Een gids voor uitbesteding van juridische processen voor advocatenkantoren

Er zitten maar zo weinig uren in een dag. Hoe hard u en uw team ook werken, de lijst van must-do-taken bij het runnen van een succesvol advocatenkantoor is lang. U kunt die lijst echter sneller, slimmer en efficiënter aanpakken door gebruik te maken van outsourcing van juridische processen om uw activiteiten te schalen.

In deze gids verkennen we de basis van juridische procesuitbesteding, waarom meer advocatenkantoren het gebruiken, en industrietrends voor 2020. We hebben ook een handige lijst met best practices samengesteld om het meeste uit de outsourcing van juridische processen te halen. Met de informatie die u hier leert, kunt u sneller dan u denkt een winstgevendere praktijk opbouwen.

Wat is het uitbesteden van juridische processen voor advocatenkantoren?

Het uitbesteden van juridische processen kan een aanzienlijke kostenbesparende maatregel zijn. In plaats van toegewijde interne middelen, worden discrete juridische diensten overgedragen aan externe bedrijven, lokale advocaten, of paraprofessionals. Denk na over alle alledaagse routinetaken die kunnen worden gedaan door hulp van buitenaf. U kunt gebruik maken van de kracht van andere deskundigen om tijd te besparen, kosten te besparen, en uw werklast te verminderen. Zo kunt u zich concentreren op wat u het beste kunt. Met andere woorden, het binnenhalen van nieuwe zaken voor uw bedrijf en het aanbieden van top service aan bestaande klanten.

Om het beoefenen van de wet winstgevender te maken, is het belangrijk om echt te begrijpen en gebruik te maken van uw sterke punten. Helaas, het runnen van een advocatenkantoor, net als elk bedrijf, omvat tal van taken die concurreren om uw aandacht. Dit is waar de outsourcing van juridische processen kan worden benut. Er zijn tal van professionele uitbestede juridische diensten beschikbaar, evenals freelance advocaten, en goedkopere beoefenaars.

Het verschil tussen juridische proces outsourcing en offshoring

Een gemeenschappelijk punt van verwarring ontstaat door het woord “outsourcing”. Het is dus van belang het onderscheid tussen juridische outsourcing en offshoring te onderkennen. Hieronder volgen korte definities.

• Legal process outsourcing is het gebruik maken van lokale advocaten en professionals om bepaalde taken op zich te nemen, zoals het beoordelen van documenten, scannen, en niet-inhoudelijke verschijningen voor de rechtbank.
• Offshoring is het proces van het inhuren van goedkope overzeese arbeidskrachten om taken op afstand te voltooien.

industrietrends voor juridische procesuitbesteding

Legal industrietrends voor 2020 laten zien dat cliënten verwachten dat advocatenkantoren verder gaan dan het traditionele aanbod van diensten en ondersteuning. Meer advocatenkantoren maken gebruik van juridische outsourcing om concurrerend en winstgevend te blijven. De wereldwijde markt voor uitbesteding van juridische processen zal van 2019 tot 2025 naar schatting groeien met een samengesteld jaarlijks groeipercentage van 31,8%. De markt zal naar verwachting 35,9 miljard dollar bereiken in 2025.

Hier zijn enkele andere factoren die wijzen op de groei van de industrie:

• $ 6,2 miljard wordt jaarlijks uitgegeven met juridische procesuitbesteding, e-discovery en document review dienstverleners, volgens Thomson Reuters en het Georgetown Law Center for the Study of the Legal Profession.
• Dezelfde studie over alternatieve juridische dienstverleners vindt ook dat $ 900 miljoen jaarlijks wordt uitgegeven met contractadvocaten, in-sourcing en personeelsdiensten.
• 48% van de advocatenkantoren in de 2019 Altman Weil Survey zegt dat ze contractadvocaten gebruiken, 57% meldt dat ze parttime advocaten gebruiken, en 24,1% meldt dat ze niet-advocaatfuncties uitbesteden.

5 voordelen van uitbesteding van juridische processen voor advocatenkantoren

In de kern is uitbesteding van juridische processen een handige manier om de capaciteit te vergroten, te focussen op de sterke punten van uw advocatenkantoor en de winstgevendheid te verhogen. In feite meldt 62,1% van de advocatenkantoren in het 2019 Altman Weil-onderzoek dat het verschuiven van werk naar contractadvocaten “resulteerde in een aanzienlijke verbetering van de bedrijfsprestaties.”

