Hoe boek je een tournee voor je band in 7 stappen

https://youtu.be/NzfeH9Ak93Y

Waarom en wanneer op tournee

Als je al een aanhang hebt opgebouwd in een bepaalde markt, dan wordt het misschien tijd om uit te breiden buiten die markt.

Over het algemeen gaan artiesten op tournee om een recent uitgebracht album of soms zelfs een single die veel aandacht krijgt op de radio of streamingplatforms te ondersteunen en op de markt te brengen. Op deze manier krijgen bestaande fans je live te zien optreden nadat ze al naar je nieuwe muziek hebben geluisterd, en kunnen nieuwe fans je ontdekken door met hun vrienden shows in hun woonplaats bij te wonen.

Laten we op dit punt zeggen:

A) Je hebt al een aanhang opgebouwd in je stad/stad, en nu ben je klaar om in omliggende steden op te treden.

En/of

B) Je hebt in je eigen provincie/staat al een grote aanhang, en nu ben je klaar om in de omliggende provincies/staten op te treden.

Het is vaak belangrijk om eerst in de lokale markt te spelen, en dan je weg door het land te vinden – maar voor sommige artiesten pakt het uiteindelijk beter uit om in een ander land te gaan touren, daar bekendheid te verwerven, en dan weer terug naar huis. Dit hangt af van je genre, waar je fans zijn, en welke culturen en markten de neiging hebben om je vibes op te pikken.

Niettemin, deze “lokale” aanhang wordt gemeten door het aantal tickets dat je verkoopt tijdens de live shows die je al hebt gedaan. Maar het kan ook worden bewezen door het controleren van uw online statistieken. Check Facebook, Spotify, Google Analytics, en alle andere soorten geografische statistieken die je kunt vinden over je fans. Als je eenmaal weet dat je fans hebt in omliggende markten, dan is het misschien tijd om een tour te boeken!

Wie boekt de tour

Als je een boekingsagent hebt, boekt hij de tour met de begeleiding en goedkeuring van de manager en artiest. Wanneer u niet beschikt over een agent, de manager boekt de tour met de begeleiding en goedkeuring van de kunstenaar. En als je geen manager hebt, boekt de artiest de tour zelf. Dit alles hangt ook af van de relaties tussen de drie partijen. Soms zijn artiesten erg hands on, en soms zijn ze dat niet. Het is aan jou hoe je de werkrelaties met je team ontwikkelt.

How To Book Your Tour

Step 1: Zoek naar locaties en promotors

Probeer ten eerste niet om het wiel opnieuw uit te vinden. Er zijn veel artiesten en bands je voorgegaan die precies hebben gedaan wat jij probeert te doen. Maak daar gebruik van. Ik weet zeker dat je op de hoogte bent van andere artiesten die kunnen worden gerelateerd aan je geluid, ja? Kijk waar ze recentelijk hebben opgetreden om een idee te krijgen van welke zalen geschikt zijn voor jouw sound. Bandsintown is een geweldige plek om te beginnen. Check de routing voor je sound-alike artiesten op hun Bandsintown accounts. Als je niet veel info kunt vinden van andere bands routes ga dan aan de slag op Google.

Maak een excel sheet, tenzij je een goed database systeem hebt, en vul het met namen, locaties/promoters namen, locaties, emails, links naar de contactformulieren van de website als er geen emails worden gegeven, en een lijst van ideale data dat je graag op elke locatie zou willen zijn. Als je hun namen niet meteen hebt, voeg ze dan toe aan het document wanneer ze reageren op je e-mail. Het is belangrijk om de namen van mensen te onthouden om een relatie met hen op te bouwen. Leer deze mensen kennen – praat met ze aan de telefoon, bezoek hun locaties en ontmoet ze in levende lijve, voeg ze toe op LinkedIn, enz. Onthoud altijd dat dit een relatiebusiness is.

