社員手帳の作り方｜

さて、採用のゴール地点に立ったあなたは、いよいよ新入社員を迎え入れる準備が整いました。 このような場合、「employee(従業員)」と「employee(従業員)」に分けることができます。 この2つの間の重要なリンクは、従業員ハンドブックです。

マニュアルは、あなたの会社の文化、ビジョン、雰囲気、および道路のルールを設定するだけでなく、明確に伝えるためにあなたの意図を確立することができます。 また、特典、報酬、福利厚生、安全な職場環境など、ハンドブック内の特定の要素は、従業員の定着に不可欠です。

ここでは、中小企業のオーナーとして従業員ハンドブックが必要な理由（および必然的に節約できる心痛と費用）、何を含めるべきか、作成方法、および従業員に初日に読む文書の1つにしてもらう方法について検討します。

従業員ハンドブックの目的

従業員ハンドブックは、あなたとあなたのチームがあなたの中小企業で働くためのルールを成文化するために必要な操作の遊び道具であり、コミュニケーションツールなのです。 よく書かれたハンドブックは、従業員が従うべき基準、期待、およびプロセスの内訳を示すと同時に、発生した状況をどのように管理するのかを示しています。 従業員ハンドブックは、何か問題が発生したときに、どこに頼めばよいかを従業員が正確に知ることができるように、明確さと文脈を提供します。 新入社員には、従業員ハンドブックに目を通し、内容を理解したことを確認するための署名用紙とともに、従業員ハンドブックのコピーを渡します。

マニュアルはコンプライアンスを保証するものではありませんが（正式な雇用契約ではありません）、すべての当事者に操作方法を明確にし、中小企業のオーナーを法的措置から保護したり、たとえば反差別訴訟の証拠として使用したりすることができます。 このような状況下において、当社は、「グローバルに通用するビジネスモデル」の確立を目指し、「グローバルな事業展開」、「グローバルな人材育成」、「グローバルな企業価値向上」の3つを柱とした事業展開を推進しています。 第二に、起こりうる雇用訴訟のコストを見ると、Court Statistics Project の調査によると、裁判になった雇用訴訟のコストの中央値は 88,000 ドルです。

あなたの会社に大きな打撃を与えるには、たった 1 つの訴訟が必要であり、訴訟の影響は金銭的損失よりもはるかに大きいことを考慮に入れてみてください。 訴訟は、特にそれが否定的な光であなたのビジネスを描くと、ローカルまたは全国メディアによって公表されている場合、あなたのビジネスの評判を傷つける可能性があります。 また、あなたやあなたの従業員にストレスを与える可能性もあります。 あなたは従業員ハンドブックを作成していた場合は、訴訟を防ぐことができたかもしれません。

それは、すべての従業員が平等かつ公平に扱われることを明確にするだけでなく、肯定的、歓迎、生産的、および安全な労働環境を促進するので、所定の位置にプレイブックを持つことが不可欠です。

あなたは従業員ハンドブックを持ってあなたのビジネスのために必須であるかどうかを疑問に思っているかもしれません。 連邦労働局は、文書の実際の作成を要求していませんが、あなたは職場での彼らの権利の従業員に通知する必要があります – それは目に見える職場の看板や正式なマニュアルであるかどうか。

あなたはまず、労働省の必須職場ポスターを確認し、あなたの州の労働局のウェブサイト上で任意の州の要件を検索します。

あなたが別の州で事業所を運営している場合、あなたは別のマニュアルを書き、作成する必要があるかもしれません。 例えば、コネチカット州労働局の要件は、カリフォルニア州産業関係局の要件と同じではないかもしれません。

覚えておいてほしいのは、従業員ハンドブックを作成するときは、最低限のことをするだけでなく、あなたの中小企業に直接影響を与える法律的またはその他のポリシーにも焦点を当てたいのだということです。

従業員ハンドブックに含めるべき10の項目

ハンドブックにすべての思想、法律、またはプロセスを含めなければならないと考え、圧倒されないようにしてください。 あなたやあなたの従業員に直接影響を与える本質的な要素を含めることに重点を置いてください

