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Seiton è il secondo passo del metodo 5S. Significa “mettere in ordine” o mettere ogni cosa al suo posto.

5S Seiton – Obiettivi

L’obiettivo di Seiton è che tutto sia immagazzinato “convenientemente”. In pratica, questo significa:

• Memorizzare gli attrezzi dove saranno usati
• Più frequentemente è usato, più vicino dovrebbe essere tenuto
• Ridurre il disordine immagazzinando gli attrezzi usati raramente più lontano
• Rendere facile andare a prendere e recuperare gli oggetti
• Il lavoratore non dovrebbe piegarsi, chinarsi o allungarsi frequentemente
• Il lavoratore non dovrebbe doversi torcere o cambiare direzione dopo aver sollevato un oggetto pesante
• Mantenere i percorsi di lavoro lisci e chiari
• Evitare di dover sollevare un oggetto sopra un altro
• Evitare di dover spostare un oggetto più volte perché è d’intralcio

I professionisti delle 5S possono descrivere tre zone di stoccaggio:

• Tenere gli attrezzi più usati proprio sul banco di lavoro:
• Maneggevole
• Visibile
• Facile da raggiungere
• Facile da rimettere a posto quando non serve
• Gli strumenti giornalieri o mensili potrebbero essere tenuti da qualche parte vicino all’attrezzatura, ma non in mezzo ai piedi
• Prova ad appendere gli strumenti su una rastrelliera – delinea ed etichetta chiaramente ogni gancio per il proprio strumento
• Considera l’uso di un armadietto per tenere la polvere e la sporcizia fuori dagli strumenti
• Queste aree di stoccaggio dovrebbero essere ancora visibili dalla zona della stazione di lavoro
• Strumenti usati raramenteGli strumenti usati raramente o i pezzi di ricambio potrebbero essere immagazzinati lontano dall’officina
• Prova ad usare un magazzino
• Gli scaffali o gli armadi hanno ancora bisogno di etichette chiare in modo che gli articoli vengano restituiti dopo essere stati usati

Costruisci una cultura Lean 5S

Una cosa è allestire aree di stoccaggio. Un’altra è che le persone le usino correttamente.

La direzione deve iniziare a costruire una cultura in cui i lavoratori, come una questione ovvia e di orgoglio:

• Memorizzare gli oggetti al loro posto
• Mantenere le aree di lavoro in ordine

Un attrezzo mal riposto sarà un pugno nell’occhio in una fabbrica ben gestita. Se qualcuno potesse lasciare una chiave a tubo (usata raramente) sul suo banco di lavoro, o appoggiata ad una macchina – qualcuno lo noterebbe? In caso contrario, è sicuramente il momento di iniziare una campagna 5S.

Come mettere ordine nelle 5S

L’articolo precedente ha delineato l’obiettivo di Seiton. Questo articolo discuterà “come” portare ordine nella vostra fabbrica o posto di lavoro.

Tre fattori sono: pianificare dove qualcosa dovrebbe essere immagazzinato; pianificare come dovrebbe essere immagazzinato; assicurarsi che le persone seguano queste regole.

Immaginate che ogni strumento abbia una mente propria, e voglia essere il più vicino possibile al lavoratore. Cosa direbbero per rivendicare la posizione più vicina? Come risolveresti la questione?

La prima e più importante considerazione è: quanto spesso viene usato? Ciò che viene maneggiato più frequentemente dovrebbe essere conservato più vicino al lavoratore. Diciamo che, in un negozio di metallo, l’operaio lima una bava da ogni pezzo per finirlo. La lima dovrebbe essere conservata nelle vicinanze – non su un muro a diversi passi di distanza. Se l’operaio ha bisogno di una chiave per regolare qualche attrezzatura all’inizio della settimana, allora riponi la chiave più lontano – in modo che non intralci le frequenti operazioni di limatura.

In secondo luogo, è facile raggiungere l’oggetto? Nell’esempio di cui sopra, il lavoratore non dovrebbe avere bisogno di piegarsi, allungarsi o torcersi solo per raggiungere la lima, né di spostare altri oggetti ogni volta che la lima viene recuperata.

Prendi tempo per pianificare il luogo di stoccaggio anche per gli strumenti usati di rado. Non vuoi perdere tempo a scavare in un nido di topi quando hai bisogno di quell’attrezzo usato ogni anno. Usa gli stessi principi per organizzare un’area di stoccaggio che sono stati usati per posizionare gli strumenti più vicini al banco di lavoro.

Come conservarlo?

Il modo classico di conservare gli strumenti manuali – usato dagli hobbisti e nelle fabbriche – è quello di appenderli su una tavola per utensili, sopra un contorno dipinto.

Oltre a questa idea standard, considera di mettere un’etichetta su ogni strumento. Probabilmente avete visto una spillatrice con un nome personale o di reparto – per ricordare a chi la prende in prestito che deve essere restituita prontamente. L’etichetta di un utensile potrebbe riferirsi al banco di lavoro; o potrebbe mostrare la dimensione o altre proprietà speciali per renderlo facile da identificare.

Dopo tutta l’enfasi su “dove” conservare gli utensili, chiedetevi anche “in che condizioni”? In una cucina, ci si aspetterebbe di lavare un coltello da cuoco prima di metterlo via; ma potrebbe essere consuetudine affilarlo rapidamente appena prima dell’uso. Un lavoratore dovrebbe pulire il grasso da una chiave inglese prima di appenderla? Gli attrezzi danneggiati devono essere etichettati e mandati a riparare? (O il lavoratore è responsabile di scrivere un ordine di lavoro)?

Infine, alcuni articoli possono richiedere condizioni speciali per la conservazione a lungo termine. Alcuni prodotti chimici non possono essere conservati a temperature alte o basse; i metalli possono arrugginire in ambienti umidi.

