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Você está constantemente preso pelo tempo? Parece que nunca há horas suficientes no dia para realizar tudo o que você quer? Você fica estressado tentando encontrar o tempo para completar todas as tarefas da sua lista? Se sim, você não está sozinho. Para muitas pessoas, este é um problema recorrente que degrada a sua qualidade de vida.
O tempo é o bem mais precioso que nos foi dado. Porquê? Porque uma vez perdido, ele se foi para sempre. Não podemos pedir emprestado ou comprar mais a qualquer preço. Ao contrário de muitos bens, o tempo não pode ser poupado para algum uso futuro. É um recurso finito que é fugaz. Nós realmente não sabemos quanto dele nos será concedido, já que o futuro é incerto.
Pense nisto: o que Warren Buffet, Bill Gates, Jeff Bezos, Oprah Winfrey, o Dalai Lama, e todos nós temos em comum? Cada um de nós tem 24 horas em um dia e nem um segundo a mais. Nenhuma quantia de dinheiro, fama, influência ou poder pode mudar este facto. É o único presente que todos nós temos sido tratados de forma justa e equilibrada. O tempo é o último campo de igualdade.
Vamos examinar o tempo mais de perto: uma vez que todos nós temos 24 horas num dia, isso equivale a 168 horas por semana (24 horas x 7 dias). Felizmente, quando dividimos 168 horas por 3, obtemos um número redondo de 56 horas. Por que eu dividi por 3? Porque nosso tempo pode basicamente ser dividido em 3 categorias básicas que fazem sentido para a maioria de nós: sono, trabalho e tudo mais.
Os Três Baldes de Tempo de 56 horas
Pense em cada categoria como um balde de tempo separado. Temos o nosso balde do sono, o nosso balde do trabalho, e um balde para tudo o resto. A maioria dos adultos necessita de 8 horas de sono por dia. Isto significa que gastamos um terço do nosso tempo (56 horas por semana) dormindo, ou 1 balde.
O segundo balde é alocado para o trabalho. Como a maioria de nós trabalha pelo menos 8 horas por dia, 5 dias por semana, isso equivale a 40 horas a cada semana. As carreiras de muitas pessoas muitas vezes exigem mais de 40 horas por semana e também têm o peso adicional do tempo de deslocação de e para o local de trabalho. Para simplificar, vamos assumir que a maioria das pessoas gasta um terço do seu tempo trabalhando e se deslocando para o trabalho, que é 56 horas por semana, ou 1 balde.
Isso nos deixa com 1 balde de tempo restante à nossa disposição para tudo o resto. É o tempo que usamos para as tarefas diárias, como preparar a comida, comer as refeições, escovar os dentes, tomar banho, limpar a louça, fazer exercícios, meditar, etc. Este é também o balde de tempo que utilizamos para actividades de lazer como ler, fazer uma caminhada, ver televisão ou cinema, passar tempo com os nossos filhos, e desfrutar de momentos com o nosso outro importante. O tempo no nosso balde “tudo o resto” também é alocado para tarefas não diárias e ocasionais, mas essenciais, como fazer compras, lavar a roupa, limpar a casa, lavar o carro, ou trocar o óleo, etc.
Porque o tempo é um bem limitado, e é melhor administrado alocando-o nestes 3 baldes, torna-se imperativo que façamos a alocação tão eficaz e eficiente quanto possível. Como gerimos as nossas 168 horas de forma mais eficaz?
Decidindo o que é importante
A fim de determinar que tarefas e actividades são dignas do nosso precioso tempo e, portanto, ganharam alocação para um dos nossos baldes, precisamos de as avaliar. Antes de podermos realizar essa avaliação corretamente, precisamos primeiro determinar nossas (1) competências centrais, (2) valores, (3) metas e (4) fontes de felicidade.
1. Competências essenciais
As nossas competências essenciais são as nossas capacidades distintivas que nos fazem sobressair da multidão. São as habilidades que temos desenvolvido que nos permitem alcançar nossos objetivos. São os talentos que nos permitem trazer mais valor ao que fazemos.
