The Ultimate Guide to Group Decision Making – Techniques, Tools and Strategies

“La saggezza della folla.”

“Nessun uomo è un’isola.”

“Ci vogliono due selci per fare un fuoco.”

Quando si tratta di citazioni ispiratrici, lavorare insieme è un argomento piuttosto popolare – e per una buona ragione.

Dalle Sette Meraviglie del Mondo alla banda larga superveloce in fibra ottica, molti dei più grandi successi dell’umanità non sono stati il lavoro di una singola persona da sola, ma di un intero team che lavora insieme verso un obiettivo comune.

Quindi, anche se il processo decisionale di gruppo potrebbe non essere sempre facile, non si può davvero discutere dei risultati.

E se stai cercando modi per sovralimentare il tuo lavoro di squadra e migliorare il processo decisionale di gruppo, sei arrivato nel posto giusto.

Perché con le tecniche, gli strumenti e le strategie appropriate nella tua cassetta degli attrezzi figurativa, puoi trasformare una stanza di colleghi in una macchina decisionale ben oliata. Continua a leggere, per trovare tutto questo, e altro ancora, nella nostra guida definitiva al processo decisionale di gruppo.

Il segreto del processo decisionale di gruppo – inizia con l’essere una grande squadra

Mettere insieme una squadra ben funzionante è molto più che buttare semplicemente delle persone in una stanza e sperare nel meglio.

È così tanto di più, infatti, che sono state scritte intere biblioteche sull’argomento della composizione del team – con alcuni libri più utili di altri. Se stai cercando di costruire una squadra efficace, ha senso accettare i consigli degli esperti.

E non sono molto più esperti di J. Richard Hackman, il Cahners-Rabb Professor di psicologia sociale e organizzativa all’Università di Harvard.

Nel suo libro del 2002, Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances, Hackman ha proposto cinque condizioni specifiche necessarie affinché il lavoro di squadra sia più efficace:

1. La vostra squadra deve essere “reale”. Hackman suggerisce che, affinché una squadra funzioni al meglio, deve essere “reale”. In termini semplici, si riferisce all’idea che la squadra deve avere un leader chiaramente definito, un nucleo di membri immutabile e uno scopo condiviso. Questa definizione infonderà fiducia negli individui della squadra e assicurerà che tutti abbiano un senso condiviso di responsabilità.

2. La tua squadra ha bisogno di una direzione convincente. Non importa quanto sia efficiente una squadra, tutto quello sforzo è inutile se è focalizzato nella direzione sbagliata. Per questo motivo, Hackman suggerisce che le squadre efficaci devono essere tutte chiarissime sull’obiettivo singolare che condividono – ed essere attivamente spinte verso quell’obiettivo insieme.

3. La tua squadra ha bisogno di una struttura di supporto. Proprio come in molte imprese della vita, raggiungere il successo come squadra richiede una struttura. Più specificamente, richiede una struttura che permetta a ciascuno dei membri di fare il proprio lavoro nel modo che ritengono più efficace.

4. La tua squadra ha bisogno di un’organizzazione di supporto. Nessun team professionale esiste nel vuoto. L’organizzazione all’interno della quale il team esiste deve essere di supporto agli obiettivi del team per poter raggiungere i suoi obiettivi. Questo può includere sistemi di ricompensa o preoccupazioni infrastrutturali come la fornitura di hardware e software necessari.

5. Il vostro team ha bisogno di un coaching esperto. Anche i migliori dipendenti sono spesso più a loro agio e competenti quando lavorano da soli. Quindi parte dell’esperienza di squadra è capire come lavorare al meglio con gli altri – e il coaching è solitamente essenziale per raggiungere questo obiettivo. Proprio come le più grandi star dello sport nel mondo hanno tutti degli allenatori, così anche i migliori team. “Nessun uomo è un’isola”, dopo tutto.

Le cinque condizioni di Hackman per la costruzione della squadra sono una solida base su cui anche tu puoi creare la tua squadra. Ma, naturalmente, questo è solo il primo passo – è solo la base. Una volta che avete una squadra funzionale che può lavorare insieme in modo ottimale, dovrete effettivamente metterla al lavoro. E per questo, dovranno iniziare a prendere delle decisioni.

