Deze maand bespreekt Karen Stern, Partner in Charge van de Brown Smith Wallace Entrepreneurial Services Group, in de Small Business Monthly “Financial Fitness” -kolom enkele punten om in gedachten te houden als kleine bedrijven zich beginnen voor te bereiden op het uitgeven van 1099’s voor het komende belastingseizoen.
Als u onafhankelijke aannemers, freelancers of verkopers inhuurt en hen meer dan $ 600 aan bedrijfsgerelateerde betalingen betaalt, dan moet u een IRS-formulier 1099-MISC opstellen en uitgeven. Als u een bedrijfseigenaar of onafhankelijke aannemer bent, is het belangrijk om te bepalen of u deze belastingformulieren moet uitgeven of indienen.
Hieronder zijn enkele items om in gedachten te houden terwijl u begint met de voorbereidingen voor het uitgeven en indienen van 1099’s voor het belastingseizoen 2019:
- Vereisten. 1099-formulieren hoeven alleen te worden verzonden voor diensten die voor een bedrijf zijn geleverd, niet voor goederen of koopwaar. 1099’s hoeven ook niet te worden verzonden voor niet-zakelijke, persoonlijke diensten. Als een bedrijf voor diensten heeft betaald met een creditcard of een betalingsnetwerk van derden, zijn de regels voor 1099-K van toepassing voor rapportage.
- W9’s. De IRS vereist dat het formulier W-9, Request for Taxpayer Identification Number (TIN) and Certification, wordt gebruikt bij het verzamelen van de vereiste fiscale identificatiegegevens van uw verkopers en onafhankelijke contractanten. U moet jaarlijks bijgewerkte W-9’s aanvragen om ervoor te zorgen dat u over de meest actuele informatie beschikt.
- TIN-matching. Correcte W-9’s zijn de sleutel tot correcte 1099’s. Om mogelijke matching-berichten met de IRS te voorkomen, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de officiële naam op de W-9 die overeenkomt met de TIN precies overeenkomt met wat er in het bestand bij de IRS staat.
- Deadlines. Voor de betalingen van een bepaald jaar moeten bedrijven uiterlijk op 31 januari van het volgende jaar 1099’s naar de ontvangers sturen. Bedrijven moeten ook kopieën van elk 1099-formulier dat is uitgegeven naar de IRS sturen. Houd er rekening mee dat uw staat ook vereisten en afzonderlijke deadlines kan hebben voor het rapporteren van 1099’s en het indienen ervan.