12 zakelijke etiquettetips die u moet weten om succesvol zaken te doen in Rusland.
Russische zakenlieden bij de ceremonie ter markering van de opening van de handel op de verenigde effectenbeurs MICEX-RTS, 2011. Foto: RIA Novosti
De afgelopen twee decennia dat buitenlanders naar Rusland zijn gekomen om zaken te doen, is er veel veranderd. Van klanten wordt zelden verwacht dat ze talloze wodka-toasts uitvoeren om te bewijzen dat ze een betrouwbare partner zijn, en zakelijke deals worden niet langer in de banya (Russische sauna) ondertekend.
Dat gezegd hebbende, zijn er nog steeds een aantal dingen die een potentiële investeerder of ondernemer in gedachten moet houden voordat hij een directiekamer binnenstapt of zakelijke contacten legt in Rusland. Hieronder vindt u de top culturele factoren waarmee u rekening moet houden om succesvol zaken te doen in Rusland.
1. Het is belangrijk om formele taal en titels goed te krijgen. Ze worden niet gesuggereerd en vaak zijn status en titels trotse verworvenheden. Een expat verklaarde dat hij telefonisch werd berispt door een ambtenaar van het Russische ministerie nadat correspondentie was verzonden met de verkeerde titel. De deal was daardoor bijna getorpedeerd. Gedraag u niet informeel, tenzij uw partners dat voorstellen. Wees formeel in vergaderingen en onthoud u van zelfspottende humor omdat dit waarschijnlijk verkeerd zal worden begrepen.
2. De Russische zakencultuur is niet homogeen. Er is een mix van oude bureaucratie en westers denken in Moskou en mensen die beide systemen begrijpen zijn uiterst waardevol. De perestrojka-generatie die tijdens de overgang is opgegroeid, is vaak bijzonder bedreven in het navigeren door de ruimte tussen deze twee werelden. Vergeet niet te letten op de leeftijd van uw collega’s en in welk systeem zij zijn opgegroeid: Dit zal u helpen hun benadering te begrijpen.
3. Russen leggen meer nadruk op en zijn over het algemeen succesvoller dan hun westerse collega’s in het bereiken van een evenwicht tussen werk en privéleven. Dit kan ertoe leiden dat ze op het werk geen grapjes willen maken. Omdat Russen niet de hele tijd proberen te werken, zijn ze tijdens vergaderingen vaak serieus, zodat ze later tijd hebben om grapjes te maken met familie en vrienden. Russen blijven meestal niet aan de telefoon hangen als een gesprek voorbij is. Als de telefoon ophangt nadat een afspraak is gemaakt, betekent dat niet dat de partner onbeleefd is: Russen houden zich gewoon niet zo bezig met koetjes en kalfjes, dus wees niet verbaasd over de abruptheid.
4. Mensen willen weten met wie ze zaken doen. Expats zijn het er over het algemeen over eens dat in vergelijking met het Westen, mensen meer tijd investeren in het leren kennen van mensen voordat ze zaken met hen doen. Dit kan het zakenproces wat traag doen lijken, maar Russische partners zien dit gewoon als voorzichtigheid. Een expat die al lang in Moskou woont, zei dat het nodig is om tijd te investeren in mensen. Wanneer u goede persoonlijke relaties met uw Russische personeel kunt ontwikkelen, zult u versteld staan van hun flexibiliteit, waardering en toewijding.
5. Onthoud feestdagen en verjaardagen. Als u bijvoorbeeld Internationale Vrouwendag (8 maart) niet goed viert, kunt u in de maanden daarna spijt krijgen van de wrijving die u voelt bij uw vrouwelijke collega’s. Geschenken, geschenken, geschenken! Veel meer gelegenheden dan je thuis gewend bent, vereisen geschenken of worden verrijkt met geschenken. Als je in Rusland niet zeker weet of je een geschenk moet meebrengen, is het waarschijnlijk een goed idee om er een mee te brengen.
6. Het kan best lastig zijn om ’s ochtends een vergadering te plannen. Russen beginnen doorgaans wat later met werken en werken ’s avonds ook wat later door dan in het westen. Dit verschilt van bedrijfstak tot bedrijfstak, maar over het algemeen is het beter om besprekingen te plannen voor na de lunch, en een klein tijdsvenster tussen afspraken te laten: Wees niet verbaasd als een partner niet meteen kan afspreken of te laat is.
7. Connecties zijn erg belangrijk. Zelfs als u zich als buitenlander zeer gekwalificeerd voelt om een baan in een Russisch bedrijf te krijgen, is uw vermogen om die baan te krijgen vaak afhankelijk van connecties. Dit geldt ook voor zakendeals: Persoonlijkheid en relaties zijn van het grootste belang.