1. 会社の概要、ビジョン、ミッション、およびバリュー

あなたの会社のミッション、ビジョン、および目的を最初から定義して、あなたの従業員があなたの会社の価値観について完全に明確にし、それと一致することができるようにすることです。 あなたの価値観と信念は、あなたにとって最も重要なものであり、ビジネスのあらゆる側面を推進する指針となる原則です。 例えば、パタゴニアのミッション・ステートメントは、「私たちは故郷の惑星を救うためにビジネスをしています」と宣言することから始まります。 最高の製品を作ること、不必要な危害を加えないこと、自然を守るためにビジネスを行うこと、慣習にとらわれないこと、などが彼らの基本的な価値観です。 この会社に入社した社員は、環境の持続可能性と責任を重視する組織と契約したことを知っています。

自分が何を支持するかを明確にすることで、社員が最高の支持者となるように力を与えることができます。 このセクションには、以下を含めるとよいでしょう：

• 創業者やオーナーからの歓迎の手紙
• 事業の成り立ちと運営スケジュール
• スタッフや職場の写真
• インパクトを与えるような強力な売上や統計情報
• 会社主催のイベント、つまり毎年の外出や公認ボランティア活動

2. Compensation, Benefits, and Perks

このセクションは人気があり、従業員が最初に詳しく読むところです。 また、「employee.com」では、「employee.com」「employee.com」「employee.com」「employee.com」「employee.com」「employee.com」「employee.com」「employee.com」「employee.com」の各ページで、「employee.com」の「employee.com」を「employee.com」と表記しています。 従業員への支払いは毎週ですか、それとも2週間おきですか？ 給与明細は月内の特定の日時に届きますか？

給与のセクションでは、パフォーマンスレビューと給与/ボーナスに対する期待も概説する必要があります。 また、給与のセクションでは、業績評価や給与・ボーナスに関する期待についても説明します。 従業員は、事業の成功に基づいて一定の割合のボーナスを受け取るのか、それとも個々の業績に基づくボーナスや「スポット」ボーナスを受け取るのか？

福利厚生に関しては、医療、歯科、眼科、生命保険、退職金制度について、資格要件も含めて、提供するものの概要を説明したいと思います。 このセクションでは、

• 基本的な健康、保険、および退職給付と資格について説明したいと思います。 例えば、特定の（あるいはすべての）給付を受けるには正社員である必要があるのか。 日割り計算のパッケージはありますか？ いつから加入できるのか、いつから給付を受けられるのかを従業員に知らせましょう。
• 教育や研修の給付。
• 教育・訓練手当。授業料の払い戻しやオンラインコースがある場合は、それも含めるようにしましょう。 会社の電話やノートパソコン、無料のランチ、フレキシブルなスケジュール、リモートワークなど、あなたの会社で働くことのできる特別でユニークな特典を概説しましょう。 また、そのような場合であっても、そのような「忖度」をすることなく、「忖度」された「忖度」された「忖度」された「忖度」された「忖度」をすることができる。 あなたは従業員に、あなたが許容されるとみなすものの基本的な理解を与えたいと考えています。 行動規範に含めるべき領域は次のとおりです。
  • ドレスコード
  • 就業時間中の電話、メール、インターネットの使用
  • 食事休憩と休憩時間
  • 喫煙、アルコール、喫煙
  • 就業時間中の電話、メール、インターネットの使用
  • 食事休憩と休憩時間
  • 喫煙、アルコール、喫煙
  • Data management and customer privacy
  • Conflict resolution policy
  • Customer or vendor gifts (in any form) or bribes
  • Ethical standards and policies
  • Safeguarding of confidential information

  また、社員ハンドブックには職場での社員の行動に関連した規正手続きも記載されていなければなりません。

  4 反差別および機会均等に関する方針

  雇用機会均等委員会 (EEOC) に従い、雇用と昇進において無差別および雇用機会均等法を遵守することを明示することが法律で義務付けられています。

  また、従業員の市民権、国籍、およびその資格確認プロセスに関連した不当な雇用、解雇、昇進、募集を禁止する移民国籍法（INA）への対応と遵守を検討する必要がある場合もあります。 この法律はまた、報復や脅迫に対する救済措置の概要も示している。 Family and Medical Leave Policies

