電子カルテ（EHR）の導入は、すべてのスタッフに影響を与える複数のステップからなるプロセスです。 どんな新しいプロセスでもそうですが、学習曲線が伴います。 しっかりとした計画を立てることで、チーム全員のストレスを何時間も軽減することができます。
EHR 導入を成功させるために必要な 10 のステップを紹介します。
1) 電子カルテ（EHR）導入チームを結成する
EHR を導入する際には、プロセスをできるだけスムーズに進めるために強力なチームが必要になります。 チームには、医師、看護師、医療助手、管理スタッフなどのスタッフを含めることができます。 チームメンバーは、同僚にEHRのスキルを教えたり、導入チームへのメッセンジャーとして、途中の課題を特定することでプロセスを支援します。
主任スーパーユーザー、主治医、プロジェクト・マネージャーの3つは、チーム構築中に考慮すべき重要な役割です。
リード・スーパーユーザー
リード・スーパーユーザーは、社内のEHRの専門家として常駐します。 いくつかの職務には、テンプレートの作成とワークフローの開発が含まれる場合があります。 このポジションは、ユーザーがシステムを使用する際に遭遇する問題に対処するための標準的な操作手順を作成する責任も担っているかもしれません。
リード・ドクター
リード・ドクターの役割は、システムの第一線のユーザーと技術スタッフの間のリンクとして機能することにより、EHR導入を通して組織を導くことです。 新しいプロセスを歓迎する技術に精通した医師を主治医として活用することを検討してください。
Project Manager
プロジェクトマネージャーは、EHRベンダーやスタッフとの主要な連絡窓口となります。 このポジションはまた、全員が導入のタイムラインに集中し、進捗を追跡し、ユーザーの問題に対処するのを助けます。
2) ソフトウェアを準備する
EHRを導入する際には、HIPPAに違反しないようにセキュリティ対策が満たされていることを確認します。 あなたの組織では、HIPPAリスクアセスメントを実施する必要があるかもしれません。 ソフトウェアが準拠していることを確認するために、医療ITベンダーと協力することができます。
3) ハードウェアのニーズを決定する
ハードウェアの選択は、あなたの診療所が使う時間とお金に大きな影響を与えます。 たとえば、各部屋にプリンターがあれば、医師は 1 日に最大 30 分の時間を節約できます。 また、各患者との対話の間のログインとログアウトの時間を節約するために、各スタッフに自分のタブレットまたはラップトップを提供する診療所もあります。
これらすべてを行うのは大変だと思われる場合は、IT サービス会社が適切な機器を最適な価格で提供し、システム ハードウェアのニーズについて診療所を支援することができます。 多くの企業は、デバイスのインストールとトラブルシューティングも行うため、オフィススタッフの負担を軽減することができます。
4) 治療室のレイアウトを考慮する
EHR プログラムでは電子データ入力が必要なため、治療室のレイアウトは患者の関与と満足度に大きな影響を与える可能性があります。 データを入力する際にスタッフや医師が患者の方を向いていると、患者は自分の声が届いていないように感じるかもしれません。
これを解決する方法の1つは、”信頼の三角形 “を用いることです。 これは、患者、医師、コンピュータが仮想的な三角形を形成し、患者と医師がお互いを見ることができる部屋の構成です。 このレイアウトでは、スタッフや医師がデータを入力する際に少し振り向くだけでよいので、患者さんが自分のことを見てくれていると感じることができます。 半円形のデスクを病室に置いたり、可動式のカートを使うなど、患者さんが安心して診察が受けられるような工夫をしましょう。
5) データの転送
ハードウェアとソフトウェアの準備が整ったら、EHR導入の次のステップは、データの転送です。 まず始めに、以前の記録システムから新しいEHRにどのようにデータを移行するかを決定する必要があります。
このステップを実行するには、2 つの方法があります。 既存のスタッフを配置するか、追加または一時的なスタッフを雇用して、新しいEHRに情報をアップロードすることができます。
このプロセスをできるだけ円滑に進めるために、EHRに入力する情報のチェックリストを用意しておくとよいでしょう。 プロセスを用意しておくことで、重要な情報の見落としを防ぐことができます。
6) ワークフローを作成する
プロセスといえば、今こそしっかりとしたワークフローを構築することです。 EHR導入前にワークフローを確立しておくことは、チームが直面するストレスを軽減するために極めて重要です。
トレーニングを受け、EHR を使用する準備ができているスタッフの数が十分でないなど、非効率的なワークフローは、導入プロセスにおける問題を悪化させることになります。
ワークフローを作成する際には、これらの質問を考慮してください。
- これは必要なのか？
- これは患者にとって付加価値があるか。
- これはスタッフにとって効率を高めますか。
- この順番は正しいですか？
- このステップを行うのは正しい人ですか?
7) EHRがダウンしたときの対処法
どのタイプのテクノロジーでもそうですが、時折起こる不具合に備える必要があります。 問題をブレインストーミングすることから始め、潜在的な問題をどのように扱うか、しっかりとしたゲームプランを考えましょう。
たとえば、停電になったらどうするのか。 IT 部門の助けが必要なシステム全体の故障が発生した場合はどうするのでしょうか。 EHRが利用できないときに何をすべきかについて、医師やスタッフに明確な指示を与える手順を開発したいと思うことでしょう。
手順を作成する際には、これらの質問を考慮してください。
- ダウンタイムはどのように医師とスタッフに通知されますか。
- 患者ケアの流れはどのように継続されますか。
- 患者のチェックインはどのように行われますか?
