Non è un segreto – nelle industrie competitive, le persone sono tutto.
Attrarre e mantenere le persone migliori può letteralmente fare o rompere il tuo business, e il successo dipende dal vincere la “guerra per il talento”.
Le migliori aziende sanno che per vincere, è necessario creare una cultura di impegno, e un ambiente dove le persone vogliono passare il loro tempo.
E’ qui che un office manager rockstar diventa indispensabile, qualcuno che può coltivare la cultura di cui la tua azienda ha bisogno e guidare la nave nella giusta direzione mentre la tua azienda cresce.
Se solo fosse così semplice…
L’office manager è una posizione unica ed esigente. Ci vuole una serie di competenze diverse – e un individuo straordinario – per prosperare davvero nel ruolo.
Bonus gratuito: ottieni una versione PDF del Rapporto sullo stato dell’Office Manager 2018. Abbiamo intervistato 572 responsabili d’ufficio per scoprire 10 punti di forza che puoi usare per raggiungere i tuoi obiettivi e superare le sfide. Inoltre, scopri cosa vengono pagati gli altri Office Manager (e come puoi guadagnare di più)!
Considera questo:
Il responsabile dell’ufficio è una delle poche persone (a parte forse il CEO o il personale senior delle risorse umane) che interagisce con i dipendenti di ogni livello e all’interno di ogni reparto praticamente ogni giorno.
A SnackNation, siamo grandi sostenitori di office manager di talento. Questo perché abbiamo il privilegio di lavorare direttamente con migliaia di incredibili office manager in alcune delle aziende più impegnate di tutto il paese.
Quindi cosa serve per essere uno di questi office manager di livello superiore? Come si fa a trovare e assumere qualcuno che sia perfetto per questo ruolo?
Abbiamo parlato sia con i capi ufficio che con le persone che li assumono in alcune delle aziende che stanno facendo bene quando si tratta di cultura e impegno. Ecco cosa avevano da dire sulle caratteristiche principali di cui hai bisogno per essere un office manager rockstar.
Il modo migliore per creare, tracciare e monitorare i suggerimenti in questo post è con un software di produttività come lunedì.
Flessibilità impareggiabile
Lo abbiamo sentito ancora e ancora – la flessibilità era la caratteristica più importante secondo le persone che abbiamo intervistato. Per essere un buon manager d’ufficio, devi saper accettare i colpi ed essere in grado di gestire qualsiasi cosa ti capiti a tiro.
Shannon McLendon, Operations and Events Lead di The Motley Fool, spiega:
“Un office manager del Fool è una sorta di tuttofare che indossa molti cappelli diversi.
Le cose cambiano rapidamente, quindi devo pensare con i miei piedi ed essere proattivo nel portare a termine le cose.”
E questo ha senso – non esiste una “giornata tipica” per un office manager. Un minuto prima si potrebbe pianificare un evento fuori sede per 150 persone, il minuto dopo si sta coordinando l’arrivo di un importante investitore o aiutando con il design degli interni di un nuovo ufficio.
La capacità di adattarsi e improvvisare è fondamentale.
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Organizzazione stellare & Follow-Through
Questo secondo consiglio potrebbe sembrare una sciocchezza, ma essere organizzati è uno dei maggiori fattori per il successo in questo ruolo. Ancora una volta, il ruolo dell’OM è così ampio e vario che può essere facile perdere di vista i compiti da svolgere. E poiché spesso si supportano i dirigenti di livello C, la maggior parte delle cose sono ad alta priorità e il margine di errore è sottile.
Lindsey Ingalls, Client Success Manager e Office Manager di Leadquizzes, lo spiega per noi.
“Come office manager hai quello che sembra un milione di cose diverse in corso contemporaneamente e devi assicurarti che vengano tutte gestite. Non potrei vivere senza il mio calendario di Google e mettere tutti i miei compiti e il tempo in cui li farò lì.
Non importa quanto piccolo sia il compito, anche qualcosa che richiede 5 minuti, va lì e viene fatto.”
Non si tratta solo di essere organizzati, però – si tratta di preoccuparsi abbastanza per assicurarsi che i compiti che stai tracciando siano fatti in tempo e siano fatti bene.
Accessibilità completa
Un office manager dovrebbe essere accessibile – sia in termini di disponibilità, che in termini di calore della sua personalità. Il vostro team dovrebbe sentirsi a proprio agio nell’avvicinarsi al responsabile dell’ufficio per compiti che lui o lei possiede.