  If your small business has more than 50 employees, you need to have a Family and Medical Leave Act (FMLA) policy in place.家族医療休暇法（FMLA）ポリシーは、従業員が50人以上である場合に必要です。 この法律では、出産や育児、病気や重病を患う肉親の世話、自分の病気の看病など、従業員の生活上の出来事のために、12ヶ月間に最大12週間の雇用保護付き無給休暇を与えることを義務付けています。

  休暇期間中、雇用者はすべての従業員の健康手当も維持しなければなりません。 詳細については、FMLA Employer’s Guideをご覧ください。

  6. スケジュール、営業時間、有給休暇（PTO）

  ここで、営業時間や従業員の出社・退社時間を明確にしたいところです。 祝祭日がある場合は、祝祭日や営業時間外の勤務に関するポリシーや、従業員への報酬の支払い方法についても記載する必要があります。

  PTOに関しては、病欠、短期休暇、休暇に割り当てられる時間、また、取得または発生プロセスがある場合は、取得した日数を翌年に「繰り越す」ことを許可するかどうかについて明確にしておくとよいでしょう。

  7. 職場の安全およびセキュリティ

  混乱や訴訟の可能性を避けるため、物理的および非物理的な安全作業環境を確保するための手順を定義する。 機械の操作に関するポリシーや手順、あるいはセクハラやいじめの苦情を提出するためのプロセスなど、従業員は安全な環境で働いているという安心感を持つ必要があります。 また、労働者災害補償の規則と手続きも理解しておきましょう。

  8. デジタル行動およびソーシャルメディアポリシー

  デジタルおよびソーシャルテクノロジーは、これまで以上に浸透しており、雇用者と従業員の両方に即時接続という利益をもたらす一方で、責任への扉を開くことにもなっています。 従業員がソーシャルメディア上で会社についてどのように話すことができるか (またはできないか) を定義してください。

  オンサイトおよびリモート従業員の両方について、資産、内部文書、および顧客情報を保護するための基準を設定したいと思います。 これは、オフィスにいないときに電子メールやドキュメントにアクセスするために特定のネットワークにログインすることを意味するかもしれませんし、パスワードをどのように管理するかということかもしれません。 非開示と利益相反

  中小企業のオーナーは、自社をユニークで競争力のあるものにしているビジネスの機密面を保護する必要があります。 そのために、企業秘密やすべての専有情報が社内に留まるようにしたいものです。 また、ギグエコノミーが盛んで、36%の労働者がパートタイムの仕事を請け負っています。

  あなたの業界のベストプラクティスを指導し、関連する文言を作成する手助けをしてくれる雇用弁護士を雇うのも良いでしょう。

  10.

  • ハンドブックは拘束力のある契約ではなく、今後の雇用を保証するものではありません。
  • ハンドブックはすべてのポリシーに関する最終決定版であり、ハンドブック作成前に従業員に配布されたメモや文書に優先します。 文書に書かれていることがすべて決まっているわけではありません。 あなたは、ビジネスの変化や進化に合わせてポリシーを変更する権利を持っています。しかし、あなたはまた、従業員に影響を与えるであろう適切な更新を開示する必要があります。 特にそれが従業員の権利と会社の手続きに来るとき、無知は決して至福ではありません。 従業員には、あなたが設定した基準と、彼らが持つ権利について、自分自身を知らせる責任があります。 ほぼすべての企業が運営ガイドラインを持っています。コンテンツやクリエイティブにつまずいたときは、Google.com以外にはないでしょう。 何を記載するか、どのように情報を伝えるか、マニュアルをどのようにデザインしパッケージ化するか、リサーチをきっかけにインスピレーションを得てください。 ワード文書でシンプルなデザインを保ちつつ、人間味と遊び心のある文章にしたいと思うかもしれません。

