20 effectieve communicatiestrategieën voor op de werkplek

Van kleine meningsverschillen over vakantiegeld tot ernstige zorgen over de tevredenheid van werknemers, er zijn maar weinig problemen op de werkplek die niet kunnen worden opgelost met wat goede oude communicatie. Maar als het puntje bij het paaltje komt en u een moeilijk gesprek moet voeren, is het van vitaal belang om een paar strategieën achter de hand te hebben om ervoor te zorgen dat u er het beste uit haalt.

Wat is effectieve communicatie?

Voordat we overgaan tot de kern van de zaak, is het belangrijk om te begrijpen wat goede communicatie onderscheidt van slechte communicatie. Dit lijkt misschien een voor de hand liggende onderscheid (praten met je team = goed, schreeuwen in hun gezichten = slecht), maar het is eigenlijk een beetje subtieler dan dat.

Ten eerste, veel van wat we zeggen komt niet echt uit onze mond. Volgens psychologisch onderzoeker Albert Mehrabian, komt slechts 7% van de betekenis uit de woorden die we zeggen. De resterende 55% komt van onze lichaamstaal, en 38% is onze toon van de stem.

Die percentages technisch alleen van toepassing op face-to-face communicatie. Mehrabian kwam met deze theorie terug in 1967, lang voordat e-mail of instant messaging was uitgevonden. Strategieën voor online communicatie hebben de neiging om een beetje anders te zijn – we zullen daar later op ingaan.

Waarom is effectieve communicatie belangrijk?

In woordenboektermen, effectieve communicatie is een “communicatie tussen twee of meer personen waarbij de beoogde boodschap met succes wordt afgeleverd, ontvangen en begrepen.” Simpel gezegd betekent dit dat de spreker en de luisteraar allebei dezelfde boodschap uit het gesprek krijgen – er zijn geen gekruiste draden of misverstanden.

Dit betekent ook dat de persoon die spreekt zich gehoord en begrepen voelt. Als de luisteraar zegt “ja, absoluut, snap je punt helemaal, zal er rekening mee houden” en vervolgens niets van dien aard doet, is dat geen effectieve communicatie.

In zakelijke zin krijgt effectieve communicatie een extra betekenis, waarbij gedeelde informatie bijdraagt aan het commerciële succes van een organisatie. Het is van vitaal belang dat alle medewerkers op één lijn zitten om bij te dragen aan een collectief doel, en effectieve communicatie is noodzakelijk om dat te bereiken.

Waarom heb je een sterke communicatiestrategie nodig?

Heel eenvoudig: goede communicatie kan een bedrijf maken of breken.

Als je als manager niet in staat bent om effectief met je team te communiceren, heb je je leiderschapscapaciteiten in feite tot bijna nul gereduceerd.

Communicatie is van vitaal belang in autoritaire zin, voor het geven van instructies, het bevelen van projecten, of het pitchen naar klanten. Het is echter net zo belangrijk in een collaboratieve zin, in termen van luisteren naar je team en met hen samen te werken om eventuele zorgen die ze hebben aan te pakken.

Zonder verder oponthoud, hier zijn alle communicatiestrategieën die je ooit nodig zult hebben. We hebben ze verdeeld in algemene strategieën, met specifieke voor face-to-face en online.

20 effectieve communicatiestrategieën om uw bedrijf te transformeren

Luisteren

Ja, dat klopt, de belangrijkste communicatiestrategieën hebben eigenlijk niets met praten te maken. Klinkt een beetje contra-intuïtief, maar echt, er is geen manier waarop je een productief gesprek met iemand kunt hebben als je niet daadwerkelijk naar zijn of haar zorgen hebt geluisterd en ze hebt overgenomen.

Ga in all guns blazing, zonder enige aandacht te besteden aan wat de andere persoon te zeggen heeft, zal je bullish en onoplettend laten lijken. Zorg ervoor dat u voldoende tijd uittrekt voor de persoon om over zijn zorgen te spreken – en onderbreek hem niet halverwege.

Creatie van een ontvankelijke sfeer

Gelijkaardig aan luisteren, berust effectieve communicatie op het creëren van een ontvankelijke ruimte. Werknemers zullen hun zorgen niet willen uiten als ze het gevoel hebben dat ze onder het tapijt worden geveegd en niet worden aangepakt.

Probeer een ontspannen en toegankelijke omgeving te creëren voor uw gesprek, want als u gehaast of gespannen overkomt, zal de ander zich niet op zijn gemak voelen.

