Presenteer uw gegevens als een professional

Want er zijn tegenwoordig zoveel manieren om informatie te verdraaien en te verdraaien, een presentatie moet meer doen dan alleen geweldige ideeën delen – deze ideeën moeten worden ondersteund door geloofwaardige gegevens. Dat geldt of je nu een leidinggevende bent die nieuwe klanten werft, een verkoper die zijn diensten verkoopt of een CEO die een verandering bepleit.

“Weten hoe je een op gegevens gebaseerde presentatie ontwikkelt en aflevert, is nu een cruciale vaardigheid voor veel professionals, omdat we onze collega’s vaak verhalen moeten vertellen die veel overtuigender zijn als ze worden ondersteund door cijfers,” zegt onderzoeker en consultant Alexandra Samuel.

Geen probleem, zul je misschien zeggen. Een staafdiagram hier en een taartdiagram daar, en je kunt aan de slag, toch?

Niet zo snel. Want hoewel een goede presentatie ook gegevens bevat, zijn gegevens alleen geen garantie voor een goede presentatie. Het is niet alleen de aanwezigheid van gegevens die de presentator kracht geeft. Het is hoe die gegevens worden gepresenteerd.

Het presenteren van gegevens lijkt misschien eenvoudig in het tijdperk van PowerPoint, Prezi, Canva, Visme, Haiku Deck, en andere onzinnig genoemde technologische platforms. Maar steek je hand op als je ooit in de war bent geraakt door een diagram dat je op een conferentie hebt gezien of als je een presentator ooit hebt horen zeggen: “Je kunt dit diagram waarschijnlijk niet goed zien, maar wat het laat zien is…”? Wat kan een grotere grafiekfout zijn dan de grafiek zelf die nutteloos wordt gemaakt?

Hoe u gegevens presenteert, kan de impact ervan verdubbelen – of decimeren – dus neem nota van deze zeven manieren om ervoor te zorgen dat uw gegevens hun werk doen.

1) Zorg ervoor dat uw gegevens kunnen worden gezien

Dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar soms zit u te dicht op uw presentatie – letterlijk. Wat op uw laptop leesbaar is, is dat misschien veel minder wanneer het op een scherm wordt geprojecteerd. Uw publiek zal niet leren wat het niet kan zien. Om het debacle te vermijden van het schaapachtig vertalen van moeilijk te zien cijfers en labels, repeteer je je presentatie met collega’s die even ver weg zitten als het echte publiek zou zitten. Vraag hen: “Kunt u deze grafiek duidelijk zien?” Als het antwoord allesbehalve een stellig “ja” is, herontwerp het dan om het gemakkelijker voor de ogen te maken.

2) Concentreer je het meest op de punten die je gegevens illustreren

In stripboektermen, je bent Wonder Woman, en gegevens zijn je magische lasso – een hulpmiddel dat je impact versterkt, maar geen waarde heeft totdat je het doelgericht toepast. Laat de last van het decoderen van uw gegevens niet over aan uw publiek. Het is jouw taak om uit te leggen hoe de gegevens je belangrijkste punten ondersteunen.

“Dataslides gaan niet echt over de gegevens. Ze gaan over de betekenis van de gegevens,” legt presentatieontwerpdeskundige Nancy Duarte uit. “Het is aan jou om die betekenis duidelijk te maken voordat je wegklikt. Anders zal het publiek je argument niet verwerken – laat staan kopen.”

Wanneer u gegevens verbindt met de essentiële punten die ze ondersteunen, moet de overgang expliciet zijn en als volgt klinken:

“Deze gegevens tonen aan…”

“Deze grafiek illustreert…”

“Deze cijfers bewijzen…”

Deze overgangen kunnen net zo belangrijk zijn als de conclusies zelf, omdat u de aandacht van het publiek vestigt op die conclusies.

3) Deel één – en slechts één – belangrijk punt uit elke grafiek

De snelste manier om uw publiek te verwarren is door te veel details tegelijk te delen. De enige datapunten die u moet delen, zijn die punten die uw punt significant ondersteunen – en idealiter, één punt per grafiek. Om je grafieken onder controle te houden, vraag je jezelf af: “Wat is het belangrijkste dat mijn publiek uit deze gegevens moet leren?” Dat is de enige informatie die je moet overbrengen. Als u meerdere belangrijke punten wilt overbrengen, overweeg dan om elk punt met een nieuwe visualisatie te laten zien.

