Volgens het Bureau of Labor Statistics zijn er meer dan vier miljoen secretaresses en administratieve assistenten in de Verenigde Staten. Hoewel de termen secretaresse en administratief medewerker vaak door elkaar worden gebruikt, zijn er in sommige bedrijven enkele belangrijke verschillen tussen de twee functies, waaronder functietaken, het niveau van verantwoordelijkheid en het niveau van onderwijs en opleiding dat nodig is om de baan uit te voeren.
Definitie van secretaresse
In het algemeen is een secretaresse iemand die strikt administratieve en ondersteunende taken uitvoert, zoals typen, dicteren, archiveren of fotokopiëren. Secretaresses beantwoorden ook telefoons en bezorgen berichten, sorteren en bezorgen post en, in sommige bedrijven, verzorgen receptiewerkzaamheden. Secretaresses maken vaak ook notulen van vergaderingen. In de meeste gevallen houden secretaresses geen toezicht op het personeel en hebben ze niet de bevoegdheid om taken te delegeren.
Definitie van administratieve assistent
Administratieve assistenten hebben, in tegenstelling tot secretaresses, over het algemeen taken die verder reiken dan administratieve functies. Administratieve assistenten behandelen vaak de agenda’s van hun werkgevers, treffen reisregelingen, stellen documenten op en werken eventueel samen met hun baas en andere werknemers aan projecten. Zij beheren vaak het onderhoud van kantoorapparatuur en werken samen met leveranciers om benodigdheden in te kopen en te onderhandelen over prijzen en contracten. Administratieve assistenten bij sommige bedrijven kunnen ook toezicht houden op ander administratief personeel.
Education Requirements
Hoewel het mogelijk is om een entry-level secretariële positie te landen met een middelbare schoolopleiding, voor meer geavanceerde administratieve functies, zoals uitvoerende secretaresses of uitvoerende assistenten, wordt het steeds belangrijker voor kandidaten om een universitair diploma of aanzienlijke werkervaring te hebben, omdat veel administratieve assistenten nauw samenwerken met leidinggevenden aan projecten op hoog niveau. Om als juridisch of medisch secretaresse te werken, moet u over het algemeen een gespecialiseerd programma voltooien om de terminologie en procedures te leren die met het veld worden geassocieerd.
Vaardigheidseisen
Uitstekende computer-, kantoorapparatuur- en typevaardigheden zijn een vereiste voor zowel secretaresses als administratieve assistenten. Het is ook belangrijk om goede communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden te hebben, omdat beide functies over het algemeen interactie met het publiek en collega’s vereisen. Organisatie is ook belangrijk voor secretaresses en administratieve assistenten, omdat hun baan vaak gericht is op het georganiseerd houden van anderen. Volgens het Bureau of Labor Statistics, als managers en andere professionals nemen meer taken die traditioneel werden behandeld door secretaresses, zoals tekstverwerking, de vraag naar strikt administratieve werknemers zal afnemen, terwijl de administratief assistent rollen zal uitbreiden.
Pay
In het algemeen, administratieve assistenten verdienen meer dan secretaresses. Volgens het Bureau of Labor Statistics bedraagt het gemiddelde salaris van een secretaresse 29.050 dollar per jaar (vanaf 2008). Juridische, medische en directiesecretaresses verdienen meer; sommige directiesecretaresses verdienen meer dan $50.000 per jaar. Administratieve assistenten verdienen een gemiddelde van $ 40.030 per jaar, met een aantal executive assistenten verdienen meer dan $ 60.000 per jaar. Het werkelijke loon wordt bepaald door de geografische locatie, opleiding, ervaring en industrie.