Het is geen geheim – in concurrerende sectoren zijn mensen alles.
Het aantrekken en behouden van de beste mensen kan uw bedrijf letterlijk maken of breken, en succes staat of valt met het winnen van de “war for talent”.
De beste bedrijven weten dat je, om te winnen, een cultuur van betrokkenheid moet creëren, en een omgeving waarin mensen hun tijd willen doorbrengen.
Dat is waar een rockstar office manager onmisbaar wordt, iemand die de cultuur kan cultiveren die je bedrijf nodig heeft en het schip in de juiste richting kan sturen terwijl je bedrijf groeit.
Was het maar zo eenvoudig…
De office manager is een unieke, veeleisende positie. Het vereist een diverse set van vaardigheden – en een geweldig individu – om echt te gedijen in de rol.
Gratis Bonus: Ontvang een PDF-versie van The 2018 State of The Office Manager Report. We hebben 572 Office Managers ondervraagd om 10 belangrijke punten te ontdekken die u kunt gebruiken om uw doelen te bereiken en uitdagingen te overwinnen. Plus leer wat andere Office Managers betaald krijgen (en hoe je meer kunt verdienen)!
Bedenk dit:
De office manager is een van de weinige mensen (anders dan misschien de CEO of senior HR-personeel) die vrijwel elke dag interactie heeft met werknemers op elk niveau en binnen elke afdeling.
Bij SnackNation zijn we enorme pleitbezorgers van getalenteerde office managers. Dat komt omdat we het voorrecht hebben om rechtstreeks samen te werken met duizenden ongelooflijke office managers bij enkele van de meest betrokken bedrijven uit het hele land.
Dus wat is er nodig om een van deze next level office managers te zijn? Hoe vind en werf je iemand aan die perfect is voor deze rol?
We spraken met zowel officemanagers als de mensen die hen inhuren bij enkele van de bedrijven die het goed doen als het gaat om cultuur en betrokkenheid. Hier is wat ze te zeggen hadden over de top eigenschappen die je nodig hebt om een rockstar office manager te zijn.
De beste manier om de suggesties in deze post te maken, bij te houden en te controleren is met een productiviteitssoftware zoals monday.
Onvergelijkbare flexibiliteit
We hoorden het keer op keer – flexibiliteit was de belangrijkste eigenschap volgens de mensen die we hebben ondervraagd. Om een goede officemanager te zijn, moet je je kunnen aanpassen aan de omstandigheden en alles aankunnen wat op je pad komt.
Shannon McLendon, Operations and Events Lead bij The Motley Fool, legt uit:
“Een office manager bij The Fool is een manusje-van-alles, met veel verschillende petten op.
Dingen veranderen snel, dus ik moet goed nadenken en proactief zijn om dingen voor elkaar te krijgen.”
En het is logisch – er bestaat niet zoiets als een “typische dag” voor een office manager. Het ene moment plan je een offsite-evenement voor 150 mensen, het volgende moment coördineer je de komst van een belangrijke investeerder of help je met het interieurontwerp van een nieuwe kantoorruimte.
Het vermogen om je aan te passen en te improviseren is van cruciaal belang.
(PS – Krijg meer sh*t gedaan met The Assist – de #1 gratis wekelijkse nieuwsbrief gemaakt voor assistenten door assistenten.)
Stellaire organisatie & Follow-Through
Deze tweede tip lijkt misschien een no-brainer, maar georganiseerd zijn is een van de grootste factoren als het aankomt op succes in deze rol. Nogmaals, de rol van het OM is zo breed en gevarieerd dat het gemakkelijk kan zijn om het overzicht over de taken te verliezen. En omdat je vaak C-level executives ondersteunt, hebben de meeste dingen een hoge prioriteit en is de marge voor fouten klein.
Lindsey Ingalls, Client Success Manager en Office Manager bij Leadquizzes, zet het voor ons op een rijtje.
“Als office manager heb je wel een miljoen verschillende dingen tegelijk te doen en je moet ervoor zorgen dat ze allemaal worden afgehandeld. Ik zou niet zonder mijn Google-agenda kunnen en zet al mijn taken en de tijd waarop ik ze ga doen daarin.
Hoe klein de taak ook is, zelfs iets dat 5 minuten duurt, het gaat erin en het wordt gedaan.”
Het is niet alleen georganiseerd zijn – het is zorgzaam genoeg om ervoor te zorgen dat de taken die je bijhoudt op tijd worden gedaan en goed worden gedaan.
Volledige toegankelijkheid
Een office manager moet toegankelijk zijn – zowel in termen van beschikbaarheid, als in termen van de warmte van zijn of haar persoonlijkheid. Uw team moet zich op zijn gemak voelen om de officemanager te benaderen voor taken die hij of zij onder zijn hoede heeft.
