Fast Answers About 1099 Forms for Independent Workers – UPDATED for 2018

Er zijn verschillende variaties van het 1099-formulier, dus gewoon vragen wat een 1099-formulier is, zal u niet het antwoord geven waarnaar u misschien op zoek bent.

Als Amerikaanse bedrijfseigenaar hebt u waarschijnlijk een 1099 onafhankelijke aannemer belastingformulier uitgegeven aan sommige van uw werknemers of een 1099-INT voor rente-inkomsten die u mogelijk van uw bank ontvangt.

Hoewel, voor de doeleinden van vandaag, zal het artikel beperkt blijven tot het 1099-MISC-formulier. Dit is het formulier dat door kleine bedrijven wordt gebruikt om diverse inkomsten te melden die in de loop van het jaar aan anderen zijn betaald.

Laten we enkele veelgestelde vragen en antwoorden doornemen (we hebben deze informatie voor 2018 bijgewerkt):

Wat is een 1099-formulier?

De Internal Revenue Service (IRS) verwijst naar de 1099-formulieren als “informatieaangiften”. De formulieren maken melding van verschillende soorten inkomsten die personen gedurende het jaar ontvangen. Dit omvat inkomsten van onafhankelijke aannemers, rente en dividenden, betalingen door de overheid, opnames van een pensioenrekening en 1099-C voor kwijtscheldingen van schulden.

Dit leidt ook tot de vraag, wat is een 1099-werknemer? Eenvoudig gezegd, een 1099-werknemer is een zelfstandige aannemer of bedrijfseigenaar in tegenstelling tot een van uw werknemers.

Wat voor soort inkomsten moet ik melden op een 1099-formulier?

De 1099-MISC moet worden gebruikt voor het melden van betalingen aan onafhankelijke werknemers – geen betalingen aan werknemers. Voor werknemers gebruikt u in plaats daarvan formulier W-2 om inkomsten uit arbeid te melden die u aan hen hebt betaald.

Onafhankelijke werknemers zijn meestal zelfstandigen of kleine dienstverlenende bedrijven die u inhuurt als onafhankelijke aannemers. Voorbeelden van onafhankelijke werknemers zijn een grafisch ontwerper, webontwikkelaar, schoonmaakservice, freelance schrijver, hoveniers- of grasmaaidienst, forummoderator of andere zelfstandige aanbieder. Het belangrijkste is dat de onafhankelijke werknemer een zelfstandige is – en niet uw werknemer.

U gebruikt ook de 1099-MISC voor het melden van betalingen aan zakelijke dienstverleners zonder rechtspersoonlijkheid, advocaten en partnerschappen.

Wat is de drempel van $ 600?

U bent verplicht om een 1099-MISC-rapportageformulier in te vullen voor een onafhankelijke werknemer of een bedrijf zonder rechtspersoonlijkheid als u die onafhankelijke werknemer of dat bedrijf $ 600 of meer hebt betaald. U telt alle betalingen aan een begunstigde gedurende het jaar op, en als het bedrag $ 600 of meer voor het jaar is, moet u een 1099-formulier voor die begunstigde uitgeven.

Als het bedrag dat u de werknemer in totaal minder dan $ 600 voor het belastingjaar hebt betaald, bent u niet verplicht om een 1099-formulier uit te geven.

Note: er zijn speciale drempelregels voor het melden van bepaalde andere soorten betalingen, zoals betalingen aan advocaten, de opbrengst van vissersboten en de verkoop van consumptiegoederen voor wederverkoop. U moet de instructies van het IRS 1099-MISC-formulier raadplegen voor meer informatie over de aangifte van deze soorten betalingen. In dit artikel hebben we het alleen over betalingen aan onafhankelijke werknemers of zakelijke dienstverleners zonder rechtspersoonlijkheid.

Wanneer moet het formulier 1099-MISC worden uitgegeven?

Er zijn twee belangrijke data die u moet onthouden. De ene is de datum waarop het 1099-formulier aan de werknemer moet worden toegezonden. De andere is de datum voor de melding aan de IRS.

A. Mailen van formulier 1099 aan de werknemer

Januari 31, 2019, is de deadline voor het verstrekken van de 1099-MISC-formulieren aan onafhankelijke aannemers en dienstverleners aan wie u in 2018 geld hebt betaald. Mail tegen die datum een kopie van het 1099-formulier naar de onafhankelijke werknemer of dienstverlener.

