20 estratégias de comunicação eficazes para o local de trabalho

De pequenas dúvidas sobre o subsídio de férias a sérias preocupações em torno da satisfação dos empregados, há muito poucos problemas no local de trabalho que não possam ser resolvidos com alguma boa e velha comunicação. Mas, quando as fichas estão em baixo e você tem que ter uma conversa difícil, é vital ter algumas estratégias na manga para garantir que você tire o máximo proveito disso.

O que é uma comunicação eficaz?

Antes de chegarmos ao ponto de “nitty-gritty”, é importante entender o que distingue a boa comunicação da má comunicação. Isto pode parecer uma distinção óbvia (falar com a sua equipa = bom, gritar na cara deles = mau) mas na verdade é um pouco mais subtil do que isso.

Primeiro de tudo, muito do que dizemos não sai realmente da nossa boca. Segundo o pesquisador psicológico Albert Mehrabian, apenas 7% do significado é derivado das palavras reais que estamos dizendo. Os restantes 55% vêm da nossa linguagem corporal, e 38% é o nosso tom de voz.

Estas percentagens tecnicamente só se aplicam à comunicação cara a cara. Mehrabian surgiu com esta teoria em 1967, bem antes de e-mail ou mensagens instantâneas terem sido inventadas. As estratégias para a comunicação online tendem a ser um pouco diferentes – abordaremos isso mais tarde.

Por que a comunicação eficaz é importante?

Em termos de dicionário, comunicação eficaz é uma “comunicação entre duas ou mais pessoas em que a mensagem pretendida é entregue, recebida e compreendida com sucesso”. Em termos simples, isso significa que tanto o orador como o ouvinte recebem a mesma mensagem da conversa – não há fios cruzados ou mal-entendidos.

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Isso também significa que a pessoa que fala se sente ouvida e compreendida. Se o ouvinte disser “sim, absolutamente, entenda totalmente o seu ponto de vista, terá isso em conta” e depois não fizer nada do género, isso não é uma comunicação eficaz.

Num sentido empresarial, uma comunicação eficaz assume um significado adicional, em que a informação partilhada contribui para o sucesso comercial de uma organização. É vital que todos os funcionários estejam na mesma página para contribuir para um objetivo coletivo, e uma comunicação eficaz é necessária para atingir esse objetivo.

Por que você precisa de uma estratégia de comunicação forte?

Bastante simples, uma boa comunicação pode fazer ou quebrar um negócio.

Se, como gerente, você é incapaz de comunicar efetivamente com sua equipe, você efetivamente reduziu sua capacidade de liderança para quase zero.

A comunicação é vital em um sentido autoritário, para dar instruções, comandar projetos, ou lançar para os clientes. É igualmente importante, no entanto, num sentido colaborativo, em termos de ouvir a sua equipa e trabalhar com eles para resolver quaisquer preocupações que possam ter.

Sem mais delongas, aqui estão todas as estratégias de comunicação de que alguma vez precisará. Dividimo-las em estratégias gerais, com estratégias específicas de comunicação presencial e online.

20 estratégias de comunicação eficazes para transformar o seu negócio

Escutar

Sim, é verdade, as estratégias de comunicação mais importantes não envolvem realmente falar. Parece um pouco contra-intuitivo, mas na verdade, não há como você ter uma conversa produtiva com alguém se você realmente não ouviu as preocupações dele ou dela e as aceitou.

A entrar em todas as armas em chamas, sem prestar atenção ao que a outra pessoa tem a dizer, vai fazer você parecer um pouco bullish e desatento. Certifique-se de reservar muito tempo para que a pessoa fale sobre as suas preocupações – e não as corte pela metade.

Criando uma atmosfera receptiva

Similiar à escuta, a comunicação eficaz depende da criação de um espaço receptivo. Os funcionários não vão querer expor as suas preocupações se sentirem que serão apenas escovados debaixo do tapete e não serão abordados.

Tente criar um ambiente relaxado e acessível para a sua conversa, porque se parecer apressado ou tenso, isso não vai fazer a outra pessoa sentir-se à vontade.