De top vijf voordelen van juridische procesuitbesteding voor advocatenkantoren omvatten:

Uitbreiding van uw praktijkgebied expertise.

Er zijn zoveel verschillende soorten rechtspraktijk dat uw advocatenkantoor niet op alle gebieden een expert kan zijn. Door het uitbesteden van specifieke juridische diensten aan contract advocaten, voldoet u aan alle behoeften van uw klanten zonder dat u een full-time werknemer in dienst te nemen.

Een flexibele bezetting voor uw cliënt zaken mogelijk te maken.

Freelance advocaten bieden hun diensten alleen wanneer uw advocatenkantoor de hulp nodig heeft. Door freelance te gaan, kunt u gekwalificeerde juridische hulp vinden op elk vaardigheidsniveau voor elk soort project of zaak. En een bonus? Het inhuren van een freelance advocaat is een goede manier om de werkrelatie uit te proberen voordat u fulltime aan de slag gaat.

Op weg naar flat-fee billing.

Outsourcing via LAWCLERK stelt u in staat om getalenteerde advocaten in te schakelen om u te helpen met discrete projecten of hele zaken op een flat-fee basis. U kunt uw klanten een vast bedrag in rekening brengen of een gemengde vergoeding bieden voor juridisch werk. Meer informatie over facturering voor advocatenkantoren vindt u in onze uitgebreide gids.

Verlaag de kosten van uw juridische diensten.

LAWCLERK, bijvoorbeeld, brengt zijn gebruikers geen inschrijf- of maandelijkse kosten in rekening alleen maar om deel uit te maken van de marktplaats. U betaalt alleen de vaste prijs die u instelt wanneer u een freelance advocaat inhuurt via de site. Uiteindelijk profiteren uw cliënten van deze besparingen.

5. Het vinden van balans tussen werk en privé.

Solos en kantoren staan meer dan ooit onder druk om constant te werken om winst te maken. Freelance advocaten brengen extra hulp wanneer u het nodig hebt, zonder de overhead van een voltijdse medewerker. Gebruik de extra tijd om op te laden met uw vrienden, familie en hobby’s.

Welke uitbestede juridische diensten zijn het meest voordelig voor een advocatenkantoor?

Er is een schijnbaar eindeloze lijst van potentiële activiteiten die uw bedrijf zou kunnen uitbesteden. Bovendien komen er voortdurend nieuwe bedrijven op de markt die innovatieve manieren van uitbesteding bieden.

Om te bepalen welke outsourcingbedrijven voor u het beste zijn, overweegt u het volgende:

Evalueer de behoeften van uw bedrijf.

Er zijn tal van opties als het gaat om de uitbesteding van juridische processen. Echter, niet alle van hen zal nuttig zijn voor uw bedrijf. Een goede manier om te beginnen is uzelf de volgende vragen te stellen:

• Welke taken kosten veel tijd van het personeel, maar hoeven niet noodzakelijkerwijs intern te worden uitgevoerd?
• Moet de persoon fysiek op uw kantoor zijn?
• Heeft u iemand nodig om naar de rechtbank te gaan?
• Is werken op afstand aanvaardbaar?

Ontdek de mogelijkheden voor het uitbesteden van juridisch werk die aan uw behoeften voldoen.

Als u eenmaal de verbeterpunten binnen uw advocatenkantoor begrijpt, kunt u de talrijke beschikbare bedrijven voor het uitbesteden van juridische processen identificeren. Als de kosten een belangrijk punt van zorg zijn, overweeg dan outsourcing van juridische diensten waarbij leveranciers vaste tarieven kunnen bieden in plaats van uurtarieven.