    また、Webサイトや社内規定など、他の文書を作成する際に、ハンドブックに必要なコピー（価値観、サービス、プロセスなど）の多くをすでに作成している場合もあります。 MS Word 文書を開いてゼロから始めるのではなく、既存のソースから情報を統合することで、時間を節約し、現在の従業員だけでなく新規採用者にも一貫した表現ができるようになります。 レッドカーペットを敷きましょう。

  新入社員は面接や交渉のプロセスを終えたばかりで、前向きなエネルギーと興奮を持続させたいと考えています。 従業員ハンドブックは、彼らが現場であなたと最初に出会う重要なものの1つであり、第一印象が重要です。 デザイン、テキスト、冒頭のページに至るまで、採用担当者の気持ちを和ませることが大切です。 まずは、あなたのビジネスの活力と情熱から始めましょう。 オープニングでは、ビジョン、ミッション、コアバリューを紹介しましょう。 また、法律用語という迷宮に陥る前に、まずあなたのことを知ってもらいましょう。

  あなたの考えを導くために、際立った方法でコアバリューを伝えている企業の例をご覧ください

  ステップ2. ポリシーとプロシージャに飛び込む

  次に、ハンドブックの本題に入りたいと思います。 前のセクションで説明したように、すべての構成要素を含める場合、従業員がコンテキストと明確さを得られるように、図解された例を作成することを検討してください。 図解、漫画、写真、イラストなどを使って、マニュアルの要素を視覚化するのもよいでしょう。 情報をどのように表現するか、工夫してみてください。 例については後ほど詳しく説明します。

  ステップ3.

  人事担当者やコンサルタント、雇用弁護士など、最新の連邦法、地方法、州法に精通した専門家にハンドブックを作成してもらい、レビューしてもらいましょう。 情報を明確に伝えるだけでなく、不確実性や誤解、あるいは法的責任を招かないように、文書に目を通すことが重要です。 資料を適切に審査するために今時間を費やすことは、将来的に大きな利益をもたらします。

  ステップ 4. デザインして配布する。

  オプションは無限大です。 新入社員の入社式で渡すワープロ文書でシンプルに済ませることもできますし、何か視覚的で特別なものをデザインして、対面式で配布し、オンラインでアクセスできるようにすることも可能です。 リソースやブランド、予算に応じて、自由に設定することができます。 ここで重要なのは、従業員がビジネスで成功するために必要な情報をすべて提供することです。 パッケージやデザインは、ワクワク感を高め、生きているブランドとしてあなたのビジネスへの忠誠心をより高めることができます。

  Step 5. 定期的なアップデートを行う。

  年間を通じて、従業員、同僚、人事担当者、弁護士の意見に耳を傾ける。 私たちの世界は絶えず変化しており、毎日新しい技術が市場に出ているので、あなたのマニュアルがトレンドや時代に対応しているかどうかを確認することが重要です。 少なくとも年に一度は見直しを行い、必要な場合は重要な更新を行うことを検討してください。

  Resources You Can Use If You Get Stuck

  Here are several employee handbook templates available online.ここでは、オンラインで入手可能な従業員ハンドブックのテンプレートをいくつか紹介します。

  • The National Federation of Independent Business (NFIB) テンプレート
  • The National Council of Nonprofit Associations テンプレート
  • RocketLawyer テンプレート
  • Lessonly テンプレート

  マニュアルに何を記載するか、深く理解するには：

  • Society for Human Resource Management (SHRM).Inc をチェックして下さい。 また、このような場合、「痒いところに手が届く」「痒いところに手が届く」「痒いところに手が届く」「痒いところに手が届く」「痒いところに手が届く」「痒いところに手が届く」「痒いところに手が届く」「痒いところに手が届く」。 雇用機会均等、家族・医療休暇などに関する法律に精通する。 また、州レベルの法律も調べ、準拠していることを確認したい。
  • 労働安全衛生局（OSHA）。 また、このような場合にも、「この人なら大丈夫」と思ってもらえるように、「この人なら大丈夫」と思ってもらえるように、「この人なら大丈夫」と思ってもらえるように、「この人なら大丈夫」と思ってもらえるように、「この人なら大丈夫」と思ってもらえるように、「この人なら大丈夫」と思ってもらえるように、「この人なら大丈夫」と思ってもらえるように、「この人なら大丈夫」と思ってもらえるように、「この人なら大丈夫」と思ってもらえるように、「この人なら大丈夫」と思ってもらえるように、「この人なら大丈夫」と思ってもらえるように、「この人なら大丈夫」と思ってもらえるように、「この人なら大丈夫」と言ってもらえないだろうか。 従業員ハンドブックは、究極の不眠症治療薬と言われることもあり、乾いた法律用語で書かれたページの束で、以前の職場の問題をカタログ化したり、新入社員を脅して服従させたりするようにしか見えません。

