Presenta i tuoi dati come un professionista

Con così tanti modi per far girare e distorcere le informazioni al giorno d’oggi, una presentazione deve fare di più che condividere semplicemente grandi idee – deve supportare quelle idee con dati credibili. Questo è vero sia che siate un dirigente che presenta nuovi clienti, un venditore che vende i suoi servizi, o un CEO che fa un caso di cambiamento.

“Sapere come sviluppare e consegnare una presentazione basata sui dati è ora un’abilità cruciale per molti professionisti, poiché spesso dobbiamo raccontare ai nostri colleghi storie che sono molto più convincenti quando sono supportate da numeri”, dice la ricercatrice e consulente Alexandra Samuel.

Nessun problema, direte voi. Un grafico a barre qui, e un grafico a torta lì, e si parte per le corse, giusto?

Non così in fretta. Perché mentre una buona presentazione include dati, i dati da soli non garantiscono una buona presentazione. Non è la semplice presenza di dati che dà potere al presentatore. È come quei dati sono presentati.

Mostrare i dati può sembrare semplice nell’era di PowerPoint, Prezi, Canva, Visme, Haiku Deck, e altre piattaforme tecnologiche dal nome insensato. Ma alzi la mano chi è stato confuso da un grafico che ha visto a una conferenza o ha mai sentito un presentatore dire: “Probabilmente non si vede bene questo diagramma, ma quello che mostra è…”? Cosa potrebbe essere un errore più grande del grafico stesso che viene reso inutile?

Il modo in cui presentate i dati può raddoppiare – o decimare – il loro impatto, quindi prendete nota di questi sette modi per garantire che i vostri dati facciano il loro lavoro.

1) Assicuratevi che i vostri dati possano essere visti

Questo può sembrare ovvio ma a volte siete troppo vicini alla vostra presentazione – letteralmente. Ciò che è leggibile sul tuo portatile può esserlo molto meno quando viene proiettato su uno schermo. Il vostro pubblico non imparerà ciò che non può vedere. Per evitare la debacle di tradurre a pecorina numeri ed etichette difficili da vedere, provate la vostra presentazione con i colleghi seduti lontano quanto lo sarebbe il pubblico reale. Chiedete loro: “Riuscite a vedere chiaramente questo grafico?” Se la risposta è tutt’altro che un deciso “sì”, ridisegnalo per essere più facile per gli occhi.

2) Concentrati maggiormente sui punti che i tuoi dati illustrano

In termini di fumetto, tu sei Wonder Woman, e i dati sono il tuo lazo magico – uno strumento che rafforza il tuo impatto ma non ha valore finché non lo applichi di proposito. Non lasciare l’onere di decodificare i tuoi dati al tuo pubblico. È il tuo lavoro spiegare come i dati supportano i tuoi punti principali.

“Le diapositive di dati non riguardano veramente i dati. Riguardano il significato dei dati”, spiega l’esperta di design delle presentazioni Nancy Duarte. “Sta a voi rendere chiaro questo significato prima di cliccare via. Altrimenti, il pubblico non elaborerà – e tanto meno comprerà – il vostro argomento”.”

Quando collegate i dati ai punti essenziali che supportano, la transizione dovrebbe essere esplicita e suonare così:

“Questi dati mostrano…”

“Questo grafico illustra…”

“Questi numeri dimostrano…”

Queste transizioni possono essere importanti quanto le conclusioni stesse, perché state attirando l’attenzione del pubblico su quelle conclusioni.

3) Condividi uno – e solo uno – dei punti principali di ogni grafico

Il modo più veloce per confondere il tuo pubblico è condividere troppi dettagli in una volta sola. Gli unici punti di dati che dovresti condividere sono quelli che supportano significativamente il tuo punto – e idealmente, un punto per grafico. Per mantenere i tuoi grafici sotto controllo, chiediti: “Qual è l’apprendimento più importante che voglio che il mio pubblico estragga da questi dati? Questo è l’unico apprendimento che dovreste trasmettere. Se avete diversi punti significativi da fare, considerate la possibilità di dimostrare ciascuno con una nuova visualizzazione.

