Functieanalyse: A Practitioner’s Guide | AIHR Analytics

Baananalyse is een veelgebruikte techniek die bedoeld is om gedetailleerde informatie te verschaffen over de baan van een werknemer. Een functieanalyse kan helpen bij het opstellen van een betere functiebeschrijving, leiden tot een veiligere werkomgeving, helpen bij de planning van het personeelsbestand en is essentieel voor prestatiebeheer. Omdat het zo veel belangrijke HR-functies raakt, zal dit artikel een praktische gids bieden met een volledig 5-stappen sjabloon voor het uitvoeren van een functie-analyse. We zullen ook meerdere voorbeelden van functieanalyses in het artikel opnemen. Veel leesplezier!

Inhoud
Wat is functie-analyse? Een definitie
Het doel van een functieanalyse
Functieanalysemethoden
– Critical Incident Technique (CIT)
– Taakinventarisatie (TI)
– Functionele functieanalyse (FJA)
Hoe voer je een functieanalyse uit: Een sjabloon
Conclusie
FAQ

Wat is functieanalyse? Een definitie

Iedereen met enige werkervaring heeft wel eens een functie-analyse gedaan. Dit kan een manager zijn die besluit twee vacante functies in één functie te combineren, een recruiter die een functiebeschrijving probeert op te stellen of een werknemer die zijn belangrijkste taken op een rijtje zet om een persoonlijk ontwikkelingsplan op te stellen.

Hoewel deze functieanalyses verschillende niveaus van detail zullen hebben, is het proces vergelijkbaar. Een functieanalyse is een systematisch proces waarin een baan wordt opgedeeld in kleinere eenheden die vervolgens worden geanalyseerd om te beschrijven wat er in de baan wordt gedaan, of welke capaciteiten nodig zijn om de baan uit te voeren.

Een functieanalyse wordt uitgevoerd door werknemers zelf, managers, OD-professionals, of HR-professionals voor verschillende doeleinden. Daarbij zijn er drie primaire soorten gegevens van functieanalyses, namelijk werkactiviteiten, werknemersattributen en werkcontext.

In dit artikel zullen we ons vooral richten op de werkactiviteiten. De werkactiviteiten vormen de basis voor het bepalen van de werknemerskenmerken, samen met de organisatiecultuur. We zullen minder aandacht besteden aan de werkcontext – maar houd hier wel rekening mee bij uw functieanalyse, vooral wanneer deze context aan verandering onderhevig is.

Het doel van een functieanalyse

De doelen van een functieanalyse kunnen variëren, maar de meeste liggen in het HR-domein. In het algemeen kunnen de volgende doelen worden onderscheiden (Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

Het doel van een functieanalyse	Beschrijving
Job description	De functieanalyse levert input voor de functiebeschrijving. De functiebeschrijving is een intern document waarin de vereisten voor een nieuwe functie worden gespecificeerd, inclusief de vereiste vaardigheden, rol in het team, persoonlijkheid en capaciteiten van een geschikte kandidaat.
Baanclassificatie	Baanclassificatie is het proces van het plaatsen van een of meer banen in een cluster of familie van vergelijkbare banen. Het doel is het vaststellen van salarisschalen en het selecteren van werknemers.
Baanevaluatie	Baanevaluatie is het proces van het bepalen van de relatieve rang van verschillende banen in een organisatie. Het doel is loontransparantie en gelijkheid te creëren.
Job design	Job design is het proces van het creëren van een baan die waarde toevoegt aan het bedrijf en motiverend is voor de werknemer.
Personeelsbehoeften	Hier geeft de functie-analyse informatie voor de minimum kwalificaties (of vereisten) van rollen in de organisatie, vaak gebruikt voor wervingsdoeleinden.
Prestatiebeoordeling	De functie-analyse levert input voor de prestatiebeoordeling van de persoon die de functie uitoefent.
Werknemersopleiding	De functie-analyse vormt de basis voor de analyse van de opleidingsbehoeften. Zodra kennis, vaardigheden, bekwaamheden en andere kenmerken zijn vastgesteld, kan de opleidingsbehoefte worden vastgesteld en kunnen werknemers worden opgeleid.
Mobiliteit van werknemers	Mensen en banen moeten bij elkaar passen. Functie-analyse is nuttig om de kennis, vaardigheden, bekwaamheden en andere kenmerken te identificeren die vereist zijn voor een rol, die vervolgens kan worden gematcht met een interne aanwerving.
Efficiëntie	Job-analyse kan worden gebruikt om de efficiëntie op het werk te verbeteren door het analyseren van activiteiten en het optimaliseren van de manier waarop ze worden uitgevoerd door mensen in de rol.
Gezondheid &veiligheid	Baananalyse kan gevaarlijk gedrag en werkomstandigheden identificeren die de kans op ongelukken en letsel vergroten, wat leidt tot een veiligere werkomgeving.
Planning van het personeelsbestand	Om plannen te maken voor het personeelsbestand van de toekomst, moeten kennis, vaardigheden, bekwaamheden en andere kenmerken worden geïdentificeerd en afgestemd op de toekomstige vraag naar werk. Dit maakt het mogelijk een strategisch personeelsplan voor een functie of afdeling op te stellen.
Wettelijke vereisten	Federale en nationale wetgeving kan van toepassing zijn op arbeidsomstandigheden, gezondheid, aanwerving, opleiding, beloning, promotie en het ontslaan van werknemers. Jobanalyse kan een hulpmiddel zijn om ervoor te zorgen dat alle activiteiten in een functie aan de regelgeving voldoen.