    しかし、ガイドブックは退屈なトレーニングマニュアルである必要はありませんし、ジョージ・オーウェルの「1984」をフラッシュバックさせるようなものである必要もないのです。 しかし、ガイドブックは退屈なトレーニングマニュアルである必要はありませんし、ジョージ・オーウェルの『1984年』を思い起こさせるものである必要もありません。 あなたの文化、信念、価値観から、誰もが公平で安全、かつ楽しい労働環境を確保するための日々のポリシーまで、従業員は従事し、一日を始めることを熱望していると感じるはずです。

    ここでは、1ページ目からあなたのページターナーに夢中になるための6つのハックを紹介します。

    従業員がビジネスの全体像に参加できるような舞台を用意する。

    2.人間のように話す。

    専門用語ほど、人々を早く眠らせるものはありません。 ポジティブで、明るく、そして会話的であること。 これは、過去の過ちや従業員の不手際に対する悲痛な叫びではないことを忘れないでください。 ハンドブックは、あなたのビジネスが最高のことわざのように前へ進むためのガイドです。

    3. あなたの特典を再生する。

    人々はクールな仕事の特典を自慢するのが大好きです。 福利厚生のページで特典を前面に出したり、企業文化に浸る幸せな従業員の姿を写した画像をマニュアル全体に（さらには職場にも！）紹介したりしましょう。 パッケージングとプレゼンテーションの検討

    前のセクションでは、マニュアルを作成する方法についてお話ししました。 少しの予算と創造力があれば、辛口で知られている文書でも楽しく作ることができます。 たとえば、Education First (EF) には、チーム精神と官僚主義や階層の排除に焦点を当てた、楽しくて気まぐれなイラスト入りのハンドブックがあります。

    つまり、従業員に情報を提供するだけではなく、ハンドブックを読むように誘い、雇用主としてあなたを選ぶことに満足できるように、従業員ハンドブックの作成について創造的に考えてみてください。 Valve Software は、ユーモアのセンスを保ちながら懸命に働くことに焦点を当て、生意気なビジュアルでその価値を伝えています

    そして、彼らが説くことを実践していることについてお話します。 Trelloは、自社の技術プラットフォームで従業員ハンドブックを作成しました。 あるいは、Netflixの簡略化されたプレイブックから借りることもできるかもしれません。 彼らは派手でインタラクティブなグラフィックを持っていませんが、彼らのマニュアルは、翻訳を必要としない会話形式の平易な言葉で、彼らの価値観やポリシーの概要を説明しています。

    インターネットの普及により、人々は毎日大量の情報にさらされることに慣れています。 その結果、セクションヘッダー、区切り、箇条書き、簡潔さなど、オンライン記事のようにドキュメントを読むように訓練されています。 膨大な量のテキストには圧倒されるため、マニュアルは読み飛ばしやすいものにしましょう。 皮肉なことに、視覚的な余裕を与えることで、社員はより多く読むようになります。 このような場合、「痒いところに手が届く」という言葉がぴったりです。

    従業員ハンドブックの作成と共有は、雇用プロセス全体におけるいくつかの重要なステップの1つです。 このような状況下、「痒いところに手が届く」ようなサービスを提供するため、「痒いところに手が届く」ようなサービスを提供できるよう、「痒いところに手が届く」ようなサービスを提供できるよう、「痒いところに手が届く」サービスを提供できるよう、「痒いところに手が届く」サービスを提供できるよう、「痒いところに手が届く」サービスを提供します。