The Ultimate Guide to Creating an Employee Handbook |

Allora, hai appena tagliato il traguardo del processo di assunzione e ora sei pronto ad accogliere il tuo nuovo dipendente nella tua piccola impresa. Ci sono dei passi critici da fare sia per imbarcare che per trattenere i dipendenti. Un collegamento chiave tra questi due è il vostro manuale per i dipendenti.

Il vostro manuale non solo mette in scena la cultura della vostra azienda, la visione, l’atmosfera e le regole della strada, ma stabilisce anche la vostra intenzione di comunicare chiaramente. Inoltre, alcuni elementi all’interno del manuale – come i vantaggi, la compensazione, i benefici e un ambiente di lavoro sicuro – sono essenziali per il mantenimento dei dipendenti.

Esploreremo perché avete bisogno di un manuale per i dipendenti come proprietari di una piccola impresa (e il dolore e i dollari che inevitabilmente risparmierete), cosa includere, come crearne uno, e come assicurarsi che i vostri dipendenti lo rendano uno dei primi documenti che leggono il primo giorno.

Lo scopo di un manuale per i dipendenti

Un manuale per i dipendenti è il manuale operativo e lo strumento di comunicazione di cui tu e il tuo team avete bisogno per codificare le regole della strada per lavorare nella tua piccola impresa. Un manuale ben scritto offre una ripartizione degli standard, delle aspettative e dei processi che vi aspettate che i vostri dipendenti seguano, segnalando loro anche come gestirete le situazioni che si presentano.

I grandi manuali sono documenti che eccitano e danno potere ai vostri dipendenti, rafforzando la vostra cultura e i vostri valori. Il manuale per i dipendenti fornisce chiarezza e contesto, nel caso in cui sorgano problemi, in modo che i dipendenti sappiano esattamente a chi rivolgersi. I nuovi assunti ricevono una copia del manuale per i dipendenti con un modulo da firmare, confermando di averlo letto e di averne compreso il contenuto.

Anche se il manuale non garantisce la conformità (e non è un contratto di lavoro formale), dà a tutte le parti chiarezza su come operare, e può proteggere i proprietari di piccole imprese da azioni legali o anche essere usato come prova in una causa anti-discriminazione, per esempio.

Perché avete bisogno di un manuale per i dipendenti

Ci sono due statistiche sbalorditive: In primo luogo, secondo un sondaggio di Gusto sui proprietari di piccole imprese, solo il 26% delle piccole imprese con meno di 10 dipendenti ha un manuale per i dipendenti. In secondo luogo, guardando il costo di possibili controversie di lavoro, secondo uno studio del Court Statistics Project, il costo mediano di una causa di lavoro che va in giudizio è di $ 88.000.

Considerate che basta una sola causa per infliggere un duro colpo alla vostra azienda, e gli effetti delle controversie potrebbero andare ben oltre le perdite finanziarie. Una causa può danneggiare la reputazione della vostra azienda, soprattutto se dipinge la vostra azienda in una luce negativa e viene pubblicizzata dai media locali o nazionali. Può anche mettere sotto stress voi e i vostri dipendenti. Avreste potuto evitare la causa se aveste creato un manuale per i dipendenti.

È essenziale avere un manuale sul posto, perché non solo articola che tutti i dipendenti sono trattati allo stesso modo e in modo equo, ma aiuta anche a promuovere un ambiente di lavoro positivo, accogliente, produttivo e sicuro.

Vi state chiedendo se avere un manuale per i dipendenti è obbligatorio per la vostra azienda. Mentre il Dipartimento Federale del Lavoro non richiede l’effettiva creazione del documento, si richiede di informare i dipendenti dei loro diritti sul posto di lavoro, sia attraverso una segnaletica visibile sul posto di lavoro che un manuale formale. I proprietari di piccole imprese intelligenti optano per entrambi, per avere tutte le basi coperte.

Vuoi prima rivedere i manifesti obbligatori sul posto di lavoro del Dipartimento del Lavoro. e poi cercare qualsiasi requisito statale sul sito web dell’Ufficio del Lavoro del tuo Stato.