Jobanalyse is zeer geschikt om de kennis, vaardigheden, bekwaamheden en andere kenmerken die nodig zijn om een functie uit te oefenen, in kaart te brengen. Om deze te identificeren, wordt de baan opgesplitst in kleinere werkeenheden. Deze omvatten plichten, taken, activiteiten en elementen (opnieuw gebaseerd op Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

Unit	Description	Example
Job	Een verzameling van vergelijkbare functies.	‘Receptioniste’
Positie	Een verzameling plichten, taken, activiteiten en elementen die door één werknemer moeten worden uitgevoerd.	Melinda, de receptioniste die meestal nachtdiensten draait
Taak	Opeenvolging van taken gericht op algemene functiedoelen. Een typische baan heeft 5 tot 12 taken.	Hospitality-activiteiten voor bezoekers
Taken	Verzamelingen van activiteiten met een duidelijk begin, midden en einde. Een baan heeft 30 tot 100 taken.	Gasten verwelkomen en hen naar de wachtkamer begeleiden
Activiteit	Clusters van elementen gericht op het voldoen aan de eisen van het werk.	Drukken op de intercomknop om de deur te openen
Element	Kleinste identificeerbare eenheid van werk.	Antwoorden van de telefoon

Op basis van de beschrijving van deze kleinere eenheden van werk, worden de bouwstenen van een baan geïdentificeerd. Er zijn verschillende methoden om dit te benaderen. Dat is wat we in de volgende sectie zullen behandelen.

Job Analysis Methods

Er zijn meerdere verschillende, veelgebruikte jobanalysemethoden. Deze omvatten de:

• Threshold Traits Analysis
• Ability Requirements Scales
• Position Analysis Questionnaire
• Critical Incident Technique
• Task inventory
• Functional Job Analysis en;
• Job Elements Method.

Het uiteenzetten van alle functieanalysemethoden zou buiten het bestek van dit artikel vallen. We zullen ons richten op de drie bekendste en meest effectieve functieanalysemethoden, namelijk de Critical Incident Technique, Task Inventory en Functional Job Analysis.

Critical Incident Technique (CIT)

De Critical Incident Technique is gebaseerd op geobserveerde kritieke incidenten. Kritieke incidenten zijn gedragingen die staan voor uitstekende of onaanvaardbare prestaties. Een typisch kritisch-incidentenrapport heeft de volgende elementen:

1. Een beschrijving van de context en omstandigheden die tot het incident hebben geleid.
2. De gedragingen van de werknemer(s) tijdens het incident.
3. De gevolgen van de gedragingen en hun bredere impact.

De kritieke-incidententechniek is het meest effectief voor gezondheids- en veiligheidsincidenten (bijv, wanneer een ongeval, verwonding, of dood voorkomt), prestatiebeoordelingen, en arbeidersopleiding. In de laatste twee gevallen geeft het kritieke incident voorbeelden van voorbeeldig en onaanvaardbaar gedrag, die kunnen worden gebruikt om feedback te geven aan een werknemer of als basis voor training wat werknemers wel en niet moeten doen.

