A causa dell’eliminazione del pagamento di responsabilità condivisa individuale a partire dal 2018, il modulo 1095-B non è più necessario per un contribuente per calcolare la responsabilità fiscale federale o presentare una dichiarazione dei redditi, anche se l’obbligo di fornire il modulo 1095-B rimane.
Il 2 ottobre 2020, l’Internal Revenue Service (IRS) ha annunciato una proroga della data di scadenza per fornire ai dipendenti i moduli di informazioni sulla copertura sanitaria 2020 nell’avviso 2020-76. Gli Applicable Large Employers (ALEs) hanno ora fino al 2 marzo 2021, per fornire i moduli 1095-C 2020 agli individui.
L’IRS ha anche esteso il sollievo di transizione dalle sanzioni per informazioni errate o incomplete sotto le sezioni 6721 e 6722 agli ALEs che possono dimostrare di aver fatto sforzi in buona fede per rispettare i requisiti di segnalazione del modulo 1095-C sotto la sezione 6056 per il 2020; sia per fornire agli individui che per archiviare con l’IRS.
L’avviso 2020-76 dell’IRS fornisce ulteriore sollievo dalle sanzioni ai sensi della sezione 6722 ai fornitori di copertura minima essenziale (MEC) che non riescono a fornire il modulo 1095-B o il modulo 1095-C agli individui che non erano dipendenti a tempo pieno per qualsiasi mese dell’anno, a determinate condizioni.
Sfondo
La sezione 6056 del Codice delle Entrate (IRC) sotto l’Affordable Care Act (ACA) richiede agli ALE di riferire all’IRS se offrono ai loro dipendenti a tempo pieno e ai loro dipendenti qualificati l’opportunità di iscriversi alla copertura minima essenziale (MEC) sotto un piano sponsorizzato dal datore di lavoro. Un ALE è un datore di lavoro che ha impiegato (qualsiasi combinazione di lavoratori all’interno di un gruppo controllato) una media di almeno 50 dipendenti a tempo pieno (inclusi i dipendenti equivalenti a tempo pieno) durante l’anno solare precedente. I dipendenti sono considerati a tempo pieno in qualsiasi mese in cui sono accreditati con almeno 30 ore di servizio a settimana, in media, o 130 ore di servizio nel mese.
Le ACE devono fornire i moduli 1095-C ai dipendenti o agli individui coperti per quanto riguarda la copertura assicurativa sanitaria offerta loro. Gli individui possono usare queste informazioni per determinare se, per ogni mese, possono richiedere il credito d’imposta premium sulle loro dichiarazioni dei redditi individuali. Il modulo 1095-C deve essere fornito e archiviato per ogni dipendente che è stato a tempo pieno per uno o più mesi di un anno e include i dettagli di qualsiasi copertura di assicurazione sanitaria offerta al dipendente, riportati su base mensile. Per i piani auto-assicurati, il modulo 1095-C deve anche essere fornito agli individui che si sono iscritti alla copertura qualificata, che può includere i dipendenti non a tempo pieno e qualsiasi coniuge coperto e le persone a carico.
La scadenza del 31 gennaio per fornire i moduli 1095-C ai dipendenti è stata estesa anche per il 2015 (Avviso 2016-4); 2016 (Avviso 2016-70), 2017 (Avviso 2018-06); 2018 (Avviso 2018-94) e 2019 (Avviso 2019-63).
Termine prorogato per fornire i moduli 1095-C del 2020 ai dipendenti
L’avviso 2020-76 dell’IRS ha annunciato una proroga del termine per fornire i moduli 1095-C ai dipendenti fino al 2 marzo 2021, ma i datori di lavoro sono invitati a fornire tali dichiarazioni il prima possibile. La proroga è automatica e non deve essere richiesta. La scadenza per il deposito dei moduli 1095-C non è prorogata e rimane il 28 febbraio (1 marzo 2021 perché il 28 febbraio cade di domenica) per i compilatori cartacei, o il 31 marzo per quelli elettronici. Il deposito elettronico è richiesto per le parti che archiviano 250 o più moduli.
La maggior parte dei dipendenti non avrà bisogno del modulo 1095-C per preparare la loro dichiarazione dei redditi. Prima del 2019, alcuni dipendenti potrebbero aver fatto riferimento al modulo 1095-C, parte III, per determinare se si applicava un pagamento di responsabilità condivisa per la copertura dell’assicurazione sanitaria. Tuttavia, a partire dal 1 gennaio 2019, la penalità del mandato di copertura sanitaria individuale è stata ridotta a zero a seguito del Tax Cuts and Jobs Act del 2017. Di conseguenza, la casella “Copertura sanitaria per tutto l’anno o esente” è stata rimossa dal modulo 1040. Le informazioni sulla copertura sanitaria sono ancora rilevanti per i residenti della California, del Distretto di Columbia, del New Jersey o del Rhode Island, che hanno mandati di copertura sanitaria individuale in vigore. I contribuenti possono anche fare affidamento su altre informazioni ricevute dal loro datore di lavoro o fornitore di copertura ai fini della compilazione dei loro ritorni.