Paul Marshall, Chief Financial Officer e Senior Vice President of Operations di Influitive, spiega perché ha nominato l’accessibilità come la qualità numero uno di un fantastico responsabile dell’ufficio:
“Soprattutto, un grande responsabile dell’ufficio dovrebbe essere accessibile ai propri colleghi per garantire che tutti stiano lavorando alla loro massima produttività”, dice. “Un’esperienza personalizzata fa sentire i singoli dipendenti speciali e apprezzati.
Un esempio di come facciamo questo a Influitive è attraverso [email protected], dove i dipendenti possono chiedere al nostro team qualsiasi cosa che possa rendere migliore la loro esperienza lavorativa.”
Secondo Paul, questo tratto è incarnato da Rebecca Shaffer, che è stata originariamente assunta come coordinatore delle operazioni, ma è stata promossa a direttore operativo/direttore dell’ufficio nel giro di un anno.
Ecco Shannon di The Motley Fool con un altro motivo per cui l’accessibilità è così importante in questo ruolo:
Il mio approccio ha aiutato i Fool a sentirsi a proprio agio a venire da me con qualsiasi preoccupazione e ha contribuito a promuovere buone relazioni con i Fool di tutta l’azienda.
Il mio più grande successo come office manager è dovuto al team che lavora con me ogni giorno. La fiducia che ho in loro per andare il miglio extra e prendere decisioni si è dimostrata inestimabile.
Il mio team gestisce tutto, dalle operazioni interne, alla pianificazione degli eventi, alla sicurezza, alla manutenzione, così come la felicità generale dei dipendenti. Non potrei essere il manager di successo che sono senza di loro.
Comunicazione solida
La comunicazione è un’abilità spesso trascurata (ma non meno importante) quando si tratta di prosperare nel ruolo di office manager.
Il lavoro spesso richiede di prendere le idee dal c-suite e tradurle per il resto dell’organizzazione.
Questo è particolarmente vero quando sei responsabile dell’implementazione delle politiche aziendali. Dovete fare attenzione a comunicare il ragionamento dietro le vostre politiche d’ufficio per assicurare il più alto buy-in possibile da parte del vostro team. Devi anche essere in grado di anticipare le domande ed essere pronto a rispondere al volo.
Liza Goldberg, la nostra fantastica Vibe Manager qui a SnackNation, ha fatto della comunicazione interna una parte indispensabile del suo repertorio.
“La comunicazione interna in questo ruolo è così importante.
Ogni settimana mi trovo di fronte a tutta l’azienda, annunciando nuove attività o spiegando le politiche, e devo assicurarmi di farlo in un modo che sia sensibile alle esigenze del team, ottenendo tutti i dettagli giusti, e anche spiegando chiaramente le ragioni dietro – che si tratti di una nuova politica di parcheggio o del nostro prossimo team building fuori sede.”
(Curiosità: Liza ha vinto l’ambito premio Value Victor dell’azienda poco più di un mese dopo essere stata assunta – è una roccia!)
5. Ottimismo irragionevole
Quando le persone visitano l’ufficio – che si tratti di una potenziale nuova assunzione, di un possibile investitore o di un futuro partner strategico – il capufficio è di solito la prima persona che vedono, e il suo contegno aiuta a formare quelle prime impressioni così critiche.
La maggior parte dei buoni capufficio hanno un atteggiamento naturalmente positivo e un contegno caloroso. Ma la vera sfida arriva in quelle inevitabili brutte giornate. Tutti le hanno – giorni in cui preferiremmo rimanere a letto – e può essere allettante lasciare che il tuo umore oscuri la tua personalità. Ma il capufficio non ha questo lusso, poiché il suo comportamento ha un impatto diretto sull’azienda. Le rockstar dell’ufficio sanno di mettere su una faccia felice anche quando potrebbe non riflettere totalmente il loro umore interiore.
Il CEO di SnackNation Sean Kelly è d’accordo:
“Avere un atteggiamento naturalmente effervescente è un must. Anche quando sei giù, devi mettere una faccia positiva.
Sei il centro del morale – ecco perché lo chiamiamo un ‘vibe manager’ piuttosto che un office manager.”
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Creatività magica
Sempre più spesso, l’office manager di una società è responsabile delle vibrazioni dell’ufficio. Infatti, questo è il motivo per cui il titolo ufficiale del nostro office manager è “Vibe Manager”. L’atmosfera dell’ufficio stabilisce il tono per il resto dell’azienda e aiuta a creare la cultura di cui abbiamo bisogno per essere produttivi, creativi e raggiungere i nostri obiettivi ogni mese.
