Secondo il Bureau of Labor Statistics, ci sono più di quattro milioni di segretari e assistenti amministrativi negli Stati Uniti. Mentre i termini segretaria e assistente amministrativa sono spesso usati in modo intercambiabile, in alcune aziende ci sono alcune importanti distinzioni tra le due posizioni, compresi i compiti di lavoro, il livello di responsabilità e il livello di istruzione e formazione richiesto per svolgere il lavoro.
Definizione di segretaria
In generale, una segretaria è qualcuno che esegue strettamente compiti di supporto e dattilografia, come la digitazione, dettatura, archiviazione o fotocopie. Le segretarie rispondono anche al telefono e consegnano i messaggi, smistano e consegnano la posta e, in alcune aziende, si occupano della reception. Le segretarie spesso prendono anche i verbali delle riunioni. Nella maggior parte dei casi, le segretarie non supervisionano il personale o hanno il potere di delegare i compiti.
Definizione di Assistente Amministrativo
Gli assistenti amministrativi, a differenza delle segretarie, hanno generalmente compiti che vanno oltre le funzioni amministrative. Gli assistenti amministrativi spesso gestiscono i calendari dei loro datori di lavoro, organizzano viaggi, redigono documenti ed eventualmente lavorano con il loro capo e altri dipendenti su progetti. Spesso gestiscono la manutenzione delle attrezzature d’ufficio e lavorano con i fornitori per acquistare forniture e negoziare prezzi e contratti. Gli assistenti amministrativi in alcune aziende possono anche supervisionare altri impiegati.
Requisiti di istruzione
Mentre è possibile ottenere una posizione di segreteria entry-level con un’istruzione superiore, per posizioni amministrative più avanzate, come segretari esecutivi o assistenti esecutivi, sta diventando sempre più importante per i candidati avere una laurea o un’esperienza lavorativa significativa, poiché molti assistenti amministrativi lavorano a stretto contatto con i dirigenti su progetti di alto livello. Per lavorare come segretaria legale o medica, in genere è necessario completare un programma specializzato per imparare la terminologia e le procedure associate al campo.
Requisiti di abilità
Eccellenti capacità di computer, attrezzature da ufficio e dattilografia sono un requisito sia per le segretarie che per gli assistenti amministrativi. È anche importante avere buone capacità di comunicazione e interpersonali, dato che entrambe queste posizioni richiedono generalmente di interagire con il pubblico e con i colleghi. L’organizzazione è anche importante per le segretarie e gli assistenti amministrativi, poiché il loro lavoro è spesso incentrato sul mantenere gli altri organizzati. Secondo il Bureau of Labor Statistics, poiché i manager e altri professionisti assumono più compiti che erano tradizionalmente gestiti dalle segretarie, come l’elaborazione dei testi, la domanda di lavoratori strettamente impiegatizi diminuirà, mentre i ruoli di assistente amministrativo si espanderà.
Pagamento
In generale, gli assistenti amministrativi guadagnano più delle segretarie. Secondo il Bureau of Labor Statistics, lo stipendio medio per una segretaria è di 29.050 dollari all’anno, a partire dal 2008. I segretari legali, medici ed esecutivi guadagnano di più, con alcuni segretari esecutivi che guadagnano più di 50.000 dollari all’anno. Gli assistenti amministrativi guadagnano una media di 40.030 dollari all’anno, con alcuni assistenti esecutivi che guadagnano più di 60.000 dollari all’anno. La paga effettiva è determinata dalla posizione geografica, dall’istruzione, dall’esperienza e dall’industria.