Se vuoi saperne di più su come ottenere il meglio dal tuo team, controlla i nostri articoli sugli obiettivi di carriera, su come assumere il giusto product manager e su cosa rende un buon manager.

Ora che il nostro team è stato assemblato, vediamo come farlo lavorare al meglio…

5 delle migliori tecniche decisionali di gruppo

Ora che abbiamo coperto le basi, è il momento di fare un passo avanti.

Le tecniche decisionali di gruppo possono fornire la struttura di cui i team hanno bisogno per mettere da parte il loro ego e concentrarsi sulla decisione giusta per l’organizzazione.

Ma quale tecnica è giusta per voi dipenderà dalle dinamiche del vostro team, e in una certa misura anche da quello che state cercando di ottenere – ecco perché è importante provarle tutte fino a quando non trovate quella perfetta per voi e i vostri compagni di squadra.

Queste tecniche non ti lasceranno con un risultato finale, (quello viene un po’ più tardi), ma piuttosto rappresentano la meccanica del processo decisionale.

In poche parole, queste tecniche decisionali permettono ai membri del team di esplorare un problema da tutte le angolazioni in un modo che funziona per loro.

Ogni membro del team è un individuo, dopo tutto, e guardare il problema in modo diverso può aiutare tutti a prendere una decisione più facilmente. Inoltre, i risultati oggettivi che alcune di queste tecniche decisionali forniscono (come il punteggio ponderato, per esempio) possono essere usati come logica quando si condividono le decisioni del team in tutta l’azienda.

Naturalmente, la tecnica più efficace potrebbe cambiare da progetto a progetto (e da team a team), ma non preoccupatevi – ce ne sono molte tra cui scegliere. Infatti, abbiamo scelto 5 delle nostre preferite per aiutarti a fare un buon lavoro:

1. Il metodo Delphi

Conosciuto anche come “convergenza iterativa”, il metodo Delphi è una tecnica che si basa sull’esperienza di un gruppo o di un team per aiutare a raggiungere decisioni complesse.

Il concetto alla base del Metodo Delphi è che un gruppo di esperti su un argomento sarà in grado di giungere a una decisione di gruppo molto più efficace di un gruppo con solo conoscenze di base.

Come funziona? Bene, il metodo Delphi si svolge in una serie di “round”. Durante ogni round, i singoli esperti risponderanno a domande relative alla decisione in questione. Dopo il round, un facilitatore prende le risposte e le raccoglie, poi le legge anonimamente al gruppo. Il turno successivo ha luogo alla luce delle nuove informazioni provenienti dagli altri esperti.

In sostanza, questo è un processo di raffinamento delle informazioni fino a quando rimangono solo i dettagli fondamentali più puri, o opzioni di decisione. Quando si pensa a questo modo, il nome “convergenza iterativa” ha improvvisamente molto più senso.

2. Brainstorming

Se la tecnica precedente era un po’ troppo strutturata per te, che ne dici di qualcosa di più libero? Probabilmente ti sei già dilettato con questa tecnica, ma il brainstorming è ancora più popolare che mai quando si tratta di prendere decisioni in gruppo.

Perché?

Beh, per prima cosa: il brainstorming fornisce un ambiente molto aperto e disinibito in cui esprimere idee, e questa atmosfera liberale può aiutare la creatività e l’ingegno a salire in primo piano. Ma stiamo andando avanti – cominciamo invece con le basi.

In poche parole, il brainstorming è una tecnica decisionale di gruppo in cui ogni membro di un gruppo è incoraggiato a produrre tutte le idee che gli vengono in mente – non importa quanto selvagge o strambe possano essere. Popolarizzato nel libro di Alex F Osborn del 1967 Applied Imagination, il concetto di brainstorming è qualcosa di ancora in rotazione regolare nei posti di lavoro di tutto il mondo.

Perché il brainstorming di solito si svolge come una sessione libera, di solito ci sono poche (o nessuna) limitazioni sul processo. Questo può significare che alcune idee possono essere un po’ esagerate, ma può anche significare che soluzioni fuori dagli schemi diventano improvvisamente una possibilità reale.

