Geautomatiseerd boekhouden: Why You Need These Four Tools (And Not Just One Great Bookkeeping Service)

Various services and companies claim to offer automated bookkeeping. Meestal bedoelen ze dat ze een deel van de boekhouding automatiseren (of op zijn minst overnemen). Het is onmogelijk om één stuk software te vinden dat alles zal automatiseren, van het categoriseren van uitgaven tot het bijhouden van de administratie tot het betalen van de rekeningen. En als u op transactiebasis boekt in plaats van op kasbasis? Vergeet het maar.

Maar als u echt een boekhoudoplossing wilt die zichzelf runt, kunt u in de buurt komen met een combinatie van software en diensten. In deze post behandelen we de exacte suite van tools en diensten te gebruiken als u wilt automatisch boekhouden voor uw bedrijf.

Het werkt voor zowel de kasbasis als op transactiebasis boekhouding en zal minimale inspanning vereisen om het elke maand aan de gang te houden. Deze tools geven u de tijd terug om u te concentreren op strategische zakelijke beslissingen in plaats van elke maand rond te rommelen in uw boekhoudsoftware.

Voordat we in de stapel duiken, is hier het “waarom” achter de taken en tools die we hebben gekozen.

Bij Pilot hebben we een team van deskundige boekhouders (met softwaresuperkrachten) die uw boeken in QuickBooks Online doen. Laat ons de boekhoudkundige last van uw bord nemen: Probeer Pilot nu.

Waarom u vier hulpmiddelen nodig hebt (en niet slechts één geweldige boekhoudservice)

Boekhouden is geen gestandaardiseerde dienst. Er is geen one-size-fits-all lijst van taken die een boekhouder zal doen, hoewel er meer of minder gemeenschappelijke diensten worden aangeboden. Het is altijd belangrijk om te bespreken wat u wilt dat uw boekhouder doet voordat u een boekhouder inhuurt. In het algemeen zullen boekhouders enkele of alle van de volgende dingen doen:

• Categoriseer uw transacties
• Reconcilie uw bankrekeningen
• Prepareer belangrijke financiële overzichten
• Handle factuur en facturen.

De middelste twee – het reconciliëren van uw bankrekeningen met uw bedrijfsboeken en het voorbereiden van nuttige financiële overzichten – zijn taken die vrijwel elke boekhouder zal bieden. Het categoriseren van transacties is iets dat sommige boekhouders aanbieden, maar meestal alleen met input van de bedrijfseigenaar (of degene die aankopen doet voor het bedrijf).

Handelen van rekeningen en facturen is iets dat interne boekhouders vaak zullen doen, maar veel boekhoudkundige diensten en uitbestede boekhouders zullen dat niet doen. En zelfs als je iemand hebt gevonden om al die taken te doen, betekent het hebben van de juiste automatisering en technologie beschikbaar dat ze veel meer kunnen bereiken voor uw bedrijf dan wanneer de technologie er niet zou zijn.

De volgende vier tools raken wat wij geloven dat de vier grootste behoeften voor de zakelijke boekhouding zijn: een platform om uw boekhoudgegevens in te bewaren, een tool om uitgavencategorisatie te automatiseren, een service om te verwerken wat de computers niet kunnen, en een tool om het verzenden en ontvangen van betalingen te vereenvoudigen.

Als bonus hebben we onze favoriete optie voor het zo veel mogelijk automatiseren van de salarisadministratie en andere HR-activiteiten getackeld. We hebben elke tool in deze stapel gekozen omdat we persoonlijke ervaring hebben met de tool en ontdekten dat elke tool de bedrijven waarmee we werken echt heeft geholpen.

Zonder verdere omhaal, hier is onze aanbevolen stapel boekhoudtechnologie.

Stap 1: Verkrijg schaalbare, robuuste boekhoudsoftware

Goede boekhoudsoftware is als die vriend in je groep die iedereen helpt met elkaar overweg te kunnen. Je kunt geen stapel geautomatiseerde boekhoudsoftware bouwen zonder iets dat goed samenwerkt met alle andere tools. De boekhoudsoftware die u kiest, dient als basis voor alles wat daarna komt. Het is waar boekhouders rekeningen zullen aansluiten en rapporten zullen bouwen, en het is waar gegevens gesynchroniseerd van uw andere tools zullen leven.