Taakinventaris (TI) (taakanalyse)

De taakinventaris, of taakanalyse, is een inventarisatie van alle taken waaruit een baan bestaat. Deze taken worden vaak gegroepeerd onder hun taken. Eerder hebben we gezegd dat een baan tussen de vijf en twaalf taken en tot 100 taken heeft. Voor elk van de taken kunnen de frequentie waarmee ze worden uitgevoerd, het belang van de taak en de bijbehorende moeilijkheidsgraad worden aangegeven.

HOSPITALITEITSTAK VOOR EEN RECEPTIONIST
Taken	Freq.	Import.	Moeite
De intercom beantwoorden als er wordt aangebeld	300/dag	Medium	Low
Gasten ontvangen en hen naar de wacht	120/dag	Medium	Laag
Gasten voorzien van een drankje	80/dag	Laag	Laag
Beantwoording van vragen van bezoekers	30/dag	Hoog	Middelmatig
Verwachtingen over wachttijden managen	30/dag	Middelmatig	Hoog
Ontvangen en afhandelen van klachten	6/dag	Hoog	Zeer hoog

De bovenstaande tabel geeft een voorbeeld van een van de taken van de receptioniste bij een dokterspraktijk. Andere taken kunnen bestaan uit het beheren van afspraken, administratie, en het beantwoorden van medische basisvragen.

De takeninventaris wordt vaak gemaakt op basis van input van deskundigenpanels, de mensen die de functie zelf uitoefenen, en hun managers. De taakinventaris is het meest effectief voor het maken van functiebeschrijvingen, functieclassificaties, werknemersopleidingen en om de naleving van wettelijke vereisten te controleren

Functionele functieanalyse (FJA)

De functionele functieanalyse is een methode van functieanalyse ontwikkeld door het Amerikaanse ministerie van Arbeid (DOL). De functionele functie-analyse geeft specifieke informatie over het werk dat moet worden uitgevoerd en de kwalificaties van de werknemer die nodig zijn om het werk met succes uit te voeren.

De FJA richt zich op taken, niet op wat er wordt gedaan. Dit komt omdat mensen het waarschijnlijker eens zullen zijn over de betrokken activiteit. Van een receptionist in een vliegtuiglounge kan worden verlangd dat hij “gasten het gevoel geeft welkom te zijn”, maar er zijn vele manieren om dit doel te bereiken. In de onderstaande tabel wordt een receptionist voor een cockpit beschreven volgens de DOL’s Dictionary of Occupational Titles.

Receptionist, Airline Lounge

Neemt leden en gasten mee naar de cockpit, serveert drankjes en snacks en verleent op verzoek andere persoonlijke diensten: Opent de deur van de lounge op het geluid van de zoemer, controleert de lidmaatschapskaarten, laat leden en gasten toe en biedt plaats aan hen. Serveert verfrissingen zoals cocktails, koffie en snacks. Beantwoordt vragen over lijnvluchten en terminalfaciliteiten. Controleert de reserveringen van de passagiers. Verleidt of begeleidt passagiers naar vertrekhallen, toiletten en andere terminalfaciliteiten. Geeft via de telefoon verzoeken om paging-diensten door. Opent blikjes, flessen en pakjes; zet koffie; schikt gebak, nootjes en hapjes op dienbladen. Verwijdert gebruikte asbakken, glazen en borden van tafels en raapt afval op.

We zullen in een later artikel dieper ingaan op de functionele functieanalyse.

Hoe maak je een functieanalyse? A 5-step Template (voorbeeld)

Nu we de belangrijkste theorie hebben behandeld, zullen we een voorbeeldanalyse delen die kan worden gebruikt als een sjabloon voor functieanalyse. Dit sjabloon bevat vijf stappen en wij zullen elke stap behandelen.

Besef wel dat dit een grondig processjabloon is. Als u een eenvoudige en snelle functie-analyse uitvoert door met een of twee mensen op de baan te spreken, zal het proces veel sneller verlopen (ten koste van de betrouwbaarheid). Dit kan echter al voldoende informatie opleveren om bijvoorbeeld een functiebeschrijving op te stellen.

