HOW TO WRITE AN INVENTION DISCLOSURE RECORD

In een eerdere blogpost hebben we het gebruik van IDR’s aanbevolen om het eigendom van een uitvinding door uw bedrijf te documenteren.

U vraagt zich misschien af: waar staat “IDR” voor? Nou, er is geen officiële term voor het ding waar we het over hebben. Het kan de naam “Invention Disclosure Record” of “IDR” of “Invention Disclosure Form” of “IDF” of “Invention Disclosure Memo” hebben – of iets heel anders. Deze betekenen allemaal hetzelfde. We gaan het een IDR noemen.

In dit bericht zullen we nader bekijken welke informatie een sterke IDR moet bevatten. De meeste bedrijven stellen een IDR-sjabloon ter beschikking voor hun uitvinders, maar als uw bedrijf geen sjabloon heeft, kunt u de informatie in dit bericht gebruiken als leidraad bij het schrijven van een IDR vanaf het begin, of ons gratis sjabloon downloaden voor onmiddellijk gebruik.

WAT IS EEN INVENTIEVERKLARINGSREGISTRATIE (IDR)?

Vereenvoudig gezegd is een IDR een formele zakelijke beschrijving van een uitvinding.

Het IDR moet de relevante feiten en omstandigheden rond de uitvinding bevatten, zoals de namen van de uitvinders en de data.

Ook moet in het IDR uitgebreid worden beschreven hoe de uitvinding tot stand is gekomen, en moet de informatie worden verstrekt aan de hand waarvan het bedrijf kan bepalen of de uitvinding mogelijk aan de eisen van octrooieerbaarheid voldoet. In een notendop moeten de octrooicommissie en de octrooiadvocaten van het bedrijf kunnen zien dat de uitvinding nieuw en niet voor de hand liggend is, terwijl de uitvinding zelf zodanig moet worden uitgelegd dat iedereen met gewone kennis van zaken deze kan maken en gebruiken.

WAAROM MOETEN WE EEN IDR INDIENEN?

Naast een formeel bedrijfsdossier voor de onderneming zijn IDR’s ook het belangrijkste instrument dat wordt gebruikt om de octrooiprocedure te starten.

De octrooicommissie zal de IDR gebruiken om te beslissen of het nastreven van octrooibescherming de juiste volgende stap is – en zo ja, dan zullen zij de IDR naar de octrooigemachtigden van de onderneming sturen om als basis te gebruiken voor het opstellen van de octrooiaanvraag.

Het IDR kan vervolgens worden gebruikt (bijvoorbeeld in een procescontext) om de data van uitvinding, inventorschap, uitvindingsomvang en prior art formeel vast te stellen.

IDR’s kunnen u helpen het octrooiproces op de volgende manieren te stroomlijnen:

• Snelheid: Met een IDR bij de hand, kunt u het proces tussen het bedenken van de uitvinding en het daadwerkelijk indienen van een octrooiaanvraag versnellen.
• Efficiëntie: Omdat u alle relevante informatie al hebt vastgelegd, zijn alle betrokkenen minder tijd kwijt met het opsporen van wat ze nodig hebben om elke stap in de octrooiprocedure te vervullen. U zult ook eindigen met minder iteraties van dezelfde uitvinding.
• Kwaliteit

• Betere technische openbaarmaking leidt over het algemeen tot betere inhoud in uw octrooiaanvragen.
• Betere feitelijke openbaarmaking (uitvindersschap, data, enz.) kan u helpen later, wanneer de octrooiaanvragen daadwerkelijk worden ingediend, landmijnen te vermijden.

WELKE INFORMATIE MOET ONS IDR INHOUDEN?

Een effectief IDR bevat de volgende negen elementen:

TITEL VAN DE UITVINDING

De titel van uw uitvinding hoeft niet super fancy te zijn. Het is gewoon een naam die in grote lijnen de essentie van het IDR weergeeft, en het IDR van anderen onderscheidt.

