Analiza pracy: A Practitioner’s Guide | AIHR Analytics

Analiza pracy jest powszechnie stosowaną techniką mającą na celu dostarczenie szczegółowych informacji na temat pracy pracownika. Analiza stanowisk pracy może pomóc w opracowaniu lepszego opisu stanowiska pracy, prowadzić do stworzenia bezpieczniejszego środowiska pracy, pomóc w planowaniu zatrudnienia i jest kluczowa w zarządzaniu wydajnością. Ponieważ analiza ta dotyczy tak wielu kluczowych funkcji HR, niniejszy artykuł będzie zawierał przewodnik dla praktyków z pełnym 5-stopniowym szablonem, jak przeprowadzić analizę pracy. Zamieścimy również wiele przykładów analizy pracy w całym artykule. Miłego czytania!

Spis treści
Czym jest analiza pracy? Definicja
Cel analizy pracy
Metody analizy pracy
– Technika incydentu krytycznego (CIT)
– Inwentaryzacja zadań (TI)
– Funkcjonalna analiza pracy (FJA)
Jak przeprowadzić analizę pracy: Szablon
Zakończenie
FAQ

Co to jest analiza pracy? Definicja

Każdy, kto ma jakieś doświadczenie zawodowe, w pewnym momencie przeprowadził analizę stanowiska pracy. Może to być menedżer, który decyduje się połączyć dwie wolne role w jedno stanowisko, rekruter, który próbuje stworzyć opis stanowiska pracy lub pracownik, który wymienia swoje główne zadania, aby stworzyć plan rozwoju osobistego.

Aczkolwiek te analizy stanowisk pracy będą miały różne poziomy szczegółowości, proces jest podobny. Kiedy go definiujemy, analiza pracy jest systematycznym procesem, w którym praca jest podzielona na mniejsze jednostki, które są następnie analizowane w celu opisania, co jest wykonywane na danym stanowisku lub jakie umiejętności są potrzebne do wykonywania tej pracy.

Analiza pracy jest przeprowadzana przez samych pracowników, menedżerów, specjalistów OD lub specjalistów HR w różnych celach. Istnieją trzy podstawowe rodzaje danych z analizy pracy, a mianowicie czynności robocze, atrybuty pracownika i kontekst pracy.

W tym artykule skupimy się głównie na czynnościach roboczych. Działania związane z pracą stanowią podstawę do określenia atrybutów pracownika, wraz z kulturą organizacyjną. W mniejszym stopniu skupimy się na kontekście pracy – ale pamiętaj o tym w swojej analizie pracy, zwłaszcza gdy ten kontekst może ulec zmianie.

Cel analizy pracy

Cele analizy pracy mogą być różne, ale większość z nich dotyczy obszaru HR. Ogólnie rzecz biorąc, można wyróżnić następujące cele (Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

Cel analizy pracy	Opis
Opis stanowiska pracy	Analiza pracy dostarcza danych wejściowych do opisu stanowiska pracy. Opis stanowiska to wewnętrzny dokument, który określa wymagania dla nowego stanowiska, w tym wymagane umiejętności, rolę w zespole, osobowość i możliwości odpowiedniego kandydata.
Klasyfikacja stanowisk	Klasyfikacja stanowisk to proces umieszczania jednego lub więcej stanowisk w grupie lub rodzinie podobnych stanowisk. Celem jest ustalenie stawek płac i selekcja pracowników.
Ocena pracy	Ocena pracy jest procesem określania względnej rangi różnych stanowisk w organizacji. Celem jest stworzenie przejrzystości płac i sprawiedliwości.
Projektowanie pracy	Projektowanie pracy to proces tworzenia pracy, która dodaje wartości firmie i jest motywująca dla pracownika.
Wymagania personalne	Tutaj analiza pracy dostarcza informacji na temat minimalnych kwalifikacji (lub wymagań) ról w organizacji, często wykorzystywanych do celów rekrutacyjnych.
Ocena wydajności	Analiza pracy dostarcza danych wejściowych do oceny wydajności osoby wykonującej daną pracę.
Szkolenie pracowników	Analiza pracy stanowi podstawę analizy potrzeb szkoleniowych. Gdy wiedza, umiejętności, zdolności i inne cechy zostaną zidentyfikowane, można określić potrzeby szkoleniowe i przeszkolić pracowników.
Mobilność pracowników	Ludzie i stanowiska pracy powinni do siebie pasować. Analiza stanowisk pracy jest przydatna do identyfikacji wiedzy, umiejętności, zdolności i innych cech wymaganych dla danej roli, które następnie można dopasować do wewnętrznego pracownika.
Efektywność	Analiza stanowisk pracy może być wykorzystywana do poprawy efektywności w pracy poprzez analizę działań i optymalizację sposobu ich wykonywania przez osoby pełniące daną rolę.
Zdrowie &bezpieczeństwo	Analiza stanowisk pracy może zidentyfikować niebezpieczne zachowania i warunki pracy, które zwiększają prawdopodobieństwo wypadków i obrażeń, prowadząc do bezpieczniejszego środowiska pracy.
Planowanie siły roboczej	Aby zaplanować siłę roboczą przyszłości, należy zidentyfikować i dopasować wiedzę, umiejętności, zdolności i inne cechy do przyszłego zapotrzebowania na pracę. Umożliwia to stworzenie strategicznego planu zatrudnienia dla danej roli lub działu.
Wymagania prawne	Prawo federalne i krajowe może mieć zastosowanie do warunków pracy, zdrowia, zatrudniania, szkolenia, wynagrodzenia, awansu i zwalniania pracowników. Analiza pracy może być narzędziem do zapewnienia wszystkich działań w roli zgodne z przepisami.