Omwille van zijn uitgebreide integraties, schaalbaarheid en functieset, raden wij QuickBooks Online aan kleine bedrijven, middelgrote bedrijven en startups aan. Het is misschien niet zo spannend en nieuw als sommige andere software (kijkend naar jou, Xero), maar QuickBooks kan echt het meeste werk voor je boekhouder doen.

In plaats van al onze redenen om van het platform te houden opnieuw te herhalen, verwijzen we je naar een eerdere post die we hebben gemaakt en die drie populaire platforms vergelijkt: QuickBooks Online, Xero, en Wave. Als u meer wilt lezen over andere opties voordat u een beslissing neemt, vindt u onze gids voor online boekhoudsoftware misschien handig.

Stap 2: Automatiseer het bijhouden van uitgaven

Het tweede belangrijke hulpmiddel in uw geautomatiseerde boekhoudpakket moet het bijhouden en categoriseren van uitgaven vereenvoudigen. Waarom? Omdat uitgaven een van de meest tijdrovende en pijnlijke aspecten van het boekhouden kunnen zijn. Het is echt een gedoe. Als je een klein bedrijf hebt met weinig tot geen uitgaven, kun je dit hulpmiddel overslaan. Maar als u dingen doet zoals…

• Beheer van inventaris
• Maken van zakenreizen
• Kopen van kantoorbenodigdheden en meubilair
• Uit eten met klanten

…dan is het goed om een systeem op te zetten om alles bij te houden.

Boekhouders kunnen niet al uw uitgaven bijhouden, omdat ze geen gedachten kunnen lezen (vooral als u er een gewoonte van maakt om zakelijke uitgaven op een persoonlijke creditcard te zetten of persoonlijke uitgaven op een zakelijke creditcard). En u hoeft ons niet te vertellen dat het belangrijk is om uitgaven correct te categoriseren – het maakt een groot verschil in de belastingtijd.

Hoewel computers ook niet goed zijn in het lezen van gedachten, zijn ze goed in het identificeren van patronen en het automatiseren van workflows. Daarom hebben we gekozen voor Expensify als de tweede tool in deze stack.

Hier volgt hoe het werkt: Wie geld van het bedrijf uitgeeft (iedereen, van werknemers tot CEO’s tot eigenaren van kleine bedrijven) maakt een foto van het bonnetje via de Expensify-app. Expensify zet die bonnetjes om in een rapport en biedt met één klik goedkeur/afkeur knoppen. Die informatie wordt automatisch en in realtime gesynchroniseerd met uw QuickBooks-account. Het heeft zelfs automatische terugbetaling.

Dus terwijl Expensify vereist een paar momenten van inspanning van uw kant (snapping een foto van de ontvangst of het indrukken van yay / nay op goedkeuringen), het stroomlijnt de overgrote meerderheid van de onkosten-gerelateerde zakelijke taken.

Stap 3: Zorg voor automatische boekhouding

Hoe mooi het ook zou zijn als QuickBooks elke maand een perfect nauwkeurige en begrijpelijke boekhouding zou genereren, dat is niet het geval. Boekhoudsoftware bestaat om door iemand te worden gebruikt, en als u wilt dat dat proces wordt geautomatiseerd, hebt u de hulp van computers en mensen nodig.

Denk er eens over na: Boekhouding in wezen volgt en werkt uit hoe geld is verhuisd in en uit uw bedrijf. Om erachter te komen wat er elke maand is gebeurd, moet je kijken naar een aantal gegevensbronnen (je bankafschrift, je loonstrookje, je creditcardafschrift, de facturen die je hebt verzonden, enz.) Hoe u die informatie vastlegt, is vrij standaard en leent zich goed voor slimme automatisering.

Maar andere delen van het boekhouden – zoals het zinvol maken van die gegevens, het omgaan met onverwachte gebruiksgevallen en het uitleggen van alles – kunnen beter worden gedaan door ervaren, menselijke boekhouders. Dat is het uitgangspunt waarom Pilot zelfs bestaat.

Bij Pilot geven we computers de taken die computers het beste kunnen, terwijl we de rest in de bekwame handen van onze boekhouders laten. Computers zorgen voor alle eenvoudige, foutgevoelige, repetitieve boekhoudtaken, terwijl onze boekhouders meer tijd hebben om direct te besteden aan vragen en zorgen van klanten (en niet aan handmatige gegevensinvoer).

