あまり活用されていない人事慣行
人事の世界では、常に強いスタートが注目される。 完璧な候補者を見つけることから、的確な面接を行うことまで、すべては最初が肝心なのです。 しかし、強力な人事慣行は、最初の段階や採用だけではありません。
必然的に従業員は辞めます。 多くの企業にとって、従業員の退職面接は後回しにされています。
しかし、退職面接は、会社の業績と文化を常に進化させ、最適化するための強力なツールなのです。
このガイドでは、組織に貴重なフィードバックをもたらす退社面接の実施方法を具体的に紹介します。
ステップ1：退社面接の形式を決める
退社面接の形式は重要です。 最も一般的な終了面接の形式は、対面式とアンケート式の2つです。 それぞれの形式には長所と短所があります。
Questionnaire Exit Interview
質問形式の退職面接の明らかな利点は、従業員が自分の時間に面接を行うことができることです。 しかし、質問形式の退職面接は、従業員が最後の一歩を踏み出すときにとても忙しいので、道草に終わるかもしれません。 また、アンケートのシナリオでは、従業員は豊かで正直なフィードバックを打ち明けたいと感じないかもしれません。 さらに、多くの人は長文の回答を書くことを好まないので、使える情報がほとんどない一文だけの回答を受け取る危険性があります。
対面式の退職面接
対面式の退職面接には、いくつかの明確な利点があります。 プロフェッショナリズムと気品を示すインタビューに注意を払いながら、雇用を開始したのと同じ方法で終了することができます。 また、正式な対面式の退社面接では、より立体的なフィードバックが得られます。 人は会話の中でよりオープンになることが多く、提供される詳細はより有用です。
対面式の面接の欠点は、それが義務のように感じられ、提供されるフィードバックが否定的になる可能性があることです。 また、フィードバックが会話の中で行われる場合、それを追跡するのは難しいので、後で分析するためにインタビュー内容を録音または録画する方法を検討する必要があります。
ステップ2：インタビュアーを選ぶ
対面式の退出インタビューを決めたら、インタビューを実施する人を決める必要があります。
面接官を決める（マネージャー、人事部など）
ステップ3：質問リストを作る & What NOT to Ask
効果的な退職面接のためには、用意した質問リストが必要です。 これは面接を整理するのに役立ち、面接官と退社する従業員の双方にとって貴重な時間を節約することができます。
面接の冒頭で、退職者面接とは何かという説明をします。
面接者の回答が直接組織の役に立つことを共有すれば、面接者は評価されていると感じ、本物の有益なフィードバックを提供する気になります。
検討すべき出口面接の上位質問：
- 会社でのあなたの経験について説明してください。
- なぜ転職するのですか？
- ここで働いていて良かったことは何ですか？
- 当社の改善点は何ですか？
- あなたの役割は当初の職務内容とどの程度一致していましたか？
- 会社の幹部と働く様子はどうでしたか？
- オンボーディングはどうでしたか？
- ここで特にあなたを助けてくれたリーダーや同僚はいましたか？
- この役割を担う次の社員にどんなアドバイスをしますか？
Exit Interview Questions to Avoid
- Would you be willing to stay?
この段階では、この質問には遅すぎます。
- どの同僚やマネージャーが一緒に働くのに最悪でしたか？
建設的なフィードバックを得ることは重要ですが、組織内の特定の人を特別視することは有益ではありません。 より大きなテーマに焦点を当てましょう。
- Why didn’t you enjoy working here?
これは具体的すぎて、会話を感情的な領域に誘導してしまう可能性があります。
Step 3: Use the Exit Interview Data to Improve
データはビジネスにおける最もホットな通貨であり、退職者インタビューのフィードバックはデータの宝庫と言えます。
まず、一貫したデータ収集ができるようにします。 これは、インタビューの実施方法（対面式かアンケート式か）や質問の種類に当てはまります。 もちろん、このルールには例外もありますが、出口調査の一貫性を高めれば高めるほど、より良い洞察を得ることができます。
次に、分析のためのプロセスを作成する必要があります。 出口調査の情報を集めるだけでは十分ではありません。 実際にレビューし、重要なテーマを見つけ、アクションアイテムを特定し、それを実行する必要があります。 もし、出口調査のフィードバック収集と分析のプロセスを確立していない場合は、社内のデータ専門家を活用することを検討してください。 彼らはデータ分析のための確かなフレームワークと手法を持っているはずです。
最後に、行動を起こすことです。 出口調査から明らかになった洞察は、ステークホルダーや意思決定者と正式に情報共有します。 例えば、従業員のオンボーディングが十分に徹底されていないことを示すフィードバックを受けた場合、そのことをマネージャーやリーダーと共有します。
Make the Exit Interview Your Secret Weapon
HR 部門は、従業員の最後の2週間にかけるのと同じくらい、採用段階にも配慮しており、大きな優位性を持っていると言えます。 しかし、議論されているように、多くの組織は、人事ツールキットのこのステップを十分に活用する機会を失っています。
次の四半期および来年の取り組みを計画する際に、現在の終了面接プロセスを分析する項目を追加してください。 いくつかの簡単な調整で、企業文化に測定可能な改善をもたらすことができます。
