取り込みプロセス

取り込みプロセスは通常どのようなものでしょうか。

多くの場合、プロジェクトの取り込みプロセスは、誰かがメールを送り、「これをやってほしい」と言ったところから始まります。 受信トレイからすべてを管理することは、規模が大きくなく、効果的でも効率的でもないため、プロジェクトの取り込みプロセスのステップを踏むことが重要です。 プロジェクト管理ツールや方法論を使用することで、プロジェクト リクエストや取り込みプロセスをより効果的に管理できます。

今日、ほとんどの部署が抱える取り込みプロセスの最大の問題は、すべてのワークフローを通じて一貫性がないことです。 社内プロジェクトであれ、外部ベンダーとの共同作業であれ、プロジェクト開始プロセスを開始するための情報の取り込み方に一貫性がないことがよくあります。

実際に機能する取り込みプロセスの作成

あなたの組織が上記のようであれば、今すぐに仕事が入る方法はたくさんあります。 これらのプロジェクト要求を管理する最初のステップは、実際に機能する取り込みプロセスを作成することです。

プロジェクト要求フォームを作成する

チームと協力して、取り込みシステムにプロジェクト要求を送信する際に必要な情報を決定します。 よくある質問：

• リクエストは何か？

• どこで使用されるか？

• 期限はいつか？

• プロジェクト要求は何か？

• どのようにしてビジネスに利益をもたらすのか？

プロジェクト要求フォームの作成方法の詳細

要求提出場所の指定

取り込みプロセスの作成における次のステップは、チームに来るすべてのプロジェクト要求の中心場所を指定することです。 これを行う最大の利点は、可視性です。 提出された要求と期日を、現在進行中の作業と一緒にはっきりと見ることができます。

受信したすべてのプロジェクト要求のための受信電子メールアドレスを作成するだけで、組織に入ってくるすべてのプロジェクト要求が1つの場所に送られるようにすることは、非常に簡単です。 たとえば、「 , 」とすると、すべての電子メール リクエストがそこで利用できるようになります。

または、Google や Dropbox を介して共有ドキュメントを使用することもできます。

しかしながら、最良のソリューションは、プロジェクト管理ソフトウェアを活用して、すべての作業を一元管理し、プロジェクト要求フィールドが確実に入力され、要求を簡単にタスクに移動できるようにすることです。 簡単ですね。 次に、プロジェクト要求が提出されたときに通知される必要がある人に通知されるように、優先する取込場所を設定します。

プロセスを正式にする

すべてのプロセスを用意することはできますが、誰もそれを知らなければ、取込プロセスがまったくないのと同じことです。

取り込みプロセスの技術だけでなく、各プロジェクトがどのように開始され、組織内で移動されるかという実際の枠組みも正式化すれば、説明責任がはるかに向上し、最終的には誰もが取り込みシステムを習得することができます。 この人は、チームのすべての人に、上から下へ、右から左へ、責任を持たせる人です。 この人物は、必ずしも経営者や上層部である必要はありません。 アカウント・エグゼクティブ、プロジェクト・マネージャー、トラフィック・マネージャー、あるいはチーム全体であってもかまいません。

組織におけるプロセスの降圧者は、物理的に立ち上がり、一人ひとりのオフィスに入り、彼らの手を握って、取込プロセスを正しく使用する方法を示し、毎回その方法で行うように主張する人物になります。

組織内でそのような人を見つけることができれば、あるいは実際にそのような人を雇うことができれば、プロジェクト管理がはるかに効率的に機能することがわかるでしょう。 もし、人々が要求を電子メールで送ってきて、インテーク・システムを使用しないなら、「私はそれを見ていないので、これに取り組むことはできません」と伝えることが必要になります。 プロジェクト管理システムに入っていないのです」

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