Cum arată de obicei un proces de primire?
De cele mai multe ori, un proces de primire pentru un proiect începe atunci când cineva trimite un e-mail și spune: „Am nevoie de tine să faci asta”. Este important să parcurgeți etapele procesului de primire a unui proiect, deoarece gestionarea tuturor lucrurilor din căsuța dvs. de primire nu se scalează și nu este eficientă sau eficace. Utilizarea instrumentelor și metodologiilor de gestionare a proiectelor vă poate ajuta să gestionați cererile de proiecte și procesul de primire mai eficient.
Cea mai mare problemă pe care majoritatea departamentelor o au astăzi cu procesele de primire este că nu au coerență prin toate fluxurile de lucru. Fie că este vorba de proiecte interne sau de lucrul cu furnizori externi, deseori există puțină consecvență în modul în care preiau informațiile pentru a începe procesul de inițiere a proiectului.
Crearea unui proces de primire care să funcționeze cu adevărat
Dacă organizația dvs. este ca cea de mai sus, atunci există o mulțime de moduri în care munca ajunge la dvs. în acest moment. Primul pas în gestionarea acestor cereri de proiect este să creați un proces de primire care chiar funcționează.
Dezvoltați un formular de cerere de proiect
Lucrați cu echipa dvs. pentru a determina ce informații sunt necesare atunci când trimiteți o cerere de proiect în sistemul dvs. de primire. Întrebările comune includ:
-
Ce este cererea?
-
Unde va fi utilizată?
-
Când trebuie să fie depusă?
-
Care sunt cerințele proiectului?
-
Cum aduce beneficii afacerii?
Citește mai multe despre crearea unui formular de cerere de proiect
Desemnați o locație de depunere a cererilor
Postul următor în crearea unui proces de primire este să desemnați o locație centrală pentru toate cererile de proiect care ajung la echipa dumneavoastră. Cel mai mare beneficiu de a face acest lucru este vizibilitatea. Veți putea să vedeți în mod clar solicitările depuse și datele de scadență alături de lucrările curente în curs de desfășurare.
Poate fi la fel de simplu ca și crearea unei adrese de e-mail de primire pentru toate solicitările de proiect primite, astfel încât toate solicitările de proiect care vin în organizația dvs. să ajungă într-un singur loc. De exemplu, , și toate cererile de e-mail vor fi disponibile acolo.
Sau puteți alege să folosiți un document partajat prin Google sau Dropbox.
Cu toate acestea, cea mai bună soluție este să profitați de un software de gestionare a proiectelor pentru a păstra toată munca centralizată, să vă asigurați că sunt completate câmpurile de cerere de proiect și să mutați cu ușurință cererile în sarcini.
Desemnați cine este responsabil cu primirea
În continuare, trebuie să alegeți persoana din cadrul organizației dvs. care va verifica locația centralizată de primire. Destul de simplu. Apoi, configurați locația de primire preferată, astfel încât persoanele care trebuie să fie notificate atunci când este depusă o cerere de proiect să fie notificate.
Formalizați procesul
Puteți avea toate procesele în vigoare, dar dacă nimeni nu știe despre ele, este ca și cum nu ați avea niciun proces de primire.
Dacă formalizați nu doar tehnologia procesului de admitere, ci și cadrul real al modului în care fiecare proiect va începe și va fi mutat prin organizație, atunci veți avea o responsabilitate mult mai bună și, în cele din urmă, toată lumea învață sistemul de admitere.
Pentru a face acest lucru, este posibil să fie nevoie să găsiți un „buck stopper” în organizația dvs. pentru a evangheliza procesul de admitere. Aceasta este persoana care va trage la răspundere fiecare persoană din echipă, de sus până jos și de la dreapta la stânga; toată lumea va fi trasă la răspundere pentru utilizarea sistemului de admitere. Această persoană nu trebuie să fie neapărat un director sau o persoană de rang superior. Poate fi un director de cont, un manager de proiect, un manager de trafic sau întreaga echipă.
Cel care va bloca procesul în organizația dvs. va fi persoana care se va ridica fizic și va intra în biroul fiecărei persoane în parte, îi va ține de mână și îi va arăta cum să utilizeze corect procesul de primire, iar apoi va insista să o facă în acest mod de fiecare dată.
Dacă reușiți să găsiți acea persoană în organizația dvs. sau dacă puteți să mergeți și să angajați acea persoană în organizația dvs., veți descoperi că managementul proiectelor dvs. funcționează mult mai eficient.
Să țineți fermitatea este o componentă cheie pentru un proces de primire de succes. Dacă oamenii vă trimit solicitări prin e-mail și nu folosesc sistemul de primire, devine necesar să le spuneți: „Nu pot lucra la asta pentru că nu o văd. Nu este în sistemul de gestionare a proiectelor.”
.