Risposte veloci sui moduli 1099 per lavoratori indipendenti – AGGIORNATO per il 2018

Ci sono diverse varianti del modulo 1099, quindi chiedere semplicemente cos’è un modulo 1099 non ti darà la risposta che stai cercando.

Come proprietario di un’azienda statunitense, probabilmente hai emesso un modulo fiscale 1099 da appaltatore indipendente ad alcuni dei tuoi dipendenti o un 1099-INT per il reddito da interessi che potresti ricevere dalla tua banca.

Tuttavia, per gli scopi di oggi, l’articolo sarà limitato al modulo 1099-MISC. Questo è il modulo usato dalle piccole imprese per riportare redditi vari pagati ad altri durante l’anno.

Passiamo attraverso alcune domande e risposte comunemente poste (abbiamo aggiornato queste informazioni per il 2018):

Cos’è un modulo 1099?

L’Internal Revenue Service (IRS) si riferisce ai moduli 1099 come “dichiarazioni di informazioni”. I moduli riportano diversi tipi di reddito che gli individui ricevono durante l’anno. Questo include reddito da appaltatore indipendente, interessi e dividendi, pagamenti governativi, prelievi da un conto pensionistico e 1099-C per cancellazioni di debiti.

Questo porta anche alla domanda, cos’è un dipendente 1099? In parole povere, un dipendente 1099 è un appaltatore autonomo o un proprietario d’azienda in contrapposizione a uno dei vostri dipendenti.

Che tipo di reddito devo riportare su un modulo 1099?

Il 1099-MISC dovrebbe essere usato per riportare i pagamenti ai lavoratori indipendenti – non i pagamenti ai dipendenti. Per i dipendenti, si usa invece il modulo W-2 per riportare il reddito da lavoro che hai pagato loro.

I lavoratori indipendenti sono tipicamente individui autonomi o piccole imprese di servizi che assumi come appaltatori indipendenti. Esempi di lavoratori indipendenti potrebbero includere un grafico, uno sviluppatore web, un servizio di pulizia, uno scrittore freelance, un servizio di giardinaggio o di taglio dell’erba, un moderatore di forum o un altro fornitore autonomo. La chiave è che il lavoratore indipendente è un lavoratore autonomo – e non un vostro dipendente.

Si usa anche il 1099-MISC per riportare i pagamenti fatti ai fornitori di servizi aziendali non incorporati, avvocati e partnership.

Qual è la soglia di $600?

Si richiede di compilare un modulo di segnalazione 1099-MISC per un lavoratore indipendente o un’impresa non incorporata se avete pagato quel lavoratore indipendente o quell’impresa $600 o più. Sommate tutti i pagamenti fatti a un beneficiario durante l’anno, e se l’importo è di $600 o più per l’anno, dovete emettere un 1099 per quel beneficiario.

Se l’importo che avete pagato al lavoratore ammonta a meno di $600 per l’anno fiscale, allora non dovete emettere un modulo 1099.

Nota: ci sono regole di soglia speciali per riportare certi altri tipi di pagamenti, come i pagamenti fatti agli avvocati, i proventi delle barche da pesca, e le vendite di beni di consumo per la rivendita. Dovrete consultare le istruzioni del modulo IRS 1099-MISC per i dettagli sulla segnalazione di questi tipi di pagamenti. Per gli scopi di questo articolo, stiamo parlando solo di pagamenti a lavoratori indipendenti o fornitori di servizi aziendali non incorporati.

Quando deve essere emesso il modulo 1099-MISC?

Ci sono due date importanti da ricordare. Una è la data di invio del modulo 1099 al lavoratore. L’altra è la data per la segnalazione all’IRS.

A. Invio del modulo 1099 al lavoratore

Il 31 gennaio 2019, è la scadenza per fornire i moduli 1099-MISC agli appaltatori indipendenti e ai fornitori di servizi a cui hai pagato soldi durante il 2018. Spedisci una copia del modulo 1099 al lavoratore indipendente o al fornitore di servizi entro quella data.

Tip: segna subito quella scadenza sul tuo calendario. In questo modo è meno probabile che tu ti dimentichi e debba rimescolare all’ultimo minuto.

