La contabilità automatizzata: Perché hai bisogno di questi quattro strumenti (e non solo di un grande servizio di contabilità)

Vari servizi e aziende affermano di offrire una contabilità automatizzata. Di solito, quello che vogliono dire è che automatizzano (o almeno si fanno carico di) qualche sottosezione della contabilità. È impossibile trovare un software che automatizzi tutto, dalla categorizzazione delle spese alla registrazione e al pagamento delle bollette. E se sei sulla base della competenza piuttosto che della cassa? Scordatevelo.

Ma se volete davvero una soluzione di contabilità che funzioni da sola, potete avvicinarvi con una combinazione di software e servizi. In questo post, copriremo l’esatta suite di strumenti e servizi da usare se volete una contabilità automatica per il vostro business.

Funziona sia per la contabilità di cassa che per quella per competenza e richiederà uno sforzo minimo per andare avanti ogni mese. Questi strumenti ti ridaranno il tempo di concentrarti sulle decisioni strategiche di business piuttosto che armeggiare con il tuo software di contabilità ogni mese.

Prima di immergerci nello stack, ecco il “perché” dietro i compiti e gli strumenti che abbiamo scelto.

A Pilot, abbiamo un team di esperti contabili (con superpoteri software) che si occupa della tua contabilità in QuickBooks Online. Lasciaci togliere il peso della contabilità dal tuo piatto: Prova ora Pilot.

Perché hai bisogno di quattro strumenti (e non di un solo grande servizio di contabilità)

La contabilità non è un servizio standardizzato. Non c’è una lista unica di compiti che un contabile farà, anche se ci sono servizi più o meno comuni offerti. È sempre importante discutere di ciò che vuoi che il tuo contabile realizzi prima di fare un’assunzione. In generale, i contabili faranno alcune o tutte le seguenti cose:

• Categorizzare le vostre transazioni
• Riconciliare i vostri conti bancari
• Preparare le dichiarazioni finanziarie chiave
• Gestire bollette e fatture.

I due compiti centrali – riconciliare i vostri conti bancari con i vostri libri aziendali e preparare utili dichiarazioni finanziarie – sono compiti che quasi ogni contabile offre. Categorizzare le transazioni è qualcosa che alcuni contabili offrono, ma di solito solo con l’input del proprietario dell’azienda (o chiunque stia facendo acquisti per l’azienda).

Gestire bollette e fatture è qualcosa che i contabili interni spesso fanno, ma molti servizi di contabilità e contabili in outsourcing non lo fanno. E anche quando avete trovato qualcuno che faccia tutti questi compiti, avere a disposizione la giusta automazione e tecnologia significa che possono fare molto di più per il vostro business che se la tecnologia non ci fosse.

I seguenti quattro strumenti colpiscono quelli che crediamo siano i quattro maggiori bisogni per la contabilità aziendale: una piattaforma per mantenere i dati contabili, uno strumento per automatizzare la categorizzazione delle spese, un servizio per gestire ciò che i computer non possono, e uno strumento per semplificare l’invio e la ricezione dei pagamenti.

Come bonus, abbiamo inserito la nostra opzione preferita per automatizzare il più possibile il libro paga e altre attività delle risorse umane. Abbiamo scelto ogni strumento in questo stack perché abbiamo un’esperienza personale con lo strumento e abbiamo scoperto che ognuno di essi ha davvero aiutato le aziende con cui lavoriamo.

Senza ulteriori indugi, ecco il nostro stack tecnologico consigliato per la contabilità.

Step 1: Ottieni un software scalabile e robusto per la contabilità

Un buon software per la contabilità è come quell’amico nel tuo gruppo che aiuta tutti ad andare avanti. Non puoi costruire un software di contabilità automatizzato senza qualcosa che funzioni bene con tutti gli altri strumenti. Il software di contabilità che sceglierai servirà come base per tutto ciò che verrà dopo. È dove i contabili riconcilieranno i conti e costruiranno i rapporti, ed è dove i dati sincronizzati dagli altri strumenti vivranno.