3. La Tecnica del Gruppo Nominale

Conosciuta anche con il suo acronimo NGT, la Tecnica del Gruppo Nominale è essenzialmente una forma più strutturata di brainstorming. Il concetto è progettato per incoraggiare tutti a dare le loro oneste opinioni e idee senza trattenersi, ma anche per introdurre una fase di moderazione in cui il resto del team discute e dà priorità ad ogni idea apertamente.

Forse il modo migliore per spiegare la NGT è camminare attraverso come potrebbe essere una sessione tipica. Immaginiamo che voi e il vostro team abbiate un problema da risolvere e che il brainstorming da solo non basti. Ecco come la NGT può aiutare:

1. Prima di tutto, il problema a portata di mano dovrebbe essere dichiarato chiaramente in modo che tutti nel gruppo lo capiscano.

2. Proprio come un brainstorming, ogni membro del team dovrebbe prendere qualsiasi cosa gli venga in mente e scriverla. Di nuovo, proprio come il brainstorming, non ci sono limiti qui.

3. Ogni membro del team legge ad alta voce una delle sue idee e il leader della sessione la scrive sulla lavagna. Fondamentalmente, nessuna discussione delle idee è permessa a questo punto.

4. Una volta che tutti i membri hanno contribuito alle idee, la squadra discuterà ogni idea insieme. Se tutti sono d’accordo, le idee possono essere rimosse dalla lista, o la formulazione può essere cambiata.

5. Alla fine, la squadra dovrebbe rimanere con una lista raffinata di soluzioni su cui tutti sono d’accordo.

4. Classifica

L’opzione democratica nella vita è spesso il modo più giusto di fare le cose, e lo stesso si può certamente dire del processo decisionale di gruppo.

Proprio come decidere a quale gusto di patatine fritte mangiare per primo dal pacchetto, dare priorità e mettere gli oggetti in ordine è qualcosa che ci viene naturale come esseri umani. Possiamo sfruttare questo istinto quando prendiamo decisioni di gruppo per raffinare la nostra lista di soluzioni.

Come si fa a classificare le opzioni quando si prendono decisioni di gruppo? Il primo passo è semplicemente fare in modo che ogni membro del team guardi ciò che è disponibile, e poi – privatamente – faccia la propria lista classificata di tutte le opzioni. Questo potrebbe essere da 1 a 10, dalla A alla Z, qualsiasi cosa funzioni per voi. Una volta fatto questo, le liste possono essere presentate e una media di ogni “voto” può essere presa per ogni elemento.

Da qui, è una questione di matematica abbastanza semplice per derivare quale degli elementi sulla vostra lista di soluzioni è il più popolare tra il gruppo.

5. Punteggio ponderato

Ecco una tecnica decisionale che ci sta molto a cuore in airfocus (così a cuore, infatti, che abbiamo un’intera guida dedicata ad essa): il punteggio ponderato.

Ideale per l’uso in scenari in cui il vostro team ha un sacco di diverse soluzioni potenziali ma nessun criterio chiaro per affettarle e tagliarle, il modello di punteggio ponderato si basa sull’idea che alcune soluzioni o idee possono essere più critiche per il business (o più rischiose) di altre.

Quando applicate questo sistema al vostro processo decisionale, voi e il vostro team dovete valutare ogni elemento della vostra lista e assegnare criteri come Business Value, Costi e Rischi. Ad ognuno di questi criteri deve essere assegnato un punteggio basato sulla ponderazione dell’elemento. Per esempio, un elemento con un alto punteggio per il valore commerciale e un basso punteggio per il rischio sarebbe probabilmente un elemento ad alta priorità.

Una volta che avete eseguito un punteggio ponderato per ogni elemento sulla lista del vostro team, sarete in grado di sommare i punteggi e prendere una decisione molto più informata – come una squadra – su quale di essi dovreste concentrarvi per primo.

4 strumenti essenziali per il processo decisionale di gruppo

Anche quando le migliori squadre del mondo hanno le migliori tecniche del mondo, il processo decisionale può non essere fluido – non senza gli strumenti giusti.

A volte questi strumenti sono semplici come una lavagna, un pennarello a secco e alcuni computer portatili, ma ci sono anche molti strumenti teorici e diagrammatici che possono aiutare il processo decisionale. A differenza delle tecniche che abbiamo discusso sopra, questi strumenti riguardano più la visualizzazione del problema in un modo che rende più facile il processo decisionale.

