Eén van de sleutels tot elk productiviteitssysteem is om dingen daadwerkelijk in het systeem te zetten. Wie had dat gedacht?
Hoe voor de hand liggend het ook lijkt, velen van ons hebben moeite om de tijd te nemen om hun gedachten in te voeren in hun takenmanager, takenlijst of organisatiesysteem.
Dit kan om een aantal redenen gebeuren – geen papier in de buurt, geen gemakkelijke manier om je ideeën vast te leggen – maar onze productiviteit kan worden geschaad door niet alles in ons systeem in te voeren, zodat we het goed kunnen afhandelen.
Wat op papier zou moeten leven, leeft in onze hersenen, en wordt vervolgens vergeten en met rust gelaten. Dat is de beste manier om in de problemen te komen, of op zijn minst om lekkende kranen te vergeten.
Er is echter een eenvoudige, snelle oplossing voor dit probleem – het heet een minddump.
Een minddump is gewoon een manier om alles uit je hoofd op papier te krijgen. Onze hersenen zijn niet gemaakt om dingen voor altijd te onthouden, maar papier is; met een leeg brein, zijn we in staat om ofwel te concentreren op nieuwe dingen of omgaan met de taak bij de hand, in plaats van voortdurend stil te staan bij het verleden dingen nemen kostbare bandbreedte.
Het uitvoeren van een mind dump is eenvoudig: pak een pen en een papier, of start een nieuw document op uw computer. Schrijf vervolgens alles op wat in je opkomt. Er is geen stap drie.
Alles en iedereen is toegestaan: wat je moet doen, waar je aan denkt, hoop, dromen, doelen, en wat er nog meer in je opkomt. Stel een tijdslimiet – zeg, 20 minuten – en alles wat in je hersenen komt moet onmiddellijk je hersenen verlaten en op je papier gaan.
Als je klaar bent, kun je beginnen actie te ondernemen op de items die je hebt opgeschreven. Waar moet u actie op ondernemen? Wat moet u afhandelen, opvolgen, of ergens opbergen?
Dingen die niet verder afgehandeld hoeven te worden? Doe ze gewoon weg. Zorg ervoor dat je er nooit meer aan hoeft te denken, en wees er klaar mee.
Er is geen vaste manier om de best mogelijke minddump te doen. Het punt is om je hersenen te resetten, je productiviteitssysteem bij te werken en alle dingen op papier te zetten die de waardevolle (en beperkte) ruimte in je hersenen in beslag hebben genomen.
Veel mensen gebruiken “triggers” om hun minddumps gemakkelijker te maken – een reeks sleutelwoorden of zinnen die je gedachten op een bepaald aspect van je leven zetten, zodat je je kunt concentreren op items die daarmee te maken hebben. 43 Folders heeft een lange lijst van deze triggers, alles van “Telefoongesprekken,” tot “Meubilair”, tot “Bruiloften.”
Sommige mensen, GTD volgers in het bijzonder, doen een mind dump voor hun Weekly Review, als onderdeel van het uitzoeken van wat de komende week in petto heeft. Anderen, zoals ik, doen het een keer per week of zo – wanneer ik 20 minuten over heb. Ik raad aan het minstens een keer per week te doen – anders heeft het de neiging langdradig te worden.
Een minddump kan ook overal worden gedaan – nog een groot voordeel ervan. Open een notitie op een mobiele telefoon, of schrijf op de achterkant van een krant; waar je ook bent, als je een vrij moment hebt, maak je hoofd leeg.
Je zult verbaasd zijn hoeveel dingen er uit je hersenen en in je organisatiesysteem komen, als je tijd en ruimte besteedt aan het legen ervan.
Hoe en wanneer haal je dingen uit je hoofd en in je systeem?
Photo: Tyla ’75