Geef nu uw gratis werkblad van 168 uur.
Zit u voortdurend in tijdnood? Lijkt het alsof er nooit genoeg uren in een dag zitten om alles te bereiken wat u wilt? Raakt u gestrest als u probeert de tijd te vinden om alle taken op uw lijstje af te werken? Zo ja, dan bent u niet de enige. Voor veel mensen is dit een terugkerend probleem dat de kwaliteit van hun leven aantast.
Tijd is het kostbaarste goed dat ons is gegeven. Waarom? Omdat eenmaal verloren, het voor altijd weg is. We kunnen er niet meer van lenen of kopen, tegen welke prijs dan ook. In tegenstelling tot veel andere goederen, kan tijd niet worden bewaard voor toekomstig gebruik. Het is een eindige hulpbron die vergankelijk is. We weten echt niet hoeveel we ons ervan zullen kunnen veroorloven, aangezien de toekomst onzeker is.
Denk hier eens over na: wat hebben Warren Buffet, Bill Gates, Jeff Bezos, Oprah Winfrey, de Dalai Lama, en wij allemaal met elkaar gemeen? Ieder van ons heeft 24 uur in een dag en geen seconde meer. Geen hoeveelheid geld, roem, invloed of macht kan dit feit veranderen. Het is het enige geschenk dat ons allen gelijk en eerlijk is toebedeeld. Tijd is het ultieme gelijke speelveld.
Laten we de tijd eens nader bekijken: aangezien we allemaal 24 uur in een dag hebben, komt dat neer op 168 uur per week (24 uur x 7 dagen). Gelukkig, als we 168 uur delen door 3, krijgen we een rond getal van 56 uur. Waarom heb ik door 3 gedeeld? Omdat onze tijd in principe kan worden onderverdeeld in 3 basiscategorieën die voor de meesten van ons zinvol zijn: slaap, werk en al het andere.
De drie 56-uurs tijdemmers
Bedenk elke categorie als een afzonderlijke emmer met tijd. We hebben onze slaapemmer, onze werkemmer, en een emmer voor al het andere. De meeste volwassenen hebben 8 uur slaap per dag nodig. Dit betekent dat we een derde van onze tijd (56 uur per week) besteden aan slapen, oftewel 1 emmer.
De tweede emmer is bestemd voor werk. Aangezien de meesten van ons ten minste 8 uur per dag werken, 5 dagen per week, komt dit neer op 40 uur per week. De loopbaan van veel mensen vergt vaak meer dan 40 uur per week en daar komt nog de reistijd van en naar het werk bij. Laten we gemakshalve aannemen dat de meeste mensen een derde van hun tijd besteden aan werken en pendelen naar het werk, dat is 56 uur per week, of 1 emmer.
Dus blijft er 1 emmer over die we voor al het andere ter beschikking hebben. Het is de tijd die we gebruiken voor alledaagse taken, zoals het bereiden van ons voedsel, het eten van maaltijden, tandenpoetsen, douchen, verzorging, het kiezen van wat te dragen, het schoonmaken van de afwas, lichaamsbeweging, mediteren, enz. Dit is ook de emmer met tijd die we gebruiken voor vrijetijdsactiviteiten zoals lezen, een wandeling maken, TV of een film kijken, tijd doorbrengen met onze kinderen, en genieten van momenten met onze partner. De tijd in onze ‘al het andere’ emmer wordt ook toegewezen aan niet-dagelijkse en occasionele, maar essentiële taken zoals boodschappen doen, de was doen, het huis schoonmaken, onze auto laten wassen, of een oliewissel laten uitvoeren, enz.
Omdat tijd een beperkt goed is, en het best wordt beheerd door het toe te wijzen aan deze 3 emmers, wordt het noodzakelijk dat we de toewijzing zo effectief en efficiënt mogelijk maken. Hoe beheren we onze 168 uren het meest effectief?
Beslissen wat belangrijk is
Om te bepalen welke taken en activiteiten onze kostbare tijd waard zijn en daarom toewijzing aan een van onze emmers hebben verdiend, moeten we ze evalueren. Voordat we deze evaluatie correct kunnen uitvoeren, moeten we eerst onze (1) kerncompetenties, (2) waarden, (3) doelen, en (4) bronnen van geluk bepalen.
1. Kerncompetenties
Onze kerncompetenties zijn onze onderscheidende capaciteiten die ons onderscheiden van de massa. Het zijn de vaardigheden die we hebben ontwikkeld en die ons in staat stellen onze doelen te bereiken. Het zijn de talenten die ons in staat stellen de meeste waarde toe te voegen aan wat we doen.