Se gestisci sedi aziendali in diversi stati, potresti dover scrivere e produrre diversi manuali; contatta il tuo avvocato per maggiori informazioni. Per esempio, i requisiti del Dipartimento del Lavoro del Connecticut potrebbero non essere gli stessi del Dipartimento delle Relazioni Industriali della California.

Ricorda, quando crei un manuale per i dipendenti, vuoi andare oltre il minimo indispensabile per concentrarti anche sulle politiche – legali o di altro tipo – che hanno un impatto diretto sulla tua piccola impresa.

I 10 elementi da includere nel tuo manuale per i dipendenti

Non sentirti sopraffatto e pensare di dover includere ogni singolo pensiero, legge o processo nel tuo manuale – è pensato per servire come una guida generale, e i dettagli sorgono nella pratica dell’uso della guida. Concentratevi sull’inclusione degli elementi essenziali che riguardano direttamente voi e i vostri dipendenti.

1. Panoramica dell’azienda, visione, missione e valori

Definire la missione, la visione e lo scopo della vostra azienda fin dall’inizio, in modo che i vostri dipendenti possano avere completa chiarezza e allineamento con i valori della vostra azienda. I vostri valori e le vostre convinzioni sono i principi guida – ciò che conta di più per voi – che guidano ogni aspetto della vostra azienda. Sono la vostra bussola morale e il vostro nucleo, e danno a voi e ai vostri dipendenti un senso di scopo e direzione.

Per esempio, la dichiarazione della missione di Patagonia inizia annunciando: “Siamo in affari per salvare il nostro pianeta”. I loro valori fondamentali sono: costruire il prodotto migliore, non causare danni inutili, usare gli affari per proteggere la natura e non essere legati alle convenzioni. I dipendenti che si uniscono all’azienda sanno che stanno firmando con un’organizzazione che valorizza la sostenibilità e la responsabilità ambientale.

Siate chiari su ciò che sostenete, e potrete dare ai vostri dipendenti la possibilità di essere i vostri migliori sostenitori. In questa sezione, potresti voler includere:

• Lettera di benvenuto del fondatore o del proprietario
• La storia delle origini dell’azienda e la cronologia operativa
• Foto dello staff e del posto di lavoro
• Qualsiasi vendita o statistica importante che possa avere un impatto
• Eventi sponsorizzati dall’azienda, che si tratti di gite annuali o sforzi volontari autorizzati

2. Compensazione, benefici e vantaggi

Questa sezione è la preferita dal pubblico e la prima che l’impiegato leggerà in dettaglio. Non solo vogliono avere una comprensione completa e chiara di quando e come saranno compensati, insieme al processo di revisione delle prestazioni, ma vogliono anche capire i benefici e i vantaggi aziendali per i quali hanno diritto.

In termini di compensazione, si vuole definire:

• Frequenza di pagamento e tempo di pagamento. Pagate i dipendenti settimanalmente o ogni due settimane? Le buste paga arrivano in una data e un’ora specifica all’interno del mese? Stabilite delle aspettative chiare su quando i dipendenti saranno pagati.
• Come vengono pagati. Consegnate ai dipendenti degli assegni, offrite un deposito diretto o pagate tramite una società di elaborazione online come PayPal o Stripe? Chiarire come i dipendenti riceveranno i loro fondi e se hanno bisogno di fornire informazioni per garantire che il processo di pagamento vada liscio. Per molte aziende, è semplice come compilare un modulo di deposito diretto.
• Politica degli straordinari. Chiarisci se hai una politica sugli straordinari, così come la sua struttura e cosa si qualifica come pagamento degli straordinari.
• Compensazione alternativa. Forse il vostro compenso include azioni o bonus crescenti, o un compenso legato al raggiungimento di obiettivi e traguardi di vendita. Definisci come e quando i dipendenti possono ottenere questa compensazione aggiuntiva o alternativa.

Nella sezione della retribuzione, dovresti anche delineare le aspettative per le revisioni delle prestazioni e lo stipendio/bonus. Siete un’azienda che dà valutazioni annuali o semestrali strutturate, o il processo è più rilassato e fluido? I dipendenti ricevono una certa percentuale di bonus basata sul successo dell’azienda, o ricevono bonus individuali basati sul rendimento o “spot”? Non c’è una procedura giusta o sbagliata – basta essere trasparenti sui processi di revisione, aumento e bonus.