In effetti, in molti casi, è una buona idea usare uno o più di questi strumenti come parte delle tecniche decisionali di gruppo descritte sopra.

Gli strumenti decisionali non devono essere complessi, ma devono semplificare il processo decisionale in modo da rendere le decisioni di consenso più facili da ottenere. Questi sono 4 dei nostri preferiti:

Sticky Dot Voting

A volte gli strumenti più semplici sono davvero i migliori – e non c’è niente di più semplice del voto a punti.

Come funziona? È un gioco da ragazzi: basta elencare tutti i punti di discussione su una lavagna bianca o su un muro (le note adesive sono molto utili in questo caso), poi distribuire una serie di piccoli punti adesivi.

A questo punto, potete spiegare alla vostra squadra che ogni punto adesivo rappresenta un voto di approvazione per un elemento o una soluzione specifica. Poi tutto quello che devono fare è camminare e attaccare il loro punto nel punto pertinente.

Una volta che tutti nella squadra si sono presi il tempo di mettere il loro punto adesivo sul muro, si può fare un passo indietro per rivedere.

Quello che vedrete in realtà è una rudimentale mappa di calore: dove c’è la più alta concentrazione di punti adesivi è probabilmente dove dovreste iniziare il vostro processo decisionale. Da qui, puoi risciacquare e ripetere tutte le volte che vuoi fino a quando la tua lista di cose da fare è prioritaria al 100%.

(O fino a quando non finisci i punti adesivi – quello che viene prima!)

L’albero delle decisioni

Prima che la tua squadra prenda una decisione, uno dei passi più importanti è tentare di prevedere il risultato di quelle decisioni.

È per questo preciso scopo che è stato creato l’albero delle decisioni: è un modo altamente visivo, e molto intuitivo, di prevedere come risulteranno certe decisioni. A differenza di una mappa mentale, un albero decisionale è uno strumento non lineare.

Questo significa che puoi prendere più decisioni potenziali e farle passare attraverso ogni passo dell’albero per aiutarti a decidere se è la scelta giusta o no.

Gli alberi decisionali sono piuttosto interessanti dal punto di vista del design perché essenzialmente rispecchiano il processo di pensiero del cervello quando prende le decisioni.

In parole povere, un albero decisionale inizia con una singola domanda proprio nella parte superiore o inferiore della pagina – pensate a questo come la radice.

Da qui, i nodi sono aggiunti sotto la radice con domande binarie che sfidano i suoi presupposti o danno suggerimenti alternativi.

È facile vedere come, dopo alcuni rami che portano a qualche nodo, si può sviluppare rapidamente un diagramma che assomiglia a un albero.

Una volta che ognuno di questi rami raggiunge la sua conclusione naturale, di solito attraverso diversi nodi, il nodo finale è noto come foglia. Una singola catena dal seme alla foglia è conosciuta come una regola.

Uff! Se non sei un grande orticoltore, non preoccuparti – gli alberi decisionali sono molto più facili da capire sulla carta e possono essere uno strumento potente quando si tratta di aiutare il tuo team a prendere insieme decisioni logiche e basate sui fatti.

Lo strumento Priority Poker di airfocus

Ovviamente, non potevamo lasciar passare la discussione sulle priorità senza menzionare il nostro strumento decisionale di gruppo: Priority Poker. Soprattutto perché abbiamo recentemente lanciato la V2 dello strumento Priority Poker.

Questo strumento – esclusivo di airfocus – è un modo divertente ed efficace per abilitare il processo decisionale di gruppo.

Come funziona e come può aiutare? È facile. Basta cliccare sulla funzione Priority Poker, per preparare il tavolo.

Una volta che tutte le opzioni sono là fuori per essere votate, i membri del team danno un punteggio anonimo ad ogni idea o soluzione nella lista o nel backlog.

Puoi chiedere ai giocatori di votare attraverso metriche chiave, come il valore, il costo, il rischio, ecc. per ottenere un quadro olistico di quali idee meritano di essere seguite e quali il gruppo ha deciso di lasciar perdere.