Promotors en zalen 101: Promotors zijn de mensen die je band inhuren voor een show, en deze vervolgens promoten bij hun contacten/publiek in dat gebied. Soms zijn de promotors eigenaar van de zalen, soms huren ze die. Als je niet met een promotor te maken hebt, zul je te maken krijgen met de boekers/kopers van de podia of de eigenaars ervan.

Stap 2: Zoek uit waar je fans zijn

Analytics baby! Controleer je Facebook-statistieken, Spotify-statistieken, Instagram-statistieken (als je een bedrijfsprofiel hebt – wat je waarschijnlijk zou moeten doen als je dat niet hebt), e-maillijst-statistieken (bijv. MailChimp) en Google-analytics voor WAAR je huidige fans zich bevinden en probeer shows in die gebieden te krijgen. Elk van deze platforms heeft informatie die je laat zien in welke steden je publiek zich bevindt. Houd het bij, schrijf het op, en gebruik het voor informatie om te helpen je shows in die steden te boeken.

Stap 3: Stel een routing op

De routing (welke steden en in welke volgorde) zal uiteindelijk afhangen van de beschikbaarheid van de podia, dus hoe eerder van tevoren je boekt, hoe meer kans je hebt om te krijgen wat je wilt. Desalniettemin wil je nog steeds een routing opstellen voordat je contact opneemt met de zalen en promotors. Als ze de datum niet hebben die je wilt, vraag dan naar omliggende data die wel beschikbaar zijn, en maak een nieuwe route als je aanbiedingen krijgt. Voor zalen met een capaciteit van 50-500 moet je je shows 2-6 maanden op voorhand boeken en voor zalen met een capaciteit van 500+ moet je 6-12 maanden op voorhand boeken.

Ook hier moet je niet proberen het wiel opnieuw uit te vinden. Ga terug naar uw gelijkluidende artiesten zaal lijst en routing lijsten en als hun routing zinvol is dan gewoon proberen om het te kopiëren. Bepaal de data waarop je op tournee wilt zijn en hoeveel dagen per week je kunt optreden zonder op te branden. Hoe meer shows je boekt, hoe groter de kans dat je break-even draait of met een positieve cashflow uitkomt, maar je moet ook pauzes inlassen voor zowel zang als rijtijd. Dus, als een vuistregel, probeer ongeveer 5 shows per week te boeken.

Daarnaast, probeer een zo efficiënt mogelijke route te maken. Kijk op Google Maps hoe lang het duurt om van plaats naar plaats te komen en plan daarop in. Probeer niet heen en weer te rijden. Ook dit is afhankelijk van de beschikbaarheid van de locaties, maar als je een rechte route kunt plannen, bespaar je tijd en geld op benzine en accommodatie.

Stap 4: Stel je boekingsverzoek per e-mail op

Onderwerp: in op

Datum en locatie: In de body van de e-mail noteer dat uw band zal zijn op tournee voor bepaalde geselecteerde data, gaan van bepaalde locatie naar locatie, en dat je zou willen dat ze op en als het niet beschikbaar is om andere data suggereren.

Package: Noteer wat het pakket (optreden) omvat, zoals de lengte van de set(s), het soort muziek, eventuele opvallende of beschrijvende instrumenten, wat voor soort vibe het is, de namen van de artiesten, of er al een voorprogramma bij zit, etc.

Artiesten Info: Dan link naar artiesten informatie – website link, youtube en/of soundcloud, facebook, bio, recensies. Als dit alles is samengevat op de website van de manager, dan gewoon een link naar de bands pagina op de website van het management bedrijf.

Publiek Bewijs: Bewijs dat je een publiek hebt in die markt: als je al een goede aanhang hebt in , noteer dat in de e-mail – het geven van cijfers zoals analytics bewijs, e-mail lijst bewijs, enz. zal zeker helpen.

Noteworthy: Neem dan een ‘opmerkelijke’ sectie op – met inbegrip van eventuele recente prijzen, wedstrijden, speciale financiering of andere opmerkelijke opmerkingen over de artiesten.