Kortom, we hebben deskundige boekhouders in dienst en machtigen hen met softwareautomatisering. Ze volgen alles in QuickBooks Online, zodat u gemakkelijk toegankelijke, gemakkelijk overdraagbare en nauwkeurige gegevens hebt, allemaal op een platform dat goed integreert met andere geweldige financiële tools.

Of u zich nu voorbereidt op uw volgende financieringsronde of probeert het budget van volgend jaar op te stellen, u zult altijd de informatie hebben die u nodig hebt in een eenvoudig, gemakkelijk toegankelijk formaat. Wij bieden maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse financiële overzichten zoals balansen, P&L, en cash flow. En als u iets specifieks wilt weten, kan uw toegewijde boekhouder u die informatie op elk gewenst moment verstrekken.

P.S. U dacht toch niet echt dat we een technische boekhoudingstapel zouden samenstellen en onszelf niet zouden aanbevelen, of wel? Probeer Pilot Now een maand lang.

Stap 4: Automatiseer Crediteuren & Debiteuren

De crediteurenadministratie (facturen versturen en mensen eraan herinneren om ze te betalen) en debiteurenadministratie (rekeningen betalen) vormen een integraal onderdeel van zakendoen. Maar iemand moet het werk doen om te bepalen wat er betaald moet worden, en ervoor zorgen dat het geld op het juiste moment van eigenaar verandert.

Sommige boekhouders doen deze taak, anderen niet. Ongeacht wie het doet, veel van de taken die nodig zijn voor facturering (het genereren van facturen, herinneren klanten om te betalen, het krijgen van betaling goedkeuringen van de juiste persoon, het bijwerken van de boeken wanneer geld gaat of komt op uw rekening, enzovoort) kan efficiënter worden gedaan door een computer. Voor die taak, raden wij Bill.com.

Zoals met alle software op deze lijst, Bill.com vereist enige tijd om te gebruiken. Maar het vereenvoudigt de crediteuren- en debiteurenadministratie enorm. Van het verzenden van automatische factureringsherinneringen tot het synchroniseren van bankrekeninggegevens met uw gekozen boekhoudsoftware, het voltooit een aantal taken die beter aan de computers kunnen worden overgelaten.

Hun drag & drop-functie voor facturen bespaart tijd voor wie AP / AR uitvoert, en u kunt een goedkeuringsworkflow instellen, zodat iedereen die input nodig heeft op een of twee knoppen kan drukken om het voor elkaar te krijgen.

Gecombineerd met QuickBooks, Expensify, en Pilot, Bill.com is het laatste stuk dat je nodig hebt voor een geautomatiseerde boekhouding oplossing die is zo dicht bij hands-off als je zult vinden.

(Bonus) Stap 5: Maak Benefits & Payroll Way Easier

De salarisadministratie en andere HR-taken – zoals het beheer van werknemersverzekeringen – is iets waar de meeste boekhouders nooit aan zullen komen. Maar het is een andere belangrijke back-office functie die kan worden verbeterd door automatisering. Veel van onze klanten hebben Gusto geprobeerd en het beviel, dus we zijn blij om het aan te bevelen aan iedereen die op zoek is naar een payroll-oplossing.

Gusto is zinvol voor kleine tot middelgrote bedrijven en startups. Hoewel het misleidend zou zijn om te beweren dat Gusto HR automatiseert, is het juist om te zeggen dat ze veel vervelende taken automatiseren en het uitvoeren van payroll sterk vereenvoudigen.

Hoe lang duurt het u (of uw team) om payroll te draaien op dit moment? Gusto beweert dat de meeste klanten kunnen draaien payroll in 10 minuten of minder zodra Gusto is ingesteld. Ze dienen ook automatisch uw loonbelasting in en betalen deze en bieden hulp bij voordelen zoals gezondheidszorg.

Als u serieus bent over het automatiseren van backoffice-taken, is Gusto een goede aanvulling op de lijst.

Conclusie

In 2019 is er niet slechts één stuk software dat uw backoffice volledig automatiseert. Maar door de hierboven geschetste tools te combineren, kunt u zo dicht mogelijk bij automatisch boekhouden komen.

Als u deze tools leuk vond en meer aanbevelingen wilt, bekijk dan onze aanbevolen financiële stack.

Bij Pilot hebben we een team van deskundige boekhouders (met softwaresuperkrachten) die uw boeken doen in QuickBooks Online. Laat ons de boekhoudkundige last van uw bord nemen: Probeer Pilot nu.