Gemeenschappelijke soorten gebieden voor uitbesteding van juridische processen

Niet zeker waar te beginnen? Hier volgen enkele specifieke gebieden waar outsourcing van juridische processen uw bedrijf kan helpen efficiënter te werken:

Voorkomen van raadslieden en dagvergoedingen

Bij een niet-inhoudelijke rechtszitting besteedt u misschien vijf minuten aan het verschijnen voor de rechter, een uur aan het wachten tot uw zaak wordt behandeld en meer dan een uur aan reistijd. Hoewel u uren aan de zaak hebt gewerkt, hebt u vanuit het perspectief van uw cliënt vijf minuten van waarde geleverd. Dit kan leiden tot geschillen over facturering, Bovendien kan deze tijd een aanzienlijke brok van een vast tarief verbruiken.

In plaats daarvan, profiteer van de groeiende markt van verschijnende raadslieden (of per diems) beschikbaar. Zij verschijnen op hoorzittingen in uw plaats voor een vast bedrag of gereduceerd tarief. Verschijningsadvocaten kunnen kostbare tijd besparen. Tijd die kan worden besteed aan het voltooien van meer werk en factureren tegen uw volledige tarief.

Bedrijven die rechtbankverschijningsdiensten aanbieden:

• AppearMe biedt een smartphone-app waarmee advocaten een andere advocaat kunnen plannen om een rechtsverschijning voor hen te maken met zeer weinig aanlooptijd. Deze dienst heeft geen doorlopende verplichtingen.
• CAP-Court Appearance Professionals stelt advocaten in staat een andere advocaat in te plannen om voor hen te verschijnen op basis van het praktijkgebied dat zij nodig hebben – inclusief civiele, straf-, incasso-, of faillissementszittingen.
• Attorneys On Demand biedt hoorzitting dekking in het hele land. U legt de details van uw verschijning raadsman behoeften, en dan Attorneys On Demand wijst een advocaat om de verschijning te maken.

Zaak en geschreven werk

Gespecialiseerde juridische outsourcing bedrijven vervangen traditionele personeelsbedrijven. Zij bieden flexibel personeel voor specifieke gebieden, met inbegrip van ervaren freelance advocaten.

Dit betekent dat of u nu een advocaat nodig hebt om in uw kantoor te werken om te helpen met een bepaalde zaak, of een advocaat om op afstand te werken aan een discreet project, bekwame freelance advocaten zijn gemakkelijk te vinden en slechts een klik verwijderd.

Bedrijven die deze dienst aanbieden zijn onder meer:

• Hire An Esquire biedt niet alleen traditionele advocaat personeel en plaatsing, maar ook toegang tot contract advocaten die op afstand of in uw kantoor kunnen werken tegen een uurtarief voor elke duur.
• LAWCLERK is gericht op solo beoefenaars en kleine bedrijven, en biedt toegang tot een groot netwerk van freelance advocaten beschikbaar om te helpen met onderzoek en schriftelijke projecten (memo’s, pleidooien, overeenkomsten, enz.) tegen de flat-fee prijs die u instelt.
• Montage Legal biedt toegang tot doorgelichte freelance juristen uit uw rechtsgebied, die beschikbaar zijn voor contract- en projectgebaseerde diensten tegen een uurtarief.

Het is gemakkelijk om uw werk gedaan te krijgen met de hulp van externe advocaten. Netwerken van advocaten zoals Hire An Esquire of LAWCLERK integreren rechtstreeks met Clio Manage, zodat advocaten dubbele gegevensinvoer kunnen vermijden en kunnen bijhouden wat er moet worden gedaan. Belangrijke documenten voor zaken kunnen veilig worden gedeeld via Clio’s beveiligde portaal voor cliëntcommunicatie, Clio Connect.

E-discovery voor eenvoudiger documentreview

Verlies uw kostbare middelen niet met scannen, coderen en het voltooien van documentreview. Talloze bedrijven bieden goedkope scan- en codeerdiensten.

Er zijn ook bedrijven die toegang bieden tot een enorme pool van contractadvocaten als u de beoordeling van documenten wilt uitbesteden. Bovendien betaalt u slechts een fractie van wat u een voltijdse werknemer zou betalen. Sommige bedrijven bieden de mogelijkheid van on-site advocaten, terwijl anderen off-site advocaten die document reviews digitaal beheren.

Consilio, Integreon, en QuisLex zijn een paar van de vele onafhankelijke juridische proces outsourcing en e-discovery bedrijven beschikbaar om u te helpen.

En nog beter, Clio integreert met technologische oplossingen zoals Logikcull om u te helpen het e-discovery-proces sneller en kosteneffectiever te voltooien.

