How to Conduct Exit Interviews

Full Capitalize on this Underutilized HR Practice

In de wereld van human resources ligt de focus altijd op een sterke start. Van het vinden van de perfecte kandidaat tot het voeren van een goed sollicitatiegesprek, het gaat allemaal om het begin. Maar sterke HR-praktijken gaan niet alleen over de eerste fase of het aannemen van personeel.

Onvermijdelijk nemen werknemers ontslag, waardoor het proces van afronden en het voeren van een exitgesprek begint. Voor veel bedrijven is het exitgesprek een bijzaak.

Het exitgesprek is echter een krachtig hulpmiddel om de bedrijfsprestaties en -cultuur consequent te ontwikkelen en te optimaliseren. Het exitgesprek is een zeldzame kans om eerlijke en rauwe feedback te krijgen over de effectiviteit van een organisatie op vele gebieden, van hoe nauw een rol overeenkwam met de werkelijke taken van een baan, tot hoe goed leiderschap daadwerkelijk leidt.

In deze gids zullen we precies beschrijven hoe u een exitgesprek kunt voeren dat waardevolle feedback aan uw organisatie zal opleveren.

Stap 1: Bepaal het formaat van het exitgesprek

Het formaat van een exitgesprek is belangrijk. De twee meest voorkomende exitgesprekken zijn een persoonlijk gesprek of een vragenlijst. Elke vorm heeft voor- en nadelen.

Vragenlijst exitgesprek

Het duidelijke voordeel van een exitgesprek op basis van een vragenlijst is dat een werknemer het in zijn eigen tijd kan doen. Wanneer een werknemer zich in de laatste twee weken van zijn functie bevindt, is hij gewoonlijk druk bezig met de overgang naar ander werk, dus dit zou handiger kunnen zijn.

Het exit-interview met een vragenlijst kan echter uitblijven omdat de werknemer het zo druk heeft tijdens het laatste stuk. Ook voelt een werknemer zich in een vragenlijstscenario misschien niet zo gedwongen om rijke, eerlijke feedback te geven. Bovendien vinden veel mensen het gewoon niet leuk om lange antwoorden te schrijven, zodat u het risico loopt antwoorden in één zin te ontvangen, met zeer weinig bruikbare informatie.

Face-to-Face Exit Interview

Het face-to-face exit-interview biedt enkele duidelijke voordelen. U beëindigt het dienstverband op dezelfde manier als het begon, met de aandacht van een gesprek dat getuigt van professionaliteit en klasse. Met een formeel in-person exit interview krijgt u ook meer driedimensionale feedback. Mensen zijn vaak opener tijdens het gesprek en de verstrekte details zijn veel bruikbaarder.

Het nadeel van een persoonlijk exitgesprek is dat het als een verplichting kan aanvoelen, wat de gegeven feedback negatief kan beïnvloeden. Wanneer feedback in een gesprek wordt gegeven, is het ook moeilijker te volgen, dus u moet een manier overwegen om de inhoud van het gesprek op te nemen of vast te leggen voor latere analyse.

Stap 2: Kies de interviewer

Als u kiest voor een persoonlijk exitgesprek, moet u bepalen wie het gesprek gaat afnemen.

Bepaal wie de interviewer zal zijn (manager, HR, enz.)

Stap 3: Stel een lijst met vragen op &Wat NIET TE VRAGEN

Voor een effectief exit-interview hebt u een lijst met vragen nodig. Dit helpt bij het organiseren van het interview en bespaart kostbare tijd voor zowel de interviewer als de vertrekkende werknemer.

Open het gesprek met een uitleg van wat een exitgesprek is. Hoewel de term “exitgesprek” in de HR-sector algemeen wordt begrepen, zullen veel werknemers niet weten wat het is of wat het belang is van een exitgesprek.

Als u eenmaal aangeeft dat de antwoorden van de ondervraagde de organisatie direct zullen helpen, zullen ze zich gewaardeerd voelen en geïnspireerd raken om oprechte, nuttige feedback te geven.

Enkele van de beste exitgesprekvragen om te overwegen:

1. Beschrijf uw ervaring met het bedrijf.
2. Waarom gaat u verder?
3. Wat waren de beste kanten van het werken hier?
4. Wat kan er verbeterd worden in ons bedrijf?
5. Hoe goed kwam uw rol overeen met de oorspronkelijke functieomschrijving?
6. Hoe was het om met de leiding van het bedrijf te werken?
7. Hoe was uw inwerkervaring? Hoe had het beter gekund?
8. Waren er leiders of collega’s die u specifiek hebben geholpen?
9. Welk advies zou u de volgende werknemer in deze functie geven?

Vragen die u bij een exitgesprek moet vermijden

1. Zou u bereid zijn om te blijven?

   In dit stadium is het te laat voor deze vraag.

2. Met welke collega’s of managers was het het ergst om samen te werken?

   Hoewel het belangrijk is om constructieve feedback te krijgen, is het niet zinvol om specifieke mensen in een organisatie eruit te lichten. Focus op grotere thema’s.

3. Waarom vond u het niet leuk om hier te werken?

   Dit is te specifiek en kan het gesprek op emotioneel terrein brengen. In plaats van direct te vragen waarom de organisatie niet beviel, kunt u zich beter richten op bredere vragen over manieren om te verbeteren.

Stap 3: Gebruik de exitgesprekgegevens om te verbeteren

Data is de populairste valuta in het bedrijfsleven, en exitgesprekfeedback is een goudmijn aan gegevens. Om echt voordeel te halen uit een exitgesprek, moet u de principes van gegevensanalyse toepassen.

Zorg eerst voor consistente gegevensverzameling, daarom is het belangrijk om interviews elke keer op dezelfde manier uit te voeren. Dit geldt voor de manier waarop het interview wordt afgenomen (persoonlijk vs. vragenlijst) en de soorten vragen. Natuurlijk zullen er uitzonderingen op deze regel zijn, maar hoe meer u consistentie aanbrengt in uw exitgesprekken, hoe beter de inzichten kunnen zijn.

Volgende, u moet een proces voor analyse creëren. Het is niet genoeg om uw exit interview informatie te verzamelen. U moet ze daadwerkelijk beoordelen, de belangrijkste thema’s vinden, actiepunten vaststellen en deze uitvoeren. Als u geen proces hebt voor het verzamelen en analyseren van exit-interviews, kunt u overwegen om een beroep te doen op uw interne gegevensexperts. Zij beschikken waarschijnlijk over solide kaders en methoden voor gegevensanalyse.

Ten slotte moet u actie ondernemen. Als uit exitgesprekken inzichten naar voren komen, deel de informatie dan formeel met belanghebbenden en besluitvormers. Als u bijvoorbeeld feedback krijgt waaruit blijkt dat de onboarding van werknemers niet grondig genoeg is, deel dit dan met managers en leidinggevenden. Formuleer een plan om het onboardingmateriaal te verbeteren.

Maak van het exitgesprek uw geheime wapen

De HR-afdeling die evenveel aandacht besteedt aan de wervingsfase als aan de laatste twee weken van een werknemer, heeft een groot voordeel. Maar, zoals besproken, veel organisaties slapen op de kans om deze stap in de human resources toolkit volledig te benutten.

Als u uw initiatieven voor volgend kwartaal en volgend jaar plant, voeg dan een item toe om uw huidige exitgespreksprocessen te analyseren. Een paar eenvoudige aanpassingen kunnen leiden tot meetbare verbeteringen in uw bedrijfscultuur.