De ultieme gids voor groepsbesluitvorming – technieken, hulpmiddelen en strategieën

“The wisdom of crowds.”

“No man is an island.”

“Er zijn twee vuurstenen nodig om een vuur te maken.”

Wanneer het op inspirerende citaten aankomt, is samenwerken een behoorlijk populair onderwerp – en niet voor niets.

Van de zeven wereldwonderen tot supersnelle glasvezelbreedband, veel van de grootste prestaties van de mensheid waren niet het werk van een enkele persoon alleen, maar van een heel team dat samenwerkte aan een gemeenschappelijk doel.

Dus terwijl besluitvorming in groepsverband misschien niet altijd gemakkelijk is, kun je echt niet twisten over de resultaten.

En als je op zoek bent naar manieren om je teamwerk super op te laden en de besluitvorming in groepsverband te verbeteren, ben je hier op de juiste plaats.

Want met de juiste technieken, gereedschappen en strategieën in uw figuurlijke gereedschapskist, kunt u een kamer met collega’s veranderen in een goed geoliede besluitvormingsmachine. Blijf lezen, om dit alles te vinden, en meer, in onze ultieme gids voor groepsbesluitvorming.

Het geheim van groepsbesluitvorming – het begint met een geweldig team

Het samenstellen van een goed functionerend team is veel meer dan simpelweg mensen in een kamer gooien en hopen op het beste.

Het is zelfs zoveel meer, dat er hele bibliotheken zijn geschreven over het onderwerp teamsamenstelling – waarbij sommige boeken nuttiger zijn dan andere. Als u een effectief team wilt samenstellen, is het zinvol advies in te winnen bij de experts.

En veel deskundiger dan J. Richard Hackman, de Cahners-Rabb hoogleraar sociale en organisatiepsychologie aan Harvard University, zijn er niet.

In zijn boek uit 2002, Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances, bracht Hackman vijf specifieke voorwaarden naar voren die nodig zijn voor teamwerk om het meest effectief te zijn:

1. Uw team moet “echt” zijn. Hackman suggereert dat, om een team op zijn best te laten functioneren, het “echt” moet zijn. In eenvoudige bewoordingen verwijst hij naar het idee dat het team een duidelijk gedefinieerde leider moet hebben, een onveranderlijk kernlidmaatschap, en een gedeeld doel. Deze definitie zal vertrouwen wekken bij de individuen in het team en ervoor zorgen dat iedereen een gedeeld gevoel van verantwoordelijkheid heeft.

2. Uw team heeft een dwingende richting nodig. Hoe efficiënt een team ook is, al die inspanningen zijn zinloos als ze in de verkeerde richting gaan. Om deze reden stelt Hackman voor dat effectieve teams allemaal kristalhelder moeten zijn over het enkele doel dat ze delen – en samen actief naar dat doel toe moeten werken.

3. Uw team heeft een faciliterende structuur nodig. Net als bij vele ondernemingen in het leven, vereist het bereiken van succes als een team structuur. Meer specifiek, het vereist een structuur die elk van de leden in staat stelt om hun werk te doen op de manier die zij het meest effectief achten.

4. Uw team heeft een ondersteunende organisatie nodig. Geen enkel professioneel team bestaat in een vacuüm. De organisatie waarbinnen het team bestaat, moet de doelstellingen van het team ondersteunen, zodat het zijn doelstellingen kan bereiken. Het kan hierbij gaan om beloningssystemen of infrastructurele zaken als het leveren van de benodigde hardware en software.

5. Uw team heeft deskundige coaching nodig. Zelfs de allerbeste werknemers voelen zich vaak prettiger en competenter als ze alleen werken. Dus een deel van de teamervaring is te begrijpen hoe je het beste met anderen kunt samenwerken – en coaching is meestal essentieel om dit te bereiken. Net zoals de grootste sportsterren ter wereld allemaal een coach hebben, hebben de beste teams dat ook. “No man is an island”, per slot van rekening.

De vijf voorwaarden voor teambuilding van Hackman vormen een solide basis waarop ook u uw team kunt samenstellen. Maar, natuurlijk, dit is slechts de eerste stap – dit is slechts het grondwerk. Zodra je een functioneel team hebt dat optimaal kan samenwerken, zul je ze daadwerkelijk aan het werk moeten zetten.

Als u meer wilt weten over hoe u het beste uit uw team kunt halen, bekijk dan onze artikelen over carrièredoelen, hoe u de juiste productmanager kunt inhuren en wat een goede manager maakt.