Dopo che tutti hanno fatto il loro punteggio, vedrai un comodo riassunto di ciò che la tua squadra pensa davvero sia importante. Ancora meglio, puoi applicare queste classifiche alla tua tabella di marcia direttamente dal gioco – comodo, no?

L’analisi di Pareto

Avrai probabilmente sentito parlare di questa con il suo nome più comune: la regola 80/20.

Quello che probabilmente non sapevi è che risale al 1896, quando apparve per la prima volta nel libro Cours d’economie politique dell’economista italiano Vilfredo Pareto.

Come ti aiuta a prendere decisioni?

Bene, la regola afferma semplicemente che l’80% dei benefici di un progetto di solito proviene dal 20% del suo sforzo. Effettuare un’analisi di Pareto permette al tuo team di identificare meglio dove si trova questo 20% e di usare queste informazioni per dare priorità alle soluzioni.

Questo processo è particolarmente utile quando il tuo team sta prendendo decisioni basate sul feedback dei clienti come errori e segnalazioni di bug. Potete semplicemente sommare il numero di volte che ogni singolo problema viene segnalato, poi tradurre queste segnalazioni in una percentuale e tracciarle su un grafico.

Infine, basta disegnare una linea retta che si intersechi all’80% del conteggio e il focus che il vostro team dovrebbe probabilmente decidere di prendere diventerà improvvisamente molto chiaro.

Come prendere una decisione finale (come gruppo)

A questo punto, abbiamo coperto la composizione del team, alcune tecniche utili per aiutare il team a prendere quelle decisioni, e alcuni strumenti che possono sfruttare per rendere il processo più facile. Ma rimane una domanda cruciale: come sapremo quando una decisione è stata presa?

E se il risultato di questi strumenti e tecniche di decisione di gruppo lascia alcune grandi opzioni sul tavolo: quale scegliete?

Proprio come in una stanza della giuria, il tuo team dovrà anche concordare una strategia decisionale che fornisca quel risultato finale.

Con questo in mente, ecco le strategie decisionali di gruppo più comuni che il tuo team potrebbe scegliere:

• Decisione unanime. Questo è il gold standard assoluto del processo decisionale di gruppo. Se riuscite a trovare un modo per far sì che ogni singolo membro di una squadra arrivi alla stessa decisione, quell’accordo trasversale rafforza davvero il peso di tale decisione. Non sempre accade così, naturalmente. Ecco perché ci sono altre opzioni…

• Consenso. Proprio come il torbido mondo della politica, le decisioni aziendali non sono sempre bianche o nere. Per questo motivo, a volte è impossibile che ogni membro del team sia d’accordo su un risultato. Usando il metodo della maggioranza democratica, non c’è bisogno di perdere tempo a cercare di convincere quelli che non sono d’accordo, perché il risultato scelto è quello che la maggioranza del team seleziona. Coloro che non sono d’accordo devono comunque accettare la decisione finale per raggiungere il consenso.

• La decisione esecutiva. Non si può evitare: a volte, tocca ad una sola persona (di solito il leader di un gruppo) prendere una decisione finale. In questo caso, la persona scelta ascolterà tutti i lati della discussione, esaminerà le informazioni fornite dagli strumenti decisionali del gruppo e prenderà una decisione. È certamente un modo più autocratico di fare le cose, ma se ci pensi è così che vengono prese molte decisioni aziendali oggi.

Pronto a prendere decisioni di gruppo migliori?

È facile liquidare il processo decisionale di gruppo come qualcosa di difficile e, occasionalmente, frustrante. Ma, se sfruttate le tecniche, gli strumenti e le strategie che abbiamo condiviso in questa guida, potreste trovare un’esperienza davvero gratificante.

Ora dovreste avere tutto ciò di cui avete bisogno per andare là fuori e costruire un team che spacca gli obiettivi, che prende i nomi e che risolve i problemi per affrontare quasi ogni sfida aziendale (e spiegare esattamente come hanno fatto).

E non dimenticare: airfocus è lo strumento ideale per mantenerli tutti allineati e orientati nella stessa direzione.

Provalo oggi stesso e scopri cosa tu (e il tuo team) potreste davvero ottenere.