Paul Marshall, Influitive’s Chief Financial Officer en Senior Vice President of Operations, legt uit waarom hij toegankelijkheid heeft genoemd als de nummer één kwaliteit van een geweldige officemanager:
“Boven alles moet een geweldige officemanager toegankelijk zijn voor zijn collega’s om ervoor te zorgen dat iedereen op zijn maximale productiviteit werkt,” zegt hij. “
Een voorbeeld van hoe we dit bij Influitive doen is via [email protected], waar medewerkers ons team alles kunnen vragen wat hun werkervaring beter maakt.”
Volgens Paul wordt deze eigenschap belichaamd door Rebecca Shaffer, die oorspronkelijk werd ingehuurd als Operations Coordinator, maar in slechts een jaar tijd werd gepromoveerd tot Operations Manager/Office Manager.
Hier is Shannon van The Motley Fool met een andere reden waarom toegankelijkheid zo belangrijk is in deze functie:
Mijn benaderbaarheid heeft ertoe bijgedragen dat Fools zich op hun gemak voelden om naar mij toe te komen met een zorg en heeft bijgedragen aan het bevorderen van goede relaties met Fools in het hele bedrijf.
Mijn grootste succes als office manager heb ik te danken aan het team dat elke dag met mij samenwerkt. Het vertrouwen dat ik in hen heb om een stap extra te zetten en beslissingen te nemen, is van onschatbare waarde gebleken.
Mijn team behandelt alles van interne operaties, planning van evenementen, beveiliging, onderhoud, evenals het algehele geluk van werknemers. Zonder hen zou ik niet de succesvolle manager kunnen zijn die ik ben.
Solid Communication
Communicatie is een vaak over het hoofd geziene (maar daarom niet minder belangrijke) vaardigheid als het gaat om het floreren in de rol van office manager.
De baan vereist vaak het overnemen van ideeën van de c-suite en deze vertalen voor de rest van de organisatie.
Dit geldt vooral wanneer je verantwoordelijk bent voor het implementeren van bedrijfsbreed beleid. Je moet zorgvuldig communiceren over de redenering achter je kantoorbeleid om te zorgen voor de hoogst mogelijke buy-in van je team. Je moet ook in staat zijn om te anticiperen op vragen en klaar zijn om ze direct te beantwoorden.
Liza Goldberg, onze geweldige Vibe Manager hier bij SnackNation, heeft interne communicatie tot een onmisbaar onderdeel van haar repertoire gemaakt.
“Interne communicatie in deze functie is zo belangrijk.
Iedere week sta ik voor het hele bedrijf nieuwe activiteiten aan te kondigen of beleid uit te leggen, en ik moet ervoor zorgen dat ik dat doe op een manier die rekening houdt met de behoeften van het team, dat alle details kloppen en dat ik ook duidelijk uitleg wat de redenen erachter zijn – of het nu gaat om een nieuw parkeerbeleid of ons volgende teambuildingsuitje.”
(Leuk weetje: Liza won de felbegeerde Value Victor award van het bedrijf iets meer dan een maand nadat ze in dienst was – ze is geweldig!)
5. Onredelijk optimisme
Wanneer mensen het kantoor bezoeken – of het nu gaat om een potentiële nieuwe werknemer, mogelijke investeerder of toekomstige strategische partner – is de office manager meestal de eerste persoon die ze zien, en zijn of haar houding helpt bij het vormen van die o zo cruciale eerste indrukken.
De meeste goede office managers hebben van nature een positieve instelling en een warme houding. Maar de echte uitdaging komt op die onvermijdelijke slechte dagen. Iedereen heeft ze – dagen waarop we liever gewoon in bed blijven – en het kan verleidelijk zijn om je stemming je persoonlijkheid te laten verduisteren. Maar de office manager heeft deze luxe niet, aangezien zijn of haar houding een directe impact heeft op het bedrijf. Rockstar office managers weten een vrolijk gezicht op te zetten, zelfs als het misschien niet helemaal hun stemming van binnen weerspiegelt.
SnackNation CEO Sean Kelly is het ermee eens:
“Het hebben van een natuurlijke bruisende houding is een must. Zelfs als je down bent, moet je een positief gezicht opzetten.
Jij bent het middelpunt van het moreel – daarom noemen we het een ‘vibe manager’ in plaats van een office manager.”
(PS – Get more sh*t done with The Assist – de #1 gratis wekelijkse nieuwsbrief gemaakt voor assistenten door assistenten.)
Magical Creativity
In toenemende mate is de office manager van een bedrijf verantwoordelijk voor de vibe op kantoor. Daarom is de officiële titel van onze office manager ook “Vibe Manager”. De vibe op kantoor zet de toon voor de rest van het bedrijf en helpt de cultuur te creëren die we nodig hebben om productief en creatief te zijn en elke maand onze doelen te halen.