Dus, nu ons crack-team is samengesteld, laten we eens kijken hoe we ze op hun best kunnen laten werken…

5 van de beste besluitvormingstechnieken voor groepen

Nu we de basis hebben behandeld, is het tijd om een stapje verder te gaan.

Besluitvormingstechnieken voor groepen kunnen de broodnodige structuur bieden die teams nodig hebben om hun ego’s opzij te zetten en zich te concentreren op de juiste beslissing voor de organisatie.

Maar welke techniek voor u de juiste is, hangt af van de dynamiek van uw team, en tot op zekere hoogte ook van wat u probeert te bereiken – daarom is het belangrijk om ze allemaal uit te proberen totdat u de perfecte fit voor u en uw teamgenoten hebt gevonden.

Deze technieken leveren geen eindresultaat op, (dat komt wat later), maar ze vertegenwoordigen de mechanica van het besluitvormingsproces.

In een notendop, deze besluitvormingstechnieken stellen teamleden in staat om een probleem vanuit alle invalshoeken te verkennen op een manier die voor hen werkt.

Elk teamlid is immers een individu, en als u het probleem anders bekijkt, kunt u allemaal gemakkelijker tot een beslissing komen. Bovendien kunnen de objectieve resultaten die sommige van deze besluitvormingstechnieken opleveren (zoals gewogen scores), worden gebruikt als rationale bij het delen van de beslissingen van uw team binnen het bedrijf.

Natuurlijk kan de meest effectieve techniek van project tot project (en van team tot team) verschillen, maar maak je geen zorgen – er zijn er genoeg om uit te kiezen. In feite hebben we 5 van onze favorieten uitgekozen om u te helpen een vliegende start te maken:

1. De Delphi-methode

Ook bekend als “iteratieve convergentie”, de Delphi-methode is een techniek die vertrouwt op de expertise van een groep of team om te helpen bij het komen tot complexe beslissingen.

Het concept dat ten grondslag ligt aan de Delphimethode is dat een groep deskundigen over een onderwerp in staat zal zijn om tot een veel effectievere groepsbeslissing te komen dan een groep met alleen basiskennis.

Dus hoe werkt het? Welnu, de Delphi-methode vindt plaats in een reeks “rondes”. Tijdens elke ronde beantwoorden de individuele deskundigen vragen die verband houden met de te nemen beslissing. Na de ronde neemt een facilitator de antwoorden, ordent ze en leest ze anoniem voor aan de groep. De volgende ronde vindt dan plaats in het licht van de nieuwe informatie van de andere deskundigen.

In wezen is dit een proces van verfijning van informatie totdat alleen de zuiverste kerndetails, of beslissingsopties, overblijven. Wanneer men er op deze manier over nadenkt, wordt de naam “iteratieve convergentie” ineens een stuk logischer.

2. Brainstormen

Als de vorige techniek een beetje te gestructureerd voor u was, wat dacht u dan van iets meer freeform? U hebt waarschijnlijk al met deze techniek geëxperimenteerd, maar brainstorming is nog altijd even populair als het gaat om besluitvorming in groepsverband.

Waarom?

Wel, om te beginnen: brainstormen biedt een zeer open en ongeremde omgeving waarin ideeën kunnen worden geuit, en deze liberale sfeer kan creativiteit en vindingrijkheid naar voren helpen komen. Maar we lopen op de zaken vooruit – laten we in plaats daarvan met de basis beginnen.

In een notendop, brainstormen is een groepsbesluitvormingstechniek waarbij elk lid van een groep wordt aangemoedigd om alle ideeën te produceren die in hem opkomen – ongeacht hoe wild of gek ze ook mogen zijn. Gepopulariseerd in Alex F Osborn’s boek Applied Imagination uit 1967, is het concept van de brainstorm nog steeds iets dat regelmatig rouleert op werkplekken over de hele wereld.

Omdat brainstormen meestal plaatsvindt als een freeform sessie, zijn er meestal weinig (of geen) beperkingen aan het proces. Dit kan betekenen dat sommige ideeën een beetje overdreven zijn, maar het kan ook betekenen dat out-of-the-box oplossingen plotseling een reële mogelijkheid worden.

3. De Nominale Groepstechniek

Ook bekend onder zijn acroniem NGT, is de Nominale Groepstechniek in wezen een meer gestructureerde vorm van brainstormen. Het concept is ontworpen om iedereen aan te moedigen hun eerlijke meningen en ideeën te geven zonder zich in te houden, maar ook om een moderatiestap te introduceren waarbij de rest van het team elk idee openlijk bespreekt en prioriteert.