Het is ook niet nodig om formele juridische taal na te bootsen. In plaats van “Methode en systeem voor het sluiten van een deur met vier hoeken en een handgreep” kunt u uw uitvinding bijvoorbeeld gewoon “Deursluiting” noemen.

NAAM EN CONTACTINFORMATIE VAN DE UITVINDERS

Uw IDR moet een gedetailleerde lijst bevatten (volledige wettelijke naam, contactinformatie, werknemers-ID, enz.) van elke persoon die een wezenlijke bijdrage aan de uitvinding heeft geleverd. Uiteindelijk is het uitvindersschap voor een octrooiaanvraag een juridische kwestie (op basis van de conclusies van de octrooiaanvraag) die later in het octrooiproces moet worden geformaliseerd.

Bij twijfel over de vraag of een persoon als uitvinder kan worden beschouwd, is het altijd beter om die persoon in het IDR op te nemen dan uit te sluiten.

Belangrijke data

In uw IDR moeten de volgende belangrijke data worden vermeld:

• Wanneer de uitvinding voor het eerst werd bedacht
• Wanneer de uitvinding voor het eerst tot de praktijk werd teruggebracht
• Wanneer het IDR werd voltooid of ingediend

BESCHRIJVING VAN DE UITVINDING

Dit is vergelijkbaar met de gedetailleerde beschrijvingsectie van een octrooiaanvraag. De technische beschrijving van de uitvinding is het echte hart van het IDR; zij moet grondig en uitvoerig zijn. Het kan verscheidene dagen of weken schrijven vergen om dit goed te doen.

Een vraag die we vaak krijgen heeft betrekking op het publiek – moet het IDR elk klein detail uitleggen, zelfs dingen die in ons vakgebied bekend zijn? Daar is geen precies antwoord op, maar dit is mijn standaardadvies: Schrijf het IDR op een manier die zou kunnen worden begrepen door uw directe tegenhangers bij een ander bedrijf in uw branche.

Met andere woorden, gebruik geen interne bedrijfstaal, en ga er niet van uit dat de lezer op de hoogte is van de geschiedenis van uw specifieke project. Maar ga er wel van uit dat degene die het leest enige basiskennis heeft van de technologie en de stand van de techniek. (Zie het als iets tussen een intern witboek en een publicatie in een vaktijdschrift in.)

Het is ook nuttig om enige structuur aan te brengen in wat u schrijft.

Om te beginnen moet u het probleem aangeven dat uw uitvinding oplost. U zult ook de fysieke structuur van uw uitvinding willen beschrijven, en hoe deze werkt.

Daarna moet u een samenvatting van de uitvinding geven, waarin u bespreekt waarom en hoe uw uitvinding objectief verschilt van de stand van de techniek:

• Hoe verschilt het van de meest nabije stand van de techniek?
• Welke technische voordelen biedt de uitvinding ten opzichte van de stand van de techniek?
• Welke belangrijke onderdelen zijn volgens u nieuw?

U moet ook een verklaring opnemen van alle belangrijke termen die worden gebruikt om uw uitvinding of de werking ervan te beschrijven.

En een beeld zegt meer dan duizend woorden. Voeg zeker tekeningen of schema’s van de uitvinding bij, en zorg ervoor dat alle onderdelen gelabeld zijn. En als u testgegevens of foto’s hebt, voeg die dan ook bij.

Ten slotte moet u de resultaten en voordelen van het gebruik van de uitvinding bespreken. Als u alternatieve benaderingen hebt overwogen, maak die hier dan ook bekend.

PRIOR ART

Voeg een lijst in van bekende, relevante stand van de techniek die ofwel heeft bijgedragen tot de uitvinding zelf, ofwel aangeeft dat sommige aspecten van de uitvinding al bekend zijn.

