPPA. Puoi lavorare con il tuo fornitore di informatica sanitaria per assicurarti che il software sia conforme.

3) Determina le tue esigenze hardware

Le tue scelte hardware avranno un impatto significativo sul tempo e sul denaro che la tua pratica utilizza. Per esempio, avere una stampante in ogni stanza può far risparmiare ai medici fino a 30 minuti al giorno. Alcuni studi forniscono a ogni membro dello staff il proprio tablet o computer portatile per risparmiare il tempo di entrare e uscire tra ogni interazione con il paziente.

Se l’idea di fare tutto questo sembra opprimente, le società di servizi IT possono aiutare le pratiche con le esigenze hardware del sistema aiutando a trovare l’attrezzatura corretta al miglior prezzo. Molte aziende installeranno e risolveranno i problemi dei dispositivi, togliendo il peso dal personale dell’ufficio.

4) Considerare il layout della stanza di trattamento del paziente

Come il programma EHR richiede l’inserimento elettronico dei dati, il layout della stanza può avere un impatto sostanziale sull’impegno e la soddisfazione del paziente. Se il personale e il medico sono rivolti lontano dal paziente mentre inseriscono i dati, i pazienti possono avere la sensazione di non essere ascoltati.

Un modo per risolvere questo problema è usare il “triangolo della fiducia”. Si tratta di una configurazione della stanza in cui il paziente, il medico e il computer formano un triangolo virtuale, permettendo al paziente e al medico di vedersi a vicenda. Questa disposizione aiuta perché il membro del personale o il medico deve solo girarsi leggermente mentre inserisce i dati, aiutando il paziente a sentirsi visto. Considerate la possibilità di mettere scrivanie di forma semicircolare nelle stanze dei pazienti o di usare carrelli mobili per aiutare il paziente a sentirsi a suo agio durante l’appuntamento.

5) Trasferire i dati

Una volta che l’hardware e il software sono pronti a partire, il passo successivo nell’implementazione dell’EHR è trasferire i dati. Per iniziare, è necessario determinare come migrare i dati dal sistema di registrazione precedente al nuovo EHR.

Ci sono un paio di modi per fare questo passo. Potete assegnare il personale esistente o assumere personale aggiuntivo o temporaneo per caricare le informazioni nel nuovo EHR.

Per rendere questo processo il più agevole possibile, vorrete preparare una lista di controllo delle informazioni da inserire nell’EHR. Avere un processo in atto aiuterà a garantire che nessuna informazione critica venga dimenticata.

6) Creare flussi di lavoro

Parlando di processo, ora è il momento di mettere in atto solidi flussi di lavoro. È vitale stabilire dei flussi di lavoro prima dell’implementazione dell’EHR per diminuire la quantità di stress che il vostro team dovrà affrontare.

Avere flussi di lavoro inefficienti, compreso un numero insufficiente di membri del personale che sono formati e pronti a usare l’EHR, esacerberà i problemi durante il processo di implementazione.

Considera queste domande mentre crei i flussi di lavoro:

• È necessario?
• Questo aggiunge valore al paziente?
• Aumenta l’efficienza del personale?
• È l’ordine giusto?
• È la persona giusta a fare questo passo?

7) Cosa fare quando il vostro EHR è giù

Come per ogni tipo di tecnologia, dovete essere preparati a un guasto occasionale. Iniziate con un brainstorming dei problemi e preparate un piano solido su come gestire i potenziali problemi.

Per esempio, cosa farete quando salta la corrente? E se c’è un malfunzionamento del sistema che richiede l’aiuto dell’IT per essere risolto? Vorrai sviluppare procedure che diano chiare istruzioni ai medici e al personale su cosa fare quando l’EHR non è disponibile.

Considera queste domande quando sviluppi le tue procedure:

• Come verranno notificati ai medici e al personale i tempi di inattività?
• Come continuerà il flusso di cura del paziente?
• Come avverrà il check-in dei pazienti?
• Come documenteranno la visita i medici e il personale?

Avere a disposizione del personale procedure elettroniche e cartacee aumenterà la loro fiducia su come gestire i tempi morti dell’EHR. Alcuni studi medici compilano le istruzioni in raccoglitori a tre anelli e conservano le copie sia all’interno che all’esterno. Inoltre, considerate la possibilità di memorizzare le copie PDF su un cloud sicuro, in modo che i membri del personale abbiano più opzioni per ottenere rapidamente le istruzioni.

8) Avere un programma di formazione in atto

L’ampia formazione è indispensabile per garantire il successo dell’implementazione dell’EHR. Creare un piano di formazione in modo che tutti i medici e il personale, attuali e futuri, possano acquisire le conoscenze e le competenze per utilizzare l’EHR con successo quando si è pronti a lanciare.