De beste manier om NGT uit te leggen is misschien door te lopen door hoe een typische sessie eruit zou kunnen zien. Stelt u zich eens voor dat u en uw team een probleem moeten oplossen en dat brainstormen alleen niet voldoende is. Hier volgt hoe NGT kan helpen:

1. Voreerst moet het probleem duidelijk worden geformuleerd, zodat iedereen in de groep het begrijpt.

2. Net als bij een brainstorm moet elk lid van het team alles wat in hem of haar opkomt, opschrijven. Ook hier zijn er, net als bij een brainstorm, geen grenzen.

3. Elk lid van het team leest hardop een van zijn ideeën voor en de leider van de sessie schrijft het op het whiteboard. Het is van cruciaal belang dat er nu nog niet over de ideeën wordt gediscussieerd.

4. Als alle leden ideeën hebben aangedragen, bespreekt het team deze gezamenlijk. Als iedereen het ermee eens is, kunnen de ideeën van de lijst worden geschrapt of kan de formulering worden gewijzigd.

5. Uiteindelijk moet het team overblijven met een verfijnde lijst van oplossingen waarover iedereen het eens is.

4. Rangschikking Rangschikking

De democratische optie in het leven is vaak de eerlijkste manier om dingen te doen, en hetzelfde kan zeker worden gezegd voor het nemen van groepsbeslissingen.

Net als beslissen welke smaak chips je het eerst uit een pakje eet, is het stellen van prioriteiten en het op volgorde zetten van zaken iets dat ons als mens gewoon van nature eigen is. We kunnen gebruik maken van dit instinct bij het maken van groepsbeslissingen om onze lijst van oplossingen te verfijnen.

Dus hoe ga je over het rangschikken van uw opties bij het maken van groepsbeslissingen? De eerste stap is simpelweg om elk lid van het team te laten kijken naar wat er beschikbaar is, en dan – privé – hun eigen gerangschikte lijst te maken van alle opties. Dit kan 1-10 zijn, van A tot Z, wat voor u werkt. Zodra dat is gedaan, kunnen de lijsten worden ingediend en een gemiddelde van elk van de ‘stemmen’ kan worden genomen voor elk item.

Van hier, het is een kwestie van vrij eenvoudige wiskunde af te leiden welke van de items op uw lijst van oplossingen is het meest populair onder de groep.

5.

Hier is een besluitvormingstechniek die ons bij airfocus na aan het hart ligt (zo na, in feite, dat we er een hele gids aan hebben gewijd): gewogen scoren.

Ideaal voor gebruik in scenario’s waarin uw team veel verschillende potentiële oplossingen heeft, maar geen duidelijke criteria om deze in stukjes en beetjes te verdelen, is het model van gewogen scores gebaseerd op het idee dat sommige oplossingen of ideeën bedrijfskritischer (of riskanter) kunnen zijn dan andere.

Wanneer u dit systeem toepast op uw besluitvormingsproces, moeten u en uw team elk item op uw lijst evalueren en criteria toekennen als Zakelijke Waarde, Kosten en Risico’s. Aan elk van deze criteria moet eveneens een score worden toegekend op basis van de weging van het item. Bijvoorbeeld, een item met een hoge score voor zakelijke waarde en een lage score voor risico’s zou waarschijnlijk een zeer hoge prioriteit item.

Zodra je hebt uitgevoerd gewogen scoring voor elk item op de lijst van uw team, zult u in staat zijn om de scores bij elkaar te tellen en een veel beter geïnformeerde beslissing te nemen – als een team – over welke van hen moet je je eerst richten op.

4 essentiële besluitvormingshulpmiddelen voor groepen

Zelfs wanneer de allerbeste teams ter wereld over de allerbeste technieken ter wereld beschikken, kan de besluitvorming niet soepel verlopen – niet zonder de juiste hulpmiddelen.

Soms zijn deze hulpmiddelen zo eenvoudig als een whiteboard, een droogstift en een paar laptops, maar er zijn tal van theoretische en schematische hulpmiddelen die het besluitvormingsproces kunnen helpen, ook. In tegenstelling tot de technieken die we hierboven bespraken, gaat het bij deze hulpmiddelen meer om het visualiseren van het probleem op een manier die de besluitvorming vergemakkelijkt.