Analiza pracy jest wielki w identyfikacji wiedzy, umiejętności, zdolności i innych cech wymaganych do wykonywania pracy. Aby je zidentyfikować, praca jest dzielona na mniejsze jednostki pracy. Obejmują one obowiązki, zadania, czynności i elementy (ponownie na podstawie Morgeson, Brannick & Levine, 2020).

Jednostka	Opis	Przykład
Praca	Zbiór podobnych stanowisk.	’Recepcjonistka’
Pozycja	Zbiór obowiązków, zadań, czynności i elementów wykonywanych przez jednego pracownika.	Melinda, recepcjonistka, która przeważnie pracuje na nocnych zmianach
Obowiązki	Zbiór zadań ukierunkowanych na ogólne cele pracy. Typowe stanowisko ma od 5 do 12 obowiązków.	Działalność hotelarska dla gości
Zadania	Zbiór czynności o wyraźnym początku, środku i końcu. Praca ma od 30 do 100 zadań.	Witanie gości i odprowadzanie ich do poczekalni
Działania	Zgrupowania elementów ukierunkowanych na spełnienie wymagań pracy.	Naciskanie przycisku domofonu w celu otwarcia drzwi
Element	Najmniejsza możliwa do zidentyfikowania jednostka pracy.	Odbieranie telefonu

Bazując na opisie tych mniejszych jednostek pracy, identyfikuje się elementy składowe pracy. Istnieje wiele różnych metod, aby do tego podejść. To właśnie omówimy w następnej sekcji.

Metody analizy pracy

Istnieje wiele różnych, powszechnie stosowanych metod analizy pracy. Należą do nich:

• Analiza Cech Progowych
• Skale Wymagań Zdolności
• Kwestionariusz Analizy Stanowiska
• Technika Incydentów Krytycznych
• Inwentaryzacja Zadań
• Funkcjonalna Analiza Pracy oraz;
• Metoda Elementów Pracy.

Wyjaśnienie wszystkich metod analizy pracy wykraczałoby poza zakres tego artykułu. Skupimy się na trzech najbardziej znanych i najskuteczniejszych metodach analizy pracy, którymi są Technika Incydentów Krytycznych, Inwentarz Zadań oraz Funkcjonalna Analiza Pracy.

Technika Incydentów Krytycznych (CIT)

Technika Incydentów Krytycznych opiera się na zaobserwowanych incydentach krytycznych. Incydenty krytyczne to zachowania, które reprezentują albo wybitne albo nieakceptowalne wyniki. Typowy raport z incydentu krytycznego zawiera następujące elementy:

1. Opis kontekstu i okoliczności prowadzących do incydentu.
2. Zachowania pracownika(ów) podczas incydentu.
3. Konsekwencje zachowań i ich szerszy wpływ.

Technika incydentów krytycznych jest najbardziej skuteczna w przypadku incydentów związanych ze zdrowiem i bezpieczeństwem (np, zawsze, gdy dochodzi do wypadku, urazu lub śmierci), ocen wydajności i szkoleń pracowników. W dwóch ostatnich przypadkach, incydent krytyczny wymienia przykłady wzorcowego i nieakceptowanego zachowania, które mogą być wykorzystane do udzielenia informacji zwrotnej pracownikowi lub jako podstawa do szkolenia, co pracownicy powinni, a czego nie powinni robić.

