De keuze om de samenwerking tussen teams binnen uw bedrijf te verbeteren is een no-brainer. Immers, het samenbrengen van experts uit verschillende teams en afdelingen in uw organisatie zal zeker leiden tot diepere inzichten, frissere perspectieven en snellere innovatie, toch? Ja, dat kan en moet het zeker. Maar eerst is het belangrijk om te onthouden dat teams uit mensen bestaan en dat mensen een goede band met elkaar moeten hebben en duidelijk met elkaar moeten communiceren voordat ze succesvol kunnen samenwerken. Om ervoor te zorgen dat uw samenwerking tussen teams klaar is voor succes, hebben we een aantal tips verzameld waarmee u uw team kunt voorbereiden op een betere en dominante samenwerking binnen het bedrijf. Hier zijn 5 manieren om de samenwerking tussen teams en cross-functionele samenwerking te verbeteren en te verbeteren.
5 manieren om de samenwerking tussen teams te verbeteren:
Volgens een rapport in de Harvard Business Review, “75% van cross-functionele teams zijn disfunctioneel en falen op ten minste drie van de vijf criteria: 1.) het halen van een gepland budget; 2.) op schema blijven; 3.) zich houden aan specificaties; 4.) voldoen aan de verwachtingen van de klant; en/of 5.) op één lijn blijven met de bedrijfsdoelstellingen van het bedrijf.” Hoewel een mislukkingspercentage van 75% intimiderend kan zijn, bleek uit hetzelfde onderzoek dat teamoverkoepelende projecten onder leiding van een hooggeplaatste leidinggevende, of onder toezicht van een team van leiders van verschillende afdelingen, een succespercentage van 76% hadden. Dat is nogal een ommekeer.
Omdat goed leiderschap essentieel is voor het vermogen van een cross team om doelen te bereiken, moet u ervoor zorgen dat de leiders van uw cross team zowel zichtbaar als toegankelijk zijn voor teamleden. Leiders hebben bijvoorbeeld misschien niet de flexibiliteit om alle vergaderingen bij te wonen, maar ze moeten zeker aanwezig zijn bij wekelijkse/maandelijkse projectstatusrapportages en andere voortgangsvergaderingen op hoog niveau. Leiders moeten teamleden ook verschillende manieren bieden om met hen te communiceren over teamoverschrijdende projecten, van sms en e-mail tot videochats en kantooruren.
#2: Help teamleden te verbinden
Om een team goed te laten presteren, moeten de mensen in dat team elkaar kunnen vertrouwen, en het vormen van vertrouwensrelaties vereist dat mensen tijd besteden aan het leren kennen van elkaar. Om een deel van de ongemakkelijkheid te verlichten van mensen die elkaar niet goed kennen, samenkomen om als een team te werken, raden we het volgende aan:
– Gebruik HD-videoconferencing om ervoor te zorgen dat teamleden op afstand iedereen face-to-face kunnen zien, en met hen kunnen communiceren alsof ze in dezelfde ruimte zijn.
– Begin vergaderingen met een ijsbrekervraag, zoals “Wat is je favoriete vakantieplek?” of “Wat is je verborgen talent?” Ga vervolgens de kamer rond en laat iedereen zijn antwoord delen.
– Maak een miniboekje met teambiografieën en deel dat uit tijdens de eerste bijeenkomst. Het bioboekje moet een foto van elke persoon bevatten, de titel, het vakgebied, de voorkeursmethode om contact op te nemen en een paar persoonlijke gegevens die hen herkenbaar maken, zoals hun favoriete film, huidige hobby’s, huisdieren, enz.
– Organiseer een sociaal evenement voor teamleden en speel spelletjes die hen aanmoedigen om een band op te bouwen met mensen buiten hun afdeling. Als uw team medewerkers op afstand heeft, gebruik dan videoconferencing om hen bij het plezier te betrekken en speel spelletjes zoals kantoor trivia, hints of slagzinnen.