2. Valores
Os nossos valores são uma grande parte do que nos define como indivíduos. Eles ajudam a orientar nossas decisões, e nos permitem saber quando estamos no caminho certo. Os nossos valores também fornecem uma base sólida para os nossos objectivos.
3. Objectivos
Os nossos objectivos são as ambições que queremos alcançar na nossa vida. Eles ajudam a criar um roteiro pelo qual viajamos e trabalhamos com os nossos valores para orientar as nossas decisões. Os nossos objectivos não devem ser vistos apenas como objectivos, mas também como referências.
4. Felicidade
As nossas fontes de felicidade são extremamente pessoais e individuais. Não devemos tomar nossas sugestões dos outros ao decidir o que nos faz realmente felizes; ao contrário, devemos olhar profundamente em nós mesmos para descobrir nossas verdadeiras fontes de felicidade. Saber o que realmente nos faz felizes vai facilitar-nos a deixar de gastar tempo em tarefas e actividades que não servem este objectivo final nas nossas vidas.
Gerir os Baldes do Tempo
Essencialmente o primeiro balde, o balde do sono, é fixo. Para o bem da nossa saúde, não devemos tirar nenhuma hora desse primeiro balde para adicionar aos outros dois. Isso nos deixa com dois baldes, ou 112 horas, que precisamos concentrar nosso esforço em.
Comecemos com o nosso balde de trabalho. Quais são as competências que queremos focar e desenvolver na nossa vida profissional? Quais são as competências em que somos melhores? Quais as competências que queremos desenvolver para nos ajudar a atingir os nossos objectivos de trabalho? Que actividades estão mais alinhadas com os nossos valores? E quais nos fazem realmente felizes? Quaisquer tarefas que não estejam devidamente alinhadas com estes critérios devem ser terceirizadas ou delegadas sempre que possível.
No meu próprio trabalho como criador deste blog, as atividades que estão mais alinhadas com meus quatro critérios (competências, valores, metas e felicidade) são as que envolvem pesquisar temas, escrever artigos e interagir com meus leitores. Estas (entre outras) são as tarefas que consomem as 56 horas do meu balde de trabalho semanal. Outras tarefas, como o design do site, hospedagem, manutenção de bases de dados, não atendem aos meus quatro critérios, por isso as delego e as terceirizo. Isso não significa que essas tarefas sejam menos importantes; significa apenas que elas não pertencem ao meu próprio balde de trabalho, mas sim ao de outra pessoa.
Próximo vamos ver o nosso balde ‘tudo o resto’. Da mesma forma, devemos avaliar as tarefas que executamos regularmente que se enquadram nesta categoria e determinar se elas atendem aos nossos quatro critérios. Agora, nem tudo neste balde estará sempre de acordo com todos os nossos quatro critérios. Por exemplo, não quero que passar a ferro seja uma das minhas principais competências, mas ter um bom aspecto é um dos meus objectivos, e sinto-me melhor e mais feliz quando apresento uma imagem positiva. As compras de mercearia, por outro lado, é para mim uma tarefa que cumpre todos os meus quatro critérios e nunca consideraria delegar; conheço muitas pessoas que discordam e que de bom grado a tirariam dos seus próprios baldes.
Como Gastam o vosso Tempo?
A realidade é que a maioria de nós não faz ideia de como estamos a gastar o nosso tempo limitado e o que estamos realmente a colocar nos nossos baldes. A fim de determinar se você está usando seus próprios baldes da forma mais eficaz possível, eu recomendo um exercício simples.
Gaste a semana seguinte (e de preferência as duas semanas seguintes) anotando tudo o que você faz, com o máximo de detalhes possíveis. Quanto mais específico e detalhado você for, mais valor terá com este exercício. Tome nota de quanto tempo cada tarefa que você executa está realmente a demorar. Eu garanto que no final do primeiro dia você ficará surpreso, e ao final das duas semanas você ficará surpreso com o pouco que sabe sobre a maneira como você está realmente gastando seu bem mais precioso.