Tip: markeer die deadline nu al op uw kalender. Op die manier is de kans kleiner dat u het vergeet en op het laatste moment moet klauteren.

Een andere tip: het is een goed idee om van tevoren bij elke begunstigde te controleren of u het huidige adres van de begunstigde hebt. Dit bespaart u extra werk. Waarom? Omdat de begunstigde contact met u zal opnemen als hij of zij de 1099 niet ontvangt in het geval deze niet wordt doorgestuurd, en u moet gewoon helemaal opnieuw een kopie uitgeven. Het postkantoor is niet meer zo snel of betrouwbaar als het gaat om het doorsturen van post, als het vroeger was.

Kan je 1099’s via e-mail versturen? Alle belastingprofessionals waarmee we spraken, weigerden vastgepind te worden over de vraag of e-mail voldoende is voor ontvangers. Merk op dat de IRS het woord “verstrekt” gebruikt in plaats van “post”. De IRS definieert echter niet wat “verstrekken” betekent.

B. Rapportage van 1099’s aan de IRS

Maart 2, 2019 is de deadline voor het indienen van de 1099-informatie bij de IRS, als u op papier indient. Die datum wordt verlengd tot 31 maart 2019 als u elektronische indiening van 1099’s doet.

Afhankelijk van de staatswet, moet u mogelijk ook de 1099-MISC bij de staat indienen. Greatland heeft een uitstekende grafiek met de deadlines van de verschillende staatswetten.

(Opmerking: er zijn andere data voor bepaalde andere categorieën betalingen, zoals betalingen aan advocaten. Raadpleeg de instructies bij formulier 1099-MISC voor data in andere situaties.)

Zie de voorbeeldafbeelding hieronder voor hoe het formulier 1099 MISC moet worden ingevuld.

Niet-Amerikaanse werknemers: Moet ik een 1099 uitgeven aan een buitenlandse werknemer?

Als u een niet-Amerikaanse burger inhuurt die op afstand via internet vanuit een ander land werkt, hoeft u over het algemeen geen 1099 voor die persoon in te dienen.

Voor stel dat u een freelance schrijver inhuurt die een Braziliaans staatsburger is. De freelance schrijver verricht alle diensten (d.w.z. schrijft de artikelen) buiten de VS vanuit het huis van de schrijver in Brazilië, en verdient $ 900 voor het jaar. In dat geval hoeft u waarschijnlijk geen 1099 uit te geven aan die buitenlandse werknemer.

Als de buitenlandse werknemer echter werk binnen de Verenigde Staten verricht, moet u de 1099 indienen.

Het is uw verantwoordelijkheid om te controleren of de werknemer (1) inderdaad een niet-Amerikaanse burger is, en (2) al het werk buiten de Verenigde Staten heeft uitgevoerd. Daartoe zou u die buitenlandse werknemer in de toekomst formulier W-8BEN kunnen laten invullen, ondertekenen en aan u retourneren.

Voorbeeld van ingevuld 1099 MISC-formulier

Vennootschappen: Moet ik 1099-formulieren uitgeven voor betalingen aan bedrijven?

Nee, in het algemeen hoeft u geen 1099-formulieren uit te geven voor betalingen die u aan een bedrijf hebt gedaan. Als u bijvoorbeeld een bedrijf betaalt dat bijvoorbeeld webdesigndiensten of een andere zakelijke dienst verleent, hoeft u geen 1099-formulier af te geven.

Bedenk dat een LLC of een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid niet hetzelfde is als een vennootschap. In het algemeen wordt van u verwacht dat u 1099-MISC-formulieren stuurt naar de meeste LLC’s voor kleine bedrijven.

(Hoe kunt u het verschil zien? Een LLC heeft meestal de letters LLC of Ltd. aan het eind van de bedrijfsnaam. De naam van een vennootschap eindigt meestal op Inc. of Corp. De begunstigde moet echter aangeven welk type entiteit het is wanneer het van tevoren een W-9-formulier invult en aan u geeft – dat is de beste manier om het te weten.)

Note, er zijn een paar beperkte uitzonderingen op de corporation-regel. Bijvoorbeeld, als de betaling aan een bedrijf voor juridische diensten is, moet u die op de 1099 vermelden. De 1099-instructies van de IRS geven een overzicht van de uitzonderingen.

PayPal en creditcardbetalingen: Wat als ik mijn onafhankelijke werknemers of dienstverleners elektronisch heb betaald?