Quando si tratta di benefici, si vuole fornire una panoramica generale di ciò che si offre in termini di assistenza sanitaria, dentistica, vista, assicurazione sulla vita e piani di pensionamento, compresi i requisiti di ammissibilità. In questa sezione, vuoi spiegare:

• Benefici sanitari, assicurativi e pensionistici di base e idoneità. Per esempio, è necessario essere un dipendente a tempo pieno per accedere a determinati (o a tutti) i benefici? Offrite pacchetti proporzionali? Fai sapere ai dipendenti quando possono iscriversi e quando hanno diritto a ricevere i benefici.
• Benefici di istruzione e formazione. Assicuratevi di includere il rimborso delle tasse scolastiche o i corsi online, se offrite questi benefici.
• Vantaggi. Dai telefoni e computer portatili aziendali a pagamento, ai pranzi gratuiti, agli orari flessibili e al lavoro a distanza, delineate i vantaggi che rendono speciale e unico lavorare per la vostra azienda. I vantaggi sono il modo in cui potete attrarre e trattenere i migliori talenti.

3. Codice di condotta

Fate i vostri standard generali, così non cadete nella trappola di includere ogni singola permutazione di comportamento. Volete dare ai dipendenti una comprensione di base di ciò che ritenete accettabile. Le aree da includere nel vostro codice di condotta sono:

• Codici di abbigliamento
• Uso di telefoni, e-mail e internet durante l’orario di lavoro
• Pause pranzo e periodi di riposo
• Fumo, alcol, e abuso di sostanze
• Gestione dei dati e privacy dei clienti
• Politica di risoluzione dei conflitti
• Regali ai clienti o ai fornitori (in qualsiasi forma) o tangenti
• Standard etici e politiche
• Salvaguardia delle informazioni riservate

Il manuale dei dipendenti dovrebbe anche affrontare qualsiasi procedura disciplinare che avete in atto relativa al comportamento dei dipendenti sul posto di lavoro.

4. Politiche contro la discriminazione e per le pari opportunità

Si richiede per legge di dichiarare esplicitamente che la vostra azienda aderisce alle leggi contro la discriminazione e per le pari opportunità nelle assunzioni e nelle promozioni, in accordo con la Equal Employment Opportunity Commission (EEOC).

Potreste anche dover considerare di affrontare e rispettare l’Immigration and Nationality Act (INA), che vieta pratiche sleali di assunzione, licenziamento, promozione e reclutamento legate allo stato di cittadinanza di un dipendente, all’origine nazionale e al processo di verifica della sua idoneità. La legge delinea anche il ricorso per ritorsioni e intimidazioni.

5. Politiche di congedo familiare e medico

Se la tua piccola impresa ha più di 50 dipendenti, devi avere una politica di congedo familiare e medico (FMLA) in atto. La legge richiede di fornire fino a 12 settimane di congedo protetto dal lavoro e non retribuito durante un periodo di 12 mesi per eventi nella vita di un dipendente, tra cui il parto e la cura dei figli, la cura di un membro immediato della famiglia con una malattia o una grave condizione medica, o la cura della propria malattia medica.

Durante il periodo di congedo, i datori di lavoro devono anche mantenere tutti i benefici sanitari dei dipendenti. Per maggiori informazioni, consultate la FMLA Employer’s Guide. Potresti anche aver bisogno di rivedere le leggi statali per determinare se hai bisogno di affrontare qualsiasi ulteriore mandato nel tuo manuale per i dipendenti.

6. Programma, orari di lavoro, e tempo libero pagato (PTO)

Qui vuoi chiarire i tuoi orari di lavoro e quando i dipendenti dovrebbero arrivare e partire. Dovresti includere qualsiasi festività osservata, qualsiasi politica relativa al lavoro durante le vacanze o in orari non lavorativi, e come i dipendenti saranno compensati. Si può anche voler delineare come i dipendenti possono “timbrare” il loro tempo, in modo che la loro presenza sia monitorata e verificata dal loro manager.

Quando si tratta di PTO, si vuole essere chiari sulla quantità di tempo assegnato per i giorni di malattia, permessi a breve termine e vacanze, e, se c’è un processo guadagnato o maturato, se si permette ai giorni guadagnati di “rotolare” nell’anno successivo.