Un altro consiglio: è una buona idea controllare in anticipo con ogni beneficiario per assicurarsi di avere l’indirizzo attuale del beneficiario. Questo vi farà risparmiare del lavoro extra. Perché? Perché il beneficiario ti contatterà se lui o lei non riceve il 1099 nel caso in cui non venga inoltrato, e tu dovrai solo emettere una copia di nuovo. L’ufficio postale non è così veloce o affidabile quando si tratta di inoltrare la posta, come era una volta.

Puoi inviare i 1099 via e-mail? Tutti i professionisti delle tasse con cui abbiamo parlato hanno rifiutato di essere inchiodati sul fatto che l’e-mail sia sufficiente per i destinatari. Si noti che l’IRS usa la parola “fornire” piuttosto che “posta”. Tuttavia, l’IRS non definisce cosa significa “fornire”.

B. Segnalazione dei 1099 all’IRS

Il 2 marzo 2019 è il termine ultimo per depositare le informazioni 1099 all’IRS, se si deposita per via cartacea. Quella data è prorogata al 31 marzo 2019 se fai il deposito elettronico dei 1099.

A seconda della legge statale, potresti anche dover depositare il 1099-MISC con lo stato. Greatland ha un eccellente grafico che mostra le varie scadenze della legge statale.

(Nota: ci sono date diverse per certe altre categorie di pagamenti come i pagamenti agli avvocati. Si prega di consultare le istruzioni del modulo 1099-MISC per le date per altre situazioni.)

Vedi l’immagine di esempio qui sotto per come completare il modulo 1099 MISC.

Lavoratori non statunitensi: Devo emettere un 1099 per un lavoratore straniero?

Se assumi un cittadino non statunitense che lavora a distanza via Internet da un altro paese, generalmente parlando, non hai bisogno di compilare un 1099 per quella persona.

Per esempio, diciamo che assumi uno scrittore freelance che è un cittadino brasiliano. Lo scrittore freelance esegue tutti i servizi (cioè, scrive gli articoli) fuori dagli Stati Uniti dalla casa dello scrittore in Brasile, e guadagna 900 dollari per l’anno. In questo caso, probabilmente non avete bisogno di emettere un 1099 a quel lavoratore straniero.

Tuttavia, se il lavoratore straniero esegue qualsiasi lavoro all’interno degli Stati Uniti, avreste bisogno di archiviare il 1099.

È vostra responsabilità di verificare che il lavoratore (1) è effettivamente un cittadino non statunitense, e (2) ha eseguito tutto il lavoro fuori dagli Stati Uniti. A tal fine, in futuro potresti voler far compilare, firmare e restituire al lavoratore straniero il modulo W-8BEN.

Campione di modulo 1099 MISC compilato

Società: Ho bisogno di emettere moduli 1099 per i pagamenti effettuati a società?

No, in generale non è necessario emettere moduli 1099 per i pagamenti effettuati a una società. Per esempio, se si paga una società che, diciamo, fornisce servizi di web design o qualche altro servizio aziendale, non è necessario emettere un 1099.

Tenete a mente che una LLC o società a responsabilità limitata non è la stessa cosa di una società. In generale, ci si aspetta di inviare i moduli 1099-MISC alla maggior parte delle piccole imprese LLC.

(Come si fa a capire la differenza? Una LLC di solito ha le lettere LLC o Ltd. alla fine del nome della società. Il nome di una corporation di solito finisce in Inc. o Corp. Comunque, il beneficiario dovrebbe indicare il tipo di entità che è quando compila e vi dà un modulo W-9 in anticipo – questo è il modo migliore per capirlo)

Nota, ci sono alcune eccezioni limitate alla regola della società. Per esempio, se il pagamento è a una società per servizi legali, dovete segnalarli sul 1099. Le istruzioni 1099 dell’IRS delineano le eccezioni.

PayPal e pagamenti con carta di credito: Cosa succede se ho pagato i miei lavoratori indipendenti o fornitori di servizi elettronicamente?

