Una guida all’outsourcing dei processi legali per gli studi legali

Ci sono solo tante ore in un giorno. Non importa quanto duramente voi e il vostro team di lavoro, l’elenco dei must-do compiti quando si esegue uno studio legale di successo è ampia. È possibile, tuttavia, affrontare quella lista in un modo più veloce, più intelligente e più efficiente, utilizzando l’outsourcing dei processi legali per scalare le vostre operazioni.

In questa guida, esploreremo le basi dell’outsourcing dei processi legali, perché più studi legali lo stanno utilizzando, e le tendenze del settore per il 2020. Abbiamo anche compilato una comoda lista di buone pratiche per ottenere il massimo dall’outsourcing dei processi legali. Con le informazioni che imparate qui, sarete in grado di costruire una pratica più redditizia prima di quanto si pensi.

Cos’è l’outsourcing dei processi legali per gli studi legali?

L’outsourcing dei processi legali può essere una misura significativa di risparmio dei costi. Invece di risorse interne dedicate, i servizi legali discreti sono trasferiti a società esterne, avvocati locali o paraprofessionisti. Pensate a tutti i compiti di routine banali che possono essere fatti da un aiuto esterno. Puoi sfruttare la forza di altri esperti per risparmiare tempo, tagliare i costi e ridurre il tuo carico di lavoro. Questo ti permette di concentrarti su ciò che sai fare meglio. In altre parole, portare nuovi affari per il vostro studio e offrire il miglior servizio ai clienti esistenti.

Per rendere la pratica legale più redditizia, è importante capire davvero e utilizzare i vostri punti di forza. Purtroppo, la gestione di uno studio legale, proprio come qualsiasi azienda, comporta un sacco di compiti che competono per la vostra attenzione. Questo è dove il processo di outsourcing legale può essere sfruttato. Ci sono molti servizi legali professionali in outsourcing disponibili, così come avvocati freelance, e praticanti a basso costo.

La differenza tra processo legale di outsourcing e offshoring

Un punto comune di confusione nasce dalla parola “outsourcing”. Quindi, è importante riconoscere la distinzione tra l’outsourcing dei processi legali e l’offshoring. Di seguito ci sono delle brevi definizioni.

• L’outsourcing dei processi legali consiste nell’utilizzare avvocati e professionisti locali per svolgere alcuni compiti come la revisione dei documenti, la scansione e le apparizioni in tribunale non sostanziali.
• L’offshoring è il processo di impiego di manodopera a basso costo all’estero per completare i compiti a distanza.

Tendenze dell’industria dell’outsourcing dei processi legali

Le tendenze dell’industria legale per il 2020 mostrano che i clienti si aspettano che gli studi legali vadano oltre la tradizionale offerta di servizi e supporto. Sempre più studi legali si stanno rivolgendo all’outsourcing legale per rimanere competitivi e redditizi. Infatti, il mercato globale dell’outsourcing dei processi legali è stato stimato per espandersi ad un tasso di crescita annuale composto del 31,8% dal 2019 al 2025. Si prevede che il mercato raggiunga i 35,9 miliardi di dollari entro il 2025.

Ecco alcuni altri fattori che indicano la crescita del settore:

• 6,2 miliardi di dollari vengono spesi ogni anno con i fornitori di servizi di outsourcing dei processi legali, e-discovery e revisione dei documenti, secondo Thomson Reuters e il Georgetown Law Center for the Study of the Legal Profession.
• Lo stesso studio sui fornitori di servizi legali alternativi trova anche che 900 milioni di dollari vengono spesi ogni anno con avvocati a contratto, in-sourcing e servizi di staffing.
• Il 48% degli studi legali nel sondaggio Altman Weil del 2019 afferma di utilizzare avvocati a contratto, il 57% riferisce di utilizzare avvocati part-time e il 24,1% riferisce di esternalizzare funzioni non legali.