7. Sicurezza sul posto di lavoro

Per evitare qualsiasi confusione e potenziali controversie, definisci i passi che fai per assicurare un ambiente di lavoro sicuro, fisico e non. Che si tratti di politiche e procedure per far funzionare i macchinari, o il vostro processo per presentare denunce di molestie sessuali o di bullismo, i vostri dipendenti dovrebbero sentirsi a proprio agio che stanno lavorando in un ambiente sicuro. Assicuratevi anche di comprendere le regole e le procedure di compensazione dei lavoratori.

8. Politica di condotta digitale e social media

La tecnologia digitale e sociale è più pervasiva che mai, il che dà sia ai datori di lavoro che ai dipendenti il vantaggio di una connessione istantanea, ma apre anche la porta alla responsabilità. Assicuratevi di definire come i vostri dipendenti possono (o non possono) parlare e rappresentare la vostra azienda sui social media.

Sia per i dipendenti in sede che per quelli a distanza, volete stabilire degli standard per proteggere le risorse, i documenti interni e le informazioni dei clienti. Questo potrebbe significare entrare in una rete specifica per accedere alle vostre e-mail o documenti quando non siete in ufficio, o può essere il modo in cui gestite le vostre password.

9. Non divulgazione e conflitti di interesse

I proprietari di piccole imprese dovrebbero proteggere gli aspetti confidenziali della loro attività che li rendono unici e competitivi. A tal fine, volete assicurarvi che i vostri segreti commerciali e tutte le informazioni proprietarie rimangano all’interno dell’azienda. Potrebbe essere saggio far firmare ai dipendenti un accordo di non divulgazione (NDA), che stabilirà le regole per la condivisione delle informazioni.

Inoltre, la gig economy è fiorente, con il 36% dei lavoratori che si dedicano a lavori part-time; si può prendere in considerazione di definire i tipi di lavoro e i progetti che sono ammissibili mentre una persona è alle vostre dipendenze.

Può essere utile ingaggiare un avvocato del lavoro che possa guidarvi attraverso le migliori pratiche per il vostro settore, così come assistervi nella creazione di un linguaggio rilevante.

10. Disclaimer importanti

Assicuratevi, con assoluta chiarezza, che i dipendenti sappiano che:

• Il manuale non è un contratto vincolante e non garantisce un ulteriore impiego.
• Il manuale è la parola definitiva su tutte le politiche, sostituendo qualsiasi promemoria o documento che può essere stato distribuito ai dipendenti prima del suo inizio.
• Le politiche sono soggette a cambiamenti. Non tutto nel documento è fissato nella pietra. Avete il diritto di cambiare le politiche man mano che il vostro business cambia e si evolve; tuttavia, dovete anche divulgare qualsiasi aggiornamento pertinente che potrebbe influenzare i vostri dipendenti.
• Dovranno leggere e riconoscere di aver ricevuto il manuale del dipendente. L’ignoranza non è mai un bene, specialmente quando si tratta di diritti dei dipendenti e procedure aziendali. I dipendenti hanno la responsabilità di informarsi sugli standard che avete stabilito e sui diritti che hanno.

Come iniziare

Non reinventate la ruota. Quasi ogni azienda ha delle linee guida operative, quindi, se sei in difficoltà con i contenuti e la creatività, non cercare oltre Google.com. Usa la tua ricerca come mezzo per far scaturire l’ispirazione su cosa includere, come trasmettere le informazioni e come progettare e confezionare il tuo manuale. Forse volete mantenere il design semplice in un documento MS Word, ma potete essere umani e giocosi con il testo. O forse avete un po’ di budget per creare un manuale illustrato con i colori del marchio della vostra piccola impresa, i caratteri e il logo, in modo che i dipendenti possano sentirsi legati al vostro marchio fin dall’inizio.

Inoltre, potreste già aver creato gran parte della copia di cui avete bisogno per il manuale (come i valori, i servizi e i processi) nella produzione di altri documenti, come il vostro sito web e le politiche interne. Consolidare le informazioni dalle fonti esistenti, invece di aprire un documento MS Word e iniziare da zero, vi farà risparmiare tempo e vi aiuterà a garantire che il vostro linguaggio sia coerente sia per i dipendenti attuali che per i nuovi assunti.