Het doel van de functie-analyse

Het startpunt van elke functie-analyse is het doel ervan. Waarom willen we een analyse uitvoeren? Het doel van de analyse beïnvloedt de meeste keuzes voor het ontwerp van de functie-analyse, inclusief het budget, de projectleider en de belanghebbenden.

De doelen van een functie-analyse werden eerder genoemd en kunnen het creëren van een robuuste functiebeschrijving, een behoefteanalyse voor werknemersopleiding, of personeelsplanning omvatten.

Als voorbeeld, een functie-analyse uitgevoerd voor strategische personeelsplanning, zal meer senior belanghebbenden, meer budget, en meer tijd in beslag nemen in vergelijking met een functie-analyse uitgevoerd om een eenvoudige functiebeschrijving te creëren.

In het eerste geval is de sponsor waarschijnlijk een Senior Vice-President of een ander afdelingshoofd die wil beoordelen of het huidige talent in staat zal zijn om de functie over vijf jaar uit te oefenen. In het tweede geval is de sponsor eerder een hiring manager die, na een slechte aanwerving, echt het profiel wil bepalen van de persoon die hij aanwerft.

Het doel zal dus van invloed zijn op de verdere scope, het budget, en ook op het team, de teamleider, en de mate waarin externe partijen, zoals adviesbureaus, worden betrokken.

De functieanalysemethode

Op basis van het doel wordt de meest geschikte functieanalysemethode gekozen. De drie meest gebruikte methoden zijn de Critical Incident Technique, de Taakinventarisatie, en de Functionele Functieanalyse. Afhankelijk van de methode zal de gegevensverzameling verschillen.

Wij raden aan de tabel te gebruiken die we eerder in het artikel hebben laten zien om de meest effectieve functieanalysetechniek te bepalen en die te gebruiken om toekomstige acties te beïnvloeden.

Verzamelen van gegevens

Verzamelen van gegevens en gegevensanalyse zijn de twee meest tijdrovende stappen in dit jobanalyse-sjabloon. Afhankelijk van het doel van de functie-analyse, kan de functie-analist de voorkeur geven aan verschillende methoden van gegevensverzameling. Data-analyse omvat observatiegegevens, interviews en vragenlijsten.

De Critical Incident Technique richt zich op het structureel verzamelen van incidentgegevens door middel van interviews en observatiegegevens van de mensen die bij het incident betrokken waren. De Taakinventarisatie richt zich op het op een rij zetten van de verschillende plichten en taken die in de functie worden uitgevoerd, wat kan worden gedaan door middel van observatiegegevens, interviews of gestructureerde vragenlijsten. De nadruk ligt hierbij op het opstellen van een lijst van taken, de tijd die aan deze taken wordt besteed, en het belang of de moeilijkheidsgraad van de taak.

Gegevensverzamelingsmethode	Beschrijving
Observatiegegevens	Observatiegegevens zijn de meest neutrale vorm van gegevensverzameling omdat ze (zogenaamd) de normale uitvoering niet onderbreken. De jobanalist observeert de persoon die de job uitvoert, hetzij in het echt, hetzij op video. Observatiegegevens kunnen activiteiten beschrijven op basis van de gekozen analyse-eenheid (zie de tabel hierboven). Louter observatie kan al invloed hebben op de manier waarop individuen het werk uitvoeren, een bekend voorbeeld is het Hawthorne-effect.
Interview	Interviews dienen als een andere belangrijke manier om gegevens te verzamelen, die in combinatie met observatiegegevens kunnen worden gebruikt. Op basis van observatiegegevens worden specifieke vragen gesteld. Interviews moeten goed worden voorbereid en zorgvuldig worden uitgevoerd. Ook hier kan de interviewer zich richten op de verschillende analyse-eenheden om plichten, taken, activiteiten en werkelementen te identificeren.
Questionnaires	De derde manier om gegevens te verzamelen is door middel van vragenlijsten. Deze kunnen zelf ontworpen of kant-en-klaar zijn, met als bekendste voorbeeld de Position Analysis Questionnaire (PAQ), die kan worden afgenomen door een functieanalist.

Analyse

De tijd die aan analyse wordt besteed, hangt af van de verzamelde gegevens. Wanneer grote hoeveelheden kwantitatieve gegevens worden verzameld, is het nuttig gemiddelde scores, standaardafwijkingen, aantal deelnemers en de standaardfout van het gemiddelde (SEM) te vermelden. Deze laatste is relevant als maat voor de betrouwbaarheid of nauwkeurigheid van de resultaten. Een hoge SEM-waarde voor een specifieke taak kan leiden tot aanvullend onderzoek.

