Vanwege de afschaffing van de individuele gedeelde-verantwoordelijkheidsbetaling vanaf 2018, is Formulier 1095-B niet langer vereist voor een belastingbetaler om de federale belastingschuld te berekenen of een inkomstenbelastingaangifte in te dienen, hoewel de vereiste om Formulier 1095-B te verstrekken blijft bestaan.
Op 2 oktober 2020 kondigde de Internal Revenue Service (IRS) in Notice 2020-76 een verlenging aan van de uiterste datum voor het verstrekken van informatieformulieren over gezondheidsdekking voor 2020 aan werknemers. Toepasselijke grote werkgevers (ALE’s) hebben nu tot 2 maart 2021 om 2020-formulieren 1095-C aan individuen te verstrekken.
De IRS heeft ook de overgangsvrijstelling van boetes voor onjuiste of onvolledige informatie op grond van secties 6721 en 6722 uitgebreid tot ALE’s die kunnen aantonen dat ze te goeder trouw inspanningen hebben gedaan om te voldoen aan de rapportagevereisten voor formulier 1095-C op grond van sectie 6056 voor 2020; zowel voor het verstrekken aan individuen als voor het indienen bij de IRS.
IRS Notice 2020-76 biedt onder bepaalde voorwaarden extra vrijstelling van boetes op grond van Sectie 6722 aan aanbieders van minimale essentiële dekking (MEC) die nalaten om Form 1095-B of Form 1095-C te verstrekken aan individuen die geen voltijdse werknemers waren gedurende enige maand van het jaar.
Achtergrond
Internal Revenue Code (IRC) Section 6056 onder de Affordable Care Act (ACA) vereist dat ALE’s aan de IRS melden of ze hun voltijdse werknemers en de gekwalificeerde afhankelijke personen van hun werknemers de mogelijkheid bieden om zich in te schrijven voor minimale essentiële dekking (MEC) onder een in aanmerking komend door de werkgever gesponsord plan. Een ALE is een werkgever die (elke combinatie van werknemers binnen een gecontroleerde groep) een gemiddelde van ten minste 50 voltijdse werknemers in dienst had (met inbegrip van voltijds equivalente werknemers) gedurende het voorgaande kalenderjaar. Werknemers worden als voltijds beschouwd in elke maand waarin zij gemiddeld ten minste 30 uur per week of 130 uur per maand in dienst zijn.
ALE’s moeten formulieren 1095-C verstrekken aan werknemers of gedekte personen met betrekking tot de aan hen aangeboden ziektekostenverzekeringsdekking. Individuen kunnen deze informatie gebruiken om te bepalen of ze, voor elke maand, de premiebelastingvermindering mogen claimen op hun individuele inkomstenbelastingaangiften. Formulier 1095-C moet worden verstrekt en ingediend voor elke werknemer die gedurende een of meer maanden van een jaar voltijds in dienst was en bevat details over de ziektekostenverzekeringsdekking die aan de werknemer is aangeboden, gerapporteerd op maandelijkse basis. Voor zelfverzekerde plannen moet formulier 1095-C ook worden verstrekt aan personen die zich hebben ingeschreven voor gekwalificeerde dekking, die niet-voltijdse werknemers en eventuele gedekte echtgenoten en afhankelijke personen kan omvatten.
De uiterste datum van 31 januari voor het verstrekken van formulieren 1095-C aan werknemers werd ook verlengd voor 2015 (Notice 2016-4); 2016 (Notice 2016-70), 2017 (Notice 2018-06); 2018 (Notice 2018-94) en 2019 (Notice 2019-63).
Verlengde deadline om 2020-formulieren 1095-C aan werknemers te verstrekken
IRS Notice 2020-76 kondigde een verlenging aan van de deadline om formulieren 1095-C aan werknemers te verstrekken tot 2 maart 2021, maar werkgevers worden aangemoedigd om dergelijke verklaringen zo snel mogelijk te verstrekken. De verlenging is automatisch en hoeft niet te worden aangevraagd. De uiterste datum voor het indienen van formulieren 1095-C wordt niet verlengd en blijft 28 februari (1 maart 2021, aangezien 28 februari op zondag valt) voor indieners van papieren formulieren, of 31 maart voor indieners van elektronische formulieren. Elektronische indiening is vereist voor partijen die 250 of meer formulieren indienen.