5 benefici dell’outsourcing dei processi legali per gli studi legali

Al suo centro, l’outsourcing dei processi legali è un modo conveniente per aumentare la capacità, concentrarsi sui punti di forza del tuo studio legale e aumentare la redditività. Infatti, il 62,1% degli studi legali nel sondaggio Altman Weil del 2019 riferisce che lo spostamento del lavoro agli avvocati a contratto “ha portato a un miglioramento significativo delle prestazioni aziendali.”

I primi cinque vantaggi dell’outsourcing dei processi legali per gli studi legali includono:

Espandere le tue competenze di area di pratica.

Ci sono così tanti tipi diversi di pratica legale che il vostro studio legale non può essere un esperto in tutti i campi. Esternalizzando specifici servizi legali ad avvocati a contratto, si soddisfano tutte le esigenze dei vostri clienti senza dover assumere un dipendente a tempo pieno.

Abilitando il personale flessibile per i casi dei vostri clienti.

Avvocati freelance forniscono i loro servizi solo quando il vostro studio legale ha bisogno di aiuto. Andando freelance, è possibile trovare un aiuto legale qualificato a qualsiasi livello di abilità per qualsiasi tipo di progetto o caso. E un bonus? L’assunzione di un avvocato in qualità di freelance è un ottimo modo per provare il rapporto di lavoro prima di impegnarsi in un noleggio a tempo pieno.

Muoversi verso la fatturazione flat-fee.

Outsourcing tramite LAWCLERK consente di coinvolgere avvocati di talento per aiutarvi con progetti discreti o casi interi su una base flat-fee. Puoi addebitare ai tuoi clienti una tariffa fissa o fornire massimali di tariffa mista per il lavoro legale. Per saperne di più sulla fatturazione dello studio legale nella nostra guida completa.

Abbassare il costo dei vostri servizi legali.

LAWCLERK, per esempio, non fa pagare ai suoi utenti alcun costo di iscrizione o mensile solo per essere parte del mercato. Si paga solo il prezzo forfettario che si stabilisce quando si assume un avvocato freelance attraverso il sito. Alla fine, i tuoi clienti beneficiano di questi risparmi.

5. Trovare l’equilibrio tra lavoro e vita privata.

Gli avvocati e gli studi sono più che mai sotto pressione per lavorare costantemente per ottenere un profitto. Gli avvocati freelance portano un aiuto extra quando ne avete bisogno, senza le spese generali di un associato a tempo pieno. Usa il tempo extra per ricaricare con i tuoi amici, la famiglia e gli hobby.

Quali servizi legali in outsourcing sono i più vantaggiosi per uno studio legale?

C’è una lista apparentemente infinita di attività potenziali che la vostra azienda potrebbe esternalizzare. Inoltre, nuove aziende sono costantemente sul mercato che forniscono modi innovativi di outsourcing.

Per determinare le migliori aziende di outsourcing per voi, considerate quanto segue:

Valutate le esigenze del vostro studio.

Ci sono molte opzioni quando si tratta di outsourcing dei processi legali. Tuttavia, non tutte saranno utili al vostro studio. Un buon modo per iniziare è quello di porsi queste domande:

• Quali compiti occupano molto tempo del personale, ma non necessariamente devono essere completati in-house?
• La persona deve essere fisicamente nel vostro ufficio?
• Hai bisogno di qualcuno per andare in tribunale?
• È accettabile il lavoro a distanza?

Esplorare le opzioni di lavoro legale in outsourcing che corrispondono alle vostre esigenze.

Una volta che avete capito le aree di miglioramento all’interno del vostro studio legale, identificare le numerose società di outsourcing dei processi legali disponibili. Se i costi sono una preoccupazione significativa, considerare l’outsourcing di servizi legali in cui i fornitori in grado di fornire tariffe forfettarie contro tariffe orarie.