A causa delle sue ampie integrazioni, scalabilità e funzionalità, raccomandiamo QuickBooks Online alle piccole e medie imprese e alle startup. Potrebbe non essere così eccitante e nuovo come alcuni altri software (guardandoti, Xero), ma QuickBooks può davvero fare il maggior lavoro per il tuo contabile.

Piuttosto che rivedere tutte le nostre ragioni per amare la piattaforma, ti rimandiamo a un post precedente che abbiamo creato che mette a confronto tre piattaforme popolari: QuickBooks Online, Xero e Wave. Se vuoi saperne di più sulle altre opzioni prima di prendere una decisione, potresti trovare utile la nostra guida ai software di contabilità online.

Step 2: Automatizzare il monitoraggio delle spese

Il secondo strumento chiave nel tuo stack di contabilità automatizzata dovrebbe semplificare il monitoraggio e la classificazione delle spese. Perché? Perché le spese possono essere uno degli aspetti più lunghi e dolorosi della contabilità. È una vera seccatura. Se gestisci una piccola azienda con poche o nessuna spesa, puoi saltare questo strumento. Ma se fai cose come…

• Gestire l’inventario
• Fare viaggi di lavoro
• Acquistare forniture per ufficio e mobili
• Mangiare fuori con i clienti

…allora è bene avere un sistema in atto per tracciare tutto.

I ragionieri non possono fare tutte le tue spese al posto tuo perché non possono leggere la mente (specialmente se hai l’abitudine di mettere le spese di lavoro su una carta di credito personale o le spese personali su una carta di lavoro). E non c’è bisogno che ti diciamo che è importante categorizzare correttamente le spese – fa una grande differenza nella stagione delle tasse.

Anche se i computer non sono bravi a leggere la mente, sono bravi a identificare i modelli e automatizzare i flussi di lavoro. Ecco perché abbiamo scelto Expensify come secondo strumento in questo stack.

Ecco come funziona: Chiunque spenda i soldi dell’azienda (chiunque, dai dipendenti agli amministratori delegati ai proprietari di piccole imprese) scatta una foto della ricevuta tramite l’app Expensify. Expensify trasforma queste ricevute in un rapporto e offre pulsanti di approvazione/rifiuto con un solo clic. Queste informazioni sono automaticamente sincronizzate in tempo reale con il tuo account QuickBooks. Ha anche il rimborso automatico.

Così, mentre Expensify richiede alcuni momenti di sforzo da parte tua (scattando una foto della ricevuta o premendo sì/no sulle approvazioni), semplifica la maggior parte dei compiti aziendali legati alle spese.

Step 3: Organizzare la contabilità automatica

Per quanto sarebbe meraviglioso se QuickBooks generasse ogni mese libri perfettamente accurati e comprensibili, non è così. Il software di contabilità esiste per essere usato da qualcuno, e se vuoi che questo processo sia automatizzato, avrai bisogno dell’aiuto di computer e umani.

Pensaci: La contabilità essenzialmente traccia ed elabora il modo in cui il denaro è entrato e uscito dalla tua azienda. Per capire cosa è successo ogni mese, devi guardare una serie di fonti di dati (il tuo estratto conto bancario, l’estratto conto del libro paga, l’estratto conto della carta di credito, le fatture che hai inviato, ecc.) Il modo in cui si registrano queste informazioni è abbastanza standard e si presta bene all’automazione intelligente.

Ma altre parti della contabilità – come dare un senso a quei dati, gestire casi d’uso imprevisti e spiegare tutto – sono fatte meglio da contabili esperti e umani. Questa è la premessa alla base dell’esistenza di Pilot.

A Pilot, diamo ai computer i compiti che i computer fanno meglio, lasciando il resto nelle mani esperte dei nostri contabili. I computer si occupano di tutti i compiti contabili semplici, soggetti a errori e ripetitivi, mentre i nostri contabili hanno più tempo da dedicare direttamente alle domande e alle preoccupazioni dei clienti (e non all’inserimento manuale dei dati).

In breve, impieghiamo contabili esperti e li dotiamo di software di automazione. Tracciano tutto in QuickBooks Online in modo da avere dati facilmente accessibili, facilmente trasferibili e accurati, il tutto su una piattaforma che si integra bene con altri fantastici strumenti finanziari.