Het onderhouden van een cultuur en een vibe vergt aanzienlijke creativiteit. Office managers houden zich bezig met zaken als interieurontwerp en evenementenplanning.
Neem bijvoorbeeld het plannen van een off-site evenement – iets wat de meeste werknemers waarschijnlijk als vanzelfsprekend beschouwen. Alleen al het bedenken van een leuke, nieuwe activiteit die iedereen leuk zal vinden, is een uitdaging.
Je moet overwegen, wat is iets dat we nog niet eerder hebben gedaan? Wat zou ons hele team leuk vinden om te doen? Wat kunnen we doen binnen het budget? Hoe zal deze activiteit de cultuur ondersteunen die we nodig hebben om succesvol te zijn? Het is een grote uitdaging, en het vereist een aantal ernstige outside-the-box denken.
(Gelukkig, we hebben een paar ideeën die je kunt lenen.
Onwrikbaar zelfvertrouwen
Voor deze functie is vaak dagelijkse interactie met CEO’s en COO’s nodig, dus je moet zelfverzekerd zijn om hun respect te verdienen.
Deel van dit zelfvertrouwen is het vermogen om van tijd tot tijd terug te slaan. Hoe graag je het ook zou willen, je kunt niet alles voor iedereen zijn, en je moet prioriteiten stellen. Nee leren zeggen is essentieel.
Lindsey van Leadquizzes legt uit:
“Ik krijg dagelijks verzoeken van mensen op kantoor om dingen te doen die ‘noodzakelijk’ zijn en die ze meteen gedaan willen hebben, en het is belangrijk om daar grenzen aan te stellen zodat het hele kantoor daarvan kan profiteren.
Het feit dat één persoon wil dat de temperatuur op kantoor op 78 staat, wil nog niet zeggen dat het hele kantoor daar blij mee is. Je moet een gezonde balans vinden om het hele kantoor tevreden te houden.”
Jedi-achtige anticipatie
Proactief zijn en anticiperen op toekomstige behoeften is een van de beste eigenschappen die een office manager kan hebben.
Veel van het werk is reactief, en dat kan een van de grootste uitdagingen zijn – reageren op en prioriteiten stellen voor de talloze verzoeken die een officemanager vanuit de hele organisatie krijgt. Een manier om je werkstroom te stroomlijnen en reactieve taken te verminderen, is door erop te anticiperen en ze te plannen.
Liza Goldberg van SnackNation gaat dieper op dit idee in:
“Je moet voortdurend je ogen en oren open houden.
Jij bent een van de weinige mensen in het bedrijf met een werkelijk holistische kijk op veel zaken, en het is jouw verantwoordelijkheid om te anticiperen op behoeften, maar ook om ervoor te zorgen dat je de punten met elkaar verbindt voor mensen en afdelingen die niet het voordeel hebben van jouw perspectief.”
Keen Emotionele Intelligentie & Standvastige kalmte
Zoals we al zeiden, heb je als office manager te maken met mensen op elk niveau – van gewone werknemers tot de c-suite, en alles daartussenin. Dit betekent tonnen van verschillende persoonlijkheden – sommige meer uitdagend dan anderen. Als de office manager, moet je in staat zijn om met ze allemaal om te gaan.
SnackNation CEO Sean Kelly (iemand die een ding of twee weet over het werken met geweldige office managers) werkt uit:
“Het nummer één ding dat een rockstar office manager maakt, is een hoge mate van emotionele intelligentie. Je hebt met iedereen in het bedrijf te maken, en ervaart veel verschillende emoties en houdingen.
Vaak als mensen dingen vragen, doen ze dat niet noodzakelijkerwijs met zoveel respect als ze zouden moeten doen. Maar je moet het in stappen nemen, kalm blijven, en veerkrachtig zijn. Die kwaliteiten zijn van onschatbare waarde voor succes in de rol.”
En terwijl het lezen van en tegemoetkomen aan de emotionele behoeften van je team cruciaal is, aan de andere kant, je kunt geen dunne huid hebben en toch een geweldige office manager zijn. Een nuchter hoofd hebben en kalmte bewaren onder druk is een noodzakelijke eigenschap.
Er is veel voor nodig om een geweldige office manager te zijn. Soms voelt het misschien nog moeilijker om er een te vinden.
Maar het belang van cultuur zal niet snel verdwijnen, en daarom zal de rol van officemanager alleen maar in belang toenemen.
Daarom moet je iemand vinden die de meeste (of alle) van deze eigenschappen belichaamt. Het vinden van de juiste fit lijkt misschien een onmogelijke taak, maar geloof ons, het is de moeite waard.