Als u bedrijven zonder rechtspersoonlijkheid of onafhankelijke werknemers elektronisch hebt betaald, zoals via PayPal of een creditcard, dan bent u niet verplicht om een 1099-MISC aan die begunstigde uit te reiken.

In plaats daarvan ligt de rapportageverantwoordelijkheid bij de elektronische dienst, die een 1099-K kan uitreiken. Sommige kleine bedrijven kiezen er echter voor om uit voorzichtigheid toch de 1099-MISC-formulieren te versturen.

Zie meer in onze discussie: 1099-K versus 1099-MISC voor elektronische betalingen.

Persoonlijke betalingen: Moet ik 1099’s uitgeven voor betalingen die voor persoonlijke doeleinden zijn gedaan?

Nee. U bent alleen verplicht 1099-MISC-rapporten uit te geven voor betalingen die u in het kader van uw handel of bedrijf hebt gedaan. (Als u een organisatie zonder winstoogmerk leidt, wordt dat beschouwd als een bedrijf voor de toepassing van 1099’s.)

Stel dat u een tuinarchitect betaalt die een eenmanszaak is om gras te maaien en te mulchen bij u thuis, en het heeft niets te maken met uw bedrijf. U hoeft geen 1099 aan de tuinarchitect te verstrekken, omdat het een persoonlijke betaling was.

Hoe verstrek ik 1099-MISC-formulieren en waar moet ik ze indienen?

Als de betaler vult u het formulier in en stuurt u een kopie naar de ontvanger. U dient het formulier in bij de IRS, en mogelijk moet u ook aangifte doen bij de belastingdienst van de staat.

Er zijn een aantal manieren om dit te doen:

• Dien alles zelf in. U kunt het papierwerk zelf invullen, en het naar de werknemers en de IRS mailen. Verschillende softwareprogramma’s kunnen helpen met delen van het proces, waaronder QuickBooks, Sage, Xero en TurboTax.
• Gebruik een 1099-MISC indieningsdienst. Als de gedachte van het navigeren door alle formulieren op uw eigen is te complex voor u, overweeg dan te betalen voor een archiveringsdienst. Intuit heeft bijvoorbeeld een 1099-indieningsdienst die u kunt gebruiken. Greatland biedt ook een 1099-indieningsservice.
• Laat uw CPA of belastingvoorbereider de 1099-formulieren voor u verwerken. Zij zullen de 1099’s voor u invullen om naar de werknemers te mailen. Ze doen ook de indiening bij de IRS en de staat belastingdienst namens u. Voor degenen die een CPA of belastingadviseur gebruiken, is dit waarschijnlijk uw beste optie. Bij Small Business Trends is dit de optie die wij gebruiken.

Wat als er een fout staat in een 1099-formulier?

Een betaler die later een fout ontdekt, moet opnieuw een gecorrigeerd 1099-formulier aan die begunstigde uitgeven en de indiening bij de IRS corrigeren.

En als u een begunstigde bent, moet u ervoor zorgen dat u elke 1099 die u ontvangt, controleert aan de hand van uw eigen gegevens. Dit heeft een aantal redenen:

• De betaler kan een fout hebben gemaakt, zoals het verkeerde bedrag. Als dat het geval is, neemt u contact op met de betaler en vraagt u om het 1099-MISC-formulier te corrigeren en opnieuw uit te geven.
• Uw bedrijf kan het slachtoffer zijn van identiteitsfraude. Een jaar hier bij Small Business Trends ontvingen we een 1099-formulier voor affiliate-inkomsten die we zogenaamd hadden verdiend via het eBay Partners Network. We zijn echter nooit lid geweest van dat netwerk en hebben er geen inkomsten uit ontvangen. Iemand heeft gefraudeerd met eBay door onze naam en adres als begunstigde te gebruiken (gelukkig kenden ze onze juiste TIN niet). We stuurden een gecertificeerde brief naar eBay, en voegden ook een verklaring bij onze belastingaangifte.

In het geval van een fout, zeggen de IRS-instructies aan ontvangers: “Als dit formulier onjuist is of bij vergissing is uitgegeven, neemt u contact op met de betaler. Als u dit formulier niet gecorrigeerd kunt krijgen, voeg dan een verklaring bij uw belastingaangifte en geef uw inkomen correct op.”

Is er een boete voor het NIET afgeven van een 1099 MISC-formulier?