Treinamento

Existem dois aspectos a isto. Em primeiro lugar, o seu treinamento para novos funcionários deve ser comunicativo do seu papel no trabalho e detalhes sobre a empresa. Isto inclui a história, seus clientes e quaisquer políticas internas sobre coisas como férias e horário de trabalho. Se você descobrir que muitas de suas novas contratações estão chegando a você a cada meia hora fazendo as mesmas perguntas, isso é um sinal de que sua formação não está à altura.

Segundo, porém, métodos eficazes de comunicação também devem fazer parte da formação que você dá aos seus funcionários. Como qualquer outra coisa nos negócios, é uma habilidade a ser aprendida, e os métodos de comunicação serão diferentes de empresa para empresa. É sua responsabilidade incutir as melhores práticas na sua equipa.

Ler a seguir: Estratégias simples de aprendizagem e desenvolvimento para catapultar seus funcionários para o sucesso

Seu tom, em termos da linguagem que você usa, clareza e sua maneira de falar, são todos aspectos vitais para uma boa comunicação.

Aqui estão 6 dos e não para uma comunicação eficaz:

5. Use um vocabulário claro e simples para garantir que você tenha o seu ponto de vista. Se a sua linguagem é ambígua ou demasiado complexa, arrisca-se a ser mal interpretado e pode ter de se explicar várias vezes.

6. NÃO seja demasiado brincalhão – está num ambiente profissional e o seu tom deve corresponder a isso

7. NÃO use calão, palavrões ou linguagem que possa ser ofensiva. Arrisca-se a alienar o seu ouvinte – mais não é muito profissional.

8. NÃO soe como um disco riscado. Sua mensagem deve ser clara e autoritária o suficiente na primeira vez que você não deve continuar repetindo.

9. Introduza o humor de uma forma apropriada. Manter a conversa leve e relaxada cria um ambiente amigável e tornará a sua equipa mais receptiva à sua mensagem. Claramente, há um tempo e um lugar para esta técnica – não é para usar numa reunião disciplinar, por exemplo.

10. NÃO murmure. Não só torna difícil para os membros da equipe entendê-lo, como também desmente a falta de confiança no que você está dizendo.

Encânimo e feedback

Depois de cada troca, certifique-se sempre de agradecer à outra pessoa ou pessoas pelo seu tempo. É uma simples cortesia, além de demonstrar que você está grato pela presença deles quando eles poderiam estar se dedicando a outra tarefa.

Faça tempo para os ouvintes também darem feedback, não apenas sobre como eles pensaram que a conversa foi, mas sobre o modo como você deu a informação.

Toma as críticas a bordo e usa-as para estruturar melhor as tuas missivas no futuro.

Estratégias de comunicação presencial

Este estilo aberto de reunião é uma ótima maneira de se comunicar com seus funcionários, e para eles se comunicarem com você também – é uma via de mão dupla!

Para você, é uma chance de atravessar sua paixão por um projeto, e criar um ambiente realmente inclusivo que permita que sua equipe compartilhe de seu entusiasmo e dedicação. Para eles, é uma chance de participar de uma discussão aberta e levantar pontos coletivamente.

Um-a-um

Determinadas preocupações não são apropriadas para discussão em grupo. Nestes cenários, as reuniões um-a-um são a melhor solução. Se houver uma preocupação pessoal a ser tratada, ou um problema com o desempenho, tente levar esse indivíduo para o lado para uma conversa particular.

Download now: Modelo de reunião individual – o guia final para gestores

Como mencionámos anteriormente, a linguagem corporal é responsável por cerca de 55% do significado quando se comunica cara a cara. Pode realmente fazer a diferença em assegurar que a sua conversa seja eficaz.

Sente-se direito, sorridente, dando um forte aperto de mão – tudo isto são sinais positivos de que está receptivo a ter uma conversa séria. Deslizar na sua cadeira, colocar os pés em cima da secretária ou fechar os olhos – não são sinais tão bons. Evite a todo custo.

Apresentações

Introduzir um elemento visual pode ajudar a ilustrar melhor os conceitos, particularmente quando se discute um projecto criativo. Também pode ser útil fazer circular as apresentações para os membros da equipe após as reuniões, para que eles possam se referir a fatos ou estatísticas ao acionar os planos.

