Wat is een WBS Woordenboek?

➔Gratis 30-dagen WBS Software Proefversie

Het WBS Woordenboek is een van de drie componenten die de scope baseline omvatten: 1) de Scope Statement, 2) de Work Breakdown Structure en 3) de WBS Dictionary. Zonder een WBS Dictionary heeft het project geen volledige baseline en kan het de scope prestaties niet meten of monitoren.

WBS Dictionary Template

De WBS Dictionary is het formele projectdocument dat gedetailleerde beschrijvingen bevat van de belangrijkste informatie voor alle Elementen in de Work Breakdown Structure en moet voldoen aan de 100%-regel. De 100% Regel vereist dat de WBS 100% van de projectomvang vastlegt. Echter, omdat de titels van de WBS Elementen slechts één of twee woorden bevatten, is het onmogelijk om door alleen gebruik te maken van de WBS te bevestigen dat aan deze regel is voldaan. De WBS Dictionary is het projectdocument dat het werk in elk Element zodanig beschrijft dat het projectteam in staat is om 100% van het toepassingsgebied te plannen en uit te voeren.

Vele referenties beschrijven de WBS Dictionary als een hulpmiddel voor het beschrijven van werkpakketten. De Werkpakketten worden gedefinieerd als de laagste Elementen in elk Been van de WBS. Hoewel deze bewering waar is, beschrijft de WBS Dictionary in feite elk Element in de WBS. De WBS Dictionary wordt gecreëerd in een hiërarchisch formaat, net als de Work Breakdown Structure. De Niveau 1 Element beschrijvingen moeten eerst worden gemaakt om de grenzen ervan te begrijpen en te zorgen voor afstemming met de Elementen op een lager niveau. Dit is de beste manier om er zeker van te zijn dat de 100% regel wordt gevolgd.

Hoe een WBS Woordenboek maken

Nadat de Work Breakdown Structure is goedgekeurd, kan het WBS Woordenboek worden gemaakt. Het opstellen van de WBS Dictionary wordt geleid door de Project Manager en ontwikkeld door projectteamleden die Subject Matter Experts (SME) zijn. De ontwikkelingsaanpak begint met de Level 1 Elements, gaat verder naar beneden in elk Leg en eindigt met de Work Packages. Deze hiërarchische benadering zorgt ervoor dat het werk binnen elk niveau 1 in overeenstemming en conform de 100% Regel blijft.

Bij het maken van de WBS Dictionary, is het belangrijk om de inhoud van elk Element kort te houden. Het primaire doel van de WBS Dictionary is dat projectteamleden een duidelijk inzicht hebben in het werk dat wordt uitgevoerd in alle Elementen en in het bijzonder in de Werkpakketten. Het is geen herschrijving van de Scope Statement, een Work Authorization Package, een Contract of Agreement, etc. Het is een beknopte uitleg van belangrijke onderwerpen met betrekking tot elk Element. Een goede manier om er zeker van te zijn dat dit format wordt gevolgd is door een WBS Dictionary sjabloon te gebruiken terwijl je deze stappen volgt:

1. Verzamel Project Team en Valideer 100% Regel

   Raadpleeg de KMO’s van het projectteam en bekijk de Work Breakdown Structure om de 100% Regel te valideren. Zorg ervoor dat iedereen de logica en veronderstellingen van de WBS begrijpt. Herzie de WBS op basis van de feedback van de KMO’s.

2. Creëer Level 1 Element Inhoud

   Gebruik een sjabloon met de volgende minimale onderwerpen, creëer de inhoud voor elk van de Level 1 WBS Elementen (Zie Figuur 1):

   1. WBS Level 1 ID Code en Titel – Identificeer het als een Control Account als het er een is.
   2. Beschrijving – Definieer de Element grenzen en kader de scope inhoud zodat het duidelijk is wat scope is inbegrepen en uitgesloten.
   3. Primary Deliverable(s) – Het product, de dienst of het resultaat dat ontstaat als al het werk in deze WBS Leg is voltooid.
   4. Acceptance Criteria – Functionele en fysieke eisen die voldoen aan de verwachtingen van de klant.
   5. Summary Budget – Budget voor de gehele WBS Leg, plus aannames.
   6. Milestones – Mijlpaal voor de Primary Deliverable(s). Neem ook alle aannames, beperkingen en onderlinge afhankelijkheden in de planning op met andere Primary Deliverables in de andere WBS Level 1-elementen.
   7. Key Risks – Neem alle belangrijke bedreigingen en kansen op met responsstrategieën.
3. Bevestig Level 1-elementen

   Keer terug naar de Work Breakdown Structure en controleer of de Level 1-elementen moeten worden herzien op basis van de nieuw gecreëerde inhoud uit de WBS Dictionary. Bevestig dat de elementen van niveau 1 100% van de scope omvatten.