2. Waarden
Onze waarden zijn een groot deel van wat ons als individu definieert. Zij helpen ons bij het nemen van beslissingen en laten ons weten wanneer wij op de juiste weg zijn. Onze waarden vormen ook een solide basis voor onze doelen.
3. Doelen
Onze doelen zijn de ambities die we in ons leven willen bereiken. Ze helpen om een routekaart te maken waarmee we reizen, en werken samen met onze waarden om onze beslissingen te sturen. Onze doelen moeten niet alleen worden gezien als doelen, maar ook als ijkpunten.
4. Geluk
Onze bronnen van geluk zijn uiterst persoonlijk en individueel. We moeten ons niet laten leiden door anderen wanneer we beslissen wat ons werkelijk gelukkig maakt; we moeten veeleer diep in onszelf kijken om onze werkelijke bronnen van geluk te ontdekken. Weten wat ons echt gelukkig maakt, maakt het gemakkelijker voor ons om geen tijd meer te besteden aan taken en activiteiten die dit uiteindelijke doel in ons leven niet dienen.
Het beheren van de tijdemmers
In wezen staat de eerste emmer, de slaapemmer, vast. Omwille van onze gezondheid mogen we geen uren van die eerste emmer afhalen om aan de andere twee toe te voegen. Dus blijven er twee emmers over, of 112 uur, waarop we onze inspanningen moeten richten.
Laten we beginnen met onze werkemmer. Wat zijn de competenties waar we ons op willen richten en die we in ons werkleven willen ontwikkelen? In welke vaardigheden zijn we het beste? Welke vaardigheden willen we ontwikkelen om ons te helpen onze werkdoelen te bereiken? Welke activiteiten zijn het meest in lijn met onze waarden? En welke maken ons echt gelukkig? Alle taken die niet goed aansluiten bij deze criteria moeten waar mogelijk worden uitbesteed of gedelegeerd.
In mijn eigen werk als maker van deze blog, zijn de activiteiten die het meest aansluiten bij mijn vier criteria (competenties, waarden, doelen en geluk) diegene die betrekking hebben op het onderzoeken van onderwerpen, het schrijven van artikelen, en interactie met mijn lezers. Deze (en andere) taken slokken de 56 uur van mijn wekelijkse werkemmer op. Andere taken, zoals het ontwerpen van websites, hosting, het onderhouden van databases, voldoen niet aan mijn vier criteria, dus die delegeer ik en besteed ik uit. Dit betekent niet dat deze taken minder belangrijk zijn; het betekent alleen dat ze niet in mijn eigen werkemmer thuishoren, maar in die van iemand anders.
Laten we nu eens kijken naar onze ‘al het andere’-emmer. Op precies dezelfde manier moeten we de taken die we regelmatig uitvoeren en die in deze categorie vallen, evalueren en bepalen of ze aan onze vier criteria voldoen. Niet alles in deze emmer zal altijd aan alle vier onze criteria voldoen. Ik wil bijvoorbeeld niet dat strijken een van mijn kerncompetenties is, maar er verzorgd uitzien is een van mijn doelen, en ik voel me beter en gelukkiger als ik een positief imago heb. Boodschappen doen daarentegen is voor mij eigenlijk een taak die aan alle vier mijn criteria voldoet en ik zou nooit overwegen te delegeren; ik ken veel mensen die het daar niet mee eens zijn en het graag uit hun eigen emmertje zouden halen.
How Do You Spend Your Time?
De realiteit is dat de meesten van ons geen idee hebben hoe we onze beperkte tijd besteden en wat we eigenlijk in onze emmertjes stoppen. Om te bepalen of u uw eigen emmers zo effectief mogelijk gebruikt, raad ik u een eenvoudige oefening aan.
Spendeer de komende week (en bij voorkeur de komende twee weken) aan alles op te schrijven wat u doet, en wel zo gedetailleerd mogelijk. Hoe specifieker en gedetailleerder u bent, hoe meer waarde u aan deze oefening zult ontlenen. Noteer hoeveel tijd elke taak die u uitvoert u werkelijk kost. Ik garandeer u dat u aan het eind van de eerste dag verbaasd zult zijn, en aan het eind van de twee weken verbaasd over hoe weinig u weet over de manier waarop u eigenlijk uw kostbaarste bezit besteedt.