Passo 1. Stendi il tappeto rosso.

Il tuo nuovo dipendente è fresco di colloquio e processo di negoziazione, e vuoi che l’energia positiva e l’eccitazione continuino. Il vostro manuale per i dipendenti è uno dei primi incontri chiave che avranno con voi sul posto, e le prime impressioni contano. Dal design e dal testo, alle pagine iniziali, volete far sentire la vostra recluta come a casa. Iniziate con la verve e la passione della vostra azienda. Aprite con la vostra visione, missione e valori fondamentali. Spiega il tipo di business che vuoi gestire e come i tuoi impiegati giocano un ruolo fondamentale in questa storia, e lascia che ti conoscano prima di cadere nel labirinto che è il tuo legalese.

Per aiutare a guidare il tuo pensiero, guarda esempi di aziende che comunicano i loro valori fondamentali in un modo che si distingue.

Step 2. Immergiti nelle politiche e nelle procedure.

Poi, vuoi entrare nella carne del manuale. Quando si includono tutti i componenti come delineato nella sezione precedente, considerare la creazione di esempi illustrati, in modo che i dipendenti possano ottenere contesto e chiarezza. Forse volete visualizzare gli elementi del manuale con grafici, fumetti, foto o illustrazioni. Siate creativi con il modo in cui rappresentate le informazioni. Ci immergeremo negli esempi tra poco.

Step 3. Assicuratevi di avere professionisti addestrati sotto forma di rappresentanti delle risorse umane o consulenti, così come avvocati del lavoro, che sono aggiornati sulle ultime leggi federali, locali e statali. Vale la pena di far esaminare il vostro documento per assicurarsi che non solo avete articolato le informazioni in modo chiaro, ma anche che non vi state aprendo all’incertezza, all’interpretazione errata o alla responsabilità vera e propria. Spendere il tempo ora per avere il vostro materiale adeguatamente controllato pagherà dividendi lungo la strada.

Fase 4. Progettare e distribuire.

Le opzioni sono illimitate. Potete mantenerlo semplice con un documento elaborato a parole che consegnate ai nuovi dipendenti come parte del loro processo di inserimento, o potete progettare qualcosa di visivo e speciale che può essere consegnato di persona e accessibile online. Dipende davvero dalle vostre risorse, dal vostro marchio e dal vostro budget. La chiave qui è dare ai dipendenti tutte le informazioni di cui hanno bisogno per avere successo nella vostra azienda. Il packaging e il design possono aumentare l’entusiasmo e creare più sentimenti di lealtà verso la tua azienda come un marchio vivo e pulsante.

Step 5. Fai aggiornamenti regolari.

Ascolta i tuoi impiegati, i tuoi colleghi, il personale delle risorse umane e gli avvocati durante tutto l’anno. Il nostro mondo cambia continuamente – c’è una nuova tecnologia sul mercato ogni giorno – quindi è importante assicurarsi che il tuo manuale stia al passo con le tendenze e i tempi. Considerate di rivederlo almeno una volta all’anno e di fare aggiornamenti materiali quando necessario.

Risorse che puoi usare se sei bloccato

Qui ci sono diversi modelli di manuale per i dipendenti disponibili online:

• Il modello della National Federation of Independent Business (NFIB)
• Il modello del National Council of Nonprofit Associations
• Modello RocketLawyer
• Modello Lessonly

Per avere maggiori informazioni su cosa includere nel tuo manuale, controlla:

• Society for Human Resource Management (SHRM). Offrono ai loro membri un modello gratuito di manuale per i dipendenti, così come opzioni personalizzate a pagamento.
• Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti. Familiarizzate con le leggi sulle pari opportunità di impiego, sul congedo familiare e medico, ecc. Vuoi anche ricercare le leggi a livello statale per assicurarti di essere in regola.
• Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Offrono approfondimenti sulle responsabilità del datore di lavoro per fornire un luogo di lavoro sicuro.