#3: Maak een team charter
Als uw teamleden eenmaal de kans hebben gehad om elkaar te leren kennen, wilt u een team charter opstellen waarin het doel van het team wordt beschreven, wat de algemene doelen zijn, en welke rollen de leden worden verwacht te spelen om de zakelijke doelstellingen te bereiken. Het opstellen van het team charter zou de eerste taak van het team moeten zijn om samen te doen, omdat dit helpt om de buy-in te verzekeren van iedereen over hoe het beste samen te werken. Een goed team charter zou zeven items moeten bevatten:
1. Doel – Definieer het doel van het team of het op te lossen probleem
2. Missie & Doelstellingen – Bepaal het hoofddoel en een geprioriteerde lijst van kleinere meetbare doelen
3. Teamrollen – Geef een lijst van teamleden, hun rol in het team, en hun contactinformatie
4. Verwachtingen – Vermeld duidelijk de prioriteiten van het team en de paden voor conflictoplossing
5. Begroting & Middelen – Stel een lijst samen van beschikbare middelen en items die onder de begroting vallen
6. Schema – Schets een vergaderschema voor statusrapporten en geplande doel-data
7. Akkoord – Zodra het handvest klaar is, moeten alle leden het ondertekenen voor akkoord
#4: Centraliseer de communicatie
Een goede manier om ervoor te zorgen dat iedereen gefocust blijft op de teamdoelen en op de hoogte blijft van wat anderen doen en hoe de zaken vorderen tussen vergaderingen door, is om de hulp in te roepen van een projectmanagement-app, zoals Asana, Trello of Clarizen. Met projectmanagement-apps kan iedereen in het team berichten plaatsen, vragen stellen en updates delen. Alle bovengenoemde online samenwerkingstools zijn veilig en aanpasbaar, zodat projectleiders de toegangsniveaus tot gevoelige informatie kunnen controleren en de projectsite kunnen voorzien van teamkleuren, logo’s en meer.
Een andere manier om een omgeving te creëren waarin teamleden geïmproviseerde vergaderingen kunnen houden en met elkaar kunnen communiceren op een centrale locatie, is door een speciale ruimte te nemen, zoals een “huddle room”, en deze uit te rusten met een “always on” videoportaal. Het creëren van een dergelijke sfeer bevordert kameraadschap door medewerkers op afstand in staat te stellen in contact te blijven met teamleden. Het ondersteunt ook spontane samenwerking, wat van cruciaal belang is om de snelheid van innovatie te verhogen.
#5: Erken en beloon mijlpalen in projecten
Er is altijd opwinding wanneer een nieuw project wordt gelanceerd, maar het handhaven van het teammomentum, zodra de dagelijkse strijd van het aangaan van verschillende uitdagingen begint, kan een bergopwaarts gevecht zijn. Om uw team geïnspireerd te houden en uit te kijken naar het bereiken van de volgende mijlpaal, moeten leiders een punt maken van het erkennen en belonen van cross-collaboratieve doorbraken en teamprestaties.
Terwijl teamleden zich zeker vereerd voelen wanneer leiders hun harde werk en samenwerkingsinspanningen erkennen, zullen slimme leiders ook teamleden uitnodigen om de teamgenoten te erkennen die ze waarderen. In het laatste scenario helpt peer recognition nog sterkere banden en gevoelens van goodwill tussen teamleden op te bouwen.
Wat beloningen betreft, kunt u tijdens het opstellen van het teamhandvest suggesties van teamleden verzamelen voor ideeën over wat de individuele leden van het team echt zal motiveren. Natuurlijk worden beproefde beloningen zoals groepslunches en -diners, en uitjes naar sportevenementen altijd gewaardeerd, en hebben de extra bonus van het toestaan van teamgenoten om sterkere banden te ontwikkelen door te socialiseren.
Easy Ways to Improve and Enhance Collaboration – Make Cross Team Collaborating Easy
Misschien wel het beste wat leiders kunnen doen als het gaat om het koesteren en verbeteren van de samenwerking tussen teams, is om het proces van samenwerken een geweldige ervaring op zich te maken. Highfive is een krachtige alles-in-één oplossing voor videoconferencing met HD-video en -audio, waarmee teams een ongeëvenaarde persoonlijke communicatie-ervaring kunnen bieden. Highfives zijn bovendien zo gebruiksvriendelijk dat iedereen ze meteen kan gebruiken om schermen te delen, te brainstormen over oplossingen, samen te werken met andere teamleden en nog veel meer. Om uw cross team uit te rusten met alles wat ze nodig hebben om succesvol te zijn, begin met ze een Highfive te geven. We hopen dat u hebt genoten van deze tips over manieren om de samenwerking tussen cross-functionele teams en de algehele verbetering van de bedrijfssamenwerking te verbeteren!