Dit lijkt misschien een ontmoedigende oefening om te doen, maar de waarde ervan is enorm. Om het gemakkelijker te maken, hebben we een gratis werkblad voor u gemaakt dat uw week van maandag tot en met zondag opsplitst in intervallen van 15 minuten (ontvang nu uw gratis 168-uurs werkblad). Hoe kleiner het interval, hoe nauwkeuriger en dus hoe nuttiger uw gegevens zullen zijn. Om u te helpen herinneren uw werkblad regelmatig in te vullen, kunt u een timer instellen die u eraan herinnert het om de 15 of 30 minuten in te vullen; als u het niet minstens zo vaak invult, zal de nauwkeurigheid van uw gegevens eronder lijden.
Geef uw gratis 168-urige werkblad en gids. Vul het onderstaande formulier in om uw werkblad nu te ontvangen.
Na het invullen van uw werkbladen voor ten minste een hele week (onthoud, twee weken heeft echt de voorkeur), telt u de uren op die u aan elke taak hebt besteed als een totaal. Gebruik dan je vier criteria (kerncompetenties, doelen, waarden en geluk) om elk van die taken te evalueren. Aan het eind van de oefening zul je zeer waarschijnlijk ontdekken dat je veel minder tijd dan je zou willen besteedt aan wat voor jou het belangrijkst is, en dat je in feite veel tijd verspilt aan dingen die voor jou zinloos zijn. Wat doet u nu met deze kennis?
Hoe gebruikt u uw tijd emmers effectief
1. Wees bedachtzaam en realistisch
Nadat u uw werkbladen hebt ingevuld en hebt bepaald welke activiteiten en taken in uw emmers thuishoren, bepaalt u hoeveel tijd u idealiter aan elk van hen wilt besteden. Vergeet niet dat elke emmer slechts 56 uur in een week krijgt, dus wijs uw uren doordacht, maar realistisch toe. Het kan zijn dat u in deze stap enkele offers moet brengen; bepaal waar u wel en niet bereid bent compromissen te sluiten.
2. Elimineer verspilling
Bepaal uit de taken die het meest zinloos zijn, welke u kunt elimineren of verminderen en hoe u dat gaat doen. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u hebt vastgesteld dat u 4 uur per week in de rij staat. Door uw bankzaken online te regelen in plaats van op het bankkantoor, door uw post te bestellen in plaats van naar het postkantoor te gaan, of door buiten kantooruren boodschappen te doen bij de kruidenier, kunt u die vier uur misschien terugbrengen tot slechts één uur.
3. Blokkeer tijdslots
Kijk nu naar uw belangrijkste en zinvolste taken. Wijdt u genoeg van uw beperkte uren aan hen? Laten we zeggen dat tijd doorbrengen met je kinderen een van je hoogste prioriteiten is in je ‘al het andere’ emmer. Maar na je oefening kom je erachter dat je eigenlijk veel minder tijd met hen doorbrengt dan je zou willen. Maak er een punt van om wekelijks (en hopelijk dagelijks) tijd vrij te maken die je aan hen wilt besteden. Door die tijd te reserveren, voorkom je dat andere, minder zinvolle taken in de weg komen te staan van wat echt belangrijk voor je is. Doe hetzelfde met uw werkbak. De activiteiten die het meest in lijn zijn met uw vier criteria en die niet de tijd krijgen die ze verdienen, moeten ook speciale tijdblokken krijgen.
4. Plan vooruit
Herken je die incidentele, maar essentiële taken die ik eerder noemde? Soms kunnen die taken echt vereisen dat u een aantal drastische wijzigingen in uw schema aanbrengt. Belastingaangifte, feestdagen, bruiloften, enz. kunnen bijvoorbeeld niet worden genegeerd, en zullen een zeer grote hoeveelheid tijd in beslag nemen die ergens anders vandaan moet komen. Plan vooruit voor deze gelegenheden, zodat u goed voorbereid bent en zo min mogelijk verstoring veroorzaakt voor uw belangrijkste dagelijkse taken.
5. Bereid u voor op het onverwachte
En tot slot volgt hier nog een echt nuttige tip. Elke dag zult u onverwacht in een onvermijdelijke situatie terechtkomen die beslag legt op uw kostbare tijd. Misschien is een van uw collega’s te laat voor een vergadering, of moet u ongewoon lang wachten bij de dokter. In plaats van deze gelegenheden extra ruimte te laten innemen in een van uw emmers, kunt u een mentale lijst maken van kleine, maar zinvolle taken die u kunt voltooien tijdens korte, niet-geblokkeerde intervallen. Maak een lijst van vrienden en familieleden die u wilt e-mailen, of bookmark artikelen die u wilt lezen op de browser van uw telefoon. Op die manier zult u nooit voor verrassingen komen te staan en kunt u verspilde tijd omzetten in goed bestede tijd.