Hoe ziet een intakeproces er meestal uit?
Vaak begint een intakeproces voor een project wanneer iemand een e-mail stuurt en zegt: “Ik wil dat je dit doet.” Het is belangrijk om de stappen van het projectintakeproces te doorlopen, want alles vanuit je inbox beheren is niet schaalbaar, en het is niet effectief of efficiënt. Het gebruik van projectmanagementtools en -methodologieën kan u helpen projectaanvragen en uw intakeproces effectiever te beheren.
Het grootste probleem dat de meeste afdelingen vandaag de dag hebben met intakeprocessen, is dat ze geen consistentie hebben in alle workflows. Of het nu gaat om interne projecten of het werken met externe leveranciers, vaak is er weinig consistentie in de manier waarop ze informatie in ontvangst nemen om het projectinitiatieproces te beginnen.
Het creëren van een intakeproces dat echt werkt
Als uw organisatie is zoals hierboven, dan zijn er veel manieren waarop werk nu bij u terechtkomt. De eerste stap in het beheren van deze projectaanvragen is het creëren van een intakeproces dat echt werkt.
Ontwikkel een projectaanvraagformulier
Werk met uw team samen om te bepalen welke informatie nodig is bij het indienen van een projectaanvraag in uw intakesysteem. Veel voorkomende vragen zijn:
- Wat is de aanvraag?
- Waar zal het worden gebruikt?
- Wanneer moet het worden ingediend?
- Wat zijn de projectvereisten?
- Hoe heeft het bedrijf er voordeel bij?
Lees meer over het maken van een projectaanvraagformulier
Locatie voor het indienen van aanvragen aanwijzen
De volgende stap in het opzetten van een intakeproces is het aanwijzen van een centrale locatie voor alle projectaanvragen die bij uw team binnenkomen. Het grootste voordeel hiervan is zichtbaarheid. U kunt de ingediende verzoeken en de vervaldatums duidelijk zien naast het huidige werk in uitvoering.
Het kan zo eenvoudig zijn als het creëren van een intake-e-mailadres voor alle ontvangen projectverzoeken, zodat alle projectverzoeken die uw organisatie binnenkomen naar één plek gaan. Bijvoorbeeld , en alle e-mail verzoeken zullen daar beschikbaar zijn.
Of u kunt ervoor kiezen om een gedeeld document te gebruiken via Google of Dropbox.
Hoewel, de beste oplossing is om gebruik te maken van een project management software om al het werk gecentraliseerd te houden, ervoor te zorgen dat projectaanvraag velden worden ingevuld, en gemakkelijk verzoeken te verplaatsen naar taken.
Aanwijzen wie verantwoordelijk is voor de intake
Volgende, moet je het individu binnen uw organisatie die gaat om de gecentraliseerde intake locatie te controleren kiezen. Dat is eenvoudig genoeg. Stel vervolgens uw voorkeursintakelocatie zo in dat de mensen die op de hoogte moeten worden gebracht wanneer een projectaanvraag wordt ingediend, op de hoogte worden gebracht.
Formaliseer het proces
U kunt alle processen hebben, maar als niemand ze kent, is het net alsof u helemaal geen intakeproces hebt.
Als u niet alleen de technologie van het intakeproces formaliseert, maar ook het feitelijke kader van hoe elk project wordt gestart en door de organisatie wordt geleid, dan hebt u een veel betere verantwoording en uiteindelijk leert iedereen het intakeproces kennen.
Om dit te doen, moet u misschien een “buck stopper” in uw organisatie vinden om het intakeproces te evangeliseren. Dit is de persoon die elke persoon in het team verantwoordelijk gaat houden, van boven naar beneden, en van rechts naar links; iedereen wordt verantwoordelijk gehouden voor het gebruik van het intake-systeem. Deze persoon hoeft niet per se een leidinggevende of een hoger geplaatste te zijn. Het kan een account executive zijn, een project manager, een traffic manager, of het team als geheel.
De procesbokstopper in uw organisatie zal de persoon zijn die fysiek zal opstaan en het kantoor van elke afzonderlijke persoon binnenloopt, hun hand vasthoudt en hen laat zien hoe ze het intakeproces correct gebruiken, en vervolgens erop aandringt dat ze het elke keer op die manier doen.
Als u die ene persoon in uw organisatie kunt vinden, of als u daadwerkelijk naar buiten kunt gaan en die ene persoon in uw organisatie kunt inhuren, zult u merken dat uw projectmanagement veel efficiënter werkt.
Het vasthouden van vastigheid is een belangrijk onderdeel van een succesvol intakeproces. Als mensen u verzoeken e-mailen en geen gebruik maken van het intakesysteem, wordt het noodzakelijk om hen te vertellen: “Ik kan hier niet aan werken omdat ik het niet zie. Het zit niet in het project management systeem.”