In feite is het in veel gevallen een goed idee om een of meer van deze hulpmiddelen te gebruiken als onderdeel van de hierboven beschreven technieken voor groepsbesluitvorming.

Besluitvormingshulpmiddelen hoeven niet ingewikkeld te zijn, maar ze moeten het besluitvormingsproces wel vereenvoudigen op een manier die het gemakkelijker maakt om consensusbesluiten te nemen. Dit zijn 4 van onze favorieten:

Sticky Dot Voting

Soms zijn de eenvoudigste hulpmiddelen echt de beste – en het wordt niet veel eenvoudiger dan sticky dot voting.

Hoe werkt het? Het is een fluitje van een cent: maak een lijst van alle discussiepunten op een whiteboard of muur (sticky notes komen hier goed van pas), en deel vervolgens een set kleine sticky dots uit.

Op dit punt kunt u uw team uitleggen dat elke sticky dot een stem van goedkeuring voor een specifiek item of oplossing vertegenwoordigt. Het enige wat ze dan hoeven te doen is naar voren lopen en hun stip op het relevante punt plakken.

Als iedereen in het team de tijd heeft genomen om hun sticky dot op de muur te plaatsen, kunt u allemaal een stap terug doen om te evalueren.

Wat u in feite zult zien is een rudimentaire heatmap: waar de hoogste concentratie van sticky dots is, is waarschijnlijk waar u uw besluitvorming moet beginnen. Vanaf hier, kunt u spoelen en herhalen zo vaak als u wilt totdat uw to-do lijst is 100% geprioriteerd.

(Of totdat je opraakt van stippen – wat het eerst komt!)

De beslisboom

Voordat uw team een beslissing neemt, een van de belangrijkste stappen is om te proberen om de uitkomst van die beslissingen te voorspellen.

Daarvoor is de beslisboom in het leven geroepen: het is een zeer visuele, en zeer intuïtieve, manier om te voorspellen hoe bepaalde beslissingen zullen uitpakken. In tegenstelling tot een mindmap is een beslisboom een niet-lineair hulpmiddel.

Dit betekent dat u meerdere potentiële beslissingen kunt nemen en ze door elke stap van de boom kunt laten lopen om u te helpen beslissen of het de juiste keuze is of niet.

Beslissingsbomen zijn vrij interessant vanuit een ontwerpstandpunt omdat ze in wezen het eigen denkproces van de hersenen weerspiegelen bij het nemen van beslissingen.

Een beslisboom begint eenvoudig gezegd met een enkele vraag boven- of onderaan de pagina – zie dit als de wortel.

Van hieruit worden onder de wortel knooppunten toegevoegd met binaire vragen die de veronderstellingen in twijfel trekken of alternatieve suggesties doen.

Het is gemakkelijk te zien hoe je na een paar takken die naar een paar knooppunten leiden, snel een diagram kunt ontwikkelen dat op een boom lijkt.

Als elk van deze takken zijn natuurlijke einde heeft bereikt, meestal via enkele knooppunten, wordt het laatste knooppunt een blad genoemd. Een enkele keten van het zaad tot het blad staat bekend als een regel.

Phew! Als u niet zo’n tuinbouwer bent, hoeft u zich geen zorgen te maken – beslisbomen zijn veel gemakkelijker te begrijpen op papier en kunnen een krachtig hulpmiddel zijn als het erom gaat uw team te helpen samen logische, op feiten gebaseerde beslissingen te nemen.

De airfocus Priority Poker-tool

Natuurlijk konden we de discussie over prioritering niet voorbij laten gaan zonder onze eigen groep besluitvormingshulpmiddel te vermelden: Priority Poker. Vooral omdat we onlangs V2 van de Priority Poker tool hebben gelanceerd.

Deze tool – exclusief voor airfocus – is een leuke en effectieve manier om groepsbesluitvorming mogelijk te maken.

Dus hoe werkt het, en hoe kan het helpen? Het is heel eenvoudig. U klikt gewoon op de functie Priority Poker, om de tafel te dekken.

Als alle opties eenmaal in stemming zijn gebracht, geven teamleden anoniem een score aan elk idee of oplossing in de lijst of backlog.

U kunt de spelers vragen om te stemmen via belangrijke metrieken, zoals waarde, kosten, risico, enz. om een holistisch beeld te krijgen van welke ideeën het verdienen om te worden doorgezet, en welke de groep heeft besloten om te laten liggen.