Inwentaryzacja zadań (TI) (analiza zadań)

Inwentaryzacja zadań, lub analiza zadań, jest spisem wszystkich zadań, z których składa się praca. Zadania te są często pogrupowane w ramach obowiązków. Wcześniej wspomnieliśmy, że praca ma od pięciu do dwunastu obowiązków i do 100 zadań. Dla każdego z zadań można wskazać częstotliwość jego wykonywania, wagę zadania i związaną z nim trudność.

Obowiązki recepcjonistki
Zadania	Freq.	Import.	Trudność
Odbieranie domofonu, gdy zadzwoni dzwonek do drzwi	300/dzień	Średni	Niski
Witanie gości i prowadzenie ich do poczekalni	120/dzień	Medium	Low
Dostarczanie gościom napojów	80/dzień	Low
Odpowiadanie na pytania od odwiedzających	30/dzień	Wysokie	Średnie
Zarządzanie oczekiwaniami dotyczącymi czasu oczekiwania	30/dzień	Średnie	Wysokie
Odbieranie i rozpatrywanie skarg	6/dzień	Wysoki	Bardzo wysoki

Powyższa tabela przedstawia przykład jednego z obowiązków recepcjonisty w gabinecie lekarskim. Inne obowiązki mogą obejmować zarządzanie spotkaniami, administrację oraz odpowiadanie na podstawowe pytania medyczne.

Inwentarz zadań jest często tworzony w oparciu o wkład paneli ekspertów, osób pracujących na danym stanowisku oraz ich menedżerów. Inwentarz zadań jest najbardziej efektywny przy tworzeniu opisów stanowisk pracy, klasyfikacji stanowisk pracy, szkoleń pracowników oraz do sprawdzania zgodności z wymogami prawnymi

Funkcjonalna analiza pracy (FJA)

Funkcjonalna analiza pracy jest metodą analizy pracy opracowaną przez Departament Pracy Stanów Zjednoczonych (DOL). Funkcjonalna analiza pracy zapewnia konkretne informacje na temat tego, co praca musi być wykonana i kwalifikacji pracowników wymaganych do pomyślnego wykonania pracy.

FJA koncentruje się na zadaniach, a nie na tym, co się robi. Dzieje się tak, ponieważ jest bardziej prawdopodobne, że ludzie zgodzą się co do wykonywanej czynności. Od recepcjonisty w poczekalni linii lotniczej można wymagać, aby „sprawił, że goście poczują się mile widziani”, ale istnieje wiele sposobów osiągnięcia tego celu. Poniższa tabela opisuje recepcjonistę w poczekalni lotniczej zgodnie ze słownikiem DOL’s Dictionary of Occupational Titles.

Receptionist, Airline Lounge

Admits members and guests to airline lounge, serves beverages and snacks, and provides other personal services as requested: Otwiera drzwi do saloniku w odpowiedzi na dźwięk brzęczyka, weryfikuje karty członkowskie oraz przyjmuje i usadza członków i gości. Podaje napoje, takie jak koktajle, kawa i przekąski. Odpowiada na pytania dotyczące planowanych lotów i urządzeń terminalu. Weryfikuje rezerwacje pasażerów. Kieruje lub towarzyszy pasażerom do bramek odlotów, toalet i innych obiektów terminalu. Przekazuje prośby o usługę przywoławczą za pomocą telefonu. Otwiera puszki, butelki i opakowania; parzy kawę; układa ciastka, orzechy i przekąski na tacach do serwowania. Usuwa używane popielniczki, szklanki i naczynia ze stołów i podnosi śmieci.

Obejmiemy funkcjonalną analizę pracy bardziej szczegółowo w późniejszym artykule.

Jak przeprowadzić analizę pracy: A 5-step Template (example)

Teraz, gdy omówiliśmy już najważniejszą teorię, podzielimy się przykładową analizą, którą można wykorzystać jako szablon analizy stanowiska pracy. Szablon ten zawiera pięć kroków, a my zajmiemy się każdym z nich.

Zdaj sobie sprawę, że jest to dokładny szablon procesu. Jeśli przeprowadzisz prostą i szybką analizę pracy, rozmawiając z jedną lub dwiema osobami na stanowisku, proces będzie znacznie szybszy (kosztem niezawodności). Jednakże, może to już dostarczyć wystarczających informacji do sporządzenia, na przykład, opisu stanowiska pracy.