Tipi comuni di aree per il processo legale di outsourcing

Non siete sicuri da dove cominciare? Qui ci sono solo alcune aree specifiche in cui l’outsourcing dei processi legali può aiutare la vostra azienda ad essere più efficiente:

Apparizione in tribunale per la comparsa di avvocati e diarie

In una comparsa in tribunale non sostanziale, potreste passare cinque minuti davanti al giudice, un’ora in attesa che la vostra questione venga chiamata, e più di un’ora in tempo di viaggio. Anche se avete passato ore a lavorare sul caso, dalla prospettiva del vostro cliente, avete fornito cinque minuti di valore. Questo può portare a controversie sulla fatturazione, Inoltre, questo tempo può consumare una fetta considerevole di un compenso forfettario.

Invece, approfittate del crescente mercato degli avvocati di comparizione (o diarie) disponibili. Essi appariranno alle udienze al vostro posto per una tariffa fissa o ridotta. L’avvocato di comparizione può far risparmiare tempo prezioso. Tempo che può essere speso completando più lavoro e fatturando alla tua tariffa piena.

Società che offrono servizi di comparizione in tribunale:

• AppearMe offre un’applicazione per smartphone che permette agli avvocati di programmare un altro avvocato per fare una comparsa in tribunale per loro con pochissimo tempo. Questo servizio non ha impegni in corso.
• CAP-Court Appearance Professionals permette agli avvocati di programmare un altro avvocato che compaia per loro in base all’area di pratica di cui hanno bisogno, incluse le udienze civili, penali, di recupero crediti o di fallimento.
• Attorneys On Demand fornisce la copertura delle udienze in tutto il paese. Voi presentate i dettagli delle vostre esigenze di comparizione, e poi Attorneys On Demand assegna un avvocato per fare l’apparizione.

Caso e lavoro scritto

Le società di outsourcing legale specializzate stanno sostituendo le società di personale tradizionali. Essi forniscono personale flessibile per aree specifiche, compresi gli avvocati freelance esperti.

Questo significa che se avete bisogno di un avvocato per lavorare nel vostro ufficio per assistere con un caso particolare, o un avvocato per lavorare in remoto su un progetto discreto, gli avvocati freelance qualificati sono facili da trovare e solo un click di distanza.

Le aziende che offrono questo servizio includono:

• Hire An Esquire fornisce non solo il tradizionale staff di avvocati e il posizionamento, ma anche l’accesso agli avvocati a contratto che possono lavorare a distanza o nel vostro ufficio ad una tariffa oraria per qualsiasi durata.
• LAWCLERK si concentra sui praticanti solitari e le piccole imprese, e fornisce l’accesso a una vasta rete di avvocati freelance disponibili ad assistere con la ricerca e progetti scritti (memo, memorie, accordi, ecc.) al prezzo forfettario da voi stabilito.
• Montage Legal fornisce l’accesso ad avvocati freelance controllati dalla vostra giurisdizione, che sono disponibili a fornire servizi a contratto e a progetto ad una tariffa oraria.

È facile ottenere il tuo lavoro con l’aiuto di avvocati esterni. Per esempio, le reti di avvocati come Hire An Esquire o LAWCLERK si integrano direttamente con Clio Manage, permettendo agli avvocati di evitare la duplicazione dei dati e tenere traccia di ciò che deve essere fatto. I documenti chiave per i casi possono essere condivisi in modo sicuro tramite il portale di comunicazione sicura con i clienti di Clio, Clio Connect.

E-discovery per una più facile revisione dei documenti

Non sprecate le vostre preziose risorse per scansionare, codificare e completare la revisione dei documenti. Innumerevoli aziende forniscono servizi economici di scansione e codifica.

Ci sono anche aziende che forniscono l’accesso a un vasto pool di avvocati a contratto se volete esternalizzare la revisione dei documenti. Inoltre, pagherete solo una frazione di quello che paghereste un dipendente a tempo pieno. Alcune aziende forniscono l’opzione di avvocati in loco mentre altre forniscono avvocati fuori sede che gestiscono le revisioni dei documenti digitalmente.

Consilio, Integreon, e QuisLex sono alcune delle molte società indipendenti di outsourcing dei processi legali e di e-discovery disponibili per assistervi.

Ancora meglio, Clio si integra con soluzioni tecnologiche come Logikcull per aiutarvi a completare il processo di e-discovery in modo più rapido e conveniente.