Post-Email Follow-up: Noteer in je agenda dat je (op z’n vroegst) 7 dagen later telefonisch of per e-mail contact opneemt als je hun nummer niet hebt.

**WAARSCHUWING: Omdat je in wezen dezelfde e-mail naar alle podia/promotors stuurt, zul je veel kopiëren en plakken en doorsturen, dus MAAK MIJZEKER dat je het onderwerp van de e-mail, en de namen van de podia en data in de e-mail verandert. Je ziet er gedeeltelijk (of helemaal) stom uit als je dat niet doet. Ik heb het gedaan. ;|

Stap 5: Onderhandel over je overeenkomst

Kopers kunnen het zich niet veroorloven fouten te maken en geld te verliezen op je show, dus als je nieuw bent op de markt verwacht dan niet dat je geld gaat verdienen. Als je hard werkt om een goed publiek te krijgen, dit vrij veel garandeert een terugkeer boeken voor een potentieel betere deal. Hoe meer fans naar de show komen, hoe meer kans je hebt om de volgende keer een betere deal te sluiten. Als het een ‘nieuwe muziek avond’ of een ‘geen dekking nacht’ op de plaats, soms bieden ze je gas geld, of een deel van de deur verkopen met alle bands op de bill.

Wanneer u een aanbod van de promotor of de zaal, beoordelen op juistheid en eerlijkheid. Als een beginner of nieuwere artiest, kunt u verwachten te worden betaald niets anders dan wat eten en drinken tickets, of u kunt verwachten te worden betaald een gegarandeerde vergoeding ergens van $ 250 – $ 1500 per nacht, afhankelijk van uw markt normen. Sommige locaties bieden een ‘potentieel’ deel van de kaartverkoop als er een toegangsprijs is. Potentieel’ betekent dat als de tickets het gegarandeerde bedrag overschrijden, je de kans hebt om meer dan de garantie te verdienen.

Als je een agent hebt, is het hun verantwoordelijkheid om een aanbetaling van 50% vooraf aan de show te verzamelen van de promotor/venue om je optreden veilig te stellen – als je geen agent hebt – probeer dan deze aanbetaling in het aanbod te krijgen.

De meeste kleinere zalen met een capaciteit van 50 – 500 (waar je waarschijnlijk zult spelen als je dit leest), staan artiesten toe om 100% van de verkoop van merchandise te houden, maar de artiest moet de merch tafels zelf beheren. Grotere en grote podia hebben een eigen merchandisepersoneel en kunnen een deel van je winst opstrijken.

Stap 6: Stel een budget op

Als je je eenmaal bewust bent van de garanties voor je optreden en je hebt onderhandeld over elke show, stel dan je budget op. Houd je uitgaven vast en probeer minder uit te geven dan geraamd.

Als je er goed uit wilt komen, is het efficiënter om te bezuinigen in plaats van te proberen meer te verdienen. Dit komt omdat hoe meer je verdient, hoe meer je uitbetaald aan uw managers en agenten (als hun overeenkomsten zijn gebaseerd op GROSS inkomsten of bruto ticket verkoop). Als je alleen maar op de uitgaven bezuinigt, heb je (de artiest) meer geld in je zak. Als een goede manager (als je de manager bent die dit leest), dan wil je je artiest helpen om de kosten laag te houden.

Besnoeiing van de kosten:

1. 1. • Kleinere podium sets.
      • Bested minder aan hotels en eten. Probeer het op te zuigen, terwijl je toch gezond en goed uitgerust blijft.
      • Minder back-tracking.
      • Je hebt geen tourmanager of chauffeur nodig als je begint, dus doe deze keer geen moeite om ze in te huren totdat je veel meer geld verdient en er veel meer bewegende delen zijn.

We hebben een tourbudgetsjabloon en alle tourdocumenten en spreadsheets die je nodig hebt in onze Toolkit voor artiestenmanagement.