Come creare un manuale che i tuoi dipendenti vorranno leggere

I manuali per i dipendenti hanno avuto una brutta reputazione. Sono spesso descritti come l’ultima cura per l’insonnia, una pila di pagine scritte in arido legalese che sembrano solo catalogare problemi precedenti sul posto di lavoro o spaventare le reclute fino alla sottomissione. Non sono necessariamente letture notturne avvincenti.

Tuttavia, la vostra guida non deve essere un noioso manuale di formazione o servire come un flashback di George Orwell 1984. Ricordate, state creando un modello di come le persone dovrebbero operare all’interno della vostra piccola impresa. Dalla vostra cultura, credenze e valori alle politiche quotidiane che aiutano a garantire a tutti un ambiente di lavoro equo, sicuro e piacevole, i dipendenti dovrebbero sentirsi impegnati e desiderosi di iniziare la loro giornata.

Ecco sei trucchi per far sì che i vostri dipendenti si appassionino alla vostra pagina-turner dalla prima pagina.

1. Aprite con la vostra visione, missione e valori.

Preparate il palcoscenico per i vostri impiegati a partecipare al quadro generale del vostro business. Aiuta i tuoi impiegati a sentirsi parte di qualcosa di più grande del loro foglio di lavoro.

2. Parla come un essere umano.

Nulla fa addormentare le persone più velocemente del linguaggio gergale. Sii positivo, ottimista e colloquiale. Ricordate, questo non è un discorso contro i torti del passato e gli errori dei dipendenti. Il vostro manuale è una guida per la vostra azienda per mettere il suo proverbiale piede migliore in avanti. Puoi ancora essere professionale senza usare un linguaggio noioso o rigido.

3. Metti in risalto i tuoi vantaggi.

Le persone amano vantarsi dei loro vantaggi lavorativi. Considera di mettere in primo piano la pagina dei benefici con i tuoi vantaggi, o puoi mostrare immagini in tutto il manuale (e anche nel tuo posto di lavoro!) che mostrano impiegati felici immersi nella tua cultura.

4. Considera il packaging e la presentazione.

Nella sezione precedente, abbiamo parlato di come potresti creare il tuo manuale. Se hai un po’ di budget e un po’ di creatività, puoi divertirti con un documento noto per essere asciutto. Per esempio, Education First (EF) ha un manuale delizioso, stravagante e illustrato che si concentra sullo spirito di squadra e sull’eliminazione della burocrazia e della gerarchia.

In altre parole, pensate in modo creativo a creare un manuale per i dipendenti che non solo informerà i vostri dipendenti, ma li invoglierà a leggere il manuale e li aiuterà a sentirsi bene nel scegliervi come datore di lavoro. Valve Software comunica i suoi valori attraverso immagini sfacciate, concentrandosi sul lavorare duro mantenendo il senso dell’umorismo.

E parliamo di mettere in pratica ciò che predicano: Trello ha creato il suo manuale per i dipendenti sulla sua piattaforma tecnologica. O forse si può prendere in prestito dal playbook semplificato di Netflix. Non hanno grafici fantasiosi e interattivi, ma il loro manuale delinea i loro valori e le loro politiche in un linguaggio semplice e colloquiale, cioè senza bisogno di traduzione.

5. Sii intelligente con i formati.

A causa di internet, le persone sono abituate ad essere bombardate da grandi quantità di informazioni ogni giorno. Di conseguenza, si sono allenati a leggere i documenti più o meno come un articolo online, dove ci sono intestazioni di sezione, pause, punti elenco e brevità. Enormi porzioni di testo sono schiaccianti, quindi rendete il vostro manuale appetibile per l’occhio scrutatore. Ironicamente, gli impiegati leggeranno di più se darete loro un po’ di respiro visivo.

6. Siate giusti e coerenti.

Questo può sembrare ovvio, ma praticate ciò che predicate. Vivete la cultura e il sistema di credenze che avete descritto. Trattate tutti i dipendenti allo stesso modo con compassione ed equità e, soprattutto, siate coerenti in tutte le vostre azioni.

Creare e condividere il vostro manuale per i dipendenti è uno dei vari passi essenziali nel processo generale di assunzione. Dal determinare quando è necessario effettuare una nuova assunzione alla progettazione del processo di inserimento, comprendere le implicazioni delle azioni che si intraprendono durante il processo di assunzione è un grande investimento per il successo futuro della vostra piccola impresa.

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