Altre aree per l’outsourcing dei processi legali

Per fortuna, è possibile esternalizzare qualsiasi tipo di lavoro ad un avvocato a contratto o altro fornitore di servizi. Qui ci sono alcuni altri compiti che potresti voler considerare l’outsourcing:

• Riassunto dei casi citati nella memoria della controparte
• Ricerca legale e promemoria
• Mozioni
• Pleadings
• Discovery, inclusi mandati di comparizione, RFP, RROGS, e RFAs
• Risposte alla scoperta e memorie come mozioni per costringere/richiedere/ordinanza di protezione
• Esame di documenti
• Sommari di deposizioni
• Locazioni
• Leggi
• Trust
• Procure
• Accordi
• Articoli legali
• Lettere di richiesta e altra corrispondenza
• Documenti aziendali come accordi operativi, statuti e risoluzioni aziendali

Per maggiori informazioni su cosa fare e cosa non fare dell’outsourcing dei processi legali, assicurati di registrarti al nostro webinar con LAWCLERK. Imparerai come trovare e delegare efficacemente la ricerca e gli incarichi di scrittura ai professionisti in outsourcing.

Che cosa c’è dopo per l’industria dell’outsourcing dei processi legali?

Con più studi legali che sfruttano l’outsourcing dei processi legali per aumentare la capacità e ridurre i costi, l’outsourcing dei processi legali è in aumento in tutto il mondo. Questo è specialmente quando si considera l’emergere di studi legali virtuali e nuovi tipi di studi legali come gli studi legali basati su abbonamento.

Come l’industria cresce, ecco tre tendenze di outsourcing dei processi legali che vale la pena guardare:

Intelligenza artificiale e automazione

Streamlining dei processi e la creazione di flussi di lavoro più efficienti per le fasi ad alto volume, come l’assunzione dei clienti, fanno una grande differenza per il successo di uno studio legale. L’uso dell’intelligenza artificiale (AI) o del software di automazione è particolarmente utile per gli avvocati che cercano di allontanarsi dai compiti manuali.

Guarda l’elenco delle app di Clio per gli strumenti che possono esternalizzare il lavoro manuale per il tuo studio. Le aree includono e-discovery, ricerca legale, gestione dei documenti e molto altro. E la cosa migliore è che sono già impostati per aumentare la produttività perché queste integrazioni sono collegate a Clio.

Hybrid outsourcing

Come gli studi legali cercano i modi più efficienti per affrontare i compiti di routine, alcuni stanno sperimentando l’utilizzo di una combinazione ibrida di outsourcing dei processi legali e offshoring. Le aziende possono creare efficienza 24 ore su 24 utilizzando sia l’outsourcing onshore che quello offshore. Non importa in quale fuso orario ci si trovi, è possibile ottenere qualsiasi compito completato in qualsiasi momento della giornata.

L’aumento dell’e-discovery

I recenti emendamenti alle regole federali di procedura civile che rendono le informazioni memorizzate elettronicamente come e-mail, calendari elettronici e messaggi vocali scopribili su dispositivi portatili nelle controversie significano che il mercato dei servizi di e-discovery è in crescita. Con più bisogno di servizi di e-discovery, più aziende possono rivolgersi alla convenienza e l’efficacia dei costi del processo legale di outsourcing.

Creare uno studio legale più redditizio con processo legale di outsourcing

Se siete alla ricerca di modi praticabili per differenziare la vostra azienda e aumentare la vostra capacità senza aumentare le spese generali della ditta, processo legale di outsourcing può essere la strada da percorrere.

Si è in grado di esternalizzare più di quanto mai immaginato con i progressi tecnologici ora disponibili. Puoi aggiungere esperienza e capacità alla tua pratica mentre tagli i costi e il carico di lavoro.

La linea di fondo? L’esternalizzazione dei compiti banali e che richiedono tempo vi permette di fare un lavoro più significativo. È una situazione vantaggiosa per tutti. Avete più tempo da dedicare a fornire un servizio di prim’ordine ai vostri clienti e a generare profitti maggiori.