L’errore che molti presentatori fanno è pensare di essere costituzionalmente obbligati a condividere ogni proiettile, idea e punto di dati su una diapositiva. Ma se stai condividendo una tendenza fondamentale che è cresciuta drammaticamente tra il 2014 e il 2017, quello che è successo nel 2013 potrebbe essere inutile. Se il 77% degli intervistati preferisce un prodotto e il 21% ne preferisce un altro, ciò che il restante 2% preferisce potrebbe anche essere troppo insignificante per giustificare la menzione.

Il guru della presentazione dei dati Scott Berinato dice: “L’impulso è quello di includere tutto ciò che si sa, i grafici impegnati comunicano l’idea che sei stato proprio quello – impegnato, come in: Guarda tutti i dati che ho e il lavoro che ho fatto.”

4) Etichetta i componenti del grafico in modo chiaro

Mentre tu hai lavorato con lo stesso grafico per settimane o mesi, il tuo pubblico sarà esposto ad esso per pochi secondi. Dai loro la migliore possibilità di comprendere i tuoi dati usando un linguaggio semplice, chiaro e completo per identificare gli assi X e Y, i pezzi di torta, le barre e altri elementi diagrammatici. Cercate di evitare abbreviazioni che non siano ovvie, e non date per scontato che i componenti etichettati su una diapositiva saranno ricordati nelle diapositive successive.

Alcuni membri del vostro pubblico sono studenti visivi (come me!) che elaborano ciò che vedono molto meglio di ciò che sentono, quindi l’intuitività visiva e la chiarezza del vostro grafico sono fondamentali.

5) Evidenzia visivamente le zone “Aha!”

Ogni grafico di valore o grafico a torta ha una zona “Aha!” – un numero o un intervallo di dati che rivela qualcosa di cruciale per il tuo punto.

I presentatori intelligenti spiegano la rilevanza della zona “Aha!” oralmente, condividendo l’apprendimento, la tendenza o la storia che i dati stanno raccontando.

I presentatori migliori lo spiegano ad alta voce, ma lo scrivono anche sulla diapositiva come un punto.

Ma i migliori presentatori fanno tutto quanto sopra ed evidenziano visivamente la zona “Aha!” stessa con un cerchio o un’ombreggiatura per raggiungere gli studenti differenziati (aurali, verbali, visivi) nel loro pubblico, così come per triplicare il rafforzamento dei dati più importanti.

6) Scrivere un titolo di diapositiva che rafforzi il punto dei dati

Anche quando i dati sono presentati efficacemente su una diapositiva, il bene più prezioso è il titolo della pagina perché è il primo elemento che il pubblico noterà ed elaborerà. Ma troppo spesso i presentatori usano parole e frasi generiche come “Statistiche” e “Secondo i numeri” che non hanno alcuno scopo funzionale.

Anche quando i titoli sono specifici, come “Preferenze dei Millennial” o “Consapevolezza della campagna”, possono essere migliorati con titoli più specifici come “I Millennial preferiscono il Mobile” o “La consapevolezza della campagna è in aumento.”

7) Presenta al tuo pubblico, non ai tuoi dati

Molti presentatori guardano le loro slide mentre condividono i dati come se il PowerPoint fosse il loro pubblico. Ma solo il vostro pubblico è il vostro pubblico, e, come esseri umani, ricevono meglio i vostri punti quando li guardate negli occhi. Questo non significa che non dovresti mai guardare i tuoi dati – solo non avere una conversazione con loro. Guardate le vostre diapositive come riferimento, ma fate i punti critici direttamente al vostro pubblico.

Se presentati in modo chiaro e preciso, i dati possono elevare la credibilità e l’affidabilità del vostro punto. Presentare male i dati non solo spreca questa opportunità, ma può danneggiare la vostra reputazione come presentatore. Come il lazo di Wonder Woman, è uno strumento potente per tirare fuori verità convincenti – maneggialo con saggezza.