Ja. Hiervoor zijn we naar de website van Turbo Tax gegaan. Het heeft een beknopte verklaring over boetes, waarbij wordt opgemerkt dat de boete “varieert van $ 30 tot $ 100 per formulier ($ 500.000 maximum per jaar), afhankelijk van hoe lang na de deadline het bedrijf het formulier afgeeft. Als een bedrijf opzettelijk de vereiste om een correcte payee-verklaring te verstrekken negeert, is het onderworpen aan een minimumboete van $ 250 per verklaring, zonder maximum.”

In feite vereist de IRS dat u bevestigend verklaart, op straffe van de wet, of u aan de 1099 indieningsvereiste hebt voldaan. De meeste kleine bedrijven vullen een Schedule C in als onderdeel van hun eigen belastingaangifte. Schema C vereist dat u als betaler de vakjes op regels I en J aanvinkt, waarin u aangeeft:

• Of u in 2018 “enige betalingen hebt gedaan waarvoor u formulier(en) 1099 zou moeten indienen”; en
• Als u het vakje voor Ja hebt aangevinkt, dan “hebt u of zult u de vereiste formulieren 1099 indienen”?

Tip: negeer 1099-indieningen niet. Ga ermee aan de slag – nu!

Wat als ik gedurende het jaar diverse inkomsten heb ontvangen en de betaler me nooit een 1099-formulier heeft gestuurd?

Als u werk hebt uitgevoerd als een onafhankelijke aannemer en u ten minste $ 600 van een betaler hebt verdiend, is die betaler verplicht u een 1099-MISC-formulier te sturen. Maar als u minder dan $ 600 van die betaler hebt ontvangen – stel dat u $ 350 hebt ontvangen – verwacht dan geen 1099-formulier te ontvangen.

Een andere uitzondering: als u betalingen via elektronische middelen hebt ontvangen, zoals een creditcard of PayPal, is de betaler niet verplicht om u een 1099-MISC te sturen.

Laten we echter zeggen dat u meer dan $ 600 voor het jaar hebt verdiend. U hebt de betalingen per cheque ontvangen, en niet elektronisch. Toch verzuimt de betaler 1099-formulieren te sturen. Of stel dat u verhuisd bent en vergeten bent de betaler in te lichten, zodat u de 1099 niet ontvangt. Neem in dergelijke situaties contact op met de betaler en vraag hen om het formulier of een duplicaat snel naar u te mailen.

En vergeet niet dat u niet bent vrijgesteld van het melden van uw inkomen, alleen omdat u nooit een 1099-formulier hebt ontvangen (of omdat uw inkomen onder de drempel van $ 600 valt). Vertrouw niet op het ontvangen van 1099’s voor het bijhouden en melden van uw inkomen.

Volg uw inkomen altijd onafhankelijk, en sluit uw bankgegevens aan. En rapporteer alle inkomsten.

Als ik een auteur ben, wat is dan het bedrag voor een 1099 voor royalty’s voor boeken?

Er is een speciale dollardrempel voor royalty’s voor boeken: $ 10.

Auteurs moeten niet verbaasd zijn als ze 1099’s ontvangen voor zeer kleine bedragen – ver onder $ 600.

Voorbeeld: laten we zeggen dat u een boek op Amazon Kindle hebt gepubliceerd, en in de loop van het jaar een handvol boeken hebt verkocht. In dat geval ontvangt u mogelijk een 1099 van Amazon voor bedragen zoals $ 12 of $ 25 of andere kleine bedragen.

Waar kan ik de 1099-MISC-formulieren krijgen?

Hier vindt u het 1099-MISC-informatiecentrum van de IRS.

Bestel belastingformulieren van de IRS hier. Of, een andere intrigerende plaats is FormSwift, die een online fill-in-the-blank 1099 MISC biedt.

Het gratis elektronische archiveringssysteem voor 1099’s van de IRS is hier.

Final Pointers: raadpleeg altijd uw belastingadviseur en IRS 1099-instructies!

Disclaimer: De informatie in dit artikel is voor algemene educatieve doeleinden, geen belastingadvies. Hoewel we ernaar streven accuraat te zijn, kunnen we hier alleen in algemeenheden spreken. De belastingwetgeving is gewoon te complex geworden om dit onderwerp in 2000 woorden te behandelen.

Er zijn veel uitzonderingen op de regels, en individuele feiten kunnen een verschil maken. Lees altijd zorgvuldig de IRS-instructies voor het 1099-formulier. En raadpleeg uw eigen belastingadviseur voor advies specifiek voor uw situatie.