Andere gebieden voor juridische procesuitbesteding

Gelukkig genoeg kunt u elk type werk uitbesteden aan een contractadvocaat of andere dienstverlener. Hier zijn nog enkele taken die u zou kunnen overwegen uit te besteden:

• Samenvatting van de zaken aangehaald in een tegenpartij’s brief
• Legal research en memo’s
• Moties
• Pleadings
• Discovery, inclusief dagvaardingen, RFP’s, RROGS, en RFA’s
• Discovery reacties en pleidooien zoals motions to compel/quash/protective order
• Document review
• Deposition summaries
• Leases
• Wills
• Trusts
• Avolmachten
• Overeenkomsten
• Rechtsartikelen
• Vorderingsbrieven en andere correspondentie
• Corporate documenten zoals operationele overeenkomsten, statuten en bedrijfsresoluties

Voor meer informatie over de do’s en don’ts van het uitbesteden van juridische processen, kunt u zich inschrijven voor ons webinar met LAWCLERK. U leert hoe u onderzoeks- en schrijfopdrachten kunt vinden en effectief kunt delegeren aan uitbestede professionals.

Wat is de volgende stap voor de sector van outsourcing van juridische processen?

Nadat steeds meer advocatenkantoren gebruikmaken van outsourcing van juridische processen om de capaciteit te vergroten en de kosten te verlagen, is outsourcing van juridische processen wereldwijd in opkomst. Dit geldt met name voor de opkomst van virtuele advocatenkantoren en nieuwe soorten advocatenkantoren, zoals advocatenkantoren op abonnementsbasis.

Terwijl de sector groeit, zijn hier drie trends op het gebied van juridische procesuitbesteding die het in de gaten houden waard zijn:

Artificiële intelligentie en automatisering

Stroomlijning van processen en het creëren van efficiëntere workflows voor fasen met een hoog volume, zoals de intake van klanten, maken een groot verschil voor het succes van een advocatenkantoor. Het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) of automatiseringssoftware is vooral nuttig voor advocaten die willen afstappen van handmatige taken.

Check out Clio’s app directory voor tools die handmatig werk voor uw bedrijf kunnen uitbesteden. Gebieden zijn onder meer e-discovery, juridisch onderzoek, document management, en nog veel meer. En het beste is dat ze al zijn ingesteld om de productiviteit te verhogen, omdat deze integraties zijn gekoppeld aan Clio.

Hybride uitbesteding

Als advocatenkantoren kijken naar de meest efficiënte manieren om routinetaken aan te pakken, experimenteren sommige met het gebruik van een hybride combinatie van juridische procesuitbesteding en offshoring. Door zowel onshore als offshore outsourcing te gebruiken, kunnen bedrijven 24 uur per dag efficiënt werken. Het maakt niet uit in welke tijdzone je zit, je kunt elke taak op elk moment van de dag afkrijgen.

Opkomst e-discovery

De recente wijzigingen in de Federal Rules of Civil Procedure, waardoor elektronisch opgeslagen informatie zoals e-mails, e-kalenders en voicemails op handheld apparaten in een rechtszaak kunnen worden gevonden, betekenen dat de markt voor e-discovery-diensten groeit. Met meer behoefte aan e-discovery diensten, kunnen meer bedrijven zich wenden tot het gemak en de kosteneffectiviteit van juridische proces outsourcing.

Creëer een meer winstgevend advocatenkantoor met juridische proces outsourcing

Als u op zoek bent naar haalbare manieren om uw bedrijf te onderscheiden en uw capaciteit te verhogen zonder de overhead van het bedrijf te verhogen, kan juridische proces outsourcing de weg zijn om te gaan.

U bent in staat om meer uit te besteden dan ooit gedacht met de technologische vooruitgang die nu beschikbaar is. U kunt expertise en capaciteit aan uw praktijk toevoegen, terwijl u de kosten en de werklast verlaagt.

Het komt erop neer? Uitbesteding van de tijdrovende en alledaagse taken stelt u in staat om meer zinvol werk gedaan te krijgen. Het is een win-win situatie. U hebt meer tijd om te besteden aan het leveren van top-notch service aan uw klanten, en het genereren van hogere winsten.