Cel analizy pracy

Punktem wyjścia każdej analizy pracy jest jej cel. Dlaczego chcemy przeprowadzić analizę? Cel analizy wpływa na większość wyborów dotyczących projektu analizy pracy, w tym jej budżetu, kierownika projektu i interesariuszy.

Cele analizy pracy zostały wymienione wcześniej i mogą obejmować stworzenie solidnego opisu stanowiska pracy, analizę potrzeb w zakresie szkolenia pracowników lub planowanie siły roboczej.

Jako przykład, analiza pracy przeprowadzona dla celów strategicznego planowania siły roboczej, będzie obejmować więcej starszych interesariuszy, większy budżet i zajmie więcej czasu w porównaniu z analizą pracy przeprowadzoną w celu stworzenia prostego opisu stanowiska pracy.

W pierwszym przypadku, sponsor jest najprawdopodobniej starszy wiceprezes lub inny kierownik działu, który chce ocenić, czy obecny talent będzie w stanie wykonać pracę w ciągu pięciu lat. W drugim przypadku sponsor jest najprawdopodobniej menedżerem zatrudniającym, który po złym zatrudnieniu naprawdę chce określić profil osoby, którą zatrudnia.

Cel będzie miał zatem wpływ na dalszy zakres, budżet, a także zespół, lidera zespołu oraz stopień zaangażowania podmiotów zewnętrznych, takich jak firmy konsultingowe.

Metoda analizy pracy

W oparciu o cel wybierana jest najbardziej odpowiednia metoda analizy pracy. Trzy najczęściej stosowane metody to Technika Incydentów Krytycznych, Inwentaryzacja Zadań i Funkcjonalna Analiza Pracy. W zależności od metody, gromadzenie danych będzie się różnić.

Zalecamy skorzystanie z tabeli, którą pokazaliśmy we wcześniejszej części artykułu, aby określić najbardziej efektywną technikę analizy pracy i wykorzystać ją do wpływania na przyszłe działania.

Zbieranie danych

Zbieranie danych i analiza danych to dwa najbardziej czasochłonne kroki w tym szablonie analizy pracy. W zależności od celu analizy pracy, analityk pracy może preferować różne metody zbierania danych. Analiza danych obejmuje dane obserwacyjne, wywiady i kwestionariusze.

The Critical Incident Technique koncentruje się na strukturalnie zebranych danych incydentu poprzez wywiady i dane obserwacyjne od osób zaangażowanych w incydent. Inwentarz Zadań koncentruje się na spisie różnych obowiązków i zadań wykonywanych na danym stanowisku pracy, co może być dokonane poprzez dane obserwacyjne, wywiady lub ustrukturyzowane kwestionariusze. Skupia się na stworzeniu listy zadań, czasie spędzonym na tych zadaniach oraz znaczeniu lub trudności zadania.

Metoda zbierania danych	Opis
Dane obserwacyjne	Dane obserwacyjne są najbardziej neutralną formą zbierania danych, ponieważ (rzekomo) nie przerywają normalnego działania. Analityk pracy obserwuje osobę wykonującą daną pracę, albo w rzeczywistości, albo na wideo. Dane obserwacyjne mogą opisywać czynności w oparciu o wybraną jednostkę analizy (patrz tabela powyżej). Sama obserwacja może już wpłynąć na sposób, w jaki poszczególne osoby wykonują pracę, czego znanym przykładem jest efekt Hawthorne’a.
Wywiad	Wywiady służą jako kolejny kluczowy sposób zbierania danych, który może być stosowany w połączeniu z danymi obserwacyjnymi. Na podstawie danych obserwacyjnych zadawane są konkretne pytania. Wywiady powinny być dobrze przygotowane i starannie przeprowadzone. Również w tym przypadku ankieter może skupić się na różnych jednostkach analizy, aby zidentyfikować obowiązki, zadania, czynności i elementy pracy.
Kwestionariusze	Trzecim sposobem zbierania danych są kwestionariusze. Mogą być one zaprojektowane samodzielnie lub gotowe, przy czym najbardziej znanym przykładem jest Kwestionariusz Analizy Stanowiska (PAQ), który może być zarządzany przez analityka pracy.

