Come è fatto un processo di accettazione?
Più spesso che no, un processo di accettazione di un progetto inizia quando qualcuno invia un’e-mail e dice: “Ho bisogno che tu faccia questo”. E’ importante camminare attraverso le fasi del processo di assunzione del progetto perché gestire tutto dalla tua casella di posta non è scalabile, e non è efficace o efficiente. L’uso di strumenti e metodologie di project management può aiutarvi a gestire le richieste di progetto e il vostro processo di assunzione in modo più efficace.
Il più grande problema che la maggior parte dei dipartimenti hanno con i processi di assunzione oggi è che non hanno coerenza attraverso tutti i flussi di lavoro. Che si tratti di progetti interni o di lavorare con fornitori esterni, spesso c’è poca coerenza nel modo in cui ricevono le informazioni per iniziare il processo di avvio del progetto.
Creare un processo di assunzione che funzioni veramente
Se la vostra organizzazione è come quella descritta sopra, allora ci sono molti modi in cui il lavoro vi arriva in questo momento. Il primo passo nella gestione di queste richieste di progetto è creare un processo di assunzione che funzioni davvero.
Sviluppare un modulo di richiesta di progetto
Lavora con il tuo team per determinare quali informazioni sono necessarie quando si presenta una richiesta di progetto nel tuo sistema di assunzione. Le domande comuni includono:
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Che cos’è la richiesta?
- Dove sarà usata?
- Quando è prevista?
- Quali sono i requisiti del progetto?
- Come beneficia l’azienda?
Leggi di più sulla creazione di un modulo di richiesta di progetto
Designare un luogo di presentazione della richiesta
Il passo successivo nella creazione di un processo di assunzione è designare un luogo centrale per tutte le richieste di progetto che arrivano al tuo team. Il più grande vantaggio di fare questo è la visibilità. Sarete in grado di vedere chiaramente le richieste presentate e le date di scadenza accanto al lavoro corrente in corso.
Può essere semplice come creare un indirizzo e-mail di accettazione per tutte le richieste di progetto ricevute in modo che tutte le richieste di progetto che arrivano nella vostra organizzazione vadano in un posto. Per esempio, , e tutte le richieste via e-mail saranno disponibili lì.
Oppure, puoi scegliere di usare un documento condiviso attraverso Google o Dropbox.
Tuttavia, la soluzione migliore è quella di sfruttare un software di gestione dei progetti per mantenere tutto il lavoro centralizzato, assicurare che i campi delle richieste di progetto siano compilati, e spostare facilmente le richieste nei compiti.
Designare chi è responsabile dell’accettazione
In seguito, devi scegliere la persona all’interno della tua organizzazione che controllerà la posizione di accettazione centralizzata. Abbastanza semplice. Poi, impostate la vostra posizione di accettazione preferita in modo che le persone che devono essere notificate quando viene presentata una richiesta di progetto siano notificate.
Formalizzate il processo
Potete avere tutti i processi in atto, ma se nessuno ne è a conoscenza, è come non avere alcun processo di accettazione.
Se formalizzi non solo la tecnologia del processo di assunzione, ma anche la struttura effettiva di come ogni progetto inizierà e si muoverà attraverso l’organizzazione, allora avrai una responsabilità molto migliore e alla fine, tutti impareranno il sistema di assunzione.
Per fare questo, potresti aver bisogno di trovare un “tappo” nella tua organizzazione per evangelizzare il processo di assunzione. Questa è la persona che renderà responsabile ogni singola persona del team, dall’alto al basso, e da destra a sinistra; tutti saranno ritenuti responsabili dell’uso del sistema di assunzione. Questa persona non deve necessariamente essere un dirigente o un superiore. Può essere un account executive, un project manager, un traffic manager, o il team nel suo complesso.
La persona che fermerà il processo nella vostra organizzazione sarà la persona che si alzerà fisicamente e camminerà nell’ufficio di ogni singola persona, gli terrà la mano e mostrerà loro come usare correttamente il processo d’ingresso, e poi insisterà che lo facciano in quel modo ogni singola volta.
Se riuscite a trovare quell’unica persona nella vostra organizzazione, o se potete effettivamente uscire e assumere quell’unica persona nella vostra organizzazione, scoprirete che la vostra gestione del progetto funziona in modo molto più efficiente.
Tenere ferma la persona è una componente chiave per un processo di assunzione di successo. Se le persone ti mandano richieste via e-mail e non usano il sistema di assunzione, diventa necessario dire loro, “Non posso lavorare su questo perché non lo vedo. Non è nel sistema di gestione del progetto”.