Se hai pagato imprese non costituite in società o lavoratori indipendenti elettronicamente, come attraverso PayPal o una carta di credito, allora non sei tenuto a emettere un 1099-MISC a quel beneficiario.

Invece, la responsabilità di segnalazione è del servizio elettronico, che può emettere un 1099-K. Tuttavia, alcune piccole imprese scelgono di inviare comunque i moduli 1099-MISC, in un eccesso di cautela.

Vedi di più nella nostra discussione: 1099-K contro 1099-MISC per i pagamenti elettronici.

Pagamenti personali: Ho bisogno di emettere 1099 per i pagamenti effettuati per scopi personali?

No. Sei tenuto a emettere rapporti 1099-MISC solo per i pagamenti che hai fatto nel corso del tuo commercio o attività. (Se gestisci un’organizzazione no-profit, questa è considerata un’attività commerciale ai fini dei 1099.)

Diciamo che paghi un giardiniere che è un’impresa individuale per tagliare l’erba e pacciamare a casa tua, e non ha niente a che fare con la tua attività. Non dovete emettere un 1099 al giardiniere, perché era un pagamento personale.

Come emetto i moduli 1099-MISC e dove li archivio?

Come pagatore, compilate il modulo e inviate una copia al destinatario. Tu archivi il modulo con l’IRS, e potresti anche dover archiviare con le autorità fiscali statali.

Ci sono diversi modi per farlo:

• Archivia tutto da solo. Puoi completare i documenti da solo, e spedirli ai lavoratori e all’IRS. Vari programmi software possono aiutare con parti del processo, tra cui QuickBooks, Sage, Xero e TurboTax.
• Utilizzare un servizio di archiviazione 1099-MISC. Se il pensiero di navigare da soli in tutti i moduli è troppo complesso per voi, considerate di pagare per un servizio di archiviazione. Per esempio, Intuit ha un servizio di archiviazione 1099 che puoi usare. Greatland offre anche un servizio di archiviazione 1099.
• Chiedi al tuo CPA o preparatore fiscale di gestire i moduli 1099 per te. Compileranno i 1099 per voi da spedire ai lavoratori. Fanno anche le archiviazioni con l’IRS e le autorità fiscali statali per vostro conto. Per coloro che usano un CPA o un preparatore fiscale, questa è probabilmente la vostra migliore opzione. A Small Business Trends, questa è l’opzione che usiamo.

Cosa succede se c’è un errore in un modulo 1099?

Un pagatore che in seguito scopre un errore dovrebbe riemettere un modulo 1099 corretto a quel beneficiario, e correggere l’archiviazione con l’IRS.

E se sei un beneficiario, assicurati di rivedere ogni 1099 che ricevi con le tue registrazioni. Questo per un paio di ragioni:

• Il pagatore potrebbe aver fatto un errore, come un importo sbagliato. Se è così, contattate il pagatore e chiedete che il modulo 1099-MISC sia corretto e riemesso.
• La vostra azienda potrebbe essere vittima di una frode di identità. Un anno qui a Small Business Trends, abbiamo ricevuto un modulo 1099 per il reddito di affiliazione che presumibilmente abbiamo guadagnato dalla rete di partner eBay. Tuttavia, non siamo mai stati membri di quella rete e non abbiamo ricevuto alcun reddito da essa. Qualcuno ha perpetrato una frode contro eBay usando il nostro nome e indirizzo come beneficiario (fortunatamente non conoscevano il nostro TIN corretto). Abbiamo inviato una lettera certificata a eBay, e abbiamo anche allegato una spiegazione alla nostra dichiarazione dei redditi.

In caso di errore, le istruzioni dell’IRS ai destinatari dicono: “Se questo modulo non è corretto o è stato emesso per errore, contattate il pagatore. Se non riesci a far correggere questo modulo, allega una spiegazione alla tua dichiarazione dei redditi e riporta il tuo reddito correttamente.”

C’è una sanzione per NON aver emesso un modulo 1099 MISC?