Sia che tu stia preparando il tuo prossimo round di finanziamento o cercando di costruire il budget del prossimo anno, avrai sempre le informazioni di cui hai bisogno in un formato semplice e di facile accesso. Forniamo rendiconti finanziari mensili, trimestrali e annuali come bilanci, P&L e flusso di cassa. E se vuoi sapere qualcosa di specifico, il tuo contabile dedicato sarà in grado di fornirti quelle informazioni in qualsiasi momento.

P.S. Non avrai davvero pensato che avremmo messo insieme uno stack tecnologico per la contabilità senza raccomandarci, vero? Prova Pilot Now per un mese.

Step 4: Automatizzare la contabilità pagabile &Ricevibile

La contabilità pagabile (inviare fatture e ricordare alle persone di pagarle) e quella ricevibile (pagare le bollette) sono parte integrante del fare affari. Ma qualcuno deve fare il lavoro di sedersi, determinare cosa deve essere pagato e assicurarsi che il denaro passi di mano quando si suppone che lo faccia.

Alcuni contabili faranno questo compito e altri no. Indipendentemente da chi se ne occupa, molti dei compiti necessari per la fatturazione (generare fatture, ricordare ai clienti di pagare, ottenere l’approvazione del pagamento dalla persona giusta, aggiornare i libri contabili quando il denaro esce o entra nel vostro conto, e così via) possono essere fatti in modo più efficiente da un computer. Per questo lavoro, raccomandiamo Bill.com.

Come tutti i software di questa lista, Bill.com richiede un po’ di tempo per essere usato. Ma semplifica enormemente la contabilità debitori e creditori. Dall’invio di promemoria di fatturazione automatica alla sincronizzazione dei dati del conto bancario con il software di contabilità scelto, completa una serie di compiti che sarebbe meglio lasciare ai computer.

La loro funzione di trascinamento per le fatture fa risparmiare tempo a chiunque stia gestendo AP/AR, e si può impostare un flusso di lavoro di approvazione in modo che chiunque abbia bisogno di input possa premere uno o due pulsanti per farlo.

Combinato con QuickBooks, Expensify, e Pilot, Bill.com è il pezzo finale di cui hai bisogno per una soluzione di contabilità automatizzata che è il più vicino alle mani libere che potrai trovare.

(Bonus) Passo 5: Rendere i benefici &del libro paga più facili

Il libro paga e altri compiti delle risorse umane – come la gestione dei piani assicurativi dei dipendenti – è qualcosa che la maggior parte dei contabili non toccherà mai. Ma è un’altra importante funzione di back-office che può essere migliorata dall’automazione. Molti dei nostri clienti hanno provato e apprezzato Gusto, quindi siamo felici di raccomandarlo a chiunque cerchi una soluzione per il libro paga.

Gusto ha senso per le piccole e medie imprese e le startup. Mentre sarebbe ingannevole affermare che Gusto automatizza le risorse umane, è accurato dire che automatizza molti compiti fastidiosi e semplifica notevolmente l’esecuzione del libro paga.

Quanto tempo impiega lei (o il suo team) per eseguire il libro paga attualmente? Gusto sostiene che la maggior parte dei clienti può eseguire il libro paga in 10 minuti o meno una volta che Gusto è impostato. Inoltre, archiviano e pagano automaticamente le tue tasse sul libro paga e forniscono assistenza con benefici come l’assistenza sanitaria.

Se sei seriamente intenzionato ad automatizzare i compiti di back-office, Gusto è una buona aggiunta alla lista.

Conclusione

Nel 2019, non c’è solo un pezzo di software che automatizza completamente il tuo back office. Ma combinando gli strumenti delineati sopra, puoi avvicinarti il più possibile alla contabilità automatica.

Se ti sono piaciuti questi strumenti e vuoi altre raccomandazioni, dai un’occhiata al nostro stack finanziario consigliato.

A Pilot, abbiamo un team di esperti contabili (con superpoteri software) che fanno i tuoi libri in QuickBooks Online. Lasciaci togliere il peso della contabilità dal tuo piatto: Prova ora Pilot.