In het voorbeeld hieronder zien we dat er consensus is onder de deelnemers over de eerste vier taken, maar dat er een lage gemiddelde score is over verwachtingsmanagement voor de wachttijd van bezoekers. Dit kan erop wijzen dat dit niet wordt gezien als onderdeel van de kerntaak. Misschien doen alleen meer senior professionals dit of wordt het niet gezien als onderdeel van de kerntaak (zodat het kan worden gekwalificeerd als extra-rol gedrag).

Taak voor Receptioniste	M	SD	N	SEM
1. Beantwoorden van de intercom	4.3	0.5	49	0.1
2. Het verwelkomen van gasten en hen plaatsen	4.0	0.6	48	0.1
3. Het verstrekken van versnaperingen aan gasten	3,7	1,2	20	0,3
4. Het beantwoorden van vragen van bezoekers	3.2	1.6	32	0.3
5. Het managen van verwachtingen over wachttijden voor bezoekers	2.5	2	12	0.6

Morgeson en collega’s noemen een aantal andere, meer analytische maten, waaronder interbeoordelaarsovereenstemming, interbeoordelaarsbetrouwbaarheid en interne consistentie als manieren om de betrouwbaarheid te beoordelen, en correlatie en regressie, factor- en clusteranalyse, en andere multivariate technieken om de validiteit te meten.

Impact

Een essentiële laatste stap is de realisatie van het beoogde effect van de functie-analyse. Dit wordt consequentiële validiteit genoemd, dat is de mate waarin de functie-analyse effect heeft op de interventies die ervan worden afgeleid.

Met andere woorden, leidt de functie-analyse tot een tastbare impact op Human Resource Management? Dit is moeilijk te beoordelen, maar cruciaal als het gaat om het maken van de ontwerpkeuzes voor de functie-analyse voor de volgende keer.

Als een snel interview met twee receptionisten bijna dezelfde kwaliteit functiebeschrijving oplevert als een gestructureerd onderzoek onder alle dertig, dan is de eerste aanpak veel kostenefficiënter dan de tweede. Niet alleen omdat het de functie-analist tijd bespaart, maar ook omdat het de receptionisten uren en uren bespaart die zij in plaats daarvan kunnen besteden aan het beantwoorden van de intercom en het verwelkomen van gasten.

Conclusie

Dit brengt ons ook bij het laatste punt van dit artikel. Functie-analyse is een briljante en beproefde techniek die een duidelijke plaats heeft in human resource management. Een goede toepassing van functie-analyse zal namelijk van invloed zijn op de bedrijfsresultaten.

Een grondige functie-analyse zal bijvoorbeeld leiden tot een betere functiebeschrijving, wat leidt tot een betere aannamebeslissing en uiteindelijk tot betere prestaties op de werkvloer. Het zal ook leiden tot een meer accurate analyse van de opleidingsbehoeften, die op zijn beurt zal leiden tot een betere formele opleiding en, als gevolg daarvan, tot betere on-the-job prestaties. Het zal ook leiden tot een meer precieze manier om prestatiegerichte feedback te geven, wat op zijn beurt leidt tot betere prestaties.

Baananalyse is echter ook een zeer tijdsintensieve techniek. Voor een gedetailleerde functieanalyse moeten vragenlijsten worden ingevuld of tientallen mensen worden geïnterviewd, waardoor het een zeer kostbare aangelegenheid wordt. De vraag die altijd gesteld moet worden is in hoeverre een volledige functie-analyse de moeite waard is, ook rekening houdend met de snel veranderende aard van het werk – hoewel dit tegelijkertijd een reden kan zijn om de functie-analyse überhaupt te doen.

Tot besluit: het is goed om de essentie van de functie-analyse onder de knie te krijgen, omdat iedereen de technieken die in dit artikel zijn beschreven tot op zekere hoogte zal gebruiken. Of je nu manager, HR-professional of werknemer bent, een goed begrip van de functie zal leiden tot betere en meer strategische beslissingen in de functie, op de functie, of over de functie.

FAQ