Mantenere una cultura e un’atmosfera richiede una notevole creatività. Gli office manager si dilettano in cose come l’interior design e la pianificazione di eventi.
Prendiamo ad esempio la pianificazione di un evento fuori sede – qualcosa che la maggior parte dei dipendenti probabilmente dà per scontato. Il solo fatto di trovare un’attività nuova e divertente che piaccia a tutti è una sfida.
Devi considerare, cos’è qualcosa che non abbiamo mai fatto prima? Cosa si divertirebbe a fare tutta la nostra squadra? Cosa possiamo fare nel rispetto del budget? In che modo questa attività aiuterà a sostenere la cultura di cui abbiamo bisogno per avere successo? È una sfida importante, e richiede un serio pensiero fuori dagli schemi.
(Fortunatamente, abbiamo alcune idee che puoi prendere in prestito.)
Fiducia incrollabile in se stessi
Questo ruolo richiede molto spesso un’interazione quotidiana con CEO e COO, quindi devi essere sicuro di te per guadagnarti il loro rispetto. Per quanto si possa desiderare, non si può essere tutto per tutti, e bisogna dare delle priorità. Imparare a dire di no è essenziale.
Lindsey di Leadquizzes spiega:
“Ricevo quotidianamente richieste da persone in ufficio di cose che sono ‘necessarie’ e che vogliono siano fatte subito, ed è importante porre dei limiti in modo che l’intero ufficio ne possa beneficiare.
Solo perché una persona vuole che la temperatura dell’ufficio sia impostata a 78 non significa che l’intero ufficio sia contento. Bisogna mantenere un sano equilibrio per rendere felice tutto l’ufficio.”
Anticipazione da Jedi
Essere proattivi e anticipare le esigenze future è una delle migliori risorse che un office manager possa avere.
Molto del lavoro è reattivo, e questa può essere una delle maggiori sfide – reagire e dare priorità alla miriade di richieste che un office manager riceve da tutta l’organizzazione. Un modo per ottimizzare il flusso di lavoro e ridurre i compiti reattivi è quello di anticipare e pianificare per loro.
Liza Goldberg di SnackNation espande questa idea:
“Devi costantemente tenere gli occhi e le orecchie aperte.
Sei una delle poche persone nell’azienda che ha un punto di vista veramente olistico su molte questioni, ed è tua responsabilità sia anticipare i bisogni, sia assicurarti di collegare i punti per le persone e i dipartimenti che non hanno il beneficio della tua prospettiva.”
Keen Emotional Intelligence & Steadfast Composure
Come abbiamo detto, come office manager hai a che fare con persone di ogni livello – dagli impiegati di rango ai dirigenti, e tutto il resto. Questo significa tonnellate di personalità diverse – alcune più impegnative di altre. Come office manager, devi essere in grado di trattare con tutti loro.
Il CEO di SnackNation Sean Kelly (qualcuno che sa una cosa o due sul lavorare con incredibili office manager) elabora:
“La cosa numero uno che rende un office manager rockstar è un alto grado di intelligenza emotiva. Hai a che fare con tutti nell’azienda, e sperimenti un sacco di emozioni e atteggiamenti diversi.
Spesso, quando le persone chiedono delle cose, non lo fanno necessariamente con tutto il rispetto che dovrebbero. Ma bisogna prendere la cosa al volo, rimanere composti ed essere resilienti. Queste qualità sono inestimabili per il successo nel ruolo.”
E mentre leggere e soddisfare i bisogni emotivi della tua squadra è cruciale, sul rovescio della medaglia, non puoi avere la pelle sottile ed essere un grande office manager. Avere una testa livellata e mantenere la compostezza di fronte alla pressione è un attributo necessario.
Ci vuole molto per essere un grande office manager. A volte può sembrare ancora più difficile trovarne uno.
Ma l’importanza della cultura non sta andando via molto presto, e quindi il ruolo di office manager è solo destinato ad aumentare di importanza.
Ecco perché è necessario trovare qualcuno che incarni la maggior parte (o tutte) queste caratteristiche. Trovare la persona giusta potrebbe sembrare un compito impossibile, ma fidatevi di noi, ne vale la pena.
Per questo è necessario trovare qualcuno che incarni la maggior parte (o tutte) queste caratteristiche.