Inleiding tot het Stakeholderregister
Een Stakeholder is een persoon of entiteit die het succes van een project op een negatieve of positieve manier kan beïnvloeden. Een Stakeholder Register is een document dat een lijst bevat van externe en interne project stakeholders. Het register behandelt typisch de volgende vragen:
- Wat zijn de namen van de stakeholders, contactinformatie, benaming, bedrijfsnaam?
- Wat zijn de verwachtingen van de stakeholders, belangen, impact, en vereisten?
- Welke stakeholders zijn kritisch voor het gehele project en welke zijn actiever voor specifieke projectfasen?
- Hoe vaak hebben belanghebbenden behoefte aan communicatie en wat is de voorkeursmethode voor communicatie?
- Welk type communicatie is vereist?
- Is er een rapportagelijn tussen belanghebbenden?
Dit zijn enkele van de vragen die in een Stakeholder Register aan de orde komen. U kunt deze lijst aanpassen aan de communicatie-eisen van uw project. De handeling om antwoorden op deze vragen te krijgen wordt Stakeholderanalyse genoemd. In Stakeholderanalyse, zou u typisch een lijst van alle projectstakeholders creëren en dan hun verwachtingen, invloed, en invloed op het project bepalen. Het Macht/Belang raster en het Invloed/Impact raster zijn nuttig tijdens stakeholderanalyse. Nota: Een stakeholder kan ook een entiteit zijn, zoals een organisatie. Voordat wij dit formulier in meer detail gaan uitleggen, wil je het misschien eerst downloaden van de volgende link: Template for Basic Stakeholder Register.
Register Template
Een Stakeholder Register is slechts zo goed als de vragen die het weet te beantwoorden. Daarom is het vrij belangrijk om eerst de vragen in je hoofd te hebben voordat je een Stakeholder Register maakt. De truc is om genoeg informatie te hebben om het nuttig te maken en niet te veel dat het omvangrijk maakt. Het Stakeholder Register is een document dat gedeeld wordt met de stakeholders van het project. Daarom mag het nooit informatie bevatten die schadelijk is of op een negatieve manier kan worden geïnterpreteerd. Hier is een voorbeeldsjabloon:
Image Credit: Rupen Sharma Zoals u kunt zien, heeft de sjabloon voor het belanghebbendenregister kolommen die specifieke vragen behandelen. U kunt kolommen toevoegen en verwijderen zoals u geschikt acht voor uw project. Zorg ervoor dat het geen omvangrijk document wordt.
Register Voorbeeld
Nu, laten we eens kijken hoe het register wordt ingevuld. Na het uitvoeren van een Stakeholderanalyse, krijgt u antwoorden op de hierboven vermelde vragen. Deze antwoorden worden dan ingevoerd in een stakeholder register. Hieronder ziet u een voorbeeld van een stakeholderregister.
Image Credit: Rupen Sharma Zoals u in de bovenstaande afbeelding kunt zien, zijn er twee externe belanghebbenden en één interne. De externe belanghebbenden hebben behoefte aan wekelijkse communicatie via videoconferenties. Dit is waarschijnlijk omdat het ontwikkelingsteam zich niet in dezelfde geografie bevindt als de belanghebbende. Een belanghebbende kan het project op vele manieren beïnvloeden, er zijn over het algemeen vier categorieën: Positieve Beïnvloeder, Negatieve Beïnvloeder, Ondersteuner, en Wegblok. In dit voorbeeld is Mandy Ali een supporter. Dit is waarschijnlijk omdat het project deel uitmaakt van een groter initiatief, waar zij verantwoordelijk voor is. De waarde van een Stakeholder Register is afhankelijk van Stakeholder Analyse. Zorg ervoor dat je hier tijd aan besteedt en gebruik geschikte hulpmiddelen, zoals het Salience Model voor Stakeholder Management. Als u op zoek bent naar meer voorbeeldformulieren en downloadbare sjablonen, bekijk dan Bright Hub’s resource gids: Meer dan 50 gratis Project Management Templates en Voorbeeld Formulieren.