Estratégias de comunicação online

Email

Comunicação via e-mail tem acumulado um pouco de má reputação nos últimos anos, pois tem sido atormentada pela mesma crítica que é feita em muitas plataformas tecnológicas: que é fácil interpretar mal algo quando está escrito, porque não se tem toda a linguagem corporal e o tom dos marcadores de voz que se tem na comunicação cara a cara.

Em cima disso, há uma suposição de que no minuto em que você recebe um e-mail, o remetente está sentado na mesa deles, batendo os pés e esperando por uma resposta (mesmo que seja meia-noite). 99% das vezes, não é o caso, e a maioria dos e-mails que necessitam de uma resposta urgente serão marcados como “High Priority” de qualquer forma.

Email é na verdade uma forma extremamente eficiente de comunicar com os membros da equipa a nível profissional, de uma forma que não os distrai de outro trabalho que possam estar a fazer. Para evitar qualquer tipo de pressão de tempo desnecessária, certifique-se de colocar uma meta de resposta/ação em seu e-mail inicial.

Mensagens instantâneas

Aplicações como Slack podem ser inestimáveis na comunicação rápida e fácil com os membros da equipe. Há algumas coisas que não requerem necessariamente o envio de um e-mail. O IM resolve esse problema parecendo uma plataforma mais casual. É também uma ótima maneira de incluir membros remotos da equipe na cultura da empresa, para que eles se sintam parte da equipe, mesmo quando não estão lá.

Mas não confie demais na comunicação online

Embora as tecnologias de comunicação possam ser extremamente úteis, elas não devem ser utilizadas em excesso. Há certas coisas que não se cruzarão da maneira que você quer que elas sejam via comunicação online, e as coisas podem muitas vezes ser deixadas em aberto para interpretação. Se possível, tente usar a conversa presencial para construir melhores relacionamentos e acompanhar com e-mails para maior clareza.

Estratégias de comunicação fora da parede

E agora para algo completamente diferente…

Por vezes, você precisa pensar um pouco fora da caixa para tornar a sua comunicação o mais eficaz possível. Aqui estão algumas estratégias fora da parede – claro, você pode receber alguns olhares estranhos e alguns e-mails preocupados de sua equipe, mas certamente os fará falar.

Auxílios visuais

Se você se encontra frequentemente comunicando as mesmas coisas à sua equipe, economize seu tempo e energia com alguns auxílios visuais.

Põe alguém no seu ouvido a cada 5 minutos pedindo os códigos da impressora? Imprima-os e coloque-os na impressora. Bombardeado com e-mails a pedir férias? Implemente um calendário de férias comunitário para que os membros da equipe possam verificar se suas férias se sobrepõem antes de preencher um pedido. O pessoal está constantemente a gozar com o seu péssimo gosto em camisas? Coloque uma placa na sua mesa dizendo “Eu gosto das minhas camisas, está bem, deixe-me em paz”. Ou, tu sabes, vai às compras. Tu é que sabes.

Act it out

Quem não adora um jogo de Charadas no Natal? É sempre divertido ver a avó a tentar representar “Thor: Ragnarok”. Não estamos sugerindo que você literalmente jogue Charadas no escritório (bem, pelo menos não todos os dias), mas introduzir um aspecto físico à sua comunicação pode encorajar sua equipe a pensar fora da caixa e pode ajudar as instruções a ficar na mente deles.

É também uma ferramenta de treinamento eficaz, particularmente para praticar interações com os clientes e agir com resultados potenciais. Mais uma vez, apenas certifique-se de que sua equipe não está *ativamente* jogando Charadas com os clientes.

Existem toneladas de diferentes formas de comunicar eficazmente com a sua equipa, e cabe-lhe a si encontrar a melhor. Esteja ciente de que pode ser preciso um pouco de tentativa e erro, e esteja disposto a tentar diferentes táticas. No final do dia, uma comunicação eficaz tem que funcionar para você e sua equipe, e ninguém mais.

Vale a pena gastar algum tempo para acertar as coisas. Aperfeiçoar suas estratégias de comunicação fará de seu local de trabalho um lugar mais feliz e mais harmonioso.