- 医師とスタッフはどのように訪問を記録しますか。
スタッフが電子および紙の手順を利用できるようにしておくと、EHRダウンタイムにどう対処すればよいか、自信がつきます。 一部の医療機関では、説明書を3連バインダーにまとめ、そのコピーを社内と社外の両方に保管しています。 また、PDFのコピーを安全なクラウドに保存し、スタッフが迅速に手順書を入手できるよう、複数の選択肢を用意しておくことも検討してください。
8) トレーニングプログラムを用意する
EHR導入を成功させるには、徹底的なトレーニングが不可欠です。 現在および将来のすべての医師とスタッフが、EHRをうまく使うための知識とスキルを身につけられるよう、トレーニング計画を立てましょう。
ここで、考慮すべき原則をいくつか紹介します。
ゆっくり始める
立ち上げる前に、医師やスタッフに基本的なスキルを提供する。 プログラムを使えるようになるまで、ユーザーがシステムを完全に理解することは難しいでしょう。 ユーザーが少なくとも1週間は「運転」できるようになったら、追加のトレーニングを導入してスキルを上げ、時間節約のコツを学び、テクノロジーにもっと慣れることができます。
Let colleagues teach colleagues
Consider tracing super users in each specialty and for each role.これは、各専門分野、各役割のスーパーユーザーをトレーニングすることです。 たとえば、看護師は看護師に最もよく教え、外科医は外科医に最もよく教える。 さらに、各専門分野のスーパーユーザーがいれば、同僚のための継続的なリソースとなります。
Map out ongoing training needs
Have a plan for ongoing training. 時間が経つにつれて、ユーザーはツールを使用する近道や新しい方法を見つけ、これらの発見を同僚と共有したいと思うようになる。 さらに、EHRは新しい機能や改善された機能で更新される必要があり、そのためには特別なトレーニングが必要になります。
このような状況に効果的に対処する方法には次のようなものがあります:
- 変更ができるように、ユーザーが EHR 推奨事項を提出できるシステムを開発する。
- 積極的なEHRユーザーには、正式な追跡システムまたはアイデアの共有を促すオンラインディスカッションを通じて、使いやすさを向上させるための意見を共有し、解決策を提案するように促してください。
- 継続的なEHRカスタマイズのためのシステムを構築する。 医師やスタッフが新しいEHRを使いこなすと、ワークフローを改善するための修正点を見出すことができます。
- EHRベンダーの関係を維持し、ITサポートを活用する。
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- データ入力テンプレートの開発またはカスタマイズ
- EHRで作成したフォームやレターを修正
- 新しい臨床判断支援ルールを有効にする（もしあれば）
- EHRベンダーとの関係を維持し、ITサポートを利用する。
- オーダーセットの変更
- 診療所でよく使われる他のシステムとの統合の機会を探す
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- 事前にグループトレーニングを計画する。 トレーニングには患者を診る時間がかかるため、事前の計画により診療のワークフローへの支障を減らすことができます。
9) 発売方法の決定 – 「ビッグバン」か「インクリメンタル」か？
EHR導入計画の準備が整ったら、いよいよ導入方法を決定します。 一般的には、一度に「ビッグバン」する方法と、徐々に「インクリメンタル」していく方法の2つがあります。
一部の診療所では、「ビッグバン」アプローチで、同じ日にすべての患者と機能に対して EHR システムをロールアウトしています。 このアプローチでは、紙の記録と新しい EHR システムを同時に管理する時間を最小限に抑えることができます。 デメリットは、非常に混乱しやすく、小さな問題が途方もないものに見えてしまうことです。
よりゆっくりとしたアプローチで、段階的にEHRを導入する診療所もあります。 EHRの機能を1つずつ導入し、最初はe-prescribingから始めて、後で他の機能を導入することで、混乱を管理しやすくする診療所もあります。 大規模な診療所や組織では、まず特定の場所や部署でEHRを導入し、後で他の組織にプログラムを導入することで、ゆっくりと導入することができます。
導入方法が決まったら、医師とスタッフは新しい EHR システムの準備をします。
実際の「稼動」日には、患者とスタッフの両方がスムーズに移行できるように、患者数を少なくすることが推奨されます。 また、フロントスタッフが、予約前または当日に、診療所ではソフトウェアを移行しており、プロセスが若干中断される可能性があることを患者に伝えることをお勧めします。
10) 継続的な改善のためにフィードバックを集める
EHR の導入に成功した今、プロセスを継続的に改善するために、ユーザーからのフィードバックを必ず集めてください。 スタッフや医師が気持ちよくフィードバックを提供できるよう、コミュニケーションラインを常にオープンにしておくようにしましょう。 全員が協力し合えば、EHRシステムはあなたの診療所を改善するものとなるでしょう。
EHRの導入は多段階のプロセスであり、事前の計画が必要です。 これらのステップを利用して、可能な限りスムーズな移行を実現しましょう。
DUMMYTEXT
Sources:
- https://www.stepsforward.org/modules/ehr-implementation#section-steps
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