4. Creëer resterende elementeninhoud

   Ga door met het creëren van vergelijkbare inhoud met behulp van hetzelfde sjabloon voor de resterende elementen tot aan, maar niet met inbegrip van de werkpakketten. Pas de inhoud aan om het respectieve niveau van het element weer te geven; d.w.z, Level 2, 3, etc.

5. Create Work Package Content

   Gebruik een sjabloon met de volgende minimale onderwerpen, creëer de inhoud voor elk van de Work Package Elements:

   1. WBS Level 1 ID Code and Title – Identificeer het als een Control Account als het er een is.
   2. Responsible Organization/Individual – Dit is de enkele organisatie, groep of individu die als enige verantwoordelijkheid is toegewezen om ervoor te zorgen dat het Work Package wordt voltooid.
   3. Beschrijving – Definieer de grenzen van het werkpakket. Omschrijf de inhoud van de scope zodat het duidelijk is welke scope is inbegrepen en uitgesloten. Als het een planningspakket is, beschrijf dan de bekende en onbekende scope.
   4. Deliverables – Het product, de dienst of het resultaat dat ontstaat als al het werk in dit werkpakket is voltooid. Omvatten alle kritische tussentijdse deliverables.
   5. Acceptance Criteria – Functionele en fysieke eisen die voldoen aan de verwachtingen van de klant. Vermeld alle unieke goedkeuringen die nodig zijn voor acceptatie.
   6. Budget – Budget voor dit werkpakket, plus alle kritieke resource-informatie en aannames.
   7. Mijlpalen – Begindatum, Einddatum, Tussenliggende Mijlpalen, Onderlinge afhankelijkheden, Beperkingen en eventuele aannames.
   8. Risico’s – Neem alle bekende bedreigingen en kansen op met responsstrategieën.
6. Valideer 100% Regel

   Valideer dat de Dictionary adequaat de reikwijdte vastlegt die nodig is om de deliverable te produceren. Zorg ervoor dat de WBS Dictionary 100% van de scope weergeeft.

Figuur 1 – WBS Woordenboek Niveau 1 Sjabloon

Hoe een WBS Woordenboek te gebruiken

Net als de Work Breakdown Structure is het WBS Woordenboek een essentieel hulpmiddel voor scope planning. Het dient ook als basis voor het opstellen van werkvergunningsdocumenten, planningen, kostenramingen en het bewaken en controleren van basislijnen. Zoals vele malen in dit artikel vermeld, definieert het het werk in de Work Breakdown Structure. Het bevat minimale essentiële informatie om de projectvereisten te begrijpen en te voldoen aan alle acceptatiecriteria van de deliverables. Gecombineerd met de goedgekeurde scopeverklaring en de Work Breakdown Structure, is de WBS dictionary de derde en laatste component van de scope baseline. De basislijn is het projectdocument dat wordt gebruikt om de projectprestatie te meten. De scope baseline is het formele plan dat wordt vergeleken met de werkelijke resultaten voor het bewaken en controleren van de scope-uitvoering.

Werkautorisatiedocumenten worden opgesteld op basis van de Work Package-informatie en worden gebruikt om werk uit te voeren. De Work Package-informatie in de WBS Dictionary levert de basisgegevens die nodig zijn voor het maken van werkautorisatiedocumenten, zodat de deliverables voldoen aan de acceptatiecriteria en kunnen worden overgedragen aan de klant. Het Project Team moet verwijzen naar de WBS Dictionary tijdens de uitvoering van het project om ervoor te zorgen dat de deliverables voldoen aan de eisen.

De WBS Dictionary is ook de primaire input voor het creëren en bewaken van schema-activiteiten en kostenramingen. Door werkpakketten te ontbinden, ontstaan activiteiten (zie afbeelding 2). Deze activiteiten worden de activiteiten die een planning opbouwen met behulp van een Gantt-diagramformaat (Zie Afbeelding 3). Zodra de activiteiten van middelen zijn voorzien, kunnen kostenramingen worden gemaakt op activiteitniveau, en dan worden samengevoegd via de Work Breakdown Structure voor het gehele project. Hierdoor kan het project eenvoudig de kosten bewaken en beheersen op elk element in de WBS; een Work Package of Control Account.

Figuur 2 – Werkpakketten onderverdelen in activiteiten

Figuur 3 – Een Gantt-diagram rechtstreeks maken van werkpakketactiviteiten

Download MindView en maak uw eigen work breakdown structure.