De bronnen die u aanhaalt, mogen afkomstig zijn uit alle soorten stand van de techniek, met inbegrip van eerder verleende octrooien en bestaande commerciële producten.

PUBLIEKE VERKENDINGEN VAN DE UITVINDING EN COMMERCIËLE ACTIVITEIT

Als de uitvinding al publiekelijk bekend is gemaakt of is verkocht (of te koop is aangeboden), moet u vermelden wanneer deze gebeurtenissen hebben plaatsgevonden en aan wie de uitvinding is bekendgemaakt, verkocht of aangeboden. Hetzelfde geldt voor eventuele eerste openbare bekendmakingen of commerciële activiteiten die u voor de toekomst hebt gepland.

Deze documentatie is van belang omdat uw uitvinding alleen in aanmerking komt voor octrooibescherming in de V.S. als de eerste openbare bekendmaking, verkoop of aanbieding voor verkoop minder dan één jaar voor de effectieve indieningsdatum van uw aanvraag heeft plaatsgevonden. Alles na het verstrijken van de termijn van één jaar komt niet in aanmerking.

Als u echter octrooibescherming in het buitenland aanvraagt, zijn de meeste landen strenger en bieden ze deze respijtperiode van één jaar niet – dus plan dienovereenkomstig!

FONDSIERINGSBRONNEN

Heeft u gebruik gemaakt van externe fondsen om de uitvinding te helpen ontwikkelen? U moet deze bijhouden: Uw financieringsbronnen kunnen van invloed zijn op het eigendom van de uitvinding.

U bent ook verplicht om eventuele financiering door de Amerikaanse overheid in uw octrooiaanvragen te vermelden.

GETUIGEN

Minimaal één getuige moet uw IDR ondertekenen. De getuige moet in staat zijn de technische inhoud van het IDR te begrijpen, maar mag geen directe band hebben met de uitvinding die in het IDR wordt beschreven. Hij of zij mag bijvoorbeeld geen uitvinder of hoofdonderzoeker zijn.

HANDTEKENINGEN VAN ALLE UITVINDERS

Ten slotte moet ook ten minste een van de uitvinders zelf het IDR ondertekenen. En het liefst zou u alle uitvinders zo snel mogelijk laten tekenen.

WIJ HEBBEN EEN IDR AFGEWERKT. Wat nu?

Het samenstellen van een solide IDR kan veel werk kosten. Maar dat werk is het waard. Een goede documentatie is essentieel voor het veiligstellen van adequate IP-bescherming voor het werk van uw bedrijf.

Wilt u niet elke keer een IDR vanaf nul schrijven? Met onze GRATIS IDR-sjabloon mist u nooit meer een belangrijk detail bij het documenteren van de nieuwste uitvindingen van uw bedrijf. Download het nu!

DOCUMENTEER UW INVENTIES
Gebruik ons gratis Invention Disclosure Record-sjabloon om alle details bij te houden die nodig zijn voor het documenteren van het eigendom van uitvindingen van uw bedrijf.

DOWNLOAD

BEVESTIG UW INTELLECTUELE EIGENDOM

Het bijhouden van de intellectuele eigendom die uw werknemers creëren, is niet alleen een goede bedrijfspraktijk – het helpt ook de octrooiprocedure zelf te stroomlijnen.

Onze GRATIS uitvinding openbaarmaking template is een eenvoudig document dat u helpt:

• Record essentiële details over uw uitvinding
• Provide bewijs van belangrijke data
• Snel het proces van het bedenken van een uitvinding en het indienen van een octrooiaanvraag
• Craft sterkere octrooiconclusies

Vul het korte formulier op deze pagina in om de template nu te krijgen.

GET THE TEMPLATE

Michael K. Henry, Ph.D.

Michael K. Henry, Ph.D., is directeur en oprichter van de firma. Hij is gespecialiseerd in het creëren van alomvattende, op groei gerichte IP-strategieën voor technologiebedrijven in een vroeg stadium.