Jak zazwyczaj wygląda proces przyjmowania do projektu?
Więcej niż nie, proces przyjmowania do projektu zaczyna się, gdy ktoś wysyła e-mail i mówi: „Potrzebuję cię do zrobienia tego”. Ważne jest, aby przejść przez kolejne etapy procesu przyjmowania projektu, ponieważ zarządzanie wszystkim z poziomu skrzynki odbiorczej nie ma sensu, nie jest skuteczne ani efektywne. Korzystanie z narzędzi i metodologii zarządzania projektami może pomóc w zarządzaniu wnioskami projektowymi i procesem przyjmowania wniosków bardziej efektywnie.
Największym problemem większości działów z procesami przyjmowania wniosków jest to, że nie mają one spójności we wszystkich przepływach pracy. Niezależnie od tego, czy są to projekty wewnętrzne, czy współpraca z zewnętrznymi dostawcami, często nie ma spójności w sposobie przyjmowania informacji w celu rozpoczęcia procesu inicjowania projektu.
Tworzenie procesu przyjmowania, który faktycznie działa
Jeśli Twoja organizacja jest taka jak powyższa, to istnieje wiele sposobów, że praca dociera do Ciebie już teraz. Pierwszym krokiem w zarządzaniu tymi wnioskami projektowymi jest stworzenie procesu przyjmowania, który faktycznie działa.
Opracuj formularz wniosku projektowego
Współpracuj ze swoim zespołem, aby określić, jakie informacje są potrzebne podczas składania wniosku projektowego w systemie przyjmowania. Typowe pytania obejmują:
-
Co to za wniosek?
-
Gdzie zostanie wykorzystany?
-
Kiedy należy go złożyć?
-
Jakie są wymagania projektu?
-
Jakie korzyści przynosi on firmie?
Czytaj więcej o tworzeniu formularza wniosku projektowego
Wyznacz miejsce składania wniosków
Kolejnym krokiem w tworzeniu procesu przyjmowania wniosków jest wyznaczenie centralnego miejsca dla wszystkich wniosków projektowych, które przychodzą do Twojego zespołu. Największą korzyścią z tego jest widoczność. Będziesz w stanie wyraźnie zobaczyć złożone wnioski i daty wymagalności obok bieżącej pracy w toku.
Może to być tak proste, jak po prostu stworzenie adresu e-mail dla wszystkich wniosków projektowych otrzymanych tak wszystkie wnioski projektowe, które przychodzą do organizacji iść do jednego miejsca. Na przykład , i wszystkie żądania e-mail będą tam dostępne.
Or, można zdecydować się na korzystanie z dokumentu współdzielonego przez Google lub Dropbox.
Jednakże najlepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie oprogramowania do zarządzania projektami, aby zachować wszystkie prace scentralizowane, upewnij się, że pola wniosków projektowych są wypełnione, i łatwo przenieść wnioski do zadań.
Zaznacz, kto jest odpowiedzialny za pobór
Następnie, musisz wybrać osobę w organizacji, która będzie sprawdzać scentralizowane miejsce poboru. Wystarczająco proste. Następnie skonfiguruj preferowaną lokalizację przyjmowania zgłoszeń, aby osoby, które muszą zostać powiadomione o złożeniu wniosku projektowego, zostały o tym powiadomione.
Sformalizuj proces
Możesz mieć wszystkie procesy na miejscu, ale jeśli nikt o nich nie wie, to tak, jakbyś w ogóle nie miał procesu przyjmowania zgłoszeń.
Jeśli sformalizujesz nie tylko technologię procesu przyjmowania, ale także rzeczywiste ramy tego, jak każdy projekt ma się rozpocząć i być przenoszony przez organizację, wtedy masz o wiele lepszą odpowiedzialność i ostatecznie wszyscy uczą się systemu przyjmowania.
Aby to zrobić, być może będziesz musiał znaleźć w organizacji osobę, która będzie ewangelizować proces przyjmowania. Jest to osoba, która będzie odpowiedzialna za każdą osobę w zespole, od góry do dołu i od prawej do lewej; każdy będzie odpowiedzialny za korzystanie z systemu przyjmowania. Ta osoba nie musi być koniecznie kierownikiem lub wyższą rangą. Może to być osoba zarządzająca kontem, kierownik projektu, kierownik ruchu lub cały zespół.
Proces buck stopper w organizacji będzie osoba, która będzie fizycznie wstać i chodzić do każdej osoby w biurze, trzymać ich za rękę i pokazać im, jak korzystać z procesu przyjmowania prawidłowo, a następnie nalegać, że robią to w ten sposób za każdym razem.
Jeśli możesz znaleźć tę jedną osobę w swojej organizacji, lub jeśli faktycznie możesz wyjść i zatrudnić tę jedną osobę w swojej organizacji, przekonasz się, że twoje zarządzanie projektami działa znacznie bardziej efektywnie.
Trzymanie firmy jest kluczowym elementem udanego procesu przyjmowania. Jeśli ludzie wysyłają do Ciebie maile z prośbami, a nie korzystają z systemu przyjmowania zgłoszeń, konieczne staje się powiedzenie im: „Nie mogę nad tym pracować, bo tego nie widzę. Nie ma go w systemie zarządzania projektami.”
.