La frode è una realtà potenzialmente devastante per le imprese che molti imprenditori preferirebbero semplicemente non pensarci. E chi può biasimarli? Sembra un crudele scherzo del destino per un’azienda che ha superato lunghe difficoltà per raggiungere il successo e la stabilità nel proprio mercato, solo per cadere vittima di una frode per mano di un dipendente fidato o di un membro della famiglia.
Mentre molti sono abbastanza stabili da sopportare un caso di frode con il loro core business intatto, molti altri – specialmente nuove e piccole aziende – trovano che un caso di frode importante è sufficiente per danneggiare permanentemente le loro operazioni e persino la loro stessa esistenza.
È sempre difficile pianificare lo scenario peggiore, ma questo è proprio quello che le aziende di tutte le dimensioni devono fare quando si tratta di prepararsi per la possibilità di frode.
Le vittime di frode spesso sentono di essere state colpite apparentemente a caso senza alcun modo per prepararsi adeguatamente o rispondere. Il più delle volte ci sono dei passi che un’azienda può fare per evitare che la frode accada in primo luogo.
Con la frode, come con altre circostanze negative, un grammo di prevenzione vale una libbra di cura, e la prevenzione della frode inizia con l’imparare il più possibile. Alla fine un’azienda potrebbe voler contattare un professionista della valutazione del rischio di frode a Dublino; per ora, può aiutare a rivedere questa lista di possibili tipi di frode per iniziare a pensare a possibili meccanismi di protezione.
Frode sul libro paga
La frode sul libro paga è più facile da cadere vittima di quanto sembri. Molti imprenditori pensano che solo un amministratore del libro paga o un professionista delle risorse umane abbia l’accesso necessario per commettere attività fraudolente sul libro paga, ma in molti casi possono essere eseguite da molti dipendenti diversi. Se la tua azienda si affida ai dipendenti per compilare i propri cartellini, la frode sul libro paga è una possibilità reale. Soprattutto nei casi in cui le spese di viaggio sono rimborsate attraverso le informazioni su un cartellino o in cui gli straordinari sono compensati ad un tasso molto più alto delle ore regolari.
Se la tua azienda ha molti dipendenti, sarà difficile per chiunque notare un singolo dipendente che commette una frode sui libri paga. Al fine di prevenire il verificarsi di questo tipo di frode, aumentare la frequenza con cui si valutano i cartellini orari. Puoi controllare i loro totali su base settimanale, mensile o trimestrale, e puoi anche scegliere di implementare un sistema regolato di controllo casuale delle timecard individuali.
Frode commesse da amici &associati
La maggior parte dei proprietari di aziende controllano rigorosamente i dipendenti che assumono per aiutare a gestire la loro attività, specialmente il loro personale contabile. L’eccezione a questo può essere quando un amico o un socio viene assunto per motivi personali. Qualsiasi frode commessa da un amico o conoscente personale può essere doppiamente difficile da catturare perché il proprietario non vuole credere che l’individuo sia capace di abusare della relazione in questo modo.
Assegni fraudolenti
Questo tipo di frode è generalmente commessa dal contabile di un’azienda. Mentre la maggior parte dei proprietari di aziende pensano che noterebbero istintivamente qualsiasi assegno fraudolento scritto per conto della loro azienda, la verità è che è molto più difficile da prendere. Molti casi di questo tipo di frode coinvolgono un contabile che semplicemente scrive due assegni per lo stesso importo quando solo uno è richiesto. Anche il più meticoloso di noi rischia di saltare un trucco così ingannevole che il nostro cervello semplicemente non è cablato per notare. Nel corso del tempo, gli assegni fraudolenti possono sommarsi a grandi problemi finanziari.
Assumere una terza parte per controllare regolarmente la contabilità di un’azienda può aiutare molto nella prevenzione delle frodi.