Este pode parecer um exercício assustador para completar, mas seu valor é enorme. Para facilitar, criámos uma folha de trabalho gratuita para si que divide a sua semana de segunda a domingo em intervalos de 15 minutos (obtenha já a sua folha de trabalho gratuita de 168 horas). Quanto menor o intervalo, mais precisos e, portanto, mais úteis serão os seus dados. Para ajudá-lo a se lembrar de preencher sua planilha regularmente, defina um timer para lembrá-lo de completá-la a cada 15 ou 30 minutos; se você não a preencher com pelo menos essa frequência, a precisão dos seus dados sofrerá.
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Após preencher suas planilhas por pelo menos uma semana inteira (lembre-se, duas semanas é realmente preferível), somar as horas que você gastou em cada tarefa como um total. Depois use seus quatro critérios (competências essenciais, objetivos, valores e felicidade) para avaliar cada uma dessas tarefas. No final do exercício, você provavelmente descobrirá que está gastando muito menos tempo do que gostaria no que é mais importante para você, e na verdade está perdendo muito tempo com coisas que não fazem sentido para você. Agora o que você faz com esse conhecimento?
Como usar seus baldes de tempo de forma eficaz
1. Seja pensativo e realista
Após ter completado as suas folhas de trabalho e determinado quais as actividades e tarefas que pertencem aos seus baldes, decida quanto tempo idealmente quer dedicar a cada um deles. Lembre-se, cada balde recebe apenas 56 horas em uma semana, então alocar suas horas pensativamente, mas de forma realista. Você pode ter que fazer alguns sacrifícios neste passo; determine o que você é e não está disposto a comprometer.
2. Elimine o desperdício
Out das tarefas que são mais insignificantes, determine quais você pode eliminar ou reduzir e como você vai fazer isso. Digamos, por exemplo, que você determinou que você passa 4 horas por semana esperando em filas. Ao fazer o seu banco online em vez de na agência, ao encomendar os seus portes em vez de ir aos correios, ou ao fazer compras na mercearia fora das horas de expediente, talvez consiga reduzir essas 4 horas para apenas uma.
3. Block Off Time Slots
Agora veja as suas tarefas mais importantes e significativas. Você está dedicando o suficiente de suas horas limitadas a elas? Digamos que passar tempo com os seus filhos é uma das suas maiores prioridades no seu balde de ‘tudo o resto’. Mas depois de completar seu exercício, você descobre que está realmente gastando muito menos tempo do que você quer com eles. Faça questão de bloquear as faixas horárias semanais (e, esperemos, diárias) que você vai dedicar a eles. Ao bloquear esse tempo, você evita que outras tarefas menos significativas invadam o que realmente importa para você. Faça o mesmo com o seu balde de trabalho. As actividades que estão mais alinhadas com os seus quatro critérios e que não estão a receber o tempo que merecem, também precisam de ter blocos de tempo dedicados.
4. Planear com antecedência
Lembrar-se dessas tarefas ocasionais, mas essenciais que mencionei anteriormente? Às vezes essas tarefas podem realmente exigir que você faça algumas mudanças drásticas na sua agenda. Por exemplo, a época fiscal, feriados, casamentos, etc. não podem ser ignorados, e vão ocupar um tempo muito grande que tem que vir de algum outro lugar. Planeje com antecedência para essas ocasiões de modo que você esteja bem preparado e crie a menor perturbação possível para suas tarefas diárias mais importantes.
5. Prepare-se para o Inesperado
E finalmente aqui está uma dica realmente útil. Todos os dias você se encontrará inesperadamente em uma situação inevitável que invade o seu precioso tempo. Talvez um dos seus colegas de trabalho esteja atrasado para começar uma reunião, ou talvez você tenha uma espera invulgarmente longa no consultório do médico. Em vez de deixar que estas ocasiões ocupem um espaço extra em um dos seus baldes, faça uma lista mental de tarefas pequenas, mas significativas, que você pode completar durante curtos intervalos desbloqueados. Crie uma lista de amigos e parentes que você gostaria de enviar por e-mail, ou marque artigos que você quer ler no navegador do seu telefone. Assim você nunca será pego desprevenido e poderá transformar o tempo perdido em tempo bem gasto.