Training

Er zitten twee aspecten aan dit onderwerp. Ten eerste moet uw training voor nieuwe werknemers informatief zijn over hun functie en details over het bedrijf. Dit omvat de geschiedenis, uw klanten en eventuele interne beleidsregels over zaken als vakantie en werktijden. Als u merkt dat veel van uw nieuwe medewerkers om het half uur naar u toekomen met dezelfde vragen, is dat een teken dat uw training niet op orde is.

Tweede, echter, effectieve communicatiemethoden moeten ook deel uitmaken van de training die u aan uw medewerkers geeft. Zoals alles in het bedrijfsleven is het een vaardigheid die moet worden aangeleerd, en de communicatiemethoden zullen van bedrijf tot bedrijf verschillen. Het is uw verantwoordelijkheid om uw team best practices bij te brengen.

Lees verder: Eenvoudige leer- en ontwikkelingsstrategieën om uw medewerkers naar succes te katapulteren

Jouw toon, in termen van de taal die je gebruikt, duidelijkheid, en je manier van spreken, zijn allemaal vitale aspecten van goede communicatie.

Hier zijn 6 do’s en don’ts voor effectieve communicatie:

5. Gebruik een duidelijke en eenvoudige woordenschat om uw punt duidelijk te maken. Als uw taalgebruik dubbelzinnig of te ingewikkeld is, loopt u het risico verkeerd begrepen te worden en moet u zich misschien meerdere keren verantwoorden.

6. NIET te schertsend zijn – u bevindt zich in een professionele omgeving en uw toon moet daarbij passen

7. GEEN jargon, scheldwoorden of taalgebruik gebruiken dat beledigend kan zijn. Je loopt het risico je luisteraar van je te vervreemden – plus het is niet erg professioneel.

8. DON’t klinken als een gebroken record. Uw boodschap moet de eerste keer duidelijk en gezaghebbend genoeg zijn om uzelf niet te hoeven blijven herhalen.

9. Breng humor op een gepaste manier in. Door de conversatie luchtig en ontspannen te houden, creëert u een vriendelijke omgeving en zal uw team ontvankelijker zijn voor uw boodschap. Het is duidelijk dat er een tijd en een plaats is voor deze techniek – het is niet een techniek om te gebruiken in een disciplinaire vergadering, bijvoorbeeld.

10. NIET mompelen. Niet alleen maakt het moeilijk voor teamleden om je te begrijpen, het verraadt ook een gebrek aan vertrouwen in wat je zegt.

Aanmoediging en feedback

Betuig na elke uitwisseling altijd een woord van dank aan de andere persoon of personen voor hun tijd. Het is een eenvoudige beleefdheid, plus het laat zien dat je dankbaar bent voor hun aanwezigheid terwijl ze ook met een andere taak bezig hadden kunnen zijn.

Maak tijd voor luisteraars om ook feedback te geven, niet alleen over hoe ze dachten dat het gesprek verliep, maar over de manier waarop je informatie hebt geleverd.

Neem kritiek ter harte en gebruik het om je missives in de toekomst beter te structureren.

Communicatiestrategieën voor face-to-face

Deze open vergaderstijl is een geweldige manier om met uw werknemers te communiceren, en voor hen om ook met u te communiceren – het is een tweerichtingsverkeer!

Voor u is het een kans om uw passie voor een project over te brengen, en een echt inclusieve omgeving te creëren die uw team in staat stelt om in uw enthousiasme en toewijding te delen. Voor hen is het een kans om deel te nemen aan een open discussie en gezamenlijk punten aan de orde te stellen.

Een-op-een

Enkele problemen lenen zich niet voor bespreking in een groepsomgeving. In deze scenario’s zijn één-op-één gesprekken de beste oplossing. Als er een persoonlijk punt van zorg is, of een probleem met de prestaties, probeer die persoon dan even apart te nemen voor een privégesprek.

Download nu: One-to-one meeting template – the ultimate guide for managers

Zoals we al eerder zeiden, is lichaamstaal goed voor ongeveer 55% van de betekenis bij face-to-face communicatie. Het kan echt een verschil maken om ervoor te zorgen dat uw gesprek effectief is.

Rechtop zitten, glimlachen, een sterke handdruk geven – dit zijn allemaal positieve signalen dat u ontvankelijk bent voor het hebben van een serieus gesprek. Slungelig in uw stoel zitten, uw voeten op het bureau leggen of uw ogen sluiten – niet zulke goede signalen. Vermijd het ten koste van alles.

Presentaties

Het introduceren van een visueel element kan helpen om concepten beter te illustreren, vooral bij het bespreken van een creatief project. Het kan ook nuttig zijn om presentaties na vergaderingen onder de teamleden te laten circuleren, zodat zij kunnen teruggrijpen op feiten of statistieken bij het uitvoeren van plannen.