Wanneer je je budget opstelt, overweeg dan alternatieve bronnen van inkomsten zoals financiering door je platenlabel (als je er een hebt), overheidsfinanciering (vooral als je in Canada bent), crowdfundingcampagnes en de verkoop van merchandise en cd’s die tijdens shows worden verkocht. Ja, CD’s verkopen nog steeds! Zelfs vinyl. In feite tonen rapporten in 2018 aan dat de verkoop van vinyl de afgelopen jaren een stijgende lijn heeft vertoond.

Step 7: Advance The Tour

Wanneer je alle details verzamelt die je nodig hebt over je show van de locatie, noemen we dit “het vooruithelpen van de show”. Je moet de show vooruit, in de aanloop naar de show, snap het?

Sommige locaties hebben standaard vooruitstrevende documenten die alle informatie bevatten die je nodig hebt, sommige zullen het je graag telefonisch geven, sommige vragen zich af waarom je het zelfs vraagt (meestal zijn deze kleine jongens die coffeeshops bezitten of niet erg georganiseerd zijn).

De belangrijkste informatie die je moet weten is of ze accommodaties aanbieden of kortingscodes voor hotels hebben, wanneer de load-in en sound-check is, je set-tijden, parkeerinformatie, of ze gratis eten en drinken aanbieden of je in plaats daarvan extra geld geven (een buy-out genoemd), hoeveel mensen je op de gastenlijst mag hebben, of ze je contant kunnen betalen aan het eind van de avond, en wie de productiemanager of contactpersoon voor je show is. Je kunt ook om technische informatie vragen als je die nodig hebt.

Promoting Your Tour

We zullen in dit artikel niet in detail treden, maar in het kort, doe je eigen publiciteit de eerste keer. Maak een aantal posters of laat een vriend ze maken, maak Facebook evenementen en berichten, overweeg Facebook Ads gericht op je tour steden, doe Instagram posts, stuur e-mails naar je e-mail lijst (je moet er absoluut een hebben), laat je tour data vermelden op je Spotify account en op Bandsintown (verbind je Bandsintown account met je Facebook account), neem contact op met de lokale kranten en radiostations om gastenlijsten, interviews, voor en na recensies van je show, en gratis giveaways aan te bieden, en maak aantekeningen over hoe andere succesvolle bands zichzelf en hun tours promoten op social media.

Tijdens de tour

(Bereid deze dingen voor de tour voor)

Email lijsten: Houd regiospecifieke e-maillijsten bij, zodat u uw e-mails gericht kunt versturen wanneer u de volgende keer op een bepaalde locatie gaat toeren. Gebruik internationale/nationale e-maillijsten voor niet-locatiegebonden e-mails die informatie bevatten zoals een nieuwe videorelease.

Tourmanager: als je geen tourmanager hebt, moet je vaste manager degene zijn die de tour beheert vanuit het kantoor. Als je geen manager hebt, moet een bandgenoot ervoor zorgen dat alles soepel verloopt terwijl je op pad bent.

Bekijk ook onze Artist Management Toolkit, die alle documenten en spreadsheets bevat die je nodig hebt om een tour te boeken en te beheren.

Hier is een korte checklist van dingen om elke avond te onthouden:

1. 1. 1. De kassa afhandelen – geld innen na de show.
      2. Het huis tellen – afhankelijk van je geschiedenis met de zaal of promotor, wil je misschien tellingen maken en/of tellen hoeveel mensen er binnenkomen (als je een deel van de verkoop krijgt).
      3. Bevestig de hotelreserveringen.
      4. Bevestig de vluchten (als u vliegt).
      5. Dagelijkse routebeschrijving – houd het zichtbaar (print het uit en zorg dat het digitaal toegankelijk is).

En nog wat laatste stof tot nadenken:

1. • Practice! Maak het speciaal voor het publiek en geef ze waar voor hun geld (zelfs als er 2 mensen in het publiek zitten)!