Electronic Health Record (EHR) Implementation Guide

Het implementeren van een Electronic Health Record (EHR) is een proces van meerdere stappen dat gevolgen heeft voor alle personeelsleden. Zoals bij elk nieuw proces is er sprake van een leercurve. Het hebben van een solide plan kan uren van stress besparen voor iedereen in uw team.

Hier zijn tien essentiële stappen die u moet nemen voor een succesvolle EHR-implementatie.

1) Stel uw implementatie-team voor elektronische patiëntendossiers (EPD) samen

Als u uw EPD implementeert, hebt u een sterk team nodig om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het team kan bestaan uit personeelsleden zoals artsen, verpleegkundigen, medisch assistenten en administratief personeel. Teamleden zullen het proces helpen door collega’s EHR-vaardigheden bij te brengen en als boodschappers voor het implementatieteam te fungeren om uitdagingen onderweg te identificeren.

Een leidende supergebruiker, leidende arts, en projectmanager zijn drie essentiële rollen om te overwegen tijdens het bouwen van uw team.

Lead Super User

De lead superuser is de inwonende in-house EHR-expert. Enkele taken kunnen het maken van sjablonen en het ontwikkelen van workflows zijn. Deze functie kan ook verantwoordelijk zijn voor het creëren van standaard operationele procedures om problemen aan te pakken die gebruikers tegenkomen als ze het systeem gebruiken.

Lead Physician

De rol van de lead-arts is om de organisatie door de EHR-implementatie te loodsen door als schakel te fungeren tussen de eerstelijnsgebruikers van het systeem en de technische staf. Overweeg het gebruik van een tech-savvy arts die het nieuwe proces verwelkomt als de lead arts.

Projectmanager

De projectmanager wordt het belangrijkste contactpunt met de EHR-verkoper en het personeel. Deze functie zal ook helpen iedereen gericht te houden op de implementatie tijdlijnen, track vooruitgang en omgaan met de gebruiker kwesties.

2) Bereid de software voor

Bij de implementatie van uw EPD moet u ervoor zorgen dat aan veiligheidsmaatregelen wordt voldaan om de HIPPA niet te schenden. Uw organisatie moet mogelijk een HIPPA-risicobeoordeling uitvoeren. U kunt samenwerken met uw IT-leverancier om ervoor te zorgen dat de software voldoet aan de voorschriften.

3) Bepaal uw hardwarebehoeften

Uw hardwarekeuzes zullen een aanzienlijke invloed hebben op de tijd en het geld die uw praktijk gebruikt. Bijvoorbeeld, het hebben van een printer in elke kamer kan artsen tot 30 minuten per dag besparen. Sommige praktijken voorzien elk personeelslid van een eigen tablet of laptop om tijd te besparen bij het in- en uitloggen tussen elke patiëntinteractie.

Als het idee om dit allemaal te doen overweldigend lijkt, kunnen IT-servicebedrijven praktijken helpen met systeemhardwarebehoeften door te helpen de juiste apparatuur tegen de beste prijs te vinden. Veel bedrijven zullen ook installeren en oplossen van problemen de apparaten, het nemen van de last van uw kantoorpersoneel.

4) Overweeg de indeling van de patiëntenbehandelingsruimte

Aangezien het EHR-programma elektronische gegevensinvoer vereist, kan de kamerindeling een aanzienlijke invloed hebben op de betrokkenheid en tevredenheid van de patiënt. Als het personeel en de arts tijdens het invoeren van gegevens wegkijken van de patiënt, kunnen patiënten het gevoel hebben dat ze niet worden gehoord.

Een manier om dit op te lossen is door gebruik te maken van de “driehoek van vertrouwen.” Dit is een kamerconfiguratie waarbij de patiënt, de arts en de computer een virtuele driehoek vormen, waardoor de patiënt en de arts elkaar kunnen zien. Deze opstelling helpt omdat het personeelslid of de arts zich maar een klein stukje hoeft te draaien bij het invoeren van gegevens, waardoor de patiënt zich gezien voelt. Overweeg om halfronde bureaus in patiëntenkamers te plaatsen of verplaatsbare karren te gebruiken om de patiënt te helpen zich op zijn gemak te voelen tijdens hun afspraak.