De meeste werknemers zullen geen formulier 1095-C nodig hebben om hun inkomstenbelastingaangifte op te stellen. Vóór 2019 hebben sommige werknemers mogelijk verwezen naar formulier 1095-C, deel III, om te bepalen of een gedeelde-verantwoordelijkheidsbetaling voor ziektekostenverzekeringsdekking van toepassing was. Met ingang van 1 januari 2019 is de boete voor het individuele mandaat voor ziektekostendekking echter verlaagd tot nul als gevolg van de 2017 Tax Cuts and Jobs Act. Dienovereenkomstig is het vakje “Volledig jaar ziektekostendekking of vrijgesteld” verwijderd van formulier 1040. Informatie over gezondheidsdekking is nog steeds relevant voor inwoners van Californië, het District of Columbia, New Jersey of Rhode Island, die individuele mandaten voor gezondheidsdekking van kracht hebben. Belastingbetalers kunnen ook vertrouwen op andere informatie die zij van hun werkgever of dekkingsverstrekker hebben ontvangen voor het indienen van hun aangiften.
2020 is het laatste jaar voor “te goeder trouw” overgangsvrijstelling van boetes voor onjuiste of onvolledige informatie
De IRS heeft ook de overgangsvrijstelling van boetes voor onjuiste of onvolledige informatie op grond van secties 6721 en 6722 uitgebreid tot ALE’s die kunnen aantonen dat ze te goeder trouw inspanningen hebben geleverd om te voldoen aan de rapportagevereisten voor formulier 1095-C; zowel voor het verstrekken aan individuen als voor het indienen bij de IRS. Sectie 6721 van de IRC legt een sanctie op voor het niet tijdig indienen van een Information Return of voor het indienen van een onjuiste of onvolledige Information Return (bv. met een onjuiste naam en/of een onjuist sociaal zekerheidsnummer). Sectie 6722 van de Code legt een boete op voor het niet tijdig verstrekken van een informatieverklaring of voor het verstrekken van een onjuiste of onvolledige informatieverklaring.
De IRS verleende eerder een overgangsvrijstelling van boetes op grond van secties 6721 en 6722 aan ALE’s die konden aantonen dat ze te goeder trouw inspanningen hebben gedaan om te voldoen aan de ACA-informatie-rapportagevereisten voor 2015 tot en met 2019. Notice 2020-76 breidt deze vrijstelling uit tot de formulieren 1094-C/1095-C van 2020, maar stelt dat “aangezien deze vrijstelling te goeder trouw bedoeld was als een tijdelijke vrijstelling, dit het laatste jaar is waarin het ministerie van Financiën en de IRS voornemens zijn deze vrijstelling te verlenen”. Doelondernemingen komen in aanmerking voor vrijstelling als zij kunnen aantonen dat zij zich te goeder trouw hebben ingespannen om te voldoen aan de verslagleggingsvereisten inzake juiste en volledige informatie. Er wordt geen vrijstelling verleend voor het niet indienen of het niet verstrekken van een verklaring op de uiterste data (zoals verlengd bij Notice 2020-76). Bij het bepalen van de goede trouw zal de IRS rekening houden met de vraag of een werkgever redelijke inspanningen heeft gedaan om de vereiste informatie voor te bereiden en aan de werknemers te verstrekken. De IRS zal ook rekening houden met de mate waarin de werkgever stappen onderneemt om ervoor te zorgen dat hij in 2020 aan de rapportagevereisten zal kunnen voldoen.
Boeteverlichting voor het niet verstrekken van formulier 1095-B en sommige formulieren 1095-C
Vanwege de afschaffing van de individuele gedeelde-verantwoordelijkheidsbetaling die na 2018 begint, is formulier 1095-B niet langer vereist voor een belastingbetaler om de federale belastingschuld te berekenen of een inkomstenbelastingaangifte in te dienen, hoewel de eis om formulier 1095-B te verstrekken blijft bestaan. De IRS zal geen boete opleggen op grond van Code Sec. 6722 voor het niet verstrekken van een formulier 1095-B indien: (1) de rapporterende entiteit een kennisgeving op haar website plaatst waarin staat dat personen een 2020 Form 1095-B kunnen aanvragen en dat de persoon een e-mailadres en fysiek adres moet opgeven om de verklaring te posten en een telefoonnummer waarop ze kunnen worden gecontacteerd; en (2) de rapporterende entiteit de verklaring binnen 30 dagen na het verzoek verstrekt. Deze strafvermindering is niet van toepassing op het verstrekken van formulier 1095-C aan voltijdse werknemers. Boetevrijstelling zal betrekking hebben op alle boetes in verband met het verstrekken van formulier 1095-C aan elke werknemer die geen voltijdse werknemer is voor elke maand in 2020.