Nadat iedereen zijn score heeft bepaald, ziet u een handig overzicht van wat uw team echt belangrijk vindt. Nog beter: u kunt deze ranglijsten meteen tijdens het spel toepassen op uw stappenplan – handig, toch?

De Pareto-analyse

U kent deze waarschijnlijk wel van zijn meer gebruikelijke naam: de 80/20-regel.

Wat u waarschijnlijk niet wist, is dat deze regel al uit 1896 stamt, toen hij voor het eerst verscheen in het boek Cours d’economie politique van de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto.

Hoe helpt het u beslissingen te nemen?

Wel, de regel stelt eenvoudigweg dat 80% van de voordelen van een project gewoonlijk voortkomt uit 20% van de inspanningen. Door een Pareto-analyse uit te voeren, kan uw team beter bepalen waar die 20% zit en die informatie gebruiken om oplossingen beter te prioriteren.

Dit proces is vooral nuttig wanneer uw team beslissingen neemt op basis van feedback van klanten, zoals fouten en bugrapporten. U kunt eenvoudig het aantal keren optellen dat elke afzonderlijke kwestie is gemeld, dan deze rapporten vertalen in een percentage en ze plotten op een grafiek.

Tot slot, trek gewoon een rechte lijn om te snijden op 80% van de telling en de focus die uw team waarschijnlijk zou moeten beslissen om te nemen zal plotseling heel duidelijk worden.

Hoe maak je een definitieve beslissing (als groep)

Op dit punt hebben we de teamsamenstelling behandeld, enkele handige technieken om dat team te helpen die beslissingen te nemen, en enkele hulpmiddelen die ze kunnen gebruiken om het proces gemakkelijker te maken. Maar een cruciale vraag blijft: hoe weten we wanneer een beslissing is genomen?

Wat als de uitkomst van deze tools en technieken voor groepsbesluitvorming een paar goede opties op tafel laat liggen: voor welke ga je dan?

Net als bij een jury moet ook uw team het eens worden over een besluitvormingsstrategie die dat eindresultaat oplevert.

Met dat in gedachten zijn hier de meest voorkomende strategieën voor groepsbesluitvorming waaruit uw team kan kiezen:

• Eenparig besluit. Dit is de absolute gouden standaard voor groepsbesluitvorming. Als u een manier kunt vinden om alle leden van een team tot dezelfde beslissing te laten komen, versterkt die overeenstemming over de hele linie echt het gewicht van de genoemde beslissing. Zo gaat het natuurlijk niet altijd. Daarom zijn er ook andere opties…

• Consensus. Net als de duistere wereld van de politiek, zijn zakelijke beslissingen niet altijd zwart-wit. Daarom is het soms onmogelijk dat alle leden van het team het eens zijn over het resultaat. Door de democratische meerderheidsmethode te gebruiken, hoeft u geen tijd te verspillen aan het overtuigen van degenen die het niet eens zijn, want het gekozen resultaat is het resultaat dat de meerderheid van het team kiest. Degenen die het er niet mee eens zijn, moeten er desalniettemin mee instemmen de uiteindelijke beslissing te aanvaarden om een consensus te bereiken.

• De uitvoerende beslissing. Je ontkomt er niet aan: soms is het aan één persoon (meestal de leider van een groep) om een definitief besluit te nemen. In dat geval luistert de gekozen persoon naar alle kanten van de discussie, bekijkt hij de informatie die de besluitvormingsinstrumenten van de groep opleveren en velt hij een oordeel. Het is zeker een meer autocratische manier om dingen te doen, maar als je erover nadenkt is dit de manier waarop veel zakelijke beslissingen vandaag de dag worden genomen.

Klaar om betere groepsbeslissingen te nemen?

Het is gemakkelijk om besluitvorming in groepen af te doen als iets moeilijks en, soms, frustrerends. Maar als u gebruikmaakt van de technieken, hulpmiddelen en strategieën die we in deze gids hebben gedeeld, zou u het wel eens een echt lonende ervaring kunnen vinden.

U zou nu alles moeten hebben wat u nodig hebt om naar buiten te gaan en een doelgericht, naamnemend, probleemoplossend team te bouwen om bijna elke zakelijke uitdaging aan te pakken (en precies uit te leggen hoe ze het hebben gedaan).

En vergeet niet: airfocus is het ideale hulpmiddel om ze allemaal op één lijn te houden en in dezelfde richting te laten trekken.

Probeer het vandaag nog en ontdek wat u (en uw team) echt zouden kunnen bereiken.