5) Gegevens overdragen

Als uw hardware en software klaar zijn voor gebruik, is de volgende stap in de implementatie van het EPD het overdragen van de gegevens. Om te beginnen moet u bepalen hoe u de gegevens van uw oude dossiersysteem naar uw nieuwe EPD migreert.

Er zijn een paar manieren om deze stap uit te voeren. U kunt bestaand personeel aanstellen, of extra of tijdelijk personeel inhuren om informatie in het nieuwe EPD te uploaden.

Om dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen, zult u een checklist willen opstellen met informatie die in het EPD moet worden ingevoerd. Het hebben van een proces op zijn plaats zal helpen ervoor te zorgen geen kritische informatie wordt gemist.

6) Maak workflows

Over processen gesproken, nu is het tijd om solide workflows op te zetten. Het is van vitaal belang om voorafgaand aan de implementatie van het EPD werkstromen op te zetten om de hoeveelheid stress waarmee uw team te maken krijgt, te verminderen.

Het hebben van inefficiënte workflows, met inbegrip van een onvoldoende aantal medewerkers die zijn opgeleid en klaar zijn om het EPD te gebruiken, zal problemen verergeren tijdens het implementatieproces.

Bedenk deze vragen wanneer u workflows creëert:

• Is dit nodig?
• Levert dit een meerwaarde op voor de patiënt?
• Verhoogt dit de efficiëntie voor het personeel?
• Is dit de juiste volgorde?
• Doet de juiste persoon deze stap?

7) Wat te doen als uw EHR down is

Zoals met elke vorm van technologie, moet u voorbereid zijn op af en toe een storing. Begin met brainstormen over problemen en kom met een solide game-plan voor hoe om te gaan met potentiële problemen.

Wat gaat u bijvoorbeeld doen als de stroom uitvalt? Wat als er een systeemstoring optreedt die de hulp van IT nodig heeft om te worden opgelost? U zult procedures willen ontwikkelen die duidelijke instructies geven aan artsen en personeel over wat te doen als het EPD niet beschikbaar is.

Bedenk deze vragen bij het ontwikkelen van uw procedures:

• Hoe worden artsen en personeel op de hoogte gebracht van downtime?
• Hoe wordt de patiëntenzorg voortgezet?
• Hoe wordt de patiënt ingecheckt?
• Hoe zullen de artsen en het personeel het bezoek documenteren?

Het beschikbaar hebben van elektronische en papieren procedures voor het personeel zal hun vertrouwen vergroten over hoe om te gaan met EHR downtime. Sommige artsenpraktijken bundelen de instructies in drie-rings mappen en bewaren kopieën zowel intern als extern. Overweeg ook om PDF-exemplaren op een veilige cloud op te slaan, zodat medewerkers meerdere opties hebben om de instructies snel te krijgen.

8) Zorg voor een trainingsprogramma

Extensieve training is absoluut noodzakelijk om succes te boeken met de implementatie van het EPD. Maak een opleidingsplan zodat alle artsen en medewerkers, huidige en toekomstige, de kennis en vaardigheden kunnen opdoen om het EPD met succes te gebruiken wanneer u klaar bent om van start te gaan.

Hier zijn een paar principes om te overwegen:

Start langzaam

Voorzie artsen en medewerkers van basisvaardigheden voordat ze van start gaan. Het kan moeilijk zijn voor gebruikers om het systeem volledig te begrijpen totdat zij in staat zijn om het programma te gebruiken. Zodra gebruikers in staat zijn om te “rijden” voor ten minste een week, kan aanvullende training worden geïntroduceerd om vaardigheden te vergroten, tijdbesparende trucs te leren en meer comfortabel met de technologie te krijgen.

Laat collega’s collega’s onderwijzen

Overweeg supergebruikers te trainen in elk specialisme en voor elke rol. Verpleegkundigen onderwijzen bijvoorbeeld het best verpleegkundigen en chirurgen onderwijzen het best chirurgen. Als u voor elk specialisme een supergebruiker hebt, kan deze bovendien een doorlopende bron voor zijn collega’s worden.