2020 è l’anno finale per il sollievo di transizione “in buona fede” dalle sanzioni per informazioni errate o incomplete
L’IRS ha anche esteso il sollievo di transizione dalle sanzioni per informazioni errate o incomplete sotto le sezioni 6721 e 6722 alle ALE che possono dimostrare di aver fatto sforzi in buona fede per conformarsi ai requisiti di segnalazione del modulo 1095-C; sia per la fornitura agli individui che per il deposito presso l’IRS. La sezione 6721 dell’IRC impone una sanzione per non aver presentato tempestivamente un Information Return o per aver presentato un Information Return errato o incompleto (per esempio, con un nome e/o un numero di previdenza sociale errato). La sezione 6722 del codice impone una sanzione per non aver fornito tempestivamente una dichiarazione di informazioni o per aver fornito una dichiarazione di informazioni errata o incompleta.
L’IRS ha precedentemente fornito il sollievo di transizione dalle sanzioni ai sensi delle sezioni 6721 e 6722 alle ALE che potrebbero dimostrare di aver fatto sforzi in buona fede per conformarsi ai requisiti di segnalazione delle informazioni ACA per il 2015 al 2019. L’avviso 2020-76 estende questo sollievo al 2020 Forms 1094-C/1095-C, tuttavia, afferma “poiché questo sollievo in buona fede era inteso come sollievo transitorio, questo è l’ultimo anno che il Dipartimento del Tesoro e l’IRS intendono fornire questo sollievo”. Le ALE saranno ammissibili per il sollievo se possono dimostrare di aver fatto sforzi in buona fede per conformarsi ai requisiti di segnalazione di informazioni corrette e complete. Non è previsto alcuno sgravio per il mancato deposito o la mancata presentazione di una dichiarazione entro le date di scadenza (come esteso dalla Notice 2020-76). Nel determinare la buona fede, l’IRS prenderà in considerazione se un datore di lavoro ha fatto sforzi ragionevoli per preparare la segnalazione delle informazioni richieste e fornirle ai dipendenti. L’IRS considererà anche la misura in cui il datore di lavoro sta prendendo provvedimenti per garantire che sarà in grado di soddisfare i requisiti di segnalazione per il 2020.
Salvaguardia delle sanzioni per la mancata fornitura del modulo 1095-B e di alcuni moduli 1095-C
A causa dell’eliminazione del pagamento di responsabilità condivisa individuale a partire dal 2018, il modulo 1095-B non è più necessario per un contribuente per calcolare la responsabilità fiscale federale o presentare una dichiarazione dei redditi, anche se l’obbligo di fornire il modulo 1095-B rimane. L’IRS non valuterà una sanzione ai sensi del Code Sec. 6722 per non aver fornito un modulo 1095-B se: (1) l’ente segnalante pubblica un avviso sul suo sito web indicando che gli individui possono richiedere un modulo 1095-B 2020 e che l’individuo deve fornire un indirizzo email e fisico per spedire la dichiarazione e un numero di telefono dove possono essere contattati; e (2) l’ente segnalante fornisce la dichiarazione entro 30 giorni dalla richiesta. Questo sgravio non si applica alla fornitura del modulo 1095-C ai dipendenti a tempo pieno. Lo sgravio coprirà qualsiasi sanzione relativa alla fornitura del modulo 1095-C a qualsiasi dipendente che non è un dipendente a tempo pieno per qualsiasi mese nel 2020.
Gli sforzi “in buona fede” possono richiedere un’azione
Come notato, nessun sollievo sarà fornito nel caso di entità di segnalazione che non fanno uno sforzo in buona fede per conformarsi ai regolamenti. Per quanto riguarda l’accuratezza delle informazioni riportate, come i nomi e i numeri di sicurezza sociale (SSN), questi regolamenti sono riflessi e spiegati nella Pubblicazione 1586 dell’IRS. Questa pubblicazione specifica le azioni necessarie per evitare sanzioni per le dichiarazioni informative (es, Forms 1095-C and W-2) che sono archiviati o forniti con SSNs mancanti o errati, o con nomi che non corrispondono ai corrispondenti SSNs.
Le sanzioni di accuratezza possono essere fino a $280 per ritorno per la mancata archiviazione e la mancata fornitura accurata e tempestiva di Information Returns, fino ad un limite annuale di $3,392,000 ($1,130,500 per i datori di lavoro con entrate lorde sotto $5,000,000). Sanzioni separate sotto le sezioni 6721 e 6722 possono applicarsi alla presentazione e alla fornitura, quindi la sanzione complessiva potrebbe essere di 560 dollari per dichiarazione, fino a 6.784.000 dollari all’anno. L’IRS generalmente non ha fatto valere tali sanzioni in modo sistematico per i moduli 1095-C o i moduli W-2, ma la politica di applicazione potrebbe cambiare in futuro.
Per evitare tali sanzioni, i datori di lavoro potrebbero dover seguire la guida della Pubblicazione 1586 per controllare con i dipendenti se vengono a conoscenza di un errore di nome/SSN. Per esempio, il sistema di archiviazione elettronica dell’IRS per i moduli 1095-C notifica i datori di lavoro di qualsiasi errore nei nomi e negli SSN. Questi avvisi di errore non sono un Avviso 972CG dell’IRS; cioè, non richiedono una sollecitazione specifica, ma può essere ragionevole nelle circostanze controllare i registri del datore di lavoro per confermare che le informazioni fornite dal dipendente siano state trascritte correttamente; e, in tal caso, chiedere ai dipendenti interessati di verificare che le informazioni fornite corrispondano al nome e al SSN sulla loro carta di sicurezza sociale. Per esempio, le persone possono dimenticare di informare la Social Security Administration (SSA) riguardo a matrimoni, divorzi, ecc.
Per ulteriori informazioni, vedere IRS Notice 2020-76 o IRS Publication 1586.
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Aggiornato il 15 ottobre 2020
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