8. Mobiele telefoons voor relaties. Het lijkt erop dat een volk dat waarde hecht aan hun gezin en vrije tijd zeer moeilijk te bereiken zou zijn. In plaats daarvan nemen mensen hun telefoon op tijdens een vergadering, terwijl ze lesgeven, in de bioscoop, bijna overal. Vergeet niet dat relaties belangrijk zijn en dat alleen bevoorrechte mensen mobiele telefoonnummers krijgen en dat zij deze relaties in stand willen houden. Zij zullen hun telefoons beantwoorden en zij zullen verwachten dat u hetzelfde doet.
9. Evalueer en train uw medewerkers. U kunt vrij direct zijn met Russen en uw feedback geven. Russen waarderen dit, vooral wanneer u uitlegt dat uw opmerkingen niet persoonlijk zijn, maar bedoeld zijn voor de verbetering van de prestaties van het bedrijf of de vaardigheden van de werknemer. Creëer een open sfeer waarin het geven van feedback aan elkaar kan gedijen. Wees altijd direct: Hint niet op iets en ga ervan uit dat anderen wel begrepen wat u bedoelde.
10. Als je de ambtenarij moet inschakelen, wees dan voorbereid op de bureaucratie. Het meeste van wat u hebt gehoord is waar, hoewel inzicht in het systeem en voorbereid zijn u zullen helpen. U zult vaak de juiste contactpersoon moeten opsporen, faxen sturen en wachten. Dit vergt geduld en doorzettingsvermogen. Leg echter heel duidelijk aan alle betrokkenen uit dat als er een strikte termijn is, deze niet flexibel is.
11. Zorg dat u iets schriftelijk krijgt als u kunt. U zult zelden een overeenkomst op schrift krijgen (in een e-mail bijvoorbeeld), omdat dat u zou verplichten tot iets wat misschien niet mogelijk is als het zover is. Persoonlijke relaties zijn erg belangrijk en moeten worden gekoesterd, omdat dit de mensen zijn die u zullen helpen wanneer u dat nodig hebt. Russen hebben een hekel aan plannen, niet omdat ze lui zijn, maar omdat ze er een hekel aan hebben hun beloften te breken.
12. Ten slotte vereist zakendoen in Rusland flexibiliteit. Succesvolle bedrijven in Rusland passen zich snel aan veranderende omstandigheden aan. U kunt te maken krijgen met weerstand tegen planning, maar uw vermogen om te plannen en te improviseren zal ervoor zorgen dat u een back-up plan hebt en de concurrentie vaak een stap voor bent.
Enkele opmerkingen van expats:
“Plannen is mogelijk! Veel Russische werknemers zullen zeggen dat planning in Rusland geen zin heeft omdat het niet zal werken omdat … het Rusland is! Inderdaad gaan dingen altijd of vaak in een andere richting dan aanvankelijk verwacht. Maar mijn ervaring is dat je met een goede planning en controle meer tijd overhoudt voor improvisatie.” Charles Hoedt, oprichter van In Your Pocket Rusland en directeur van Nuffic Neso Rusland. Nederland. Woont sinds 1998 in Rusland.
“De belangrijkste persoon in een bedrijf is vaak de boekhouder. Zorg ervoor dat je een goede hebt die je kunt vertrouwen, die een goed netwerk heeft met andere boekhouders en die de voortdurende veranderingen in wetten en financiële regelgeving volgt. Houd er rekening mee dat een Russische boekhouder vrij conservatief is en vaak denkt in onmogelijkheden, terwijl jij juist dingen wilt oplossen.” Charles Hoedt, oprichter van In Your Pocket Rusland en directeur van Nuffic Neso Rusland. Nederland. Woont sinds 1998 in Rusland.
“Russen zijn cultuurmensen. Ze kennen hun Poesjkin en Tsjechov en zijn niet bang om die te citeren, zelfs in een zakelijke omgeving. Iedereen die zaken wil doen in Rusland, zou zich moeten inlezen over cultuur. Goede zenuwen zijn belangrijk – processen en besluitvorming kunnen veel tijd in beslag nemen – maar als er iets gebeurt, gaat het snel en Russen werken zeer efficiënt.” Lasse Lindberg, acteur. Finland. Woonde in Rusland van 2005-2009 en 2011-2013.
“Leer de taal, probeer niet alles en iedereen te vergelijken met je eigen land, en heb veel geduld.” Anna-Christin Albers, bareigenaresse. Duitsland. Doet sinds 2004 zaken in Rusland.