Analiza

Czas poświęcony na analizę zależy od zebranych danych. Kiedy zbierane są duże ilości danych ilościowych, przydatne jest podanie średnich wyników, odchyleń standardowych, liczby uczestników i standardowego błędu średniej (SEM). Ten ostatni jest istotny jako miara wiarygodności lub precyzji wyników. Wysoka wartość SEM dla konkretnego zadania może prowadzić do dodatkowych badań.

W poniższym przykładzie widzimy, że istnieje konsensus wśród uczestników co do pierwszych czterech zadań, ale jest niski średni wynik dla zarządzania oczekiwaniami w odniesieniu do czasu oczekiwania gości. To może wskazywać, że nie jest to postrzegane jako część głównej roli. Może tylko starsi specjaliści to robią lub nie jest to postrzegane jako część podstawowej pracy (więc może być zakwalifikowane jako zachowanie poza rolą).

Zadania dla recepcjonisty	M	SD	N	SEM
1. Odbieranie interkomu	4,3	0,5	49	0,1
2. Witanie gości i ich usadzanie	4.0	0.6	48	0.1
3. Zapewnienie poczęstunku dla gości	3,7	1,2	20	0,3
4. Odpowiadanie na pytania zwiedzających	3,2	1,6	32	0,3
5. Zarządzanie oczekiwaniami dotyczącymi czasu oczekiwania odwiedzających	2,5	2	12	0.6

Morgeson i współpracownicy wymieniają szereg innych, bardziej analitycznych miar, w tym zgodność między sędziami, rzetelność między sędziami i spójność wewnętrzną jako sposoby oceny rzetelności oraz korelację i regresję, analizę czynnikową i skupień oraz inne techniki wielowymiarowe do pomiaru ważności.

Wpływ

Naturalnym, ostatnim krokiem jest realizacja zamierzonego wpływu analizy pracy. Jest to określane jako ważność konsekwencyjna, czyli stopień, w jakim analiza pracy wpływa na interwencje, które są z niej wywodzone.

Innymi słowy, czy analiza pracy prowadzi do namacalnego wpływu na zarządzanie zasobami ludzkimi? Jest to trudne do oceny, ale kluczowe, jeśli chodzi o dokonywanie wyborów w zakresie projektowania analizy pracy następnym razem.

Jeśli szybki wywiad z dwoma recepcjonistami daje prawie taką samą jakość opisu pracy jako zorganizowane badanie wszystkich trzydziestu, pierwsze podejście jest o wiele bardziej opłacalne niż to drugie. Nie tylko dlatego, że oszczędza czas analityka pracy, ale także dlatego, że oszczędza recepcjonistkom godzin i godzin, które mogą poświęcić na odbieranie domofonu i witanie gości zamiast tego.

Wniosek

To także prowadzi nas do ostatniego punktu tego artykułu. Analiza stanowisk pracy jest błyskotliwą i dobrze sprawdzoną techniką, która ma swoje wyraźne miejsce w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Rzeczywiście, dobre zastosowanie analizy pracy będzie miało wpływ na wyniki biznesowe.

Na przykład, dokładna analiza pracy doprowadzi do lepszego opisu stanowiska pracy, co prowadzi do lepszej decyzji o zatrudnieniu i ostatecznie do wyższej wydajności w pracy. Doprowadzi to również do dokładniejszej analizy potrzeb szkoleniowych, co z kolei doprowadzi do lepszych szkoleń formalnych, a w rezultacie do wyższej wydajności w pracy. Doprowadzi to również do bardziej precyzyjnego sposobu przekazywania informacji zwrotnych dotyczących zarządzania wydajnością, co z kolei doprowadzi do lepszej wydajności.

Analiza stanowisk pracy jest jednak również techniką bardzo czasochłonną. Przeprowadzenie szczegółowej analizy pracy będzie wymagało wypełnienia kwestionariuszy lub przeprowadzenia rozmów z dziesiątkami osób, co czyni ją bardzo kosztownym przedsięwzięciem. Pytanie, które zawsze należy sobie zadać, to do jakiego stopnia pełna analiza pracy jest tego warta, również biorąc pod uwagę szybko zmieniającą się naturę pracy – choć może to być jednocześnie powód do przeprowadzenia analizy pracy w pierwszej kolejności.

Podsumowując, dobrze jest opanować podstawy analizy pracy, ponieważ każdy będzie w jakimś stopniu korzystał z technik opisanych w tym artykule. Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem, specjalistą HR, czy pracownikiem, dobre zrozumienie pracy doprowadzi do lepszych i bardziej strategicznych decyzji w pracy, na stanowisku, lub o pracy.

FAQ

.