“Good-Faith” Efforts May Requirement Action
Zoals opgemerkt, zal geen vrijstelling worden verleend in het geval van rapporterende entiteiten die geen inspanning te goeder trouw leveren om aan de voorschriften te voldoen. Met betrekking tot de nauwkeurigheid van de gerapporteerde informatie, zoals namen en sofi-nummers (SSN’s), worden deze voorschriften weerspiegeld en uitgelegd in IRS-publicatie 1586. Deze publicatie specificeert de acties die nodig zijn om boetes te voorkomen voor Information Returns (bijv, Formulieren 1095-C en W-2) die zijn ingediend of verstrekt met ontbrekende of onjuiste SSN’s, of met namen die niet overeenkomen met de overeenkomstige SSN’s.
Nauwkeurigheidsboetes kunnen oplopen tot $ 280 per aangifte voor het niet indienen en het niet tijdig verstrekken van nauwkeurige Informatieaangiften, tot een jaarlijks plafond van $ 3.392.000 ($ 1.130.500 voor werkgevers met bruto ontvangsten onder $ 5.000.000). Afzonderlijke sancties krachtens Sections 6721 en 6722 kunnen van toepassing zijn op het indienen en het verstrekken, zodat de totale sanctie $560 per verklaring kan bedragen, tot $6.784.000 per jaar. De IRS heeft dergelijke boetes over het algemeen niet systematisch toegepast voor formulieren 1095-C of formulieren W-2, maar het handhavingsbeleid kan in de toekomst veranderen.
Om dergelijke boetes te voorkomen, moeten werkgevers mogelijk Publicatie 1586-richtlijnen volgen om werknemers te controleren als ze zich bewust worden van een naam/SSN-fout. Het elektronische archiveringssysteem van de IRS voor formulieren 1095-C stelt werkgevers bijvoorbeeld op de hoogte van fouten in namen en SSN’s. Deze foutmeldingen zijn geen IRS Notice 972CG, d.w.z. dat er geen specifiek verzoek voor nodig is, maar het kan in de gegeven omstandigheden redelijk zijn om de administratie van de werkgever te controleren om te bevestigen dat de door de werknemer verstrekte informatie correct is overgeschreven; en, als dat het geval is, om de betrokken werknemers te vragen om te controleren of de verstrekte informatie overeenkomt met de naam en het SSN op hun socialezekerheidskaart. Mensen kunnen bijvoorbeeld vergeten de Social Security Administration (SSA) op de hoogte te stellen van huwelijken, echtscheidingen, enz.
Voor meer informatie, zie IRS Notice 2020-76 of IRS Publication 1586.
ADP Compliance Resources
ADP heeft een staf van toegewijde professionals die nauwlettend toezicht houden op federale en nationale wet- en regelgevende maatregelen die van invloed zijn op arbeidsgerelateerde personeels-, salarisadministratie-, belasting- en uitkeringsadministratie, en die helpen ervoor te zorgen dat ADP-systemen worden bijgewerkt naarmate de relevante wetten evolueren. Voor het laatste nieuws over hoe wijzigingen in de belastingwetgeving van federale en deelstaatlanden van invloed kunnen zijn op uw bedrijf, kunt u de webpagina ADP Eye on Washington bezoeken op www.adp.com/regulatorynews.
ADP zet zich in om bedrijven te helpen bij de toegenomen nalevingsvereisten als gevolg van snel evoluerende wetgeving. Ons doel is om uw administratieve lasten te verlichten over het gehele spectrum van salarisadministratie, belastingen, HR en secundaire arbeidsvoorwaarden, zodat u zich kunt concentreren op het runnen van uw bedrijf. Deze informatie wordt u ter beschikking gesteld om u te helpen de impact van bepaalde reglementaire vereisten te begrijpen en mag niet worden beschouwd als fiscaal of juridisch advies. Dergelijke informatie is van nature onderhevig aan herziening en is mogelijk niet de meest actuele beschikbare informatie. ADP raadt de lezers aan de juiste juridische en/of fiscale adviseurs te raadplegen. Houd er rekening mee dat oproepen naar en van ADP kunnen worden afgeluisterd of opgenomen.
Als u vragen hebt over onze diensten, bel dan 855-466-0790.
ADP, Inc.
One ADP Boulevard, Roseland, NJ 07068
adp.com
Updated on October 15, 2020
Download hier een PDF van het artikel.
Tags: regelgeving