Qui ci sono alcuni principi da considerare:

Partite lentamente

Fornite i medici e il personale delle competenze di base prima del lancio. Può essere difficile per gli utenti comprendere appieno il sistema finché non sono in grado di usare il programma. Una volta che gli utenti sono in grado di “guidare” per almeno una settimana, può essere introdotta una formazione aggiuntiva per aumentare le competenze, imparare trucchi per risparmiare tempo e prendere più confidenza con la tecnologia.

Lascia che i colleghi insegnino ai colleghi

Considera la formazione di super utenti in ogni specialità e per ogni ruolo. Per esempio, gli infermieri insegnano meglio agli infermieri e i chirurghi insegnano meglio ai chirurghi. Inoltre, se hai un super utente in ogni specialità, può diventare una risorsa continua per i suoi colleghi.

Mappa i bisogni di formazione continua

Avere un piano per la formazione continua. Col passare del tempo, gli utenti troveranno scorciatoie e nuovi modi per usare gli strumenti, e vorranno condividere queste scoperte con i loro colleghi. Inoltre, l’EHR dovrà essere aggiornato con funzionalità nuove e/o migliorate che richiederanno ulteriore formazione.

I modi per gestire efficacemente queste situazioni includono:

• Sviluppare un sistema che permetta agli utenti di presentare le raccomandazioni dell’EHR in modo che i cambiamenti possano essere fatti.
• Incoraggiare gli utenti attivi della EHR a condividere input e offrire soluzioni per migliorare l’usabilità, sia con un sistema di tracciamento formale o attraverso una discussione online che incoraggi la condivisione di idee.
• Creare un sistema per la personalizzazione continua dell’EHR. Una volta che i medici e il personale hanno preso confidenza con il nuovo EHR, identificheranno le modifiche che possono migliorare il flusso di lavoro.
• Preservare il rapporto con il fornitore di EHR e utilizzare il supporto IT per:

• • • Sviluppare o personalizzare i modelli di inserimento dati
    • Rivedere i moduli e le lettere generate dall’EHR
    • Abilitare nuove regole di supporto decisionale clinico (se
    • Modificare i set di ordini
    • Cercare opportunità di integrazione con altri sistemi comunemente usati nella pratica

• Pianificare la formazione del gruppo in anticipo. La formazione sottrae tempo alle visite dei pazienti, quindi la pianificazione anticipata riduce l’interruzione del flusso di lavoro dello studio.

9) Decidere l’approccio di lancio – “Big Bang” o incrementale?

Una volta che il piano di implementazione dell’EHR è pronto a partire, è il momento di decidere come lanciare. Ci sono tipicamente due modi per farlo, tutto in una volta, il “Big Bang” o lentamente, in un approccio incrementale.

Alcuni studi utilizzano l’approccio “big bang” e lanciano il sistema EHR per tutti i pazienti e le funzioni nello stesso giorno. Questo approccio minimizza il tempo speso a gestire i record cartacei e il nuovo sistema EHR allo stesso tempo. Lo svantaggio è che può essere molto dirompente e piccoli problemi possono sembrare monumentali.

Alcuni studi adottano un approccio più lento e implementano l’EHR in modo incrementale. Introducendo le funzioni dell’EHR una alla volta, come l’e-prescrizione per iniziare e poi introducendo altre caratteristiche più tardi, alcuni studi trovano il disturbo più facile da gestire. Gli studi e le organizzazioni più grandi possono implementare lentamente l’EHR in siti o dipartimenti specifici e introdurre il programma nel resto dell’organizzazione in un secondo momento.

Una volta deciso l’approccio di lancio, i medici e il personale possono prepararsi per il nuovo sistema EHR.

Il giorno effettivo del “Go Live” si raccomanda di abbassare il volume dei pazienti per garantire una transizione senza problemi sia per i pazienti che per il personale. Si raccomanda inoltre che il personale della reception informi i pazienti, prima dell’appuntamento o il giorno stesso, che lo studio sta passando al software e che il processo potrebbe essere leggermente interrotto. Apprezzeranno l’informazione e avranno più pazienza se ci sarà un ritardo durante la loro visita.

10) Raccogliete il feedback per un miglioramento continuo

Ora che avete implementato con successo l’EHR, assicuratevi di raccogliere il feedback degli utenti per migliorare continuamente il processo. Assicuratevi di mantenere aperte le linee di comunicazione in modo che i membri dello staff e i medici si sentano a proprio agio nel fornire feedback. Se tutti lavorano insieme, il sistema EHR sarà un miglioramento per il vostro studio.

L’implementazione di un EHR è un processo in più fasi che richiede una pianificazione avanzata. Usate questi passi per contribuire a rendere la transizione il più agevole possibile.

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Fonti:

• https://www.stepsforward.org/modules/ehr-implementation#section-steps

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