De fout die veel presentatoren maken, is dat ze denken dat ze grondwettelijk verplicht zijn om elk opsommingsteken, idee en gegevenspunt op een dia te delen. Maar als u een cruciale trend deelt die tussen 2014 en 2017 dramatisch is gegroeid, kan wat er in 2013 is gebeurd zinloos zijn. Als 77% van de respondenten de voorkeur geeft aan het ene product en 21% aan het andere, kan wat de resterende 2% verkiest ook te onbeduidend zijn om te vermelden.

Datapresentatiegoeroe Scott Berinato zegt: “De impuls is om alles wat je weet op te nemen, drukke grafieken communiceren het idee dat je precies dat bent geweest – druk, als in: Kijk eens naar alle gegevens die ik heb en het werk dat ik heb gedaan.”

4) Label grafiekcomponenten duidelijk

Terwijl je weken of maanden met dezelfde grafiek hebt gewerkt, zal je publiek er slechts enkele seconden aan worden blootgesteld. Geef ze de beste kans om uw gegevens te begrijpen door eenvoudige, duidelijke en volledige taal te gebruiken om X- en Y-assen, taartpunten, balken en andere diagramelementen aan te duiden. Probeer afkortingen te vermijden die niet voor de hand liggen, en ga er niet van uit dat gelabelde componenten op één dia zullen worden onthouden op volgende dia’s.

Sommige leden van uw publiek zijn visuele leerders (zoals ik!) die verwerken wat ze zien veel beter dan wat ze horen, dus de visuele intuïtiviteit en duidelijkheid van uw grafiek zijn van cruciaal belang.

5) Markeer “Aha!”-zones visueel

Elke waardevolle grafiek of taartdiagram heeft een “Aha!”-zone – een getal of gegevensbereik dat iets cruciaals onthult voor uw punt.

Slimme presentatoren leggen de relevantie van de “Aha!”-zone mondeling uit en delen het leerpunt, de trend of het verhaal dat de gegevens vertellen.

Betere presentatoren leggen het hardop uit, maar schrijven het ook op de dia als een opsommingsteken.

Maar de beste presentatoren doen al het bovenstaande EN markeren de “Aha!” zone zelf visueel met een cirkel of arcering om de gedifferentieerde (auditieve, verbale, visuele) lerenden in hun publiek te bereiken, evenals om de belangrijkste data takeaways drievoudig te versterken.

6) Schrijf een slidetitel die het punt van de gegevens versterkt

Zelfs wanneer gegevens effectief op een dia worden gepresenteerd, is het meest waardevolle onroerend goed de titel van de pagina, omdat dat het eerste is wat het publiek zal opmerken en verwerken. Maar al te vaak gebruiken presentatoren generieke woorden en zinnen zoals “Statistieken” en “Door de cijfers” die geen functioneel doel dienen.

Zelfs wanneer de titels specifiek zijn, zoals “Millennial Preferences” of “Campaign Awareness”, kunnen ze nog steeds worden verhoogd met meer puntspecifieke titels zoals “Millennials geven de voorkeur aan mobiel” of “Campaign Awareness is Increasing.”

7) Presenteer aan je publiek, niet aan je gegevens

Veel presentatoren kijken naar hun dia’s terwijl ze gegevens delen, alsof de PowerPoint hun publiek is. Maar alleen uw publiek is uw publiek, en als medemensen ontvangen ze uw punten het best wanneer u ze in de ogen kijkt. Dit betekent niet dat u nooit naar uw gegevens moet kijken – ga er alleen niet mee in gesprek. Werp een blik op je slides als referentie, maar richt je publiek rechtstreeks op kritische punten.

Wanneer gegevens duidelijk en gericht worden gepresenteerd, kunnen ze de geloofwaardigheid en betrouwbaarheid van je punt verhogen. Door gegevens slecht te presenteren, verspil je niet alleen die kans, maar kun je ook je reputatie als presentator schaden. Net als Wonder Woman’s lasso, is het een krachtig instrument om overtuigende waarheden naar boven te halen – gebruik het verstandig.