Bepaal de behoefte aan voortdurende training

Hanteer een plan voor voortdurende training. Naarmate de tijd verstrijkt, zullen gebruikers sneltoetsen en nieuwe manieren vinden om de hulpmiddelen te gebruiken, en zij zullen deze bevindingen met hun collega’s willen delen. Bovendien zal het EPD moeten worden bijgewerkt met nieuwe en/of verbeterde functionaliteit die extra training vereist.

manieren om effectief met deze situaties om te gaan zijn onder meer:

• Ontwikkel een systeem voor gebruikers om aanbevelingen voor het EPD in te dienen, zodat wijzigingen kunnen worden aangebracht.
• Moedig actieve EHR-gebruikers aan om input te delen en oplossingen aan te dragen voor het verbeteren van de bruikbaarheid, hetzij door een formeel volgsysteem of door een online discussie die het delen van ideeën aanmoedigt.
• Creëer een systeem voor continue aanpassing van het EPD. Zodra artsen en medewerkers het nieuwe EPD onder de knie hebben, zullen zij aanpassingen identificeren die de workflow kunnen verbeteren.
• Bescherm de relatie met de EHR-leverancier en gebruik IT-ondersteuning om:

• • • Ontwikkel sjablonen voor gegevensinvoer of pas deze aan
    • Verzie door het EPD gegenereerde formulieren en brieven
    • Steun nieuwe klinische beslissingsondersteunende regels (indien beschikbaar)
    • Ordersets aanpassen
    • Op zoek naar integratiemogelijkheden met andere veelgebruikte systemen in de praktijk

• Plan van tevoren groepstraining. De training vergt tijd van de patiënten, dus een goede planning vermindert de verstoring van de workflow van de praktijk.

9) Beslis over de startaanpak – “Big Bang” of stapsgewijs?

Als uw EPD-implementatieplan eenmaal klaar is voor gebruik, is het tijd om te beslissen hoe de start zal plaatsvinden. Er zijn meestal twee manieren om dit te doen, alles in een keer, de “Big Bang” of langzaam, in een incrementele aanpak.

Sommige praktijken gebruiken de “big bang” -aanpak en rollen het EHR-systeem voor alle patiënten en functies op dezelfde dag uit. Deze aanpak minimaliseert de tijd die wordt besteed aan het beheren van papieren dossiers en het nieuwe EHR-systeem op hetzelfde moment. Het nadeel is dat het zeer verstorend kan zijn en dat kleine problemen monumentaal kunnen lijken.

Sommige praktijken kiezen voor een langzamere aanpak en implementeren het EPD incrementeel. Door EHR-functies één voor één in te voeren, zoals e-prescribing om te beginnen en dan later andere functies in te voeren, vinden sommige praktijken de verstoring gemakkelijker te beheren. Grotere praktijken en organisaties kunnen langzaam implementeren door het EPD eerst op specifieke locaties of afdelingen uit te rollen en het programma later in de rest van de organisatie te introduceren.

Zodra de lanceringsaanpak is besloten, kunnen artsen en personeel zich voorbereiden op het nieuwe EHR-systeem.

Op de eigenlijke “Go Live”-dag wordt aanbevolen om het patiëntenvolume te verlagen, wat zal zorgen voor een soepele overgang voor zowel patiënten als personeel. Het is ook aan te bevelen dat het baliepersoneel de patiënten informeert, hetzij vóór de afspraak of op de dag zelf, dat de praktijk overgaat op software en dat het proces enigszins onderbroken kan worden. Ze zullen het inzicht waarderen en meer geduld hebben als er tijdens hun bezoek vertraging optreedt.

10) Verzamel feedback voor voortdurende verbetering

Nu u het EPD met succes hebt geïmplementeerd, moet u ervoor zorgen dat u feedback van de gebruikers verzamelt om het proces voortdurend te verbeteren. Zorg ervoor dat de communicatielijnen open blijven, zodat medewerkers en artsen zich op hun gemak voelen bij het geven van feedback. Als iedereen samenwerkt, zal het EHR-systeem een verbetering voor uw praktijk zijn.

Het implementeren van een EHR is een proces van meerdere stappen dat een geavanceerde planning vereist. Gebruik deze stappen om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen.

DUMMYTEXT

Bronnen:

• https://www.stepsforward.org/modules/ehr-implementation#section-steps

Bezetting in de nieuwe economie

Houd uw personeel gefocust op de ervaringen van patiënten

Download ons gratis e-book