Communicatiestrategieën voor online

E-mail

Communicatie via e-mail heeft de afgelopen jaren een slechte reputatie opgebouwd, omdat het wordt geplaagd door dezelfde kritiek die op veel technologische platforms wordt geuit: Dat het gemakkelijk is om iets verkeerd te interpreteren wanneer het is neergeschreven, omdat je niet alle lichaamstaal en toon van stem markers die je krijgt in face-to-face communicatie hebt.

Daar komt nog bij dat men ervan uitgaat dat zodra je een e-mail krijgt, de afzender achter zijn bureau zit te tikken en wacht op een antwoord (zelfs als het middernacht is). 99% van de tijd is dat niet het geval, en de meeste e-mails die een dringend antwoord vereisen, worden sowieso als “Hoge prioriteit” gemarkeerd.

E-mail is eigenlijk een uiterst efficiënte manier om op professioneel niveau met teamleden te communiceren, op een manier die hen niet afleidt van ander werk dat ze misschien aan het doen zijn. Om elke vorm van onnodige tijdsdruk te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat u een doel voor reactie/actie in uw eerste e-mail zet.

Instant messaging

Apps zoals Slack kunnen van onschatbare waarde zijn bij het snel en gemakkelijk communiceren met teamleden. Er zijn dingen waarvoor je niet per se een e-mail hoeft te sturen. IM lost dat probleem op door een meer informeel platform te lijken. Het is ook een geweldige manier om teamleden op afstand te betrekken bij de bedrijfscultuur, zodat ze zich deel van het team voelen, zelfs als ze er niet zijn.

Maar vertrouw niet te veel op online communicatie

Hoewel communicatietechnologieën zeer nuttig kunnen zijn, moeten ze niet te veel worden gebruikt. Er zijn bepaalde dingen die via online communicatie niet overkomen op de manier waarop je dat wilt, en dingen kunnen vaak aan open interpretatie worden overgelaten. Probeer, indien mogelijk, een persoonlijk gesprek te voeren om een betere relatie op te bouwen, en volg dit op met e-mails voor meer duidelijkheid.

Off-the-wall communicatiestrategieën

En nu iets heel anders…

Soms moet je een beetje buiten de gebaande paden denken om je communicatie zo effectief mogelijk te maken. Hier zijn een paar off-the-wall strategieën – zeker, je krijgt misschien een paar vreemde blikken en een paar bezorgde e-mails van je team, maar het zal ze zeker aan het praten krijgen.

Visuele hulpmiddelen

Als u vaak dezelfde dingen aan uw personeel communiceert, bespaar dan tijd en energie met wat visuele hulpmiddelen.

Heeft u elke 5 minuten iemand in uw oor die om de printercodes vraagt? Print ze uit en plak ze op de printer. Gebombardeerd met e-mails vragen voor vakantie? Maak een gemeenschappelijke vakantiekalender, zodat teamleden kunnen zien of hun verlof overlapt voordat ze een verzoek indienen. Maakt het personeel constant grapjes over je vreselijke smaak in shirts? Plak een bord op uw bureau met de tekst “Ik hou van mijn overhemden, oké, maar laat me met rust.” Of, je weet wel, ga winkelen. Uw beslissing.

Act it out

Wie houdt er niet van een spelletje Charades met Kerstmis? Het is altijd leuk om oma “Thor: Ragnarok” te zien spelen. We suggereren niet dat je letterlijk Charades speelt op kantoor (nou ja, niet elke dag in ieder geval), maar het introduceren van een fysiek aspect aan uw communicatie kan uw team aanmoedigen om buiten de gebaande paden te denken en kan helpen om instructies in hun hoofd te laten kleven.

Het is ook een effectieve trainingstool, vooral voor het oefenen van interacties met klanten en het naspelen van mogelijke uitkomsten. Nogmaals, zorg er alleen voor dat uw personeel niet *echt* Charades speelt met klanten.

Er zijn talloze manieren om effectief met uw team te communiceren, en het is aan u om de beste manier te vinden. Wees u ervan bewust dat het misschien wat vallen en opstaan kost, en wees bereid om verschillende tactieken uit te proberen. Uiteindelijk moet effectieve communicatie werken voor u en uw team, en voor niemand anders.

Het is de moeite waard om wat tijd te besteden om het goed te krijgen. Het perfectioneren van uw communicatiestrategieën zal uw werkplek een gelukkigere en harmonieuzere plek maken.