Fraude is een potentieel verwoestende realiteit voor bedrijven waar veel bedrijfseigenaren gewoon liever niet aan denken. En wie kan het hen kwalijk nemen? Het lijkt zo’n wrede speling van het lot voor een bedrijf dat lange kansen heeft overwonnen om succes en stabiliteit binnen hun markt te bereiken, alleen om het slachtoffer te worden van fraude door toedoen van een vertrouwde werknemer of familielid.
Hoewel velen stabiel genoeg zijn om een geval van fraude te weerstaan met hun kernactiviteiten intact, vinden vele anderen – vooral nieuwe en kleine bedrijven – dat één groot fraudegeval genoeg is om hun activiteiten en zelfs hun bestaan permanent te schaden.
Het is altijd moeilijk om te plannen voor het slechtste scenario, maar dat is precies wat bedrijven van alle groottes moeten doen als het gaat om de voorbereiding op de mogelijkheid van fraude.
Slachtoffers van fraude hebben vaak het gevoel dat ze schijnbaar willekeurig zijn getroffen zonder enige manier om zich adequaat voor te bereiden of te reageren. Meestal zijn er stappen die een bedrijf kan nemen om fraude in de eerste plaats te voorkomen.
Met fraude, net als met andere negatieve omstandigheden, is een ons preventie een pond genezing waard, en fraudepreventie begint met het leren van zo veel mogelijk. Op termijn kan een bedrijf contact opnemen met een fraude-risico-evaluatieprofessional in Dublin; voor nu kan het helpen om deze lijst met mogelijke soorten fraude door te nemen om te beginnen na te denken over mogelijke beschermingsmechanismen.
Loonlijstfraude
Loonlijstfraude is gemakkelijker om slachtoffer van te worden dan het lijkt. Veel bedrijfseigenaren denken dat alleen een salarisadministrateur of human resources-professional de toegang heeft die nodig is om frauduleuze salarisadministratieactiviteiten te plegen, maar in veel gevallen kan het worden uitgevoerd door veel verschillende werknemers. Als uw bedrijf afhankelijk is van werknemers die hun eigen tijdkaarten invullen, is loonlijstfraude een reële mogelijkheid. Vooral in gevallen waarin reiskosten worden vergoed via informatie op een tijdkaart of waarin overwerk wordt gecompenseerd tegen een veel hoger tarief dan reguliere uren.
Als uw bedrijf veel werknemers heeft, zal het voor iedereen moeilijk zijn om een individuele werknemer op te merken die loonfraude pleegt. Om dit soort fraude te voorkomen, moet u de frequentie verhogen waarmee u tijdkaarten beoordeelt. U kunt de totalen wekelijks, maandelijks of driemaandelijks controleren, maar u kunt er ook voor kiezen een systeem in te voeren waarbij individuele tijdkaarten steekproefsgewijs worden gecontroleerd.
Fraude gepleegd door vrienden & medewerkers
De meeste bedrijfseigenaren controleren de werknemers die ze inhuren om hun bedrijf te runnen, met name hun boekhoudkundige medewerkers, streng. De uitzondering hierop kan zijn wanneer een vriend of medewerker om persoonlijke redenen wordt ingehuurd. Elke fraude gepleegd door een persoonlijke vriend of kennis kan dubbel moeilijk zijn om te vangen, omdat de eigenaar niet wil geloven dat de persoon in staat is om de relatie op een dergelijke manier te misbruiken.
Frauduleuze cheques
Dit type fraude wordt meestal gepleegd door de boekhouder van een bedrijf. Hoewel de meeste bedrijfseigenaren het gevoel hebben dat zij instinctief frauduleuze cheques zouden opmerken die namens hun bedrijf worden geschreven, is de waarheid dat het veel moeilijker te vangen is. In veel gevallen van dit soort fraude schrijft een boekhouder gewoon twee cheques voor hetzelfde bedrag uit terwijl er maar één nodig is. Zelfs de meest nauwgezette onder ons zal zo’n bedrieglijke truc over het hoofd zien, omdat onze hersenen er gewoon niet op zijn ingesteld. Na verloop van tijd kunnen frauduleuze cheques oplopen tot grote financiële problemen.
Het inhuren van een derde partij om routinematig de boekhouding van een bedrijf te controleren, kan enorm helpen bij fraudepreventie.