Sì. A tal fine, siamo andati sul sito web di Turbo Tax. Ha una dichiarazione concisa sulle sanzioni, notando che la pena “varia da $30 a $100 per modulo ($500.000 massimo all’anno), a seconda di quanto tempo dopo la scadenza la società emette il modulo. Se un’azienda ignora intenzionalmente il requisito di fornire una corretta dichiarazione del beneficiario, è soggetta a una sanzione minima di 250 dollari per dichiarazione, senza un massimo.”

In effetti, l’IRS richiede di dichiarare in modo affermativo sotto pena di legge, se avete soddisfatto il requisito di deposito del 1099. La maggior parte delle piccole imprese completano uno Schedule C come parte delle loro dichiarazioni dei redditi. Lo Schedule C richiede che tu, come pagatore, spunti le caselle sulle linee I e J, dichiarando:

• Se hai fatto “qualsiasi pagamento nel 2018 che richiederebbe la presentazione del modulo(i) 1099”; e
• Se hai selezionato la casella per Sì, allora “hai o presenterai i moduli 1099 richiesti”?

Tip: non ignorare le presentazioni 1099. Occupatene – ora!

Che cosa succede se ho ricevuto un reddito vario durante l’anno e il pagatore non mi ha mai inviato un modulo 1099?

Se hai svolto un lavoro come appaltatore indipendente e hai guadagnato almeno 600 dollari da un pagatore, quel pagatore è tenuto a inviarti un modulo 1099-MISC. Ma se hai ricevuto meno di $600 da quel pagatore – diciamo che hai ricevuto $350 – non aspettarti di ricevere un modulo 1099.

Un’altra eccezione: se hai ricevuto pagamenti tramite mezzi elettronici come una carta di credito o PayPal, il pagatore non è tenuto a inviarti un 1099-MISC.

Però, diciamo che hai guadagnato più di $600 per l’anno. Avete ricevuto i pagamenti tramite assegno, e non elettronicamente. Eppure, il pagatore non riesce a inviare i moduli 1099. Oppure diciamo che ti sei trasferito e hai dimenticato di dirlo al pagatore, e così non ricevi il 1099. In queste situazioni, contattate il pagatore e chiedete loro di spedirvi rapidamente il modulo o una copia duplicata.

E ricordate, non siete esonerati dal segnalare il vostro reddito, solo perché non avete mai ricevuto un modulo 1099 (o perché il vostro reddito è sotto la soglia dei 600 dollari). Non fate affidamento sulla ricezione dei 1099 per tracciare e segnalare il vostro reddito.

Tracciate sempre il reddito in modo indipendente, e riconciliate i vostri dati bancari. E segnalate tutte le entrate.

Se sono un autore, qual è l’importo per un 1099 per le royalties dei libri?

C’è una soglia speciale di dollari per le royalties dei libri: 10 dollari.

Gli autori non dovrebbero essere sorpresi se ricevono 1099 per importi molto piccoli – ben al di sotto di 600 dollari.

Esempio: diciamo che avete pubblicato un libro su Amazon Kindle, e venduto una manciata di libri durante l’anno. In questo caso, potresti ricevere un 1099 da Amazon per importi come $12 o $25 o altri piccoli importi.

Dove posso ottenere i moduli 1099-MISC?

Il centro informazioni 1099-MISC dell’IRS è qui.

Ordina i moduli fiscali dall’IRS qui. O, un altro posto intrigante è FormSwift, che offre un online fill-in-the-blank 1099 MISC.

Il sistema di deposito elettronico gratuito dell’IRS per i 1099 è qui.

Puntatori finali: consulta sempre il tuo consulente fiscale e le istruzioni IRS 1099!

Disclaimer: Le informazioni in questo articolo sono per scopi educativi generali, non consigli fiscali. Mentre ci sforziamo di essere accurati, qui possiamo parlare solo in generale. Il codice fiscale è diventato troppo complesso per coprire questo argomento in 2.000 parole.

Ci sono molte eccezioni alle regole, e i fatti individuali possono fare la differenza. Leggete sempre attentamente le istruzioni dell’IRS per il modulo 1099. E consultate il vostro consulente fiscale per un consiglio specifico per la vostra situazione.

Ci sono molte eccezioni alle regole e i fatti individuali possono fare la differenza.