Costruire la cultura Lean

Una volta che la pianificazione è fatta, e lo stoccaggio è disponibile, il prossimo compito è quello di costruire la cultura di Seiton.

Alcuni ambienti di ufficio applicano una politica di “nessun documento lasciato sulla scrivania”. La direzione permette questo fornendo abbastanza spazio in modo che gli impiegati possano effettivamente mettere via tutto prima di andarsene. La direzione fa poi rispettare la politica pattugliando regolarmente l’area dopo l’orario di lavoro e confiscando qualsiasi cosa lasciata sopra la scrivania. L’impiegato colpevole avrà una discussione con il supervisore il giorno lavorativo successivo.

In un certo senso, far rispettare il passo Seiton appartiene al processo Shitsuke di sostenere la disciplina.

Benefici

Quali sono i benefici del passo Seiton nel processo 5S?

• Aumento della produttività diminuendo il tempo speso per recuperare un utensile
• Risparmio sui costi perché gli utensili “persi” non devono essere riordinati
• Riduzione delle lesioni perché gli utensili sono conservati in posti comodi ed ergonomici – i lavoratori fanno meno flessioni, sollevamenti, torsione e stiramento
• Maggiore produttività perché è chiaro quando gli articoli non sono disponibili
• Pulizia più facile

Maggiore produttività – Tempo di recupero ridotto

Gli studi sul tempo di movimento sono stati sviluppati da Taylor e Gilbreths, anche se avevano in mente problemi diversi. Chiaramente, un’azione ripetuta, diciamo, 100 volte al giorno e che richiede l’80% della giornata lavorativa dovrebbe essere ottimizzata rispetto ad un’azione settimanale che richiede l’1% della settimana lavorativa.

Perciò, collocare gli strumenti più frequentemente usati nelle posizioni più convenienti migliorerà la produttività riducendo il tempo per andare a prendere e sostituire quegli strumenti.

Localizzare gli strumenti frequentemente usati “più a portata di mano” significa che altri oggetti saranno “più lontani”, per necessità. Immagazzinare tutti gli attrezzi usati più raramente in luoghi specifici ben noti – in un armadietto o in un magazzino – significa che i lavoratori sapranno comunque dove cercare quegli articoli.

Considera cosa succede se gli articoli sono immagazzinati alla rinfusa. Un lavoratore potrebbe tenere un barattolo di lubrificante a portata di mano per il compito del lunedì mattina di ingrassare una macchina. Se il lubrificante è conservato in un armadietto, qualcun altro potrebbe “prenderlo in prestito”, o potrebbe essere nascosto dietro altri oggetti. Ma tenerlo sul banco di lavoro significa che è d’intralcio durante tutti gli altri compiti di routine – rallentando il regolare lavoro quotidiano.

Ovviamente, la ricerca del barattolo di lubrificante non dovrebbe richiedere molto tempo, anche se viene usato solo una volta alla settimana. Quindi una corretta conservazione significa che ha un posto specifico nell’armadio – e anche se diverse persone lo usano, sarà sempre prontamente riportato nella sua esatta posizione.

Ecco un altro esempio di conservazione disordinata. Supponiamo che tutti condividano una scopa ogni giorno per spazzare polvere e trucioli. Se è conservata dove l’ultimo lavoratore l’ha usata, allora ogni giorno qualcuno cerca la scopa condivisa.

Risparmio sui costi

I lavoratori possono ordinare sostituzioni per oggetti che sono semplicemente fuori posto. Se l’oggetto è perso dietro il disordine, o non è conservato nel suo posto giusto, può essere più semplice acquistare una sostituzione.

Riduzione degli infortuni

Un lavoratore è sulla strada dell’infortunio cronico se il lavoro comporta regolarmente una di queste azioni:

• Curvarsi o allungarsi eccessivamente per raggiungere un attrezzo o un pezzo di materiale
• Torcere il busto dopo aver raccolto un oggetto pesante
• Lavorare con le articolazioni in posizioni scomode (gli impiegati d’ufficio sviluppano la sindrome del tunnel carpale per aver digitato costantemente sulla tastiera del computer con i polsi estesi invece che in posizione neutra – e non stanno sostenendo alcun peso mentre lavorano!)

Posizionando gli strumenti in posizioni convenienti – in modo che il lavoratore non abbia bisogno di allungarsi, torcersi, chinarsi o sollevare al di fuori del proprio centro di gravità – si ridurranno gli incidenti di mal di schiena, gli stiramenti e i muscoli tirati.

Maggiore produttività – Riduzione del tempo di ricerca di articoli non disponibili

È facile vedere che un attrezzo manca &dove l’attrezzo dovrebbe essere conservato, se deve essere appeso su una tavola per attrezzi sopra un contorno dipinto. Qualsiasi cosa lasciata su un banco di lavoro o sul pavimento si nota rapidamente, anche.

Se un utensile è rotto, il suo normale luogo di deposito dovrebbe avere un’etichetta con una nota esplicativa. Di nuovo, questo risparmia il tempo e la confusione di cercare l’utensile “fuori posto”.

Pulizia più facile

Alla fine della giornata, la pulizia di una stazione di lavoro o del pavimento dell’officina è più facile dopo che gli utensili sono stati conservati correttamente.

La polvere può facilmente accumularsi intorno agli oggetti lasciati su un banco di lavoro. Al contrario, se tutto è riposto su una tavola portautensili accanto al banco di lavoro, il banco stesso può essere rapidamente pulito.

Lo stesso vale per spazzare un pavimento dell’officina che non ha carrelli parcheggiati alla rinfusa.

I passi successivi delle 5S riguardano specificamente la pulizia.

Di